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Red de Revistas Científicas de América Latina y el Caribe, España y Portugal
ANALES DE DOCUMENTACIÓN, N.º 4, 2001, PÁGS. 169-178
PROYECTOS INTERDISCIPLINARES DE DOCUMENTACIÓN
GRÁFICA Y MULTIMEDIA. LA FUNCIÓN DEL
DOCUMENTALISTA
Matilde Morillo Navas*
Mar Camarero Santamaría*
Virtudes Azorín López*
Centro de Estudios Históricos. Consejo Superior de Investigaciones Científicas
1
Resumen
: Partiendo del concepto y de la definición de la Documentación como
ciencia, se presenta al documentalista como gestor de información en proyectos
interdisciplinares, ya sean de investigación o tendentes a la elaboración de “pro-
ductos” que llevan aparejada una ingente gestión de información (fotográfica, do-
cumental.
..) Al ser los métodos y las técnicas de trabajo seguidas por científicos,
investigadores y documentalistas, diferentes según sus distintas disciplinas, surgen
problemas de comunicación, de puesta en común y de diversas formas de concebir
los procesos en el seno de los grupos interdisciplinares. Todos estos problemas son
solventables en el día a día, y aunque en un primer momento pueda parecer costo-
so e innecesario, ya que todo puede darse por hecho o presuponerse, resulta acon-
sejable y más eficiente realizar de forma previa una planificación y especificación
de los distintos procesos, tendentes a la consecución de los objetivos del proyecto.
Para la realización de este trabajo hemos tomado como referencia la labor desarro-
llada en una Unidad de Servicio de Documentación Gráfica de un centro de inves-
tigación en humanidades que da servicio a varios departamentos que investigan en
diferentes áreas del conocimiento.
Palabras clave
: Proyectos interdisciplinares, Gestión documental, Planificación,
Fototecas, Ciencias Sociales, Humanidades, Documentación gráfica.
Abstract:
Based on the concept and definition of Documentation as a science it is
considered the role that carries out the information professional in interdisciplinary
projects. These projects can be set in the field of the basic investigation and practi-
cal application to develop multimedia products which supposes the use of different
materials (text, imagenes , sound etc). The methodology and the techniques of
work used by researchers and information scientists differs because there are dif-
ferences in the subject fields and sometimes communication problems
can arise
between these interdisciplinary groups. These problems can be solved by means of a syste-
matized process of communication at a first moment this method can seem costly and unne-
cessary, it is advisable a foreplanning of the different processes to accomplish the project´s
objetives. This paper is based on the work developed by CSIC´s
Servicio de Documentación
* Vazorin@ceh.csic.es
1
Este trabajo ha recibido apoyo del proyecto de investigación TEL96-1276 titulado: “Historia y Nuevas
Tecnologías de la Información: nodo en Internet especializado en Historiografía e Informática, Historia de la
Ciencia y Patrimonio Artístico Español”.
170
MATILDE MORILLO NAVAS, MAR CAMARERO SANTAMARÍA Y VIRTUDES AZORÍN LÓPEZ
anales de documentación
, n.º 4, 2001
de Humanidades,
which serves as support the research projects of some departments specia-
lized scientific fields.
Keywords:
Interdisciplinary Projects, Information management, library planning,
Social Sciences Humanities, multimedia documents, image document. Image ar-
chiving.
INTRODUCCIÓN
Teorías de la Documentación. El papel del Documentalista
La Ciencia de la Documentación es considerada hoy en día como una ciencia para la
ciencia con cuyos instrumentos o procesos documentales se pueden inferir las causas
últimas de otras ciencias. Al mismo tiempo desarrolla métodos específicos de trabajo y
estudios de investigación apropiados para su desarrollo como ciencia independiente,
sentando las bases para el conocimiento de las fuentes, dirigiendo y canalizando de una
manera racional, epistemológica, creativa y exhaustivamente la producción, distribución
y consumo del conocimiento en todas sus formas
2
.
