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BIBLIOS. Año 4, No.15, Abril - Junio 2003
54
Algunas proposiciones en planificación para formular una
prefactibilidad de implantación de un archivo universitario
Por :
Sergio Escobedo
Asesor en Scope Ingenieros Asociados (Chile)
Correo electrónico:
sergioescobedo@vtr.net
Resumen
Desde un punto de vista de la planificación y prefactibilidad, el artículo analiza y
describe tres aspectos que el archivero debe considerar en una primera aproximación a
la idea de un proyecto de Archivo Universitario, planteando con claridad a las
autoridades universitarias antes de levantar el proyecto definitivo. Estos aspectos son:
primero, el tema técnico en el contexto archivístico, proponiendo el depósito como punto
de partida en el diseño y construcción del archivo; segundo, la relación que se debe
propiciar entre el archivo y la organización para armonizar empleados + procedimientos
de trabajo + documentación + organización, obteniendo como resultado una mejor
comunicación y coordinación en la ejecución del proyecto y el desarrollo futuro del
archivo; y finalmente el financiamiento, analizando las inversiones a presupuestar y los
costos a cubrir en la implantación del proyecto.
Palabras clave:
Archivos universitarios ; Evaluación de proyectos
Introducción
Cómo abordar una idea y comenzar a intervenir en su desarrollo encaminándola hacia
hechos tangibles y duraderos; cómo saber si los pasos que se ejecutarán en la
planificación serán los adecuados o si en el transcurso del proceso se producirán
desviaciones que comprometan los resultados finales, sin duda hay muchas preguntas y
consideraciones que hacer antes de abordar el desarrollo de cualquier iniciativa
emprendedora, la respuesta a estas inquietudes para algunos surge de inmediato
planificación
”. Planificar es una actividad mental y creativa del trabajo sobre qué se
debe hacer, cómo, en qué lugar, por quiénes y con qué.
Escobedo - Algunas proposiciones en planificación
55
Si situamos el concepto de planificación, a través de miradas competentes podemos
encontrar, en la administración tradicional a Koontz que expresa que “planificación es la
elección de misiones, y objetivos, estrategias, políticas, programas y procedimientos,
que para lograrlos, hay que tomar decisiones y la selección de un curso de acción entre
varias opciones;”
1
la planificación orientada al cambio y al logro para Sapag representa
“planificar constituye un proceso mediador entre el futuro y el presente;”
2
por otra parte,
sobre
la planificación como elemento articulador
McClure propone “conseguir la
perfección es llevar a cabo una idea, el proceso de planificación ayuda a articular dicha
idea;”
3
desde un
punto de vista de los planificadores sociales al respecto nos dice
Pérez Serrano “la planificación implica saber dónde estoy y donde parto, con qué
recursos cuento y que procedimientos voy a utilizar para llegar a la consecución de una
meta;”
4
siguiendo en el contexto social planificar para Tobon “el proceso de
planificación debe ser visto como aquel en el cual se diseñan ordenadas y lógicamente
las actividades, que requiere cada etapa para alcanzar los objetivos que se proponen.”
5
En definitiva estas posiciones solo representan una de tantas formas de entender y
asumir la planificación. Por consiguiente los conceptos vertidos por los autores sugieren
que la planificación asumida como engranaje permanente durante
todas las fases de
intervención en un proyecto indica que va en la dirección correcta.
Pero antes de pronunciarme sobre lo sustantivo del contenido del artículo, es necesario
ir desencadenando los eslabones de nuestra cadena hacia la ejecución del proyecto; el
primer eslabón lo constituye la identificación e incubación de una idea como alternativa
de desarrollo de un proyecto, que puede surgir por ejemplo, como consecuencia de
problemas organizacionales que requieren de una solución consistente, un aumento del
proceso productivo de una industria o bien mejorar la calidad de los servicios a los
clientes; el segundo eslabón es cómo abordamos el tema de planificación para
organizar nuestro trabajo, dicho trabajo puede no estar ajeno a problemas o situaciones
que afecten la marcha y administración de las etapas de un proyecto, a este respecto,
algunos administradores de proyectos pueden ser muy rigurosos en su accionar y otros
simplificar el grado de planificación. La opinión que manifiestan algunos administradores
de proyectos en la falta de rigurosidad en el tema de planificación según explica
Serpellbley se debe a que “los administradores de proyectos no disponen de mucho
tiempo para realizar u na planificación previa ya que consideran que la planificación es
una actividad más del desarrollo de un proyecto; el desarrollo de un plan adecuado y
realista es difícil y consume mucho tiempo; muchos administradores pueden manejar las
situaciones a medida que se producen, por lo que prefieren actuar en el momento.”
