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ANALES DE DOCUMENTACIÓN, N.º 4, 2001, PÁGS. 127-137
PROCEDIMIENTOS AUTOMÁTICOS DE CREACIÓN Y
TRANSFORMACIÓN DE LOS REGISTROS BIBLIOGRÁFICOS
María Rosa Garrido Arilla*
Catedrática de la EUBD. Universidad Complutense de Madrid
Resumen:
El objeto de este artículo es exponer qué se puede hacer, qué se debe
hacer, qué hay que hacer para transformar los catálogos manuales en catálogos le-
gibles por ordenador y cuales son algunos de los regímenes que imperan en este ti-
po de catalogación.
Palabras clave:
Catalogación automatizada, catalogación automática, compartida,
centralizada, original, derivada, retrospectiva, retrospectiva.
Abstract:
The aim of this paper is to show what can be done, what must be done,
and what is to be done to turn manual catalogues into machine readable catalogues,
and to make known some of the guidelines governing this type of cataloguing.
Keywords:
computerized cataloguing, shared automated cataloguing, centralized
cataloguing, original cataloguing, derived retrospective cataloguing, retrospective
conversion.
La historia de la catalogación muestra como la tecnología disponible en cada época
-desde la pluma y la tinta, pasando por la máquina de escribir, hasta el ordenador- influ-
ye en la forma y en el ordenamiento empresarial con que se lleva a cabo la catalogación
y en su producto final, el catálogo
1
.El propósito de la misma ha sido históricamente la
creación y organización de la información bibliográfica para proporcionar acceso a las
colecciones de las bibliotecas. Este propósito básico no ha cambiado demasiado, pero la
transformación de los catálogos manuales en catálogos automatizados ha modificado las
actividades asociadas a la catalogación. Tareas que fueron importantes en la catalogación
manual han quedado, ahora, obsoletas; otras, por el contrario, han ganado relevancia.
La catalogación, hoy en día, se desarrolla en un entorno eminentemente tecnológico
y se ha convertido en una actividad relativamente compleja y dinámica, asistida en cual-
quier caso por el ordenador. Ponemos el acento en esta asistencia del ordenador porque
éste por si sólo no cataloga: asiste. Bien claramente lo señalaba en las
VI Jornadas Aca-
démicas de la EUBD Complutense,
Concepción Miralpeix, profesora de Análisis Doc u-
mental en la Universidad de Barcelona: "Existe otro tópico bastante extendido y bastante
alejado de la realidad: con las nuevas tecnologías, con los nuevos servicios y recursos,
aprender a catalogar no es necesario puesto que ya no hay que catalogar, ya nadie cata-
* garrido@caelo.eudb.ucm.es
1
JEFREYS, Alan. AACR after 1978. En
AACR, DDC, MARC and friends: role of CIG in bibliografic control
.
London: LA, 1993, p.5.
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loga. Evidentemente esto tampoco es así. Es como creer que automatizar una biblioteca
consiste en comprar un ordenador, un programa y apretar un botón"
2
.
Para catalogar automáticamente no solamente hay que saber catalogar sino que hay
que conocer muy bien las opciones que brinda la catalogación automatizada y cuales son
sus procedimientos de transformación de los registros bibliográficos característicos de la
misma para sacar su mayor rentabilidad. El uso de la tecnología en este campo debe
surgir del convencimiento de que, si se aplica de forma inteligente, facilita el trabajo de
los profesionales, mejora la eficacia de los servicios a los usuarios y ayuda a gestionar
los recursos, siempre limitados en este sector, de una manera más sensata.
OPCIONES OPERATIVAS
Entendemos por opción
3
la facultad de elegir que se presenta sobre algo concreto.
Las opciones operativas en el caso que nos ocupa son el medio, los procedimientos que
rigen este tipo de catalogación y son de dos tipos: en sistema centralizado, y en sistema
cooperativo o compartido.
El Glosario ALA de Biblioteconomía y Ciencias de la Información define la catalo-
gación cooperativa/compartida como la catalogación original de documentos bibliográfi-
cos por la acción conjunta de un grupo de bibliotecas independientes, que ponen los
registros bibliográficos a disposición de los miembros del grupo y también, a veces, a la
de bibliotecas que no forman parte de éste
4
.