Es asimismo una ciencia que aporta las normas para la correcta ordenación de algu-
nos aspectos del conocimiento científico, así pues está constituida por dos elementos
básicos: uno teórico en el cual se enmarcan los principios fundamentales de su contenido
científico y otro práctico en el cual tienen cabida las técnicas documentales
3
.
LA DOCUMENTACIÓN COMO CIENCIA INTERDISCIPLINAR
La Documentación como ciencia debe buscar las causas últimas de la comunicación
de la ciencia en los procesos que posibiliten la transmisión de los conocimientos científi-
cos para de este modo convertirse en la base de nuevos conocimientos, lo que le permite
situarse por un lado, en el ámbito espectral de la Ciencia de la Ciencia y por otro, de n-
tro de las ciencias informativas al intentar establecer la mayor perfección del proceso de
la comunicación de ideas en un campo del saber determinado
4
.
Las Ciencias de la Documentación, como todas las ciencias, deben dedicar parte de
su tiempo a reflexionar sobre sí mismas, a investigar y teorizar sobre su comportamiento
y su relación con otras ciencias con las cuales guardan una relación de interdependen-
cia
5
. Como el resto de las ciencias contemporáneas, la documentación tiene dos caras,
una tecnológica y otra científica y por lo tanto se le puede considerar por igual como
ciencia y como técnica. Como ciencia tiene que hacer hincapié en la investigación, cir-
culación y contenido de la información científica, mientras que como técnica tendrá que
2
Amat, Nuria. El Documentalista: un científico de científicos
. Revista Española de Documentación Científica,
1991, 14 (2), p.180
3
López Yepes, José. La documentación como disciplina: el concepto y el término.En:
Fundamentos de Infor-
mación y Documentación.
EUDEMA, 1989, pp. 28-29
4
López Yepes, José. ¿Qué es Documentación? En:
Fundamentos de Información y Documentación
,
EUDEMA, 1989, p.46 y ss.
5
Amat, Nuria. El Documentalista .
.., Op. Cit., p.181
LOS SOPORTES FÍLMICOS, MAGNÉTICOS Y ÓPTICOS DESDE LA PERSPECTIVA.
..
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anales de documentación
, n.º 4, 2001
diseñar y utilizar sistemas, vehículos y herramientas que resuelvan los problemas de
acceso y control de los documentos
6
.
EL DOCUMENTALISTA COMO MEDIADOR MULTIDISCIPLINAR
El papel demandado al profesional de la información es el de actuar como gestor y
mediador entre la información que analiza y el usuario que la solicita, por ello debe de
introducirse como vehículo de comunicación entre los documentos y los usuarios
7
. Su
función primordial será la de dar información acerca de la existencia y localización de
los documentos, y para que el proceso sea correcto lo primero que tiene que hacer es
documentarse
, es decir especializarse si no lo es ya, en la materia que quiere documen-
tar, lo cual no es una tarea fácil, bien por falta de competencias, de tiempo, de medios
materiales, etc.
Todo proceso documental se encuentra en buena medida condicionado por el len-
guaje. De este modo es lógico pensar que el primer paso que debe de dar el documenta-
lista a la hora de abordar el análisis documental es la realización de un análisis lingüísti-
co acerca de la materia que se va a tratar. El proceso analítico documental, sin un
correcto dominio del lenguaje natural y del léxico especializado por parte de los creado-
res de las bases de datos o de los demandantes de la información se hace inviable o
distorsionado. La doble función del documentalista tanto como analizador o como difu-
sor de la información debe de ser semejante a la llevada a cabo por los investigadores en
la selección, tratamiento y difusión analítica de las fuentes del conocimiento y de las
acciones humanas. Los documentos contienen mensajes que los documentalistas deben
de conocer y transmitir mediante el análisis del contenido del documento.