6
A
este respecto no hay duda entonces que la responsabilidad en la planificación de un
proyecto de cualquier nivel y envergadura debe ser abordar con el máximo de cuidado.
Prosiguiendo con la
idea de planificación para saber como se comportará el estado de
un proyecto futuro, podemos ir planificando algunas antesalas (etapas). Es necesario
realizar un análisis intermedio que ayude a intervenir poco a poco la idea de proyecto
surgida inicialmente, esto significa que, previo a embarcarse en la elaboración del
proyecto
definitivo, conviene realizar una proposición de viabilidad utilizada con
frecuencia por lo que asumen la formulación y elaboración de proyectos, donde se
aborden los temas técnicos y financieros y otra serie de elementos entendidos como
relevantes.
1
KOONTZ, Harold. Elementos de administración. 5a. ed. México: McGraw-Hill, 1993.
p. 783
2
SAPAG Chain, Nassir. Preparación y evaluación de proyectos. 4a. ed. Santiago: McGraw-Hill
Interamericana, 2000.
p. 9
3
McCLURE, Charles R. et. al. Manual de planificación para bibliotecas. Madrid: Fundación Germán
Sánchez 4 Rui-Pérez, 1991. p. 31
4
PÉREZ Serrano, Gloria. Elaboración de proyectos sociales: casos prácticos. Madrid: Narcea, 2000.
p. 51
5
TOBON, María Cecilia. Evaluación de proyectos sociales: guía de análisis. México: CELATS, 1985.
p. 7
6
SERPELLBLEY, Alfredo y ALARCÓN Cárdenas, Luis F. Planificación y control de proyectos. Santiago:
Universitaria, 2000.
p. 32
BIBLIOS. Año 4, No.15, Abril - Junio 2003
56
Sobre este tema también es importante hacer algunas precisiones respecto a la
prefactibilidad, algunas opiniones de expertos como Sapga explican que “la
prefactibilidad es el estudio que estima las inversiones probables, los costos
operacionales y los ingresos y demandas que generará el proyecto.”
7
Tomando lo
financiero y tecnológico Baca Urbina opina en “el estudio de prefactibilidad o
anteproyecto se detalla la tecnología que se empleará, se determinan los costos totales
y la rentabilidad económica del proyecto.”
8
De esta correlación se puede colegir que
hay una necesidad de inversión versus rentabilidad que justifique la realización de un
proyecto; pero también es oportuno entender la prefactibilidad con otra visión es decir,
el impacto costo versus beneficio que tiene para la organización la implantación de un
proyecto donde no hay márgenes de rentabilidad económica, pero sí una rentabilidad
social en el mediano plazo. Tomando en consideración esta última alternativa de
impacto costo versus beneficio de prefactibilidad es donde podemos ir afinando nuestra
idea de proyecto de implantación de un archivo universitario y con un estudio preliminar
tener un esbozo y visión global del archivo inserto en la organización. Como explica
Serpellbley en la planificación de proyectos de
información “importante antes de planear
el proyecto, es tener la visión global
del proyecto y lograr ver cómo éste se inserta en
los planes de la organización.”
9
Conseguido el esbozo y visión que necesitamos para sostener la idea de implantación
del archivo universitario hay factores que no pueden estar ausentes en un estudio de
prefactibilidad o anteproyecto del archivo como son: 1) el aspecto técnico (archivístico)
en cuanto al diseño e infraestructura del archivo, tal vez una proposición no muy
innovadora, pero que a mi juicio entrega una mejor proyección del archivo, privilegiando
el depósito como base de desarrollo natural del archivo hacia las distintas áreas de
trabajo y de atención al público; 2) la vinculación del archivo con la organización para
propiciar un ambiente natural de trabajo archivo versus organización; 3) por último la
inversión de implantación inicial que siempre es un elemento difícil de abordar cuando
los montos de alguna manera determinan la decisión en la iniciativa del archivo
universitario.
