2019
2455
31082018
20032019
Rubens Vieira GUIMARÃES rubensvieirag@gmail.com
Universidade de Brasília, Brasil
Eliane Braga de OLIVEIRA elianebo@unb.br
Universidade de Brasília, Brasil
Resumo:
Objetivo: Apresenta os resultados de pesquisa de mestrado em Ciência da Informação e tem como objetivo geral sistematizar e articular, em suas perspectivas teóricas e metodológicas, as proposições de autores de diferentes abordagens sobre a avaliação de documentos no âmbito da Arquivística.
Método: Análise de Conteúdo Qualitativa, tendo, como base quatro textos de diferentes abordagens sobre avaliação de documentos: “A Avaliação dos Documentos Públicos Modernos” de Theodore Schellenberg; "Macro-appraisal and functional analysis: documenting governance rather than government" de Terry Cook; "Improving Our Disposition: Documentation Strategy" de Helen Samuels; e “A avaliação em Arquivística: reformulação teórico prática de uma operação metodológica” de Armando Malheiro Silva e Fernanda Ribeiro.
Resultado: verificou-se que todos os autores analisados consideram que é inviável a preservação da totalidade de documentos e que a avaliação é o meio adequado para gerenciar o grande volume de documentos produzidos e acumulados pelas organizações. Verificou-se ainda que as quatro abordagens convergem, no que diz respeito à preservação de uma parcela de documentos que seja significativa, de alguma forma, à memória social. No entanto, divergem quanto aos fatores que definem a significância desses documentos, quais sejam: o seu potencial para pesquisas futuras; o valor que a sociedade atribui aos documentos; a capacidade de documentar um tópico ou área; ou sua capacidade de rentabilizar a memória institucional.
Conclusões: As quatro abordagens dialogam entre si, direta ou indiretamente, por meio da negação, assimilação, replicação, reafirmação, adaptação e/ou ressignificação de ideias sobre os diferentes aspectos da avaliação de documentos.
Palavras-chave:Avaliação de documentos de arquivoAvaliação de documentos de arquivo,ArquivísticaArquivística,ArquivologiaArquivologia.
Abstract:
Objective: Presents the Master degree research results in Information Science and has as general objective to systematize and articulate, in their theoretical and methodological perspectives, the propositions of authors of different theoretical approaches about Archival Appraisal.
Methods: Qualitative Content Analysis, having as empirical basis four texts of different theoretical approaches on document evaluation: "The Appraisal of Modern Public Records" by Theodore Schellenberg; “Macro-appraisal and functional analysis: documenting governance rather than government” by Terry Cook; “Improving Our Disposition: Documentation Strategy” by Helen Samuels; and " A avaliação em Arquivística: reformulação teórico prática de uma operação metodológica" of Armando Malheiro Silva and Fernanda Ribeiro.
Results: it was verified that all the analyzed authors consider that it is impracticable to preserve all documents and that appraisal is the adequate means to manage the large volume of documents produced and accumulated by the organizations. It was also verified that the four approaches converge, with respect to the preservation of a portion of documents that is significant, in some way, to the social memory. However, they differ as to the factors that determine the significance of these documents, namely: their potential for future research; the value that the society attributes to them; the ability to document a topic or area; or their ability to monetize institutional memory.
Conclusions: It concludes that the four approaches interact directly or indirectly through denial, assimilation, reaffirmation, adaptation and / or re-signification of ideas about the different aspects of Archival appraisal.
Keywords: Archival appraisal, Archival Science.
Artigo
Avaliação de documentos de arquivo: uma análise de diferentes abordagens
Archival Appraisal: an analysis of different approaches
Rubens Vieira GUIMARÃES rubensvieirag@gmail.com
Eliane Braga de OLIVEIRA elianebo@unb.br
Recepção: 31 Agosto 2018
Aprovação: 20 Março 2019
Na primeira metade do século XX, diversos fatores deram origem a um aumento expressivo na produção de documentos por parte das instituições públicas e privadas. Dentre eles, pode ser citada a expansão da burocracia e dos serviços públicos, acarretado em parte pelo surgimento do Estado de Bem-Estar Social; a explosão de duas Guerras Mundiais; o desenvolvimento da capacidade tecnológica de produção e reprodução de documentos; e o aprimoramento dos sistemas democráticos, que tinham como novos princípios a transparência e a prestação de contas das atividades estatais perante a sociedade (CERMENO MARTORELL; RIVAS PALÁ, 2011; SCHELLENBERG, 2005).
Diante da impossibilidade técnica e financeira de manter e gerenciar o grande volume de documentos, os profissionais dos arquivos/administrações tiveram que elaborar meios para racionalizar a produção, o uso, e, principalmente, a eliminação de parte dos acervos ou sua manutenção permanente.
Dentre os métodos propostos para o tratamento dos acervos, a avaliação de documentos de arquivo foi desenvolvida especificamente com a finalidade de definir prazos de guarda e destinação final para os conjuntos documentais.
Atualmente, a avaliação de documentos é considerada um objeto de estudo e de trabalho eminentemente arquivístico, conforme afirmam diversos autores (COUTURE, 2005; COOK, 2004), apesar das críticas relacionadas à necessidade de pensá-la numa perspectiva interdisciplinar (COX, 2003).