La plasmación en un soporte de una obra, especialmente si ésta es gráfica, desco-
necta al mensaje de su fuente matriz dejándolo a merced del receptor, aunque conser-
vando las propiedades del discurso objeto y susceptible de análisis. Como el documenta-
lista necesita tener un conocimiento profundo del documento primario, de las
motivaciones, intencionalidad de comunicación del autor, etc. es necesaria la colabora-
ción entre grupos interdisciplinares a la hora de abordar proyectos científicos muy espe-
cíficos, como los que en estos momentos estamos llevando a cabo en nuestro centro, y
en los cuales participan diferentes departamentos e investigadores especializados en
distintas áreas del conocimiento.
Es frecuente que el documentalista desconozca el contexto histórico, ideológico y
cultural en el que se emitió el mensaje, esto puede provocar una distorsión en el proceso
comunicativo, lo cual puede ser subsanable mediante el trabajo en grupos en los cuales
deben de dar cabida además de a los profesionales de la documentación a los especialis-
tas en las diversas áreas del conocimiento. En este sentido, la figura del analista científi-
co desempeña funciones tan arriesgadas o más que la llevada a cabo por traductores o
paleógrafos, que tienen que transcribir e interpretar documentos fuera del contexto en el
6
Amat, Nuria. El Documentalista .
.. Op. Cit., p.183
7
Amat, Nuria. El Documentalista .
.. Op. Cit., p.183
7
Amat, Nuria.
De la información al saber
, Madrid: Fundesco 1990
172
MATILDE MORILLO NAVAS, MAR CAMARERO SANTAMARÍA Y VIRTUDES AZORÍN LÓPEZ
anales de documentación
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que fueron ejecutados
8
, por ello, creemos que ha llegado la hora en la cual los docu-
mentalistas junto con los investigadores vayan planteando con una cierta urgencia la
sistematización de las bases fundamentales, para definir los objetivos, métodos y efectos
que esperan obtener de los trabajos realizados en equipos interdisciplinares que actúan
mediante las nuevas tecnologías
9
.
De este modo, al abordar el tratamiento documental de un fondo o colección con-
creta inscrita en un área del conocimiento determinada, deberá establecerse una interre-
lación entre las técnicas documentales y la disciplina científica a la que pertenece el
archivo, sin olvidar nunca la universalidad de la ciencia. En nuestro caso concreto y
desde nuestra experiencia en el tratamiento documental de colecciones fotográficas in-
mersas dentro de los ámbitos de la Historia del Arte y la Arqueología se ha constatado la
necesidad de poseer no solamente nociones de tratamiento documental en sentido estricto
como se enseñan en las facultades de documentación, sino que también se necesitan unos
conocimientos sobre estas materias aparte de la iconografía, iconología, mitología, his-
toria de las civilizaciones clásicas e incluso de las religiones, tanto la cristiana como
otras paganas que se desarrollaron en la época cuando se crearon los objetos descritos.
Por otro lado también se deben de describir los materiales y las técnicas con los cuales
fueron elaborados los objetos representados y que son a veces fundamentales a la hora
de la elaboración de la ficha catalográfica. Es pues, a todas luces necesario, el abordar
desde un punto científico la creación de bases de datos con cierto rigor científico sobre
una disciplina concreta, la íntima relación entre las necesidades del investigador y las
herramientas documentales. Es decir entre el científico y el documentalista.
LA CIENCIA COMO FORMA DE CONCIENCIA SOCIAL
La Ciencia es una forma de conciencia social que permite al hombre aprender las le-
yes objetivas de la naturaleza y de la sociedad para su aplicación práctica.
10
Los orígenes de la ciencia están estrechamente unidos a la propia existencia humana,
la necesidad de aprehensión de lo natural y también de lo artificial es una necesidad que
tiene el hombre desde sus inicios.