Desarrollo
Al conjugar los elementos de
“idea inicial
de proyecto y el estudio de
prefactibilidad”
y trasladándolo concretamente a la idea de implantar un archivo
universitario, como primera acción el archivero debe proponer e ilustrar a la autoridad
universitaria la dimensión y magnitud de un proyecto de este tipo en la organización;
argumentando que un sistema de archivo debe actuar en sinergia con las funciones de
trabajo de las personas versus la producción documental; al mismo tiempo desmitificar
el archivo como un deposito para mantener papeles, elevando el perfil del escaso valor
que le asigna la propia comunidad universitaria a la documentación, entregando de una
forma clara una propuesta de archivo que ayude a mejorar la eficiencia y
funcionamiento del gobierno universitario.
Cuando el archivero decida levantar la implantación de un archivo universitario es
necesario, (como se señaló anteriormente) realizar la planificación de prefactibilidad,
profundizando los siguientes temas: 1) primero, el análisis técnico-archivístico, es decir,
la forma constructiva de implantación del archivo universitario a partir del valor del
7
SAPAG Chain, Nassir. Op. Cit. p. 18
8
Baca Urbina, Gabriel. Evaluación de proyectos. 3a. ed. México: McGraw -Hill, 1995.
p. 5
9
SERPELLBLEY, Alfredo y ALARCÓN Cárdenas, Luis F. Op. Cit.
p. 34
Escobedo - Algunas proposiciones en planificación
57
depósito y las características del fondo de archivo, como condición básica para
estructurar las áreas de trabajo internas y lugares de atención al público; 2) segundo, la
cultura organizacional o el acercamiento y posicionamiento del archivo universitario
dentro de la institución, donde ya existen procedimientos de trabajo versus producción
documental que nace en las oficinas y departamentos y se proyectan hacia el archivo
donde serán administrados y procesados; por otra parte, las herramientas y
conocimientos que el archivero deberá proponer a la organización para mejorar la
gestión documental en los lugares de origen; 3) tercero, la inversión inicial de
implantación importante y crítica cuando las decisiones suelen depender de cifras, o por
el contrario, cuando la inversión no está supeditada a proyecciones de mercado o
rentabilidad económica, sino más bien por un tema de costo versus beneficio a la
comunidad.
En una primera aproximación en la prefactibilidad siempre es necesario comenzar por
recabar información con el fin de reunir antecedentes y datos con el objeto de
establecer el marco de acción que apoye y sustente el proyecto, como nuevamente
señala Serpellbley
“identificar las fuentes de información es identificar las necesidades
para el proyecto,”
10
las primeras fuentes de información la encontraremos en la propia
Universidad y en las personas que allí trabajan, junto con recabar información
necesitamos asimilar lo que significa la Universidad para tener una imagen clara de ella,
la Universidad desde una perspectiva archivística se constituye en cuatro áreas
funcionales, docencia, investigación, extensión y gobierno (administración interna)
unidas en una misión común que es impartir educación, crear conocimiento y difundir
cultura.
Integrando este conjunto de conceptos están los tres estamentos reconocidos
dentro de la Universidad como académicos, estudiantes y funcionarios (profesionales y
administrativos), los que movilizan los engranajes y dan vida a la organización
universitaria; dentro de todo este universo hay un sin número de actividades,
procedimientos, reglamentos, normativas, autoridades, relaciones, jerarquías, que
definen los caminos y como se deben conducir en ellos, lo que produce de forma natural
lo que el archivero necesita como recurso de trabajo “
el documento.”
Asociado
también a la producción documental está la forma como se genera, se organiza (oficinas
o departamentos) la documentación, con este marco de referencia es posible definir que
el recurso documental será provisto al archivo por los órganos universitarios en ejercicio
derivado del
desarrollo de la docencia, investigación, cultura y gobierno, precepto que
se acerca a la definición de documento de archivo universitario planteada por la
Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas CAU
,
“es el conjunto de
documentos de cualquier fecha, formato o soporte material producido y reunido en el
desarrollo de las funciones y actividades de los diferentes miembros y órganos
universitarios, organizados y conservados para la información y gestión administrativa,
para la investigación y para la cultura,”
11
con esta claridad de apreciación podemos
comenzar la planificación de prefactibilidad del archivo universitario.
Análisis técnico-archivístico del área de depósito
Comenzar a desarrollar el primer punto de prefactibilidad, conlleva establecer el
principio de implantación y proyección del archivo universitario sobre la tesis de
estructuración del depósito como punto de inicio junto con las condiciones del fondo de
archivo, para la distribución de las dependencias de trabajo, lugares de atención y de
relación con el entorno universitario.