La catalogación cooperativa es algo bien distinto a la catalogación centralizada que
es la creación y distribución de registros bibliográficos por un centro para el uso de
otros, gracias a la catalogación original de documentos llevada a cabo por alguna orga-
nización centralizada (llamado centro de proceso de datos del sistema), accesible a otros
centros de documentación o bibliotecas acogidos a él. Desde un servicio nacional y con
la presencia de especialistas y buenos medios de trabajo, se catalogan los fondos biblio-
gráficos de un país. En España ese servicio se realiza desde el departamento llamado
Control Bibliográfico de la Biblioteca Nacional. Los suscriptores de ese servicio dispo-
nen de una catalogación fiable y uniforme que les llega a través de la publicación Bi-
bliografía Española, que se ofrece también grabada en CD-ROM o accesible en base de
datos. Se asienta la catalogación en régimen centralizado en los mismo ejes del proceso
informativo:
EMISOR: Servicio nacional de información bibliográfica (centro de proceso de
datos).
MENSAJE: Descripción bibliográfica / catalogación.
CANAL: Catalogo colectivo en el medio de transporte habitual: ordenador.
2
"Fundamentos de la enseñanza del Análisis Documental: la enseñanza de la catalogación". En:
Métodos
didácticos en biblioteconomía y documentación
, VI Jornadas Académicas organizadas por la Escuela Univer-
sitaria de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad Complutense (6ª. 1997. Madrid)
3
Véase el
Diccionario de uso del español
de María Moliner.
4
Glosario ALA de Biblioteconomía y Ciencias de la Información
. Madrid: Díaz de Santos, p. 89.
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RECEPTOR: Usuarios de cada uno de los centros de documentación o bibliotecas
acogidas al servicio.
Entre otras ventajas, la catalogación centralizada permite el control bibliográfico na-
cional, la transferencia de los asientos bibliográficos a otros países y activar interna-
mente el proceso catalográfico de un país. Ofrece calidad, fiabilidad y uniformidad en
los registros garantizados por el centro emisor y acceso a una bibliografía amplia así
como ahorro de tiempo y de gastos.
La catalogación cooperativa/compartida, en cambio, conlleva a un acuerdo entre un
número de centros para compartir este trabajo, de forma que la catalogación de un do-
cumento efectuado por uno de ellos, sirva para los restantes. Pinto Molina la define
como catalogación original de documentos por la acción conjunta de un grupo de bi-
bliotecas independientes que ponen los registros bibliográficos a disposición de los
miembros de la red
5
. Es decir, supone la confección del catálogo desde distintos puntos
de la red. Sólo es necesario incluir en el asiento bibliográfico recibido los llamados
datos locales, como son la signatura y el registro.
El concepto de catalogación compartida ha sido posible a partir de la automatización.
La catalogación compartida es prerrequisito para otras formas de cooperación y supone
siempre, como en la centralizada, un serio esfuerzo por la normalización de los datos.
Entre otros objetivos pretende ahorrar costos tanto humanos como económicos ya que se
opera una sola vez sobre un documento, facilitar el préstamo interbibliotecario y confec-
cionar los catálogos automatizados. La catalogación cooperativa/compartida permite no
catalogar, lo que ya está catalogado en algún punto de la red y servir de canal de trans-
misión de los documentos entre un número determinado de bibliotecas acogidas al sis-
tema. Se asienta sobre los mismos ejes del proceso informativo que destacábamos para
la catalogación centralizada, a excepción de que el foco emisor no es nunca un centro
nacional. El producto de esta cooperación es la creación de un catálogo colectivo "on
line", que reúne los fondos de todos los centros participantes. El esquema en esta se-
gunda opción es el siguiente:
EMISOR: Agencia de catalogación cooperativa.
MENSAJE: Descripción bibliográfica/catalogación
CANAL: Catálogo colectivo on "line" a través del medio de transporte habitual:
ordenador.
RECEPTOR: Usuarios adscritos a esa agencia o red bibliotecaria.