Conforme ressalta Couture (2005, p. 84), a avaliação é uma das funções mais importantes da prática arquivística contemporânea, e as decisões dela resultantes afetam outras atividades como o recolhimento, o arranjo, a descrição, a acessibilidade e a preservação dos documentos.
A avaliação pode ser considerada Couture (2005):
o ato de julgar os valores primários e secundários de documentos e estabelecer o período no qual eles retêm este valor, em um contexto que respeite as relações essenciais entre uma dada instituição (ou pessoa) e os documentos que eles criaram no curso de suas atividades (COUTURE, 2005, p. 83, tradução nossa).
Nesse sentido, a avaliação tem dois polos distintos: a definição de prazos de guarda para os documentos nas idades corrente e intermediária, e a definição sobre a guarda permanente ou eliminação.
Um conceito central para a avaliação de documentos é o valor. Tal conceito é abordado inicialmente por Schellenberg, sendo uma de suas maiores contribuições à Arquivística. Sua teoria dividia o valor dos documentos em Schellenberg (2005):
valores primários, para a própria entidade onde se originam os documentos, e valores secundários, para outras entidades e utilizadores privados. Os documentos nascem do cumprimento dos objetivos para os quais um órgão foi criado - administrativos, fiscais, legais e executivos [...]. Mas os documentos oficiais são preservados em arquivos por apresentarem valores que persistirão por muito tempo ainda depois de cessado seu uso corrente e porque os seus valores serão de interesse para outros que não os utilizadores iniciais (SCHELLENBERG, 2005, p. 180).
Desse modo, os valores propostos por Schellenberg contribuíram para a discussão sobre um dos principais temas na avaliação de documentos: o que pode ser destruído e o que pode ser mantido, uma vez que os valores serviriam de baliza para decisão de se eliminar ou manter permanentemente os documentos institucionais ou pessoais.
Influenciados pela teoria do valor, diversos estudiosos como Hans Booms, Helen Samuels, Terry Eastwood, Carol Couture e Terry Cook propuseram diferentes formas de pensar a avaliação de documentos, cada qual com critérios e metodologias próprios (MAKHLOUF; CAVALCANTE, 2008).
Dentre as abordagens que tiveram ou não influência da teoria do valor, nota-se que muitas delas não parecem necessariamente ser antagônicas entre si, apresentando conceitos, métodos e critérios comuns ou derivados umas das outras.
No entanto, assim como a concepção de valor, os modelos ou abordagens de avaliação defendidos por diferentes autores também divergem entre si. Nesse sentido, Trace (2016) constata
a presença de teorias múltiplas que, possivelmente, competem entre si e que demonstram a ausência de uma teoria unificadora de avaliação, ou a falta de interesse, por parte da arquivologia enquanto profissão, pela teoria propriamente dita (TRACE, 2016, p. 91).
Nota-se, portanto, uma variedade de posicionamentos sobre o tema avaliação de documentos. Aparentemente diversas questões de variado grau de complexidade, não foram esclarecidas ou foram pouco discutidas, tais como: a natureza da avaliação na disciplina Arquivística (técnica, método ou função arquivística), os fatores que influenciam a decisão de preservar permanentemente ou eliminar os conjuntos documentais; a compatibilidade de proposições de diferentes autores, frente a uma determinada realidade.
Diante destas questões, o presente estudo analisa a relação entre as proposições de diferentes autores sobre a avaliação de documentos. Tem como objetivo geral sistematizar e articular, em suas perspectivas teóricas e metodológicas, as proposições de autores de diferentes abordagens sobre o tema.
Dentre os principais resultados da pesquisa, verificou-se que todos os autores analisados consideram que é inviável a preservação da totalidade de documentos e que a avaliação é o meio adequado para gerenciar o grande volume de documentos produzidos e acumulados pelas organizações. Verificou-se ainda que as quatro abordagens convergem, no que diz respeito à preservação de uma parcela de documentos que seja significativa, de alguma forma, à memória social. No entanto, divergem quanto aos fatores que definem a significância desses documentos, quais sejam: o seu potencial para pesquisas futuras (SCHELLENBERG, 2005), o valor que a sociedade atribui aos documentos (COOK, 2004), a capacidade de documentar um tópico ou área (SAMUELS, 1991-1992) ou sua capacidade de rentabilizar a memória institucional (SILVA e RIBEIRO, 2000).
Para atingir os objetivos do estudo foi utilizado o método da Análise de Conteúdo Qualitativa (ACQ), definida por Schreier (2012, p. 12, tradução nossa) como “um método para descrever o significado de material qualitativo de maneira sistemática”.
Conforme a autora Schreier (2012),
você faz isso atribuindo sucessivas partes do seu material às categorias do seu Quadro de Codificação. Este quadro está no coração da ACQ e cobre todos aqueles significados que se apresentam na descrição e interpretação do seu material (SCHREIER, 2012, p. 12, tradução nossa).
A Análise de Conteúdo Qualitativa tem como foco a elaboração sistemática de categorias para classificar trechos do material tratado, como forma de facilitar inferências e responder às questões de pesquisa.
Nesse sentido, o método teve a função de identificar e sistematizar as principais proposições em textos de autores de diferentes abordagens sobre avaliação de documentos, auxiliando também na verificação de possíveis relações de convergência e divergência entre as proposições uma vez que a aplicação da categorização facilitou a tarefa de compará-las.
