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1 INTRODUÇÃO

O controle de autoridade é um processo que se baseia na criação e manutenção de pontos de acesso autorizados, padronizados, utilizados para recuperar materiais bibliográficos em um catálogo, ou, no contexto dos repositórios institucionais e bibliotecas digitais, recuperar e acessar os itens nas bases de dados eletrônicas. É a ação de concentrar, em um único registro, todas as formas encontradas para referenciar uma determinada entidade, com remissivas para a variação do termo autorizado, se for o caso. (HERRERO PASCUAL, 1999; REITZ, 2010; CARVALHO SEGUNDO et al., 2013). Trata-se de um processo que visa à consistência dos pontos de acesso utilizados para representar as entidades em um catálogo. (BURGER, 1985; IFLA, 2009; ASSUMPÇÃO; SANTOS, 2013; ASSUMPÇÃO; SANTOS; ZAFALON, 2017).

Na visão de Svenonius (2000), o controle de vocabulário é uma premissa da organização da informação, pois a informação não é organizada se estiver dispersa. Para alcançar esse controle, recomenda-se a criação e o uso dos instrumentos de controle de vocabulário. Segundo Maculan (2014), esses instrumentos têm como principal função padronizar a entrada de dados nos sistemas de recuperação da informação (SRIs), permitindo a organização e trazendo maior eficácia e precisão quando da saída do sistema, fato que representa maior satisfação ao usuário final.

Destaca-se que padronizar, no contexto da organização da informação, significa padronizar a representação da informação, produzindo sistemas de significação que funcionem como sistemas de comunicação. Portanto, a padronização não é um fim a ser atingido, mas um meio de se alcançar a comunicação entre o sistema e os usuários. Essa padronização é possível caso haja um processo de catalogação consistente, objetivo e eficiente, com uso de um vocabulário controlado, ou de um catálogo de autoridades, compatível com a linguagem dos documentos e dos usuários.

Um tipo de sistema de organização do conhecimento comumente utilizado para o controle de autoridade é o catálogo de autoridades para nomes de pessoas, que controla as formas variantes, ou equivalentes, desses nomes. Os catálogos de autoridades apoiam os catalogadores e indexadores, garantindo o uso da forma autorizada do nome, em vez de formas variantes, reunindo todos os documentos produzidos por ou sobre uma pessoa. (HODGE, 2000). Portanto, os catálogos de autoridades funcionam como instrumento de controle de vocabulário, ou de autoridades, que auxiliam o catalogador na escolha da forma correta para representar o nome de uma pessoa.

No caso dos nomes de pessoas, entende-se mais apropriado o uso da expressão controle de autoridade, em vez de controle de vocabulário, devido às especificidades dessa categoria de termos, que não envolve o controle semântico propriamente dito, mas sim o controle de equivalências dos nomes. O controle de autoridade rígido dos nomes de pessoas em uma base de dados ou biblioteca digital, com indicação dos nomes variantes, ou equivalentes, e reconhecimento daqueles semelhantes, por exemplo, contribui para oferecer mais eficiência nos processos de representação e de recuperação de informações. Estes controles ajudam a evitar inconsistências dos pontos de acesso e possibilitam aos usuários resultados mais satisfatórios e precisos no processo de busca por informação.

Nesse contexto, este estudo é parte de uma dissertação de mestrado em Gestão e Organização do Conhecimento, que abordou a temática do controle de autoridade de nomes de pessoas e seu impacto na representação e recuperação de informações. Os resultados da presente pesquisa forneceram subsídios à fase de desenvolvimento empírico da pesquisa de mestrado, contribuindo como referência prática, normativa e estrutural para a criação de um modelo de controle de autoridade de nomes de pessoas, que foi proposto a partir da análise da Biblioteca Digital do Ministério Público Federal (BDMPF).

O principal objetivo deste artigo é avaliar os recursos funcionais de catálogos de autoridades quanto à representação e à recuperação de nomes de pessoas, bem como a existência ou não de padrão nas formas de descrição desses nomes. Para isso, foram selecionados catálogos de autoridades e bases de dados disponíveis na internet e já em uso por instituições, sobretudo instituições públicas federais com estrutura e atividades análogas ao Ministério Público Federal (MPF). Dessa forma, pretendeu-se identificar a disponibilidade ou não de registros de autoridades vinculados a cada nome, com cadastro dos nomes equivalentes (remissivas) e, ainda, se existe uma forma padronizada na descrição dos nomes de pessoas.

Além deste capítulo introdutório, que apresentou a temática de estudo e os objetivos gerais da pesquisa, este artigo também traz o referencial teórico, a metodologia adotada, a análise dos catálogos de autoridades de nomes de pessoas e seus resultados, bem como as considerações finais.

2 REFERENCIAL TEÓRICO

Clack (1990, p. 1, tradução nossa) afirma que o controle de autoridade é um processo técnico que fornece estrutura aos catálogos de bibliotecas, sendo que “a base de fundamentação desse processo é a singularidade, a padronização e os relacionamentos, ou vínculos”. O processo de controle de autoridade compreende a normalização dos nomes de pessoas, entidades, títulos ou assuntos uniformes, que podem ser o ponto de acesso principal ou secundário em um catálogo automatizado. Além disso, facilita a identificação e a recuperação de informações, evitando confusões entre nomes homônimos, sinônimos ou variantes. (HERRERO PASCUAL, 1999).