10
SERPELLBLEY, Alfredo y ALARCÓN Cárdenas, Luis F. Op.Cit. p. 35
11
Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas. <En World Wide Web:
> [25 de mayo 2003]
BIBLIOS. Año 4, No.15, Abril - Junio 2003
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En la implantación de un archivo el depósito representa en términos de disponibilidad de
espacio y calidad un concepto de valor extremadamente alto, desde este punto de vista
debe condicionar los demás lugares del recinto.
A modo de reflexión si uno consulta la literatura en materia de construcción y
acondicionamiento de espacio para archivos, se estima el depósito como un
componente importante en la estructura general de instalación, el criterio común en este
tema es tomar las características del fondo documental como una condición para
proyectar el depósito, otra forma son los procedimientos archivísticos para determinar el
diseño y construcción del depósito y lugares de trabajo y de atención, tanto los fondos
como los procedimientos se deben considerar pero unidos en un estudio exhaustivo
para definir la proyección del archivo, como recomienda en la previsión de espacios la
Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas (CAU)
“en las previsiones
iniciales para la instalación de un archivo, se tiene que hacer la reserva del espacio
suficiente para los servicios que ofrece y una previsión de suelos que tenga en cuenta el
crecimiento de sus fondos.”
12
Otro aspecto que va de la mano con el diseño del deposito y que condiciona el archivo
en general es su carga en m2, interesante al respecto es lo que sugiere M. Duchain en
el tema de capacidad de los depósitos, recomienda una sobre carga de 1.200 kg/m2,
medida comúnmente usada para los archivos, mientras que la RMC estima una sobre
carga de 600kg/m2, además la superficie útil para albergar las series documentales
debe ocupar alrededor del 70% al 60% de m2 del espacio total del archivo.
Para la proyección del depósito de un archivo universitario hay tres aspectos que me
gustaría recordar y que pueden ayudar en la planificación de prefactibilidad:
1. Impacto de instalación total del fondo de archivo
.
Especial cuidado
es el cálculo
para absorber la documentación generada y acumulada por la organización
producto de los años de
trabajo institucional; se requiere en primer lugar estimar
el volumen general de la documentación ya instalada en lugares de
almacenamiento provisorios (bodegas) al mismo tiempo proyectar los
crecimientos anuales de las series vigentes en los archivos de oficina, para
relacionar un cálculo entre metros lineales de estanterías, cantidad de cajas de
archivo, espacios de circulación, etc.
Por otra parte, es posible disminuir el impacto de instalación de las series
documentales realizando una valoración y expurgo documental antes de su
instalación en el depósito definitivo, pero esto implica necesariamente el
desarrollo de un programa de Gestión Documental que debe trabajarse en
profundidad en el proyecto definitivo.
2. Adecuado al ciclo de vida de los documentos
. Como bien señala la teoría
archivística, los documentos pasan por edades susceptibles de ser asociados al
tipo de depósito que le corresponde a su período de vigencia, esto significa,
tener presente que los depósitos de acuerdo a la edad de los documentos
requieren ciertas condiciones de espacio, seguridad y medioambiente, la
alternativa al respecto puede ser la segmentación del depósito en tres áreas
definidas y con documentación corriente que aún después de ser transferida es
de consulta frecuente, una segunda área intermedia para las series
12
Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas. Loc. Cit
Escobedo - Algunas proposiciones en planificación
59
documentales en transición en espera de su valoración, y donde ambas áreas de
depósito puedan contar con iguales condiciones, y una tercera área para las
series documentales patrimoniales incorporando una mayor calidad y seguridad
en el depósito.
3. Ubicación y gobierno universitario
. La Universidad por lo general radica su
gobierno y su infraestructura en un mismo lugar lo que no dificulta en una
primera instancia la implantación de un archivo universitario, que absorberá
anualmente la documentación de la institución, pero al mismo tiempo, se debe
tener presente que la organización y sus funciones administrativas, académicas,
culturales y de investigación pueden extender su quehacer y su ubicación en
localidades cercanas o lejanas al propio centro universitario, por esta razón la
proyección de crecimiento futuro del depósito tiene que ser pensando en la
medida de absorber nueva documentación cada año, propiciando por ejemplo la
instalación de archivos de gestión en nuevas unidades universitarias o depósitos
intermedios para la valoración y selección
documental que a futuro deberá
ingresar al archivo central.