Nesta pesquisa, a análise de conteúdo se subdividiu nas seguintes etapas, conforme Schreier (2012, p. 17):
A questão de pesquisa é: “Como se relacionam, em suas dimensões teóricas e metodológicas, as proposições de autores de diferentes abordagens sobre avaliação de documentos de arquivo?”
As concepções sobre avaliação de documentos foram analisadas por meio de textos representativos de cada abordagem. As abordagens selecionadas foram a Moderna, a Macroavaliação, a Estratégia de Documentação e a abordagem Informacional e Científica.
Ressalta-se aqui não ser a intenção da pesquisa realizar um estudo extensivo das obras que compõem as diferentes escolas de pensamento sobre avaliação de documentos de arquivo, mas sim descrever e sistematizar as ideias fundamentais dos textos e autores selecionados.
Quanto ao tipo de documento, foram selecionados apenas artigos de periódicos científicos;
Quanto aos autores, aqueles que reconhecidamente representassem as abordagens selecionadas;
Quanto ao conteúdo, foram selecionados artigos com foco na teoria, nos conceitos e nos métodos próprios a cada abordagem;
Nesse sentido, serão objeto de análise os documentos listados no quadro 1:
O quadro de codificação consiste numa estrutura de categorias e subcategorias que representem os temas ou significados comuns aos textos analisados. Desse modo, o quadro visa possibilitar que os trechos dos textos analisados possam ser classificados, segundo os significados contidos nas categorias.
As unidades de codificação se basearam num critério temático, ou seja, independentemente de serem compostas por uma palavra, frase ou parágrafo, o que definiu a unidade analisada foi o tópico a que se relacionavam.
A realização de um piloto para a utilização do quadro de codificação visa identificar lacunas em sua estrutura e, desse modo, fornecer um nível mínimo adequado de consistência e aplicabilidade das categorias, antes do início da codificação de todo o material.
Após os procedimentos de teste, o quadro de codificação deve ser avaliado, segundo critérios de confiabilidade e validade. A confiabilidade diz respeito à capacidade de o instrumento de pesquisa “produzir dados livres de erro” (SCHREIER, 2012, p. 166, tradução nossa) enquanto a validade relaciona-se à capacidade do instrumento de “capturar o que ele se propõe a capturar” (SCHREIER, 2012, p. 166, tradução nossa).
Portanto, a avaliação e a possível modificação do quadro têm o objetivo de adaptar as categorias ao material analisado e a responderem de maneira efetiva a questão de pesquisa.
Após a definição de uma versão parcial do quadro, parte-se para a codificação de todo o material.
A análise principal é a codificação do material em si. Durante a aplicação das categorias nos diferentes textos, a avaliação e a modificação devem continuar acontecendo. No entanto, diminuem à medida que as categorias se adequam ao conteúdo pesquisado.
Nesta etapa, serão verificados os significados dos conteúdos analisados, conforme a estrutura proposta, e será feita a análise das relações de divergência e convergência entre os trechos dos diferentes autores.
A avaliação de documentos, enquanto um dos possíveis objetos de investigação da Arquivística, possui um amplo campo de estudo. Cook (2005) defende que, apesar de já haver uma produção “rica” sobre a avaliação, o tema ainda está em uma fase exploratória de estudos e muito ainda está a ser discutido e pesquisado.
Assim sendo, uma das possíveis formas de agrupar ideias semelhantes sobre a avaliação de documentos é criar um sistema de categorias baseado na própria estrutura da disciplina Arquivística e, por conseguinte, nas atividades específicas que dizem respeito à avaliação.
Portanto, utilizamos a estrutura de Fredriksson (2003) para as categorias mais gerais. O autor defende que a Arquivística se divide em dois ramos principais: a Arquivística empírica, que busca explicar a realidade dos arquivos, ou seja, instituições arquivísticas, conjuntos documentais, aspectos relacionados à produção e guarda, profissão arquivística etc.; e a Arquivística normativa, que busca definir meios racionais para o tratamento dos documentos arquivísticos.
Fredriksson pondera que a Arquivística Normativa se subdivide em seis ramos principais, quais sejam, teoria arquivística (propriamente dita), criação de documentos, avaliação, arranjo e descrição, preservação e acesso aos documentos. Afirma ainda que existe uma “teoria arquivística geral para todo o campo da pesquisa normativa” (Fredriksson, 2003, p. 180, tradução nossa) e que existem teorias específicas para cada um dos seis ramos citados sendo que estas teorias servem “como base para a metodologia aplicável a cada ramo”. Desse modo, o autor defende que a avaliação de documentos possui teoria e metodologia próprios.
Cook (1998) corrobora esta posição, defendendo que a teoria arquivística se difere da teoria da avaliação. Enquanto a primeira trata da natureza dos documentos, a segunda se ocupa dos valores dos documentos e o motivo da decisão sobre a guarda ou eliminação dos documentos. O autor afirma ainda que a teoria arquivística não auxilia nas decisões sobre a destinação dos documentos.
No mesmo texto, Cook (1998, p. 30, tradução nossa) define que a “estratégia de avaliação, distinta da teoria de avalição já discutida, fornece um caminho ou lógica ou metodologia por onde as definições teóricas de valor precedentes possam ser implementadas na realidade de trabalho”.