Como la catalogación centralizada, esta opción ofrece ventajas y algunos inconve-
nientes. La calidad de la catalogación puede ser buena o muy buena ya que el doc u-
mentalista se especializa dentro del entorno en el que trabaja y para los fondos bibliográ-
ficos para los que trabaja. Permite también que la totalidad de los recursos existentes en
el sistema estén disponibles en todos los centros acogidos al mismo. Entre los inconve-
5
Cfr. PINTO MOLINA, María:
Análisis documental.
..,
op. cit., p. 122.
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nientes cabría destacar, la diversidad de profesionales sujetos a los criterios de los dis-
tintos centros donde trabajan lo que podría conducir a una diversidad de criterios en
algunos puntos de la catalogación que obligaran a la posterior depuración del catálogo
así como duplicidad de registros consecuencia de la descentralización del sistema. Mas,
como señalan Asensi Artiga y Rodríguez Muñoz
6
, la tecnología actual permite conjugar
las ventajas de ambas opciones, realizando una catalogación compartida parcial pero
centralizado la descripción bibliográfica y los encabezamientos, hasta completar el re-
gistro bibliográfico, con lo que se unifican criterios y no se repiten las mismas tarea.
El término catalogación compartida
shared cataloging
fue acuñado por la Library of
Congress al encomendarle la
Higher Education Act
en 1965; es decir, el programa na-
cional para adquisiciones y catalogación de material bibliográfico de interés científico
publicado fuera de Estados Unidos. En aquélla primer etapa la cooperación consistía
fundamentalmente en aprovechar con rapidez las bibliografías nacionales para conseguir
nuevas adquisiciones.
El concepto de catalogación compartida/cooperativa no es nuevo
7
. Pero la tecnología
ha sido el agente que ha hecho posible el cambio hacia una cooperación sin precedentes
entre las bibliotecas. Sewell lo resume de la siguiente forma "
compartir recursos es
ahora una necesidad motivada por la explosión de información, los avances de la tec-
nología moderna y la subida precipitada de los costes económicos a los que puede acce-
der el investigador, en razón de su localización geográfica o de su posición socioeco-
nómica
"
8
. La verdadera cooperación bibliográfica es inseparable de la informatización.
Cualquier antecedente como pueden ser los catálogos colectivos manuales, no tiene nada
que ver con lo que se entiende hoy en día como cooperación. Ha sido a partir del desa-
rrollo de las tecnologías y de la aplicación inicial de formatos bibliográficos lo que ha
hecho posible pasar de un modelo coordinado y jerárquico propio de una catalogación
impresa, de una catalogación manual, a un modelo cooperativo.
El registro catalográfico electrónico es fundamentalmente diferente del registro en fi-
cha. El registro electrónico puede ser reproducido, distribuido, es funcional y de múlti-
ples usos. Aspectos muchos de ellos imposibles en el registro en ficha.
Tres factores han sido decisivos en la implantación de la catalogación cooperativa. El
problema del alto coste de las comunicaciones se ha visto solucionado con el uso de
Internet. Esta red se está convirtiendo, cada día más, en parte imprescindible de la in-
fraestructura de las instituciones. El uso de
estándares como el Z39.50
, protocolo de
recuperación y descarga de registros de máquina a máquina, está siendo también aplica-
do para los sistemas de catalogación. Este protocolo permite que se puedan consultar
una gran variedad de base de datos, gestionadas por diferentes instituciones, utilizando
6
Cfr. ASENSI ARTIGA, Vivina y José Vicente RODRÍGUEZ MUÑOZ: "El proceso de catalogación auto-
matizada". En:
Catalogación de documentos: teoría y práctica
. Madrid: Síntesis, 1994, pp. 390-391.
7
Bárbara TILLET ofrece un recorrido histórico sobre este concepto en:
A history of cooperative cataloging in
the United States prior to 1967 (before MARC)
.
Catalonging and Calssification Quarterly
, 1993, vol. 17, nº
3/4, p. 3-38.
8
Citado en: DIEZ HOYO, maría del Carmen. ¿Competir o cooperar?: las bibliotecas en los noventa. En I
Conferencia de Bibliotecarios y Documentalistas españoles: Valencia, 5,6 y 7 de mayo de 1993
. Madrid:
Centro de Coordinación Bibliotecaria, 1993, p. 204.