Hay que mencionar que hay otros temas que están unidos al espacio designado al
depósito y que en conjunto dan la mejor expectativa de infraestructura, como por
ejemplo: la seguridad para salvaguardar el recurso documental instalado, la calidad de
las estanterías para la disposición eficiente de las series documentales, la normativa en
la luminosidad, las condiciones medioambientales, para la conservación que evite el
ataque de agentes externos que dañan el soporte y con ello la información. Por ejemplo
en Costa Rica la legislación promulgada en el tema archivístico en la reglamentación
a
la Ley Nº 7.202 en el capítulo IV que trata de las funciones archivísticas en la
conservación, artículo 68 letra b) y los artículos 69, 70 y 71
,
establecen medidas
tendientes a crear condiciones en los depósitos integrando conservación, edad de los
documentos y características del depósito, para cada estado documental propiciando su
adecuada conservación.
Otro aspecto importante en el transcurso de la vida útil del archivo es la evaluación
periódica del estado y características del edificio, y dependencias, como lo recomienda
para las áreas de depósitos, administración y atención Morales, “se debe realizar una
evaluación en condiciones actuales en cada uno de los campos indicados (depósito,
administración y consulta) como un proceso de crítica al espacio usado.”
13
13
MORALES, Álvaro. Características que debe tener un edificio o el espacio asignado de un edificio
construido para archivo con las condiciones climáticas de Costa. . [En línea] Dirección Nacional de Archivo
Nacional.
[consulta:25 de mayo 2003]
BIBLIOS. Año 4, No.15, Abril - Junio 2003
60
Participación de la organización en la implantación del archivo
Sobre el tema organizacional que se ilustrará a continuación es pertinente comenzar
con la definición propuesta por Rodríguez Mansilla “una organización se conforma y se
entiende como un sistema social que tiene particularidad de condicionar la pertenencia
y establece requisitos que deben cumplir quienes deseen ingresar a ella, y pone
condiciones que deben ser satisfechas por todos los miembros, mientras permanezcan
en ella,”
14
si analizamos esta definición la organización estructura un modelo y posición
a través de
instrumentos, reglamentos, normativas, procedimientos, autoridad, etc.,
entrecruzándose con el trabajo y la conducta individual de las personas, estableciendo
un equilibrio acordado entre ellos para el funcionamiento de la organización y la
retribución para ambas partes, entender esta definición es comprender lo que significa
una organización, lo que quiero decir con esto y sin temor a equivocarme, en la práctica
en torno al archivo y la organización, pocos entienden, salvo los archiveros preparados
profesionalmente, el grado de impacto que provoca la implantación de un sistema de
información de las características de un archivo ya que el hecho sustantivo “
el
documento
” crea un lazo entre el trabajo archivístico y el recurso humano al interior de
la organización, el resultado de esta unidad se verá reflejado a la hora de enfrentar la
iniciativa de un archivo universitario, entonces, ¿qué reacción producirá en las personas
directivos y funcionarios.
..? ¿qué espera el archivero de ellos.
..?, ¿cómo debe el
archivero integrarlos en la implantación del archivo universitario.
..?
Por otra parte, hay que entender que un archivo afecta positivamente al gobierno y
administración universitaria, lograr el efecto positivo que desea reflejar el archivero en la
organización puede verse frustrado si no hay un apoyo sustancial en la participación del
profesional como brazo extensor del archivo en los lugares de trabajo o en temas
relacionados con la producción documental. Hoy en día en pleno siglo XXI no sólo hay
que intervenir el recurso documental dentro del archivo, la disciplina que cada vez
mejora su quehacer y propone nuevas técnicas que se acercan cada vez más a los
lugares de trabajo en la organización, basta leer lo que versa en los capítulos de la
mayoría de los manuales de archivística, para darse cuenta como se insta a participar
de actividades archivísticas al personal. Por ejemplo en los organismos públicos es
conocido hacerse cargo de las trasferencias documentales hacia el archivo central labor
ejecutada por un funcionario debidamente capacitado en el tema, actividad que antes
de la
instalación del archivo no estaba contemplada como parte habitual de trabajo del
funcionario público; otra intervención es el cambio de método de un orden de carpetas y
archivadores llevado por personal administrativo y secretarias
y que puede no estar
acorde con la disciplina archivística para favorecer la implementación del concepto de
organización documental, éstas y otras intervenciones conllevan una adaptación a
nuevos procedimientos y con ello también un cambio de conducta más pro-activo e
integrador.