Com base nessas ideias consideraremos como a primeira dimensão do quadro de codificação do tema “Avaliação de Documentos” as categorias “teoria” e “método”.
Consideraremos parte da categoria “teoria”, aqueles enunciados com um nível mais alto de abstração (Fredriksson, 2003), que no geral estabelecem princípios ou diretrizes para a avaliação de documentos, fazendo parte da essência da abordagem. Conforme Craig (2004, p. 84, tradução nossa), no geral, “uma teoria de avaliação exploraria as fontes que deveriam prover os valores que o arquivo e os arquivistas buscam reconhecer em suas avaliações”.
Em relação à categoria “metodologia”, aqui designada pelo termo “método”, serão considerados aqueles trechos que façam referência a procedimentos “em contraste à natureza especulativa e abstrata da teoria” (CRAIG, 2004, p. 86, tradução nossa). O método diz respeito a um conjunto de atividades que ligam uma teoria à prática (CRAIG, 2004).
A partir das categorias “Teoria” e “Métodos” foram criadas outras subcategorias que são apresentadas no organograma da figura 1 a seguir:
As categorias são explicitadas no quadro 2 a seguir:
Foram comparados os conteúdos classificados em cada categoria, ou seja, quais as diferenças e similaridades em relação às categorias Justificativa, Objetivos, Agentes responsáveis e Critérios defendidos por cada autor. As categorias Fundamentos teóricos, Definição e Etapas não foram comparadas por diferentes motivos, quais sejam:
Fundamentos teóricos – Os fundamentos teóricos de cada abordagem diferenciam-se substancialmente no que diz respeito à amplitude de suas proposições. Alguns dos textos analisados tratam de maneira superficial os seus fundamentos, outros são bastante específicos, o que impossibilita uma comparação objetiva desta categoria.
Definição – Nenhum dos autores traz uma definição formal de sua abordagem, portanto não seria possível uma comparação neste quesito. No entanto, a análise das outras categorias nos possibilita entender as diferenças substanciais.
Etapas – A comparação entre as etapas de cada abordagem necessitaria da análise de mais textos, uma vez que os textos analisados não especificam as etapas, a ponto de poderem ser confrontados.
Ressalta-se que apesar das concepções sobre avaliação serem comparadas sobretudo em relação ao conteúdo dos textos analisados, foram considerados e analisados fatores como o contexto histórico e social em que os textos foram produzidos.
A seguir, é apresentada a síntese dos aspectos observados em cada categoria.
A abordagem de Schellenberg (2005) se justifica pelo fenômeno da explosão documental, a impossibilidade de gerenciar tamanho volume de documentos e a inutilidade de se manter todos os documentos para os pesquisadores. Cook (2005) também justifica a Macroavaliação baseado no problema da grande quantidade de documentos acumulados pelo governo canadense. Samuels (1991-1992) propõe um “reexame da teoria e prática da avaliação” ante o “volume, duplicação, dispersão” dos documentos modernos, além de sua natureza transitória. Silva e Ribeiro (2000), na mesma linha, defendem que a memória institucional gigantesca demanda a avaliação.
Portanto, nota-se que o grande volume de documentos produzidos e acumulados pelas organizações, e a consequente impossibilidade de seu gerenciamento são motivadores comuns a todas as abordagens. No entanto, Cook (2004; 2005) e Samuels (1991-1992) argumentam que suas abordagens também se justificam por abrangerem documentos em suportes eletrônicos e principalmente bases de dados relacionais.
O objetivo da avaliação na concepção de Schellenberg (2005, p. 179) é reduzir a quantidade de documentos “[...] para que sejam úteis à pesquisa erudita”.
No caso da Macroavaliação, sua finalidade pode ser resumida a como selecionar, no âmbito das organizações, os documentos produzidos pelas funções consideradas mais relevantes para a sociedade.
Em relação à Estratégia de Documentação, seu objetivo é “reter informação adequada sobre uma área geográfica, tópico, processo ou evento específico que estejam dispersos na sociedade.” (PEARCE-MOSES, 2005, p. 131, tradução nossa).
Silva e Ribeiro (2000) estabelecem como objetivo de sua abordagem, auxiliar o acesso, conhecimento e eficácia da informação arquivística e, principalmente, agregar valor à memória institucional.
Nesse sentido, Schellenberg (2005) visa otimizar a informação que será acessada pelos pesquisadores, assim como o próprio tempo de recuperação. Cook (2004), em sentido geral, desconsidera o potencial de uso futuro, e muda o foco, para o registro dos valores sociais ou das atividades humanas por meio das funções exercidas pelas instituições avaliadas. Samuels (1991-1992) também se preocupa com a documentação da experiência humana, no entanto baseada em tópicos ou áreas geográficas, e não exclusivamente nas funções institucionais. Silva e Ribeiro destacam a preservação da memória institucional ou organizacional baseada não nos possíveis usos, nem nos valores da sociedade, mas em critérios baseados nos interesses da instituição produtora.