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un solo interfaz
9
. La incorporación de otro servicio en la red como es
File Transfer
Protocol (FTP)
permite reemplazar el servicio de entrega vía cinta y lograr un alto gra-
do de igualdad y eficiencia. Se puede hacer más, mejor y más rápido a través de la red.
La catalogación cooperativa permite ver como se ha catalogado un determinado do-
cumento y se puede importar a nuestro sistema, si bien en este punto se plantea un pr o-
blema de propiedad todavía no resuelto. La cooperación conduce a los sistemas catalo-
gráficos cooperativos, a los consorcios, a los grandes centros bibliográficos nacionales o
privados y a las redes. En el fondo de esa cooperación en materia catalográfica parece
que prima el argumento económico y la rentabilidad que ofrece ya que se multiplican las
posibilidades informativas y los servicios catalográficos mejoran.
TENDENCIAS EN LA CATALOGACIÓN DEL DOCUMENTO ORIGINAL
Dentro de esos dos grandes regímenes organizativos que imperan en la catalogación
automatizada o automática podemos distinguir distintos procedimientos de llevarla a
cabo según sea el punto de partida. Es decir se trate de catalogar documentos originales
o bien de reconvertir los de ficheros manuales en automáticos.
La catalogación en régimen centralizado o cooperativo siempre es catalogación en
estado original. Es decir, catalogación del documento original en mano, definida en el
diccionario de la ALA
como la que se realiza con el documento original,
aunque los
documentos originales pueden proceder de fondos antiguos o de documentos de actuali-
dad.
Si se trata de fondos antiguos el procedimiento de transformación de esos documen-
tos originales se denomina catalogación retrospectiva porque retrospectivos son los do-
cumentos en relación con los actuales. Pero tanto la catalogación de fondos antiguos
como documentos actuales son catalogación del documento en mano, es decir cataloga-
ción original. Enumeramos a brevemente algunas tendencias que se observan en la ca-
talogación automática de documentos originales.
1.
La intención básica de la catalogación del documento original
10
no se ha modificado
con los avances en telecomunicaciones. Estas innovaciones repercuten en la manera
de confeccionar el registro pero no demasiado en el proceso intelectual que se lleva a
cabo a través de aquella.
9
Véase: MOYA, Félix de. Biblioteca virtual y redes: situación actual de las normas.
Information World en
Español
, junio 1994, p. 1-3.
10
Es bien sabido que la finalidad principal de la catalogación de un documento es la de asegurar su identifica-
ción en el conjunto de la base documental a la que pertenece con el propósito de asegurar su localización para,
en definitiva, posibilitar la recuperación, pertinente y en el momento preciso, de la información que en dicho
documento se contiene. Para ello se hace imprescindible la aplicación de pautas, descriptivas y descriptoras,
bien definidas y establecidas, por las que la identificación de los documentos se lleve a cabo de la forma más
rigurosa posible y se garantice que las estrategias de búsqueda formuladas sobre los fondos documentales por
ellas descritos tengan un resultado pertinente. Se hace así evidente la necesidad de una catalogación rigurosa
que ofrezca como resultado unas descripciones documentales ajustadas, de forma que los documentos queden
definidos de manera inequívoca, identificados e individualizados, dentro de la colección para posibilitar una
recuperación y localización segura dentro del catálogo.
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2.
Es en la confección del registro bibliográfico, precisamente, donde la tecnología
informática esta cuestionado algunas de las prácticas catalográficas tradicionales.
3.
Partiendo de que la automatización no elimina la necesidad del registro preciso y
consistente de datos
11
, lo cierto es que se observa una cierta tendencia a implantar
una mayor flexibilidad en la aplicación de las normas catalográficas. Flexibilidad pe-
ro sin olvidar que la información bibliográfica no suficientemente estudiada ni nor-
malizada es irrecuperable. Es información que aumenta inútilmente la base de da-
tos
12
. Las posibilidades de recuperación que ofrecen, por ejemplo, los OPAC,
hacen
más importante, no menos, que los registros sean consistentes en su contenido y
forma
13
4.