Otro elemento de integración y muy vinculante, es establecer una política de gestión
documental impulsada por el archivero relacionado (proceso + personas + documentos)
con el objeto de afianzar el modelo de integración con la organización, Martínez-
Pozuelo rescatando la
idea de
“Guy Dubosq
entiende la gestión de documentos como
una política de intervención sobre la organización misma de los documentos desde su
nacimiento en las oficinas,”
15
otro ejemplo que aborda una línea de gestión documental
14
RODRÍGUEZ Mansilla, Darío. Diagnóstico organizacional. 2a. ed. Santiago: Ediciones Universidad
Católica de Chile, 1992.
p. 20
15
MARTÍN-POZUELO Campillos, María Paz. La construcción teórica en archivística: el principio de
procedencia. Madrid: Universidad Carlos III de Madrid, 1996. p. 163
Escobedo - Algunas proposiciones en planificación
61
y que es posible leer en el proyecto de reglamento del Archivo de la Universidad
Nacional de Educación Enrique Guzmán y Valle en el Perú en sus artículos 11, 12 y 13,
dirigiendo acciones concretas en los archivos de gestión así como la intervención de la
Comisión Evaluadora de Documentos (CED) incluida en el proyecto de reglamento en
cuestión, actuando como comisión interna de apoyo a la gestión de los documentos
generados por la institución, capitulo V, artículos 18,19, 20 y 21. En Colombia incluye su
legislación archivística un programa de Gestión Documental con el objeto de relacionar
a los organismos públicos con el archivo, Ley General de Archivo de Colombia Nº 594
del título VI artículos 21,22, 23, 24, 25 y 26. En Chile la experiencia de integración se
expresa en la capacitación que imparte el archivo central de la Pontificia Universidad
Católica, a las unidades académicas y administrativas para el manejo de sus propios
archivos de gestión.
La intervención dentro de la organización consecuencia de la puesta en marcha de un
proyecto de archivo no solo está ligada a nuevas funciones del personal sino también al
cambio de conducta que deben asumir los profesionales y funcionarios universitarios,
en el sentido de favorecer el desarrollo del archivo sin entorpecer su implantación, este
elemento creo que es el más importante de anticipar, quizá poco resuelto o
sistematizado por el archivero para provocar un cambio positivo al logro del proyecto,
como lo entiende Orellana Morales “facilitar el cambio
en la cultura y forma de trabajar
de las personas, frente al nuevo sistema, y actuar sobre los factores indicados en todas
las fases de un proyecto de implantación.”
16
Plantear el elemento organizacional
como
el segundo aspecto de acción en la planificación de prefactibilidad, como cualquier
sistema de información debe involucrar a la organización e ir materializándose en forma
natural con la idea de proyecto y consolidándose a medida que los gestores a través de
los mecanismos de coordinación y canales de comunicación impulsan los cambios de
conducta favorable al proyecto de archivo.
Algunas recomendaciones en coordinación y comunicación a favor del proyecto
de archivo universitario
a)
Comunicación y Coordinación Interna
La coordinación y comunicación interna tiene gran importancia en la realización de un
proyecto, el efecto positivo es una mejor socialización de los alcances, objetivos y
participación en la pre-factibilidad.
1. Seleccionar y organizar adecuadamente al personal que participará del
proyecto
. En la primera fase de prefactibilidad hay que establecer a los
potenciales convocados dentro de la organización a participar del proyecto,
disponer de la información necesaria para comprender la importancia de su
intervención. En la preparación inicial y posterior presentación de la
prefactibilidad se deben especificar con claridad qué niveles de la estructura
jerárquica de la Universidad actuará en el proyecto definitivo, es decir el grado
de participación del personal en los distintos proceso o fases donde el Archivero
asumirá el papel protagónico como jefe de proyectos, y si es necesario, un
coordinador de tareas con el personal en la etapa inicial de diagnóstico
documental al interior de la Universidad, otro punto de participación es la
capacitación que el proyecto propone como metodología de trabajo para
16
Orellana Morales, Concepción. Implementación de sistemas de información: el cambio cultural,
importancia de la formación y la información.