Portanto, nota-se que as quatro abordagens convergem, no que diz respeito à preservação de uma parcela de documentos que seja significativa, de alguma forma, à memória social. No entanto, divergem quanto aos fatores que definem a significância desses documentos, quais sejam: o seu potencial futuro de pesquisa (SCHELLENBERG, 2005), o valor para a sociedade (COOK, 2004), a capacidade de documentar um tópico ou área (SAMUELS, 1991-1992) ou sua capacidade de rentabilizar a memória institucional (SILVA e RIBEIRO, 2000).
Na visão de Schellenberg (2005), o arquivista é o principal responsável pela atribuição de valor secundário aos documentos, mas ele pode contar com o auxílio de especialistas, no caso de o acervo objeto da avaliação exigir conhecimentos que o arquivista não possui.
Cook (2004) também defende o arquivista como profissional responsável pela avaliação de documentos, pois ele é o agente legitimado pela lei para realizar tal função.
Para Samuels (1991-1992), a avaliação deve ser conduzida por uma equipe multidisciplinar e constituída por profissionais de diferentes instituições, uma vez que uma das proposições da Estratégia de Documentação é a ação cooperativa para documentar um fenômeno.
Silva e Ribeiro (2000), também concebem a avaliação como uma atividade que não é exclusiva do arquivista, pois requer conhecimentos de biblioteconomia e informática. Além disso, os autores defendem a participação de gestores e funcionários nas decisões sobre a destinação dos documentos.
Nessa categoria, os autores se dividem: Schellenberg e Cook acreditam na responsabilidade exclusiva ou principal do arquivista para a execução da avaliação, enquanto Samuels (1991-1992) e Silva e Ribeiro (2000) acreditam que o arquivista, juntamente com outros profissionais, deve se responsabilizar por esta função arquivística.
Com relação a esta categoria, os trechos analisados contêm critérios anunciados explicitamente ou fornecem elementos que possibilitam ao leitor inferir os critérios.
Ressalta-se ainda que a aplicação de critérios pré-definidos se constitui também em etapas ou atividades do processo de avaliação. No entanto, o aspecto analisado aqui é o conteúdo dos critérios propriamente dito.
Schellenberg (2005) enumera diversos critérios ou “testes”, para que o arquivista possa aferir se os documentos possuem o valor probatório ou informativo. Alguns critérios estabelecidos pelo autor são tão específicos que chegam ao nível de definir determinadas espécies documentais para guarda permanente, outros são mais gerais, como no caso da preservação de “alguns documentos” dos programas substantivos ou das atividades-fim dos órgãos.
Nota-se que o texto do norte-americano é uma espécie de manual da época e que muitos dos critérios que ele defende são respaldados pela sua prática e experiência profissional, e não em teorias ou princípios da Arquivística ou de outras disciplinas. No entanto, isso não desmerece sua contribuição, tendo em vista que Schellenberg foi um dos estudiosos precursores da avaliação de documentos e que sua obra a respeito deste tema continua a influenciar teorias e prática arquivísticas ao redor do mundo, ainda nos dias atuais.
Cook (2004) elabora teoria, metodologia e definições próprias para sua abordagem de avaliação de documentos. Afinal, uma das preocupações do autor é apresentar conceitos e métodos de avaliação de documentos mais defensáveis do que aqueles adotados por Schellenberg.
No texto analisado, os principais critérios propostos pelo autor não definem uma relação direta entre um conjunto documental específico e sua necessidade de guarda ou eliminação. Na verdade, os critérios estabelecem níveis de importância das funções que produzem os documentos, para que possam ser comparadas entre si e tenham seus documentos selecionados para eliminação ou guarda permanente.
O texto de Samuels (1991-1992) não define critérios de avaliação. No entanto, ela afirma que os critérios devem se basear nos objetivos da Estratégia de Documentação.
Silva e Ribeiro (2000) adotam três critérios, denominados por eles, parâmetros. São eles a pertinência, a densidade e a frequência de uso.
Os critérios são apenas resultados de concepções mais amplas dos autores, ainda que elas não estejam explícitas no texto.
As obras de todos os autores ressaltam, ao menos em parte, critérios orgânico-funcionais, ou seja, a guarda permanente ou eliminação é definida pela relevância da estrutura ou função que dá origem aos documentos.
A frequência de uso contemporâneo dos documentos é utilizada por Silva e Ribeiro (2000) como um dos critérios norteadores. Cook (2004) também utiliza esse critério, mas apenas em caráter complementar.
O critério de unicidade defendido por Schellenberg (2005), também é adotado por Silva e Ribeiro (2000) por meio do seu parâmetro “densidade”, que, em parte, diz respeito ao fato da informação ser única ou duplicada. Cook (2001; 2004) também utiliza o critério da unicidade, mas de maneira acessória, somente após a aplicação dos critérios funcionais.
Para fins de comparação, além dos conteúdos classificados nas categorias citadas, foram identificados aspectos comuns a todas as abordagens que emergiram da leitura dos quatro textos, principalmente daqueles trechos codificados como Fundamentos teóricos.
Tais aspectos foram denominados: Valor, Potencial de uso dos documentos, Natureza investigativa e analítica da avaliação de documentos, Subjetividade e Objetividade e cientificidade do processo de avaliação.