La Ciencia tiene tres elementos fundamentales: el hombre, la naturaleza y la socie-
dad, estos componentes han ido cambiando en el transcurso de la Historia, evoluciona n-
do en diferentes etapas lo que ha hecho que la Ciencia haya ido cambiando también en
los determinados contextos sociales.
Para comprender la importancia de la Ciencia dentro de la sociedad actual destaca-
remos algunas de sus propiedades
11
:
8
Amat, Nuria. El Documentalista.
.... Op. Cit., p.182
9
García Gutiérrez, Antonio:
La Documentación desde la perspectiva lingüística.
En
: Fundamentos de Infor-
mación y Documentación
. Madrid, EUDEMA, 1989, pp.78 y ss
10
Mijailov, A.I; Guiliarevskii, R:S.
Curso introductorio de Informática/Documentación,
Caracas, Instituto
Venezolano de Productividad, 1974., p.13.
11
Pinto Molina, María.
Análisis Documental. Fundamentos y procedimientos
. Madrid, EUDEMA, 1991, p.
18.
LOS SOPORTES FÍLMICOS, MAGNÉTICOS Y ÓPTICOS DESDE LA PERSPECTIVA.
..
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Tradición acumulativa
. Las fuentes del saber se han ido incrementando con el tiempo,
los científicos han aprovechado los trabajos, conocimientos y experiencias de los sa-
bios que les han precedido esta propiedad según López Yepes distingue a la Ciencia
de otras realizaciones sociales
12
.
Provisionalidad
. Significa que está en constante evolución.
Universalidad.
El campo de aplicación del científico es todo el Universo, sometido a un
continuo proceso de aprehensión, genera la aparición de nuevas áreas de conoci-
mientos cada vez más especializadas y restringidas. Este grado de especialización
hace que a veces la ciencia se parcele en ámbitos muy cerrados.
Interdisciplinariedad
. La Ciencia es un sistema abierto y universal y solo para que sea
eficaz se parcela artificialmente.
Continuidad.
El paralelismo entre los acontecimientos científicos y sociales, permite a
veces ver en la Ciencia a nuestro propio desarrollo integral como especie. Evolución
continua hace que el presente sirva de nexo entre el pasado y el futuro.
Crecimiento exponencial.
Las publicaciones de carácter científico crecen de manera
exponencial. El progreso científico avanza cada vez más rápidamente y con él la lite-
ratura científica.
La acumulación de conocimientos la llamada “explosión documental” hace que surja
una demanda social de esa información. El tratamiento de esa información requiere
conocimientos especiales por parte de los científicos, así como conocimientos a la hora
de aplicar unas técnicas.
La invasión descontrolada de información que tiene lugar en la actualidad, es uno de
los principales problemas que tiene planteados el mundo científico y técnico, ya que sin
un adecuado control de dicha información, se corre el riesgo no solo de desaprovechar
gran parte del patrimonio científico y cultural de nuestra civilización, sino de legar al
futuro una cantidad de conocimientos incapaces de ser recuperados. La actividad de la
información científica requiere en estos momentos el planteamiento de la interacción de
la ciencia y la sociedad
13
.
LA VISIÓN DEL INVESTIGADOR FRENTE AL PROFESIONAL DE LA
DOCUMENTACIÓN AL ABORDAR LA GESTIÓN METODOLÓGICA DEL
TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN GRÁFICA
Tradicionalmente el investigador recopila información puntual a cerca de sus temas
de estudio, que va acumulando a lo largo del tiempo. Esta información, es generalmente
poco homogénea y está en relación, casi siempre, con acciones concretas de proyectos o
planes de investigación, lo que da lugar al nacimiento de fondos o archivos muy válidos
12
López Yepes, J.
Teoría de la Documentación
, Pamplona, EUNSA, 1978, p.16.
13
López Yepes, J.[ et al.]. Estudios de Documentación general e informativa, Madrid
, Seminario Millares
Carlo
, 1981.