Alta Dirección,
2001, nº216. p. 151
BIBLIOS. Año 4, No.15, Abril - Junio 2003
62
gestionar los archivos de oficina, las transferencias etc., realizadas por un
monitor capacitado por el archivero para encargarse en estas actividades que
propone el proyecto.
2. Una socialización institucional de la idea de proyecto que comienza con la
prefactibilidad
. La información a este respecto debe alcanzar a la totalidad de la
Universidad, unidades académicas, facultades, escuelas, departamentos
administrativos, programas, investigación etc., para la comprensión de la idea
del proyecto que se propone en la prefactibilidad deben orientarse hacia dos
niveles directivos, que tienen la capacidad de decidir económica y políticamente
y que puedan influir positivamente en la idea del archivo universitario; el segundo
nivel son los funcionarios que dirigen los procesos de trabajo, jefes de secciones
o departamentos, donde se resuelven las actividades habituales en función de la
tramitación documental que procesan y/o manejan, lo anterior, es ir hacia una
asimilación gradual pero efectiva del concepto de sistema de archivo
universitario (fases de preparación, aceptación y comprensión) instaurando una
actitud colectiva para una compresión progresiva al cambio positivo dentro de la
cultura organizacional.
b) Recomendaciones para elaborar una presentación de la prefactibilidad de archivo
universitario.
1. Desarrollar una venta interna, encaminada a lograr la aceptación del nuevo sistema
de archivo como propio.
2. Explicar con claridad los alcances en recursos técnicos y financieros.
3. Efecto positivo que puede producir en los procesos de trabajo.
4. Cronograma del proyecto y cuándo intervendrá el personal de la organización,
información para planificar mejor el tiempo.
5. La organización del proyecto, quiénes son los participantes y sobre todo cuál será
su papel durante las diferentes fases.
c)
Algunas técnicas de difusión para el proyecto definitivo
1. Reuniones formales interdepartamentos
, para explicar aspectos más delicados y
objetivos del proyecto, por ejemplo qué se espera de cada participante en
determinadas fases del proyecto.
2. Documentación
, junto con realizar reuniones sería de gran ayuda el apoyo de los
documentos que expliquen y definan el marco general del proyecto de archivo
universitario en términos de la situación actual, sus objetivos, procedimientos,
convocados, plazos, hitos y logros.
3. Presentación de los componentes del equipo del proyecto
, se asume que quien
tiene el conocimiento y las habilidades debe ser quien realice todas las fases
importantes de la planificación del proyecto, lo cual es un tremendo error, más aún
cuando la organización es quien entrega los recursos del proyecto, es importante
consensuar un equipo con competencias y opiniones alternativas para intervenir en
las áreas de trabajo donde el archivero necesite apoyar sus decisiones.
Escobedo - Algunas proposiciones en planificación
63
Inversión inicial de implantación
Siguiendo ahora con el desarrollo del tercer punto en análisis, es lo que respecta a
determinar el cálculo de inversión inicial a incluir dentro de la proposición de
prefactibilidad, tema que en definitiva tiene que ver con la distribución y asignación de
los fondos que el archivero deberá considerar como necesarios y críticos y que
posteriormente detallará con más acuciosidad en el plan maestro del proyecto, esto no
significa que los fondos deban estar de antemano asegurados y disponibles, en
principio es presentar el
concepto global de inversión y sobre qué ítems se asociarán
los dineros, información muy esperada por quienes tomarán decisiones al respecto o
apoyarán con recursos la iniciativa del proyecto. Los pasos para determinar el
presupuesto tiene como objetivo cubrir el costo del proyecto como lo indica Pérez
Serrano de acuerdo a los pasos propuestos por “Espinoza Vergara, M.: a) identificar los
factores que representan costos reales para la ejecución del proyecto; b) medir la
cantidad de cada factor, estableciendo para ello unidades básicas de medida; c) asignar
un valor a cada unidad básica añadiendo a su resultado el 10% de imprevistos, con ello
se obtiene el costo total del proyecto,”
17
en referencia al punto
c)
, para no aumentar el
costo en un porcentaje sobre su valor real, es conveniente estimarlo en una moneda
más estable como el dólar u otro indicador económico vigente en el país de origen.