Apesar de não previsto inicialmente nos procedimentos metodológicos, esses aspectos, tendo em vista sua relevância, são abordados a seguir:
Phillip Brooks (1940) introduziu o conceito de valor no âmbito dos arquivos. A partir do conceito de valor, Schellenberg (2005, p. 180) articulou os conceitos de valor primário e valor secundário. O valor primário relaciona-se à utilidade ou importância dos documentos “para a própria entidade onde se originam os documentos”; o valor secundário relaciona-se à utilidade ou importância dos documentos “para outras entidades e utilizadores privados”.
Schellenberg subdivide o valor primário em valores administrativo (testemunham a política e os procedimentos adotados pelo organismo), fiscal (utilidade ou importância para comprovação de operações fiscais), legal (utilidade para comprovar direitos e/ou obrigações) ou executivo (utilidade ou importância para dar suporte a questões administrativas). O valor secundário se subdivide em valore probatório (utilidade ou importância para comprovar a “organização e funcionamento do órgão governamental”) e valor informativo (utilidade ou importância para fornecer informações sobre pessoas, coisas e fenômenos).
No texto analisado, no que se refere aos valores, Cook (2004) utiliza o termo diversas vezes, considerando ser sinônimo de “significância” ou “importância” dos documentos de arquivo. O autor não se dedica a analisar, de maneira mais profunda, o conceito de valor, mas parece concordar com a ideia de os documentos considerados permanentes possuírem uma importância ou utilidade diferenciada de outros conjuntos documentais, mesmo sem estabelecer subdivisões dos valores. O autor utiliza a expressão “valor arquivístico” para designar o atributo daqueles documentos que devem ser preservados permanentemente.
O valor arquivístico utilizado por Cook (2004) não pode ser equiparado ao valor secundário de Schellenberg (2005), pois enquanto aquele acredita que os valores dos documentos estão atrelados aos valores que a sociedade atribui às instituições e às funções que elas realizam, o norte-americano defende que possuem valor secundário quaisquer documentos que sejam importantes aos potenciais pesquisadores do acervo, dando ênfase à pesquisa administrativa, histórica, social, econômica e científica no geral.
Nesse aspecto, Cook (2004) adverte que devem existir certos critérios pré-articulados de valor, e que o valor informacional dos documentos deve ser considerado somente em último caso.
Samuels (1991-1992) utiliza o termo “valor” em algumas passagens do seu texto, principalmente para se referir ao valor da evidência (ou da informação que fornece evidência) sobre determinados fenômenos. Nesse sentido, infere-se que, assim como Cook (2004), ela também considera alguns conjuntos documentais mais significativos em relação a outros, utilizando como medida para definir a guarda ou eliminação dos documentos, o valor relativo dos conjuntos (importância de um documento em relação a outro).
No texto analisado, a autora não trata com maior detalhamento o que ela considera valor, no entanto ela é categórica ao afirmar que “um valor particular que deve ser reexaminado é a consideração de necessidades futuras de pesquisa” (SAMUELS, 1991-1992, p. 133). Nesse ponto, a autora defende, como uma das premissas do seu texto, que o potencial de pesquisa futura dos documentos não pode ser considerado um elemento que determine seu valor, divergindo abertamente sobre o valor informativo proposto por Schellenberg.
Silva e Ribeiro (2000, p. 102) também discordam da taxonomia de valores proposta por Schellenberg, afirmando que o “valor pressupõe juízo personalizado” e defendendo que os valores primário e secundário não se excluiriam, mas seriam cumulativos.
Além disso, os documentos poderiam possuir uma utilidade diferente daquela para a qual foi criado ainda em sua fase inicial, por exemplo: pesquisas de caráter científico baseadas em documentos que ainda estão na fase “genésica” ou “decisória”; ou os documentos que se encontram numa fase pós-genésica, pós-decisória ou estável poderiam possuir, ainda, alguma utilidade administrativa. Nesse sentido os autores não utilizam um termo equivalente ao “valor”, mas se referem, em alguns trechos, a informações elimináveis ou conserváveis.
Nota-se que as principais proposições que dizem respeito à atribuição de valor se encontram em dimensões teóricas das abordagens, demonstrando a relevância do conceito, ainda que ressignificado por alguns autores e rechaçado por outros.
Conforme explicitado no tópico anterior, o potencial de uso futuro dos documentos é uma questão bastante conectada à valoração da informação arquivística, principalmente na obra de Schellenberg (2005).
Para o autor norte-americano, a potencial necessidade de informações por parte dos usuários do arquivo pode ser considerada uma das bases para a decisão sobre a guarda permanente ou eliminação dos documentos.
Cook e Samuels se opõem categoricamente a essa proposta. Em uma das premissas da Macroavaliação, Cook (2004, p. 6, tradução nossa) afirma que “a última coisa que um arquivista deve fazer na avaliação é considerar o uso potencial dos pesquisadores” enquanto Samuels (1991-1992, p. 134, tradução nossa) declara que
em vez de se basear em suposições subjetivas sobre pesquisas potenciais, as decisões sobre avaliação devem ser guiadas por objetivos claros de documentação baseados em um entendimento amplo sobre o fenômeno ou instituição a ser documentada (SAMUELS, 1991-1992, p. 134, tradução nossa).
Silva e Ribeiro (2000) não tratam deste tema, apesar de utilizarem dados quantitativos sobre o uso dos documentos como parâmetros para a decisão sobre a destinação dos documentos. Entretanto, os autores utilizam, como critérios, os usos passados e presentes e não os possíveis usos futuros.