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científicamente pero que no son difundidos en la mayoría de los casos en su totalidad,
siendo su acceso dificultoso para estudiosos posteriores. Hasta estos momentos no han
sido muy conscientes de la ordenación sistemática de dicha información cara a la recu-
peración documental y a la transferencia del conocimiento para generaciones posterio-
res.
La generalización del uso de la informática para las tareas del control documental
junto con la preocupación que se tiene últimamente por parte de los gestores del patri-
monio de inventariar los fondos de los centros ha dado lugar a la creación de bases de
datos que den cuenta del patrimonio acumulado en la institución a lo largo de su histo-
ria.
Si la organización de un archivo documental a la hora de su informatización, se
promueve desde la organización central, el nivel de tratamiento del fondo tiene una
exigencia mucho menor que si la información es fruto de la gestión de proyectos vivos
que se están desarrollando al mismo tiempo que se crea la base de datos. En el primer
caso, se trataría de tener un control del fondo a nivel inventario, mientras que en el
segundo caso el investigador pretende poner todos los datos obtenidos, como fruto de
sus investigaciones en la ficha documental dándole una riqueza y especificidad que pue-
de realizarse sin la ayuda de técnicos en la materia muy especializados.
De este modo, el nivel de profundidad del análisis y el tratamiento de la información
deberá estar íntimamente ligado a la finalidad de la base de datos. Dependiendo de esta
finalidad y en su caso del nivel de especialización científica de su contenido se tendrá en
consideración de manera notable tanto la elección de los medios materiales y humanos
como los lenguajes documentales necesarios para abordar la tarea encomendada.
Nuestra experiencia se basa, como ya se ha mencionado, en la gestión de dos fotote-
cas concretas del Centro de Estudios Históricos, en cierto modo relacionadas entre sí y
que sistematizan y recopilan en bases de datos iconográficas imágenes de arte y de la
arqueología española
14
.
El tratamiento y gestión de un archivo de estas características tiene una doble ver-
tiente: por un lado hay que tener en consideración el soporte fotográfico donde se con-
serva la imagen y por otro la materia de cobertura. Esta materia deberá ser objeto de un
estudio preciso para determinar el grado de especialización necesario, ya que no es lo
mismo que la fototeca esté especializada en arte en general, y tenga carácter divulgativo, o
solamente lo esté en arte contemporáneo y dentro de este último dedicarse a todas las mani-
festaciones de esta etapa artística o únicamente de la pintura contemporánea, etc.
14
Tanto el estudio diacrónico como el contenido de los fondos de estos archivos han sido ampliamente difun-
didos en la literatura científica
.
Fernández Izquierdo, F.[et al.]. Recursos informáticos para la investigación. En
Historia Medieval
,
Congreso
Internacional sobre Sistemas de Información Histórica
1997, 6-8 de noviembre, Vitoria, p. 509-517.
Hernández Nuñez, J.C. y López Yarto, A. El fichero de Arte Antiguo y la Fototeca del Departamento de Arte
“Diego Velázquez” del Centro de Estudios Históricos (CSIC),
Boletín del Instituto Andaluz del Patrimonio
Histórico
1998, nº22, p. 110 y ss.
Azorín López, V., Fernández Izquierdo, F. y Morillo Navas, M. Difusión de colecciones fotográficas a través
de Internet: problemática
. VII Encuentro de bibliotecas de Arte de España y Portugal
1999, 21-23 de abril.
Madrid, p. 15-26.
LOS SOPORTES FÍLMICOS, MAGNÉTICOS Y ÓPTICOS DESDE LA PERSPECTIVA.
..
175
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En el caso de nuestras fototecas en cuanto al soporte documental podemos decir que éste
es fundamentalmente en papel, aunque se encuentran algunas colecciones de placas de cris-
tal muy importantes por su valor documental de carácter histórico, así como una no desde-
ñable cantidad de diapositivas fruto de trabajos de investigación
15
.