Pues bien, para comenzar a elaborar el presupuesto de inversión de prefactibilidad se
debe tener en cuenta el siguiente predicado, si el proyecto responderá a una base cero
de recursos de implantación, o por el contrario, si un estudio preliminar corrobora que
hay algunos recursos mínimos posibles de ser incorporados para disminuir el costo del
proyecto, estos recursos deben ser identificados y valorados económicamente, por
ejemplo la disponibilidad de espacio en la Universidad y edificación, son recursos
importantes en una primera instancia de análisis, otra cosa importante a este respecto,
las futuras intervenciones en la construcción de un nuevo edificio de archivo o el
acondicionamiento de dependencia en la Universidad es conveniente que en la
prefactibilidad así como en el proyecto definitivo se realice en conjunto con una
contraparte competente, incluido por cierto, como parte del equipo del proyecto y con
mayor razón cuando del despliegue del depósito derivan las otras áreas de trabajo y de
atención del archivo.
Lo que se debe presentar en un inicio reitero, es el costo global que arroje el proyecto,
es recomendable omitir el financiamiento externo, esto tiene por propósito mostrar el
valor real de inversión, compromiso que en una primera instancia deberá cubrir la
Universidad,
claro está, que después se podrá discutir alternativas de financiamiento
externos si así lo determinen los montos o las autoridades. El archivero a este respecto
debe ordenar y numerar los ítems consolidando los datos en un cuadro general de
presupuesto, distribuyendo las inversiones y los gastos así como el prorrateo en años,
semestres, meses, de acuerdo a la duración de implantación del proyecto.
Hay una recomendación importante que quiero hacer y que es materia de ajuste de
presupuesto al valor futuro del proyecto de factibilidad, para evitar las distorsiones en el
financiamiento del proyecto, considerando la inflación y la devaluación.
17
PÉREZ Serrano, Gloria. Op. Cit.
p. 103
BIBLIOS. Año 4, No.15, Abril - Junio 2003
64
Cuando un proyecto se financia a un mediano y largo plazo o se posterga para uno o
más años su realización, implica necesariamente efectuar las correcciones monetarias
apropiadas para mantener el valor del proyecto a un precio actualizado, como lo indica
para el financiamiento de un proyecto Ayala Ramírez “indispensable, entonces, es tener
en cuenta los factores de corrección monetaria y cambiaría que permitan mantener los
valores reales de los diversos rubros, conforme al
presupuesto inicial.”
18
Conclusión
A partir de la disciplina archivística y en especial al profesionalismo del archivero que
tiene la inquietud de concretar la idea de un proyecto de archivo, pueden haber ciertos
cuestionamientos y pensar si estamos utilizando las herramientas adecuadas para
planificar un proyecto y lo que esto involucra; tal vez es más sencillo ejecutar un
proyecto ya probado y ajustado en alguna medida a nuestra necesidad o simplemente
esperar que personas no competentes en el tema archivístico lideren proyectos de esta
naturaleza, Por lo pronto, es menester que el archivero domine y actualice sus
metodologías de planificación y temas relacionados con el desarrollo organizacional
como una forma de comprender mejor la institución donde trabaja para afianzar su
posicionamiento al interior de ella. Los puestos de liderazgo son los que requieren de
una mente creadora y capaz de planificar y transformar las ideas en hechos, esto
permite tener movilidad de acción y decisión dentro de los que lideran la organización.
Otro aspecto importante en la escasez de recursos en la Universidad, es mejor preparar
a los directivos universitarios mostrando la envergadura de un proyecto de archivo en
condiciones reales, para que puedan decidir a la luz de argumentos claros y concretos;
quiero reiterar, el hecho que el archivo como sistema de información impacta
positivamente al gobierno institucional, como un conjunto de factores armónicos que
reflejan información y conocimiento con contenido y contexto apoyando la
administración interna, así como un aporte real al futuro social e histórico del país, y en
ningún caso es un conjunto de papeles y datos que se transan en un mesón de archivo.
18
AYALA Ramírez., Jaime. Financiamiento de programas y proyectos. En
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SOBRE EL AUTOR
Sergio Escobedo
Santiago de Chile(1965). Profesional bibliotecario y documentalista. Ha realizado
estudios en Diplomado en Control de Gestión y Alta Dirección en la Universidad de
Chile; Análisis de información Documental en REDUC; Especialización en Archivística
Intituto Agora España.
Se ha desarrollado profesionalmente en el área de la educación superior y técnica y el
asesoramiento a empresas privadas en gestión documental e implantación de archivos
de gestión; actualmente es asesor en Scope Ingenieros Asociados
c.e: sergioescobedo@vtr.net
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