La descripción bibliográfica ha sufrido pocos cambios a través de su historia. In-
cuestionablemente es el elemento más estable del registro bibliográfico. Se tiende,
sin embargo, a simplificarla, a hacer una descripción menos detallada intentando no
repetir varias veces o de la misma manera, la misma información. No descender a
detalles innecesarios, ni estar demasiado preocupados por la coherencia, allí donde
no es más que un adorno
14
.
5.
Se cuestiona también la llamada "regla de tres"
15
, es decir, la limitación a tres del
número de nombres de personas o entidades en las menciones de responsabilidad
principales
16
.
6.
Se cuestiona la relegación a que se ven sometidas las menciones secundarias de res-
ponsabilidad en ciertos documentos, concretamente en materiales especiales, despla-
zadas a nivel opcional al área de notas.
7.
Se sigue concediendo gran importancia a los encabezamientos principales y secunda-
rios que son los que permiten la recuperación de los documentos. Se tiende a no
plantear una división tan drástica entre entradas al documento principales y secunda-
rias ya que a la hora de recuperarlo, al ordenador le da lo mismo
17
. Los encabeza-
11
Cfr. Clayton, Marlene:
Gestión de automatización de bibliotecas
, Salamanca: FGSR, 1991, p, 83.
12
cfr. Howarth, L.,:
A brief guide to AACR2
,
Ottawa: Canadian Library Association. 1988, p.13.
13
Brunt, R.M.: "The code and the catalogue", op. cit., p. 26.
14
Jáudenes Casaubón, M.: "Control de autoridades: normalizar la normalización". En: Tratado básico de
biblioteconomía, Madrid: Editorial Complutense, 1995, p. 120.
15
En las Reglas de Catalogación españolas de 1999, se dice en el cap. 1 y 14 lo siguiente que se repite en la
elección de puntos de acceso en todo tipo de documentos: "Cuando varias personas o entidades realizan una
misma función dentro de la publicación, se considera que todas ellas formas una sola mención de responsabili-
dad. Si en la fuente de información no aparecen los nombres de más de tres responsables que realicen la
misma función, se transcribirán todos. Si son más de tres, se considerará el que figure en primer lugar, segui-
do de puntos suspensivos y de la abreviatura "et al." entre corchetes, salvo que se crea conveniente añadir
algún otro". En el cap. 14 sobre "Elección de puntos de acceso" se vuelve a repetir: "Si fueran más de tres, el
encabezamiento del asiento principal se formará sobre el título"(14.2.2.Ab).
16
Tillet considera útil solo para los catálogos en forma de libro pero no para los sistemas bibliográficos
automatizados. Cfr. Tillet, B.B.: "Future cataloging and catalog records". En: Origins, content and future of
AACR2 revised,
Chicago: ALA, 1992, p. 111.
17
En relación con las entradas secundarias, la catalogación automatizada permite editar juegos de fichas
completos sin tener que teclear de nuevo la información correspondiente a algunos de sus campos, excepto
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mientos constituyen uno de los campos del registro bibliográfico de mayor compleji-
dad.
8.
Se observa menos separación entre encabezamientos de materias, indización y resu-
men. Crece la importancia del resumen (sobre todo para artículos de publicaciones
seriadas) y de los descriptores éstos como puntos de acceso, puertas de entrada, al
documento.
9.
En la estructura de un registro bibliográfico por ordenador y ateniéndonos a las áreas
características señaladas por las ISBD es posible introducir un breve resumen del
mismo en el área de notas del mismo modo que una relación de contenido
18
.
10.
Frente a la reclamación de una descripción menos detallada se observa la tendencia a
incluir informaciones sobre el sumario del documento cuando se trate sobre todo de
publicaciones con capítulos temáticos distintos.
OPERACIONES RETROSPECTIVAS
A partir de la implantación del sistema, las bibliotecas van generando la base de da-
tos con los registros bibliográficos de los documentos de nuevo ingreso. ¿Qué ocurre,
sin embargo, con los cuantiosos fondos bibliográficos anteriores?. La integración de
estos registros en un solo catálogo automatizado, es el único camino para satisfacer las
necesidades de los usuarios. De lo contrario se tendría que mantener dos sistemas para-
lelos, manual y automatizado, divididos por una fecha que suele coincidir con el inicio
de la automatización de la biblioteca.