Um aspecto comum aos textos analisados é o reconhecimento que a avaliação é uma atividade que requer planejamento, pesquisa e análise por parte dos seus responsáveis. No entanto, estas atividades se encontram em diferentes níveis a depender da abordagem, ou seja, os autores propõem pesquisas e análises mais ou menos detalhadas, baseando-se em diferentes pressupostos.
Schellenberg (2005) defende uma análise total dos documentos da instituição, verificando as suas “origens e inter-relações”. O autor sugere a realização de pesquisa em outras fontes documentais (publicações, jornais, etc.) que tratem de assuntos comuns aos do acervo avaliado, para determinar o seu valor informativo. A análise proposta, por um lado, restringe-se aos documentos e às funções que dão origem a eles. Por outro, mostra-se vaga ao determinar a pesquisa em outras fontes, no caso dos documentos com valor informativo.
No caso da Macroavaliação, Cook (2004) propõe a análise da relação entre três fatores: “função, estrutura e cidadão”. Para isto, ele considera que a avaliação deve envolver a pesquisa detalhada sobre as funções institucionais, o contexto social em que a instituição se insere e sua relação com seu público alvo, além das estruturas organizacionais, sistemas de gestão de documentos, fluxos documentais, suportes informacionais. Nota-se, portanto, que a análise de Cook é mais ampla e complexa que a de Schellenberg e abrange a relação “Estado-cidadão”.
Samuels (1991-1992) também considera que a análise e planejamento são essenciais para a aplicação da Estratégia de Documentação, e utiliza a análise funcional (método utilizado originalmente na Macroavaliação) como uma das etapas para implantar uma estratégia de documentação. Portanto, considera-se que a pesquisa e análise realizada no âmbito da Estratégia de Documentação, como uma de suas etapas, é ainda mais complexa que aquela realizada na Macroavaliação, uma vez que exige a cooperação entre diferentes instituições e profissionais.
Silva e Ribeiro (2000), em alguns trechos do seu texto, enfatizam a importância da avaliação ser baseada em um método científico. Nesse sentido, os autores defendem que “a avaliação é indissociável da análise e precedida pela observação e eventualmente pela experimentação”. Fazem parte do modelo proposto pelos autores, o estudo orgânico funcional da instituição, o levantamento da produção documental e, por fim, a própria análise/avaliação dos documentos identificados.
Portanto, todos os autores buscam procedimentos racionais para a avaliação, que se constituem inicialmente no levantamento e verificação de dados sobre o contexto de produção dos documentos e sobre a própria documentação produzida, e, em seguida, nas análises e decisões sobe a destinação dos documentos. A amplitude e o viés destas pesquisas e análises variam de acordo com a abordagem de avaliação, no entanto o conhecimento sobre o contexto orgânico-funcional é elemento comum a todas elas.
A objetividade e/ou subjetividade no processo de avaliação é outro tema comum aos quatro textos.
Apesar de proporem modelos que racionalizem a atividade avaliativa e defenderem métodos objetivos e baseados em padrões científicos, Schellenberg (2005), Cook (2004) e Samuels (1991-1992) admitem que exista uma margem de ação subjetiva dos profissionais envolvidos na avaliação. Silva e Ribeiro, no entanto, enfatizam a busca pela objetividade do seu método, sem deixar claro nenhuma questão relacionada à subjetividade em seu modelo.
Ao longo da pesquisa, buscou-se compreender como se relacionam as proposições de autores representantes das principais abordagens sobre avaliação de documentos, provenientes de diferentes tradições arquivísticas.
A avaliação de documentos não possui uma classificação clara no âmbito da Arquivística, podendo ser considerada método, técnica, ou função arquivística. No entanto, existem autores que defendem que a avaliação seria um objeto de estudo da Arquivística e que possuiria teoria e metodologia próprias (FREDRIKSSON, 2003; COOK, 2004), posição que foi adotada ao longo da pesquisa.
Observou-se que a abordagem de Schellenberg, apesar de possuir mais de 60 anos e se mostrar “anacrônica”, conforme visão de Armando Malheiro (ROCKEMBACH, 2015), quando aplicada ao contexto contemporâneo, influencia fortemente as outras três abordagens analisadas. Uma de suas maiores contribuições foi reafirmar e sistematizar as características orgânico-funcionais dos documentos como elemento norteador para a tomada de decisão sobre sua destinação final. Tal critério é adotado pelas outras três abordagens analisadas, que a adaptaram e atribuíram a ela, maior ou menor relevância.
Mesmo o valor informativo defendido por Schellenberg, tão criticado pelos outros autores é, de alguma forma, utilizado por eles. Ou seja, ainda que os autores não acreditem na possibilidade de decidirem pela guarda permanente de determinados documentos com base no seu potencial de informar sobre coisas, pessoas e fenômenos, os subcritérios de forma e unicidade são utilizados em todas as abordagens.
A Estratégia de Documentação proposta por Helen Samuels se apropria de elementos de outras abordagens como, por exemplo, a análise funcional de Terry Cook. Também apresenta uma visão da avaliação realizada com base no conteúdo dos documentos, o que, de alguma forma, se alinha ao valor informativo de Schellenberg, apesar da autora negá-la explicitamente. Não obstante as aplicações práticas da Estratégia de Documentação terem sido interrompidas após alguns anos, a abordagem de Samuels deixa um legado relevante para a Arquivística. Dentre elas, destacam-se a perspectiva multidisciplinar enquanto forma de legitimação do processo de avaliação, bem como a capacidade de prever as relações interinstitucionais neste processo.