La finalidad que se ha perseguido con la informatización de dichos fondos ha sido dis-
tinta según se trate de los fondos de historia del arte o de los de arqueología. Mientras que
los responsables del Departamento de Arte pretenden fundamentalmente la conservación de
sus fondos facilitando al mismo tiempo el acceso a la voluminosa colección (unas 300.000
imágenes), los investigadores del Departamento de Arqueología han diseñado y realizado su
base de datos en función de un proyecto de investigación, lo que presupone un plazo fijo de
ejecución y una rentabilidad de la misma, puesto que con los resultados del proyecto se
editará un CD-Rom sobre la cultura ibérica con tres niveles de desarrollo, que van desde el
más sencillo, divulgativo hasta el más especializado dirigido hacia los investigadores y
científicos que necesitan un grado de exhaustividad de la información mayor
16
.
PLANIFICACIÓN Y ESPECIFICACIÓN DE LOS DISTINTOS PROCESOS
TENDENTES A LA CONSECUCIÓN DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO
Este servicio de documentación, nació para dar respuestas a las demandas concretas
y definidas un grupo de investigadores. La finalidad perseguida con cada una de las
bases de datos mencionadas fue diferente en origen; se tuvo que realizar “a priori” una
detallada planificación de los procesos, al mismo tiempo que se estableció la metodol o-
gía de actuación.
El tratamiento de una información iconográfica es un proceso complejo y por ello se
consideró necesario la participación de personal especializado de varias disciplinas cien-
tíficas. La diversidad y complejidad de las operaciones a realizar que exige el trata-
miento documental de estos archivos, justificaba sobradamente una aproximación inter-
disciplinar.
Aunque la idea de la informatización de estos fondos partió del personal investigador
y apoyado inmediatamente por la dirección del Centro, fue el servicio de documentación
a través de los documentalistas, los encargados de mentalizar a los distintos compone n-
tes del proyecto de la importancia de su contribución e implicación en su gestión, inten-
tando que todos los integrantes del equipo y con independencia de sus escalas y funcio-
nes, entendiesen su compromiso con el fin de lograr los objetivos propuestos en los
plazos establecidos, tratando de aprovechar al máximo los recursos humanos existentes
en el centro.
15
Azorín López V. Los archivos fotográficos históricos: problemática de su informatización,
XIII Congreso
Internacional de la Asociación History and Computing: La Historia en una nueva frontera/History in a new
frontier
1998, 20-23 de julio. Toledo, (CD-ROM).
Fernández Izquierdo, F. , Fernández Frial , M. J. y Giner, C. Las bases de datos gráficas del CSIC sobre
Parimonio e Historia del Arte en Internet,
XIII Congrso Internacional de la Asociación History and Compu-
ting: La Historia en una nueva frontera/History in a new frontier
1998, 20-23 de julio. Toledo, (CD-ROM).
16
Izquierdo Peraile, I. [et al.]. La sociedad ibérica y sus imágenes. Divulgación e investigación en informática
de la cultura ibérica, ,
XIII Congrso Internacional de la Asociación History and Computing: La Historia en
una nueva frontera/History in a new frontier
1998, 20-23 de julio. Toledo, (CD-ROM).
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MATILDE MORILLO NAVAS, MAR CAMARERO SANTAMARÍA Y VIRTUDES AZORÍN LÓPEZ
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Antes de abordar cualquier acción tendente a la creación de las bases de datos, se
mantuvieron varias reuniones con los responsables de cada uno de los departamentos
implicados para:
Informar sobre las ventajas que supone la gestión participativa y su traducción en
términos de eficacia.
Determinar el objetivo final del proyecto y el plazo de tiempo para la consecución
del fin.
Epecificar las actividades y acciones que hay que llevar a cabo en los diferentes
procesos.
Informar sobre la planificación previa para que la visión global del proceso, los
beneficios, y los diferentes pasos a seguir sean compartidos por los departamentos.