El Glosario de la American Library Association define el sintagma "conversión re-
trospectiva" como
conversión a forma legible por la máquina de los registros de un
fichero manual
19
. A este respecto, conviene hacer una breve aclaración. No debe con-
fundirse catalogación retrospectiva con conversión retrospectiva. La primera es catalo-
gación original de fondo antiguo
20
. Por el contrario, conversión retrospectiva
representa
cambiar los catálogos tradicionales (manuales) ya existentes a catálogos legibles por
ordenador
21
. El objetivo que se persigue con toda esta operación es crear un único ar-
chivo legible por ordenador del catálogo manual existente, no duplicar labores. En pala-
bras de Beaumomt: ".
.. es la conversión de los registros bibliográficos en forma legible
por ordenador. La conversión de los datos de un formato a otro, tan rápido y barato
como sea posible, siguiendo un conjunto de políticas y normas especificadas previa-
cuando la forma del encabezamiento secundario sea diferente a la que contiene la descripción bibliográfica.
Hay programas que generan automáticamente registros secundarios de autores, títulos y de serie. Bastará con
introducir las materias y los responsables de la obra que no se hayan incluido previamente.
18
Cfr. Asensi Artiga, V., Rodríguez Muñoz, J, V.: "El proceso de catalogación automatizada", En:
Catalo-
gación de documentos: teoría y práctica
, Madrid: Síntesis, 1994, p. 388.
19
Glosario ALA de Bibliotecología y Ciencias de la Información.
Madrid: Díaz de Santos, 1988, p. 295.
20
. En este sentido aconsejamos el interesante trabajo de Mercedes Dexeus y Xavier Ajenjo titulado
La cata-
logación de libro antiguo en España
publicado en el Boletín de ANABAD en octubre- diciembre de 1990
21
Término de utilización generalizada en nuestro país que es traducción literal del término inglés machine-
readable form.
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mente"
22
. Suele conocerse esta operación también por el término de "reconversión",
"retroconversión" o "recon", abreviaturas del inglés
retrospective conversion
.
Como señala Lluis Anglada, en un interesante estudio sobre el tema llevado a cabo
en la Universidad Politécnica de Cataluña
23
, este procedimiento comporta, la necesidad
de reconvertir no sólo las ficha manuales sino también los registros automatizados que
así lo necesitan. Por ese motivo este autor incluye en el citado estudio, una nueva defi-
nición, quizá menos ortodoxa, pero en mi opinión bastante más operativa. Retroconver-
tir, dice Anglada, es pasar al sistema automatizado en uso cualquier dato bibliográfico
previamente existente pero que no era operativo en este sistema automatizado
24
. Las
conversiones de datos manuales incluyen la grabación de los datos bibliográficos, que
puede ser realizada por el propio centro de documentación o biblioteca, por empresas
especializadas, mediante la copia (o descarga) de registros de bases de datos bibliográfi-
cos en línea o en CD-ROM que permitan la recuperación, transformación, y migración
de datos y la conversión de formatos. Con el uso de esta potencialidad se trabaja con
información existente y aunque esta información puede mejorarse no es una creación
desde cero.
La conversión del catálogo de una biblioteca a forma legible por ordenador es una
actividad específica completamente distinta a la catalogación en curso o actual
25
. Esto
significa que se necesitan presupuestos específicos, personal específico y una organiza-
ción especial para dirigir el proyecto. Respecto a los métodos y técnicas de reconversión
hoy en día hay una gran variedad de opiniones. Los autores españoles, Diéguez y
Agenjo
26
plantean cinco opciones: reconversión en la propia biblioteca (in house); con-
tratación del servicio con una entidad distribuidora de bases de datos bibliográficas (uti-
lities); contratación del servicio por una empresa de grabación especializada; coopera-
ción en un plan de catalogación compartida; diversas combinaciones de las alternativas
anteriores.