Marais (2004) explica que o controle de autoridade impõe o uso de sistemas limitados e padronizados para representar a informação, exigindo uniformidade e rejeitando a divergência e a diversidade. Sobre o controle de formas variantes, Campos (2003) e Mey e Silveira (2009) entendem que é necessário existir controle rígido sobre os pontos de acesso para evitar ambiguidade e subjetividade, já que as entradas são escolhidas e atribuídas pelos catalogadores durante a catalogação descritiva, um processo cognitivo.

A desambiguação torna os pontos de acesso únicos e inconfundíveis, impedindo que mais de um deles tenham informações idênticas, mesmo havendo semelhanças entre eles. No caso dos registros de autoridades de nomes de pessoas, quando há autores homônimos (nomes com grafias idênticas), esses podem ser diferenciados com informações complementares do tipo: datas, obras, cargos, entre outras.

O controle de autoridade é efetivo quando: a) um ponto de acesso autorizado representa uma única entidade; b) uma entidade é representada por um único ponto de acesso autorizado; e, c) os pontos de acesso não autorizados são definidos e auxiliam o usuário quanto ao uso do catálogo, possibilitando a associação entre os pontos de acesso autorizados e os não autorizados. (HERRERO PASCUAL, 1999; ASSUMPÇÃO; SANTOS, 2013; ASSUMPÇÃO; SANTOS; ZAFALON, 2017).

Os registros de autoridades estão entre os componentes que possibilitam alcançar o controle de autoridade. (CLACK, 1990; HERRERO PASCUAL, 1999; ASSUMPÇÃO; SANTOS, 2013). Para garantir a consistência do catálogo ou sistema, um registro de autoridade é criado para cada cabeçalho autorizado para um nome ou assunto. Isso ocorre quando um título é estabelecido pela primeira vez, autorizado como entrada principal, entrada adicional ou entrada de assunto. (CHAN, 2007).

Os registros de autoridades (authority records) são definidos pela InternationalStandard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families (ISAAR-CPF:2004) – Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias – como a “forma autorizada do nome combinada com outros elementos de informação que identificam e descrevem a entidade nomeada e pode remeter para outros registros de autoridade relacionados”. (CIA, 2004, p. 14).

Clack (1990) explica que para o alcance do controle de autoridade é necessário realizar um conjunto específico de operações em todos os nomes, títulos uniformes, séries ou assuntos antes que estejam prontos para entrar no catálogo como pontos de acesso controlados. A operação envolve pesquisa, criação de formas padronizadas de pontos de acesso e interligações(links) para as formas variantes, se for o caso. Como resultado, o termo ou nome se torna único, distinguível de outros que podem ser candidatos à inclusão no catálogo em data posterior. Esses procedimentos indicados pela autora se referem ao conceito de registro de autoridades.

No contexto dos repositórios institucionais e das bibliotecas digitais, o controle de autoridade manteve sua importância e é fundamental aos processos de catalogação e recuperação de documentos eletrônicos, pois é por meio dele que se organiza a informação e se mantém a padronização, viabilizando a comunicação entre o usuário e o sistema. “O controle de autoridade fornece consistência e integridade ao banco de dados e é um meio de alcançar a precisão da recuperação”. (HERRERO PASCUAL, 1999, p. 132, tradução nossa).

Destaca-se que a catalogação fornece ordem, lógica, objetividade, denotação precisa e consistência às representações. Além disso, cumpre afirmar que ela não existe sem pontos de acesso padronizados. O controle de autoridade é o mecanismo por meio do qual se alcança essa padronização necessária. Portanto, o mesmo nome, título ou assunto deve sempre ter a mesma denotação (em linguagem natural ou artificial) cada vez que ocorre em um registro de representação de documento, não importa quantas vezes isso ocorra. (GORMAN, 2004).

O produto da catalogação é o catálogo, que é a principal fonte de informação e comunicação entre o pesquisador e os documentos. Uma importante função dos catálogos é reunir itens de acordo com semelhanças e pontos de acesso em comum, facilitando a pesquisa dos usuários e recuperando tudo o que a biblioteca possui sobre determinado autor, obra ou assunto. (MEY; SILVEIRA, 2009; ASSUMPÇÃO; SANTOS, 2012; ESPÍNDOLA; PEREIRA, 2018).

A área de recuperação da informação vivenciou muitas mudanças e melhorias, mas provavelmente a mais significativa é que os SRIs agora proporcionam um alto grau de interação humano-computador e, após meio século de evolução, eles se tornaram altamente sofisticados. Assim, o principal desafio dessa área do conhecimento passou a ser o fornecimento de meios para que os usuários estejam habilitados a acessar e usar efetivamente as informações, interagindo com elas. (SARACEVIC, 1995).