Dejar constancia de que todas y cada una de las personas implicadas van a partici-
par en la elaboración de las directrices a seguir y en la definición de objetivos que
deben ser cumplidos.
Establecer normas para la formación del personal en aquellos aspectos que sean
necesarios, así como para la dotación de herramientas imprescindibles en la ejecu-
ción del trabajo, con el fin de evitar el mayor número de errores o fallos que pue-
dan sobrevenir, ya que la prevención es el método más adecuado y correcto para
asegurar la calidad de los “productos” que se obtienen tanto en la fase intermedia,
como en el “pr oducto” final.
Acordar que hasta la consecución del objetivo final, todo el proyecto ha de ser en-
tendido como un proceso continuo, cuyas estrategias y planes deben actualizarse y
revisarse periódicamente.
Además de todo esto, se tuvo presente que como elementos clave para un buen fun-
cionamiento, era fundamental establecer un entorno adecuado para un compromiso con-
tinuo de todos los integrantes, creando una estructura que sustentase el proceso por la
que fluyese la comunicación y la información necesaria con el fin de integrarla en la
gestión diaria.
El siguiente paso fue la
Planificación del proceso
propiamente dicho. Para ello se
definió el proceso como una serie de etapas que añaden valor produciendo la salida
deseada a partir de una variedad de entradas. Para la realización de cualquier actividad
existe una red de procesos que necesitan ser controlados y mejorados.
En un primer momento se analizó la clasificación establecida a lo largo de la historia
del archivo, llevándose a cabo una
reclasificación de los fondos
necesaria para subsanar
desajustes temporales así como la falta de control del sistema, al mismo tiempo que se
determinaban los criterios a seguir. Esta labor se continuó con la realización del
inven-
tario
y asignación de número de registro. La siguiente etapa fue la del
análisis docu-
mental
, previo a la fase de
grabación
, -se había consensuado con anterioridad el nivel
de descripción que se iba a emplear, ya que con frecuencia la frontera entre la cataloga-
LOS SOPORTES FÍLMICOS, MAGNÉTICOS Y ÓPTICOS DESDE LA PERSPECTIVA.
..
177
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ción y el análisis está poco definida en cuanto al documento gráfico-. Al mismo tiempo
se decidió el sistema de digitalización, así como resoluciones, tamaño, preferencias,
detalles, generalidades.
.. La última fase de la planificación del proceso fue la determi-
nación del tipo de
sistema de gestión de bases de datos
a emplear, que en el caso que
nos concierne ha sido DB-TextWorks y Wknosys. Seguidamente se identificaron los
procesos fundamentales
para el éxito del proyecto, preparando a continuación
el pro-
ceso de planificación propiamente dicho,
esto
abocó a la evaluación de la situación de
partida en cuanto a recursos materiales y personales, identificándose las necesidades y
determinándose cuáles podrían ser los obstáculos con los que podríamos encontrarnos
así como las soluciones a adoptar.
Del mismo modo se establecieron los diferentes canales de comunicación que íbamos
a usar entre los distintos departamentos y entre todo el personal implicado para proceder
a la programación de la implantación del proceso, definiendo la estructura organizativa
para desarrollarlo a corto plazo, así como las metas y objetivos que nos proponíamos
marcando los plazos de tiempo en los que debían cumplirse.
Partiendo de la idea de que cada objetivo expresa una combinación de factores bási-
cos para la planificación, se llevó a cabo una reflexión sobre la finalidad del proyecto, el
usuario final y los recursos necesarios, definiendo la meta perseguida.
El objetivo final de la fototeca de arte -inventario y clasificación de los fondos- se
estableció muy a largo plazo, pues no hay que olvidar el gran volumen de ésta. Para la
colección de arqueología, específica de cultura ibérica, su finalidad estuvo sujeta a los
objetivos del proyecto de investigación así como al plazo de finalización del mismo.