LA CATALOGACIÓN DERIVADA
Desde mediados de los años sesenta, el ordenador ha permitido a los profesionales
de este sector una potencialidad totalmente nueva: la catalogación derivada. Podría defi-
nirse como el proceso por el cual, el registro bibliográfico de un determinado doc u-
mento, en vez de ser producido a partir de éste (lo que normalmente se denomina cata-
logación original), es obtenido a partir de un registro ya disponible en otra base de
datos. La catalogación derivada se aparece como una seria alternativa respecto a la ca-
talogación original. Este método se ha incrementado en los último años. Fundamental-
22
BEAUMONT, JANE y COX, Joseph P.
Retrospective conversion: a practical guide for libraries
. London:
Meckler, 1989, p. 5.
23
ANGLADA, Lluís, Adoració Pérez y Miquel Puertas: "La conversión retrospectiva en la Universitat
Politécnica de Catalunya", ANABAD, nº 2, 1992, pp. 77-95.
24
ANGLADA, Lluís, op. cit., p. 77.
25
Me refiero a la catalogación que se lleva a cabo día a día de los libros que la biblioteca va adquiriendo.
26
DIÉQUEZ, Francisco y AGENJO, Xavier. La Retroconversión en las bibliotecas españolas.
Revista Espa-
ñola de Documentación Científica
, 1989, vol. 12, nº2, p. 169.
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mente por una razón: a medida que las bases de datos crecen en tamaño, el porcentaje
de registros que se pueden encontrar en ellas aumenta
27
. Por otra parte el fundamento en
que se basa, no puede ser más sólido. Se trata de evitar costes de catalogación, incorpo-
rando los registros bibliográficos que ya se han automatizado en alguna otra lugar
28
.
Aparentemente, el centro de documentación o la biblioteca reciben el trabajo hecho
con este procedimiento. Sin embargo, hay una serie de labores técnicas inevitables. En
primer lugar hay que confrontar los documentos con la base de datos fuente y capturar
los registros correspondiente. Se necesita una clave de búsqueda apropiada que habi-
tualmente suele ser el ISBN o los datos de autor/título de un documento. En segundo
lugar hay que medir el grado de adecuación de esos registros con nuestra base de datos
y corregirlos. Se tendrá que suprimir ciertos campos, modificar el contenido de otros y
añadir la información local, etc. Los registros de una misma base de datos pueden tener
diferentes formatos. Puede haber también diferencias en las normas de descripción bi-
bliográfica así como en la elección y la forma de los puntos de acceso. Con frecuencia
hay que convertir esos registros al formato requerido por nuestro sistema y no siempre
es fácil. La cuestión que hay que evaluar en la catalogación derivada es si es más rápido
e implica menor coste, identificar, seleccionar y corregir un registro ya existente o
crearlo desde cero. Corregir un registro no supone sólo añadir los datos locales, sino
también, la corrección de datos bibliográficos, por ejemplo de los encabezamientos. El
trabajo que este proceso suponga, así como la posibilidad de aceptar los registros sin
realizar cambios dictará la respuesta.
El impacto de la catalogación derivada en algunos sistemas bibliotecarios norteame-
ricanos en estos últimos años ha sido tal, que el porcentaje de catalogación original que
se realiza en algunas bibliotecas de aquel país integradas en OCLC no supera el 10%.
Los profesionales de la catalogación integrados en la red OCLC encuentran en su catá-
logo colectivo los registros del 94,6% de las publicaciones que deben catalogar y sólo
deben crear nuevos registros para el 5,4% de los documentos ingresados.
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, Madrid: Complu-
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BEAMONT, Jean:
Retrospective conversión: e practical guide
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198 p.
27
FRÍAS, José Antonio.
Catalogación derivada y productos CD-ROM
. Educación y biblioteca, 1995, nº 53,
p. 56.
28
DIÉGUEZ, Francisco y AGENJO, Xavier. La retroconversión en las bibliotecas españolas: alcance y
límites.
Revista española de documentación científica
, 1989, vol. 12, nº 2, p. 177
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(1994. Toledo), Seminario sobre redes de comunicación
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BUSQUETS, D., "Los niveles alternativos en los estándares bibliográficos",
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