A Macroavaliação se mostra mais robusta teoricamente, se comparada às outras abordagens analisadas. Esta proposta insere-se explicitamente numa corrente de pensamento (pós-modernismo), além de ser concebida como um conjunto de teoria, estratégia, metodologia e critérios de avaliação muito bem detalhados ao longo da produção teórica de Terry Cook e outros autores canadenses. Outro indicador que leva a esta conclusão é o alto número de artigos sobre o tema em diferentes países, assim como a adoção desta metodologia, mesmo que adaptada, por governos de diferentes países.
A Macroavaliação utiliza-se de diversos elementos adaptados da abordagem de Schellenberg, como a ênfase da avaliação no contexto orgânico-funcional dos documentos. Em ambas as abordagens, existe uma relação entre o valor dos documentos, a estrutura produtora e o contexto funcional no qual eles são produzidos. No entanto, a abordagem de Cook “põe muito mais ênfase no cidadão ou, nestas aplicações centradas no negócio, consumidor ou cliente” (COOK, 2005, p. 144, tradução nossa).
Enquanto Schellenberg se preocupa em elencar critérios muito específicos para a atribuição de valor secundário aos documentos, chegando a citar espécies documentais que devem ser preservadas ou eliminadas independente do seu contexto de produção, Cook preocupa-se em elaborar uma metodologia mais geral que possa garantir a consistência nas decisões sobre preservação e/ou eliminação dos documentos.
A abordagem de Silva e Ribeiro também considera o contexto orgânico-funcional na decisão sobre a guarda permanente dos documentos. No entanto, ao contrário da Macroavaliação, ela se volta para o interior das organizações, onde os produtores dos documentos são os principais responsáveis por decidir o destino dos conjuntos documentais, tendo em vista critérios mais administrativos que patrimoniais ou históricos.
A frequência de uso contemporâneo, utilizada de maneira secundária na abordagem de Cook, ganha importância na visão dos autores portugueses, assim como a densidade da informação.
É consenso entre os autores que a avaliação é um trabalho analítico e baseado em pesquisa. O diferencial entre as propostas é a amplitude e a complexidade da pesquisa e de suas conclusões relacionadas ao destino dos documentos.
Cabe ressaltar que, no que se refere à sua dimensão teórica, a produção científica analisada na pesquisa não atinge um consenso sobre os objetivos da avaliação de documentos de modo que esses perpassem, ao menos, a maior parte das abordagens.
Desta forma, questionamentos relativos às bases para a tomada de decisão sobre a preservação permanente dos documentos de arquivo continuam sem resposta conclusiva. Seriam elas, atender o pesquisador em potencial? Prover evidência suficiente das instituições e suas relações com seus usuários? Documentar a sociedade? Constituir uma memória institucional?
Em relação aos questionamentos acima, nos parece que o caráter de evidência sobre o funcionamento das instituições é parte do registro das atividades da sociedade como um todo, e, portanto, parcela da memória institucional e social. No entanto, a avaliação com base no conteúdo dos documentos e seus potenciais usuários, proposta por Schellenberg, se encontra isolada das outras três abordagens analisadas, neste quesito.
Desse modo, nota-se que as quatro abordagens dialogam entre si, direta ou indiretamente, por meio da negação, assimilação, reafirmação, adaptação e/ou ressignificação de ideias sobre os diferentes aspectos da avaliação de documentos. Estudos futuros poderão aprofundar os aspectos relacionados ao processo de construção do conhecimento sobre a avaliação de documentos.
CONTRIBUIÇÃO DE AUTORIA : Concepção e elaboração do manuscrito: R. V. Guimarães Coleta de dados: R. V. Guimarães Análise de dados: R. V. Guimarães Discussão dos resultados: R. V. Guimarães, E. B. Oliveira Revisão e aprovação: R. V. Guimarães, E. B. Oliveira
CONJUNTO DE DADOS DE PESQUISA: Todo o conjunto de dados que dá suporte aos resultados deste estudo foi publicado no próprio artigo
LICENÇA DE USO: Os autores cedem à Encontros Bibli os direitos exclusivos de primeira publicação, com o trabalho simultaneamente licenciado sob a Licença Creative Commons Attribution (CC BY) 4.0 International. Estra licença permite que terceiros remixem, adaptem e criem a partir do trabalho publicado, atribuindo o devido crédito de autoria e publicação inicial neste periódico. Os autores têm autorização para assumir contratos adicionais separadamente, para distribuição não exclusiva da versão do trabalho publicada neste periódico (ex.: publicar em repositório institucional, em site pessoal, publicar uma tradução, ou como capítulo de livro), com reconhecimento de autoria e publicação inicial neste periódico.
PUBLISHER: Universidade Federal de Santa Catarina. Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação. Publicação no Portal de Periódicos UFSC. As ideias expressadas neste artigo são de responsabilidade de seus autores, não representando, necessariamente, a opinião dos editores ou da universidade.
EDITORES: Enrique Muriel-Torrado, Edgar Bisset Alvarez, Camila Barros.