En la determinación de las actividades o acciones a desarrollar para la consecución
de cada uno de los objetivos propuestos, fue fundamental la intervención de los repre-
sentantes de los distintos departamentos científicos al margen del de documentación, con
el fin de establecer las prioridades que debía de tener este último. Esto conllevó una
redistribución de los recursos tanto materiales como humanos, aprovechando en todo
momento el equipamiento del centro tanto a nivel de fuentes documentales de referencia,
como de material informático y ofimático.
El progreso del proyecto ha sido controlado de manera sistemática al menos una vez
al año, puesto que tanto la dirección del centro como el organismo financiador del pro-
yecto de arqueología solicitaron información acerca de la evolución de los resultados.
No obstante el servicio de documentación internamente realizó un seguimiento periódico
sobre la marcha del trabajo tendente a la consecución de los objetivos a corto y medio
plazo.
Jerárquicamente la institución tenía un responsable de documentación que era el en-
cargado de ir siguiendo el proceso de evaluación y de pasar información sobre el pro-
greso de los trabajos que se iban realizando, a los responsables de los distintos departa-
mentos. De modo paralelo se fue difundiendo información, tanto del proceso seguido
como de los resultados obtenidos, en diferentes foros científicos a través de comunica-
ciones en congresos nacionales e internacionales. De este modo, todo ha quedado reco-
gido por escrito, constituyéndose así la documentación de gestión del proyecto, que
siempre servirá de ayuda para hacer su control y seguimiento.
178
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En estos momentos nos queda pendiente la
Elaboración de un Manual de Proce-
dimiento
17
, cuya misión será la de reflejar por escrito de manera clara, todo lo estable-
cido en las fases anteriores.
CONCLUSIONES:
Podemos concluir diciendo que la gestión de proyectos por grupos interdisciplinares
aporta una serie de ventajas tanto para los departamentos como para los propios partici-
pantes porque incrementa la motivación personal (así como la participación y la creati-
vidad), mejorando el ambiente de trabajo, aumentando la productividad al ampliar cono-
cimientos sobre la materia, consiguiéndose de este modo una rentabilidad mayor de los
recursos, lo que reporta un aumento del beneficio (no sólo en términos económicos sino
también en un sentido cualitativo). Se entiende que los grupos
18
interdisciplinares son
grupos formales, interfuncionales, temporales, casi siempre a tiempo parcial y cuya
vigencia esta en función del logro de los objetivos del proyecto.
La participación del personal en estos grupos como dinámica habitual de trabajo
mejora el servicio prestado por el Departamento de Documentación, al ajustarse más el
producto a las necesidades y preferencias de los investigadores, al ser los métodos utili-
zados los establecidos por todos de común acuerdo, puesto que han sido considerados
como los más operativos.
Desde el punto de vista humano de los participantes en los equipos, supone un desa-
rrollo personal y profesional al potenciarse las relaciones interpersonales y reforzar los
sentimientos de grupo (identidad, afiliación, amistad, apoyo) e individuales (autoestima).
Este sistema permite que cada uno de los participantes utilice su capacidad y creati-
vidad en la labor desarrollada, incorporando una nueva filosofía de trabajo colectiva,
aprendiendo a gestionar, juzgar y modificar su propia obra además de realizarla, lo cual
facilita una visión global del Proyecto, que le conciencia acerca de los problemas técni-
cos, personales y ambientales con los que se encuentra diariamente.
17
Para la elaboración de un Manual de Procedimiento nos atendríamos a lo dispuesto para la elaboración de
un Manual de la Calidad, como recopilación estructurada de todas las normas, criterios, instrucciones y las
recomendaciones que aseguran que el “producto final” va a tener asegurada la calidad y se van a cumplir los
objetivos previamente establecidos.
Prontuario de gestión de la Calidad,
Madrid, Grupo INI, 1992, pp. 529 –
559.
18
Prontuario de gestión
... pp. 65- 91.
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