Quando se tem um sistema informatizado, tal qual é o caso das bibliotecas, catálogos e repositórios digitais, muitos campos se tornam mais que pontos de acesso, podendo ser transformados em links que levam a outros documentos, relacionando-os e cumprindo a função de interligar os dados. Os campos “autor” e “assunto” são ideais para esta funcionalidade. Assim, o nome do autor de um documento pode, por exemplo, remeter a todos os outros documentos desse autor que estejam catalogados na base de dados. No entanto, para que essa funcionalidade seja implantada em um sistema, requer-se que o campo esteja não apenas normalizado e controlado, mas também que se faça uso de tecnologias que permitam interligar os recursos. (CARVALHO SEGUNDO et al., 2013).

O ambiente da web proporcionou avanço significativo quanto à independência dos usuários para realizar buscas de informações, mas que, ainda assim, não é suficiente para atender às demandas mais específicas se não houver um controle de vocabulário, ou de autoridades. Para grande parte das pesquisas que são feitas no ambiente virtual, o acesso à informação não depende de controle e normalização, pois é possível recorrer a motores de buscas para localizar sites de interesse, ou proceder com diversas tentativas e experimentos de busca, como por exemplo, por palavras-chave, palavras isoladas, truncamento de expressões e termos, entre outras. (CAMPOS, 2003).

Por isso, muitos usuários da internet percorrem recursos disponíveis e juntam informações relevantes, sem que suas buscas representem “mais do que um ‘browsing’ à imensidão informativa de que a web dispõe”. (CAMPOS, 2003, p. 8). Contudo, quando se trata de pesquisas mais específicas e refinadas, com necessidade de localizar informações precisas e exaustivas, atende-se melhor o usuário por meio de catálogos controlados, com estruturas que facilitam a busca e com o agrupamento de informações com conteúdo semelhantes.

O controle de autoridade, nesse caso, exerce um papel importante, pois viabiliza a precisão na recuperação de informações e assegura a localização de materiais relevantes, independente da forma utilizada na busca, já que possui remissivas que remetem à forma adotada pelo sistema de informação. Portanto, compete aos bibliotecários e às bibliotecas oferecer aos usuários uma opção de pesquisa mais confiável do que a que a web os fornece. (CAMPOS, 2003).

2.1 Controle de autoridade de nomes de pessoas

Os nomes de pessoas são um dos principais pontos de acesso, pois podem figurar como assunto, como citação de pessoas, ou, ainda, como autoria dos documentos. Em casos mais específicos, os nomes de pessoas também são usados para representar títulos, nomes de séries, eventos ou outros tipos de responsabilidade técnica. Em regra, nos registros de catalogação há descrição de nomes de pessoas, fato que justifica a necessidade de se criar catálogos de autoridades dessa categoria de termos para padronizar a representação e construir sistemas eficientes, com recuperação facilitada.

Chan (2007, p. 166) afirma que “o processo de criação de registros de autoridade de nomes e de manutenção do arquivo de autoridade de nomes é chamado de controle de autoridade de nomes”. Para a autora, esse controle possui três propósitos principais: a) certificar que todas as obras escritas por um autor específico ou relacionadas à mesma corporação sejam recuperáveis por meio do mesmo ponto de acesso, ou cabeçalho; b) assegurar que um determinado ponto de acesso leve a trabalhos de um autor em particular, ou corporação; e, c) economizar o tempo e o esforço de ter que estabelecer um cabeçalho toda vez que um trabalho do mesmo autor ou corporação for catalogado.

De acordo com a Norma ANSI/NISO Z39.19:2005 – Guidelines for the construction, format, and management of monolingual controlled vocabularies – os nomes próprios compreendem os nomes de pessoas, instituições, organizações, lugares e títulos. Caso existam muitas variantes para esses nomes, e elas não estejam controladas, os pesquisadores possivelmente encontrarão problemas para a recuperação, pois é usual a ocorrência de homônimos e homófonos entre os nomes próprios.

Essa norma ainda aponta três opções a serem avaliadas, conforme as necessidades locais, para os casos de instituições ou sistemas que trabalhem com listas de nomes próprios: a) controlar os nomes por meio de vocabulário controlado de assuntos (termos); b) controlar os nomes por meio de um arquivo de autoridade específico, separado do vocabulário controlado; e, c) deixar os nomes próprios sem controle. Obviamente, essa última opção, ao ser adotada por uma instituição, tende a gerar ruídos na comunicação usuário-sistema, uma vez que a linguagem natural dos usuários não pode ser utilizada para organizar a informação porque ela não distingue ou relaciona os sinônimos ou homônimos. Assim, os nomes com essas características ficam dispersos ou desorganizados na base de dados. Já a linguagem controlada faz esse tipo de controle entre os nomes, relacionando, distinguindo ou reunindo-os, por meio de normalização.

Constatou-se que, de um modo geral, as normas e a literatura da CI consultadas para elaboração do presente estudo indicam as regras de catalogação reconhecidas e usadas internacionalmente como forma de se alcançar o controle de autoridade para nomes de pessoas. Como exemplo, cita-se a Norma ANSI/NISO Z39.19:2005, que indica o Anglo-American Cataloguing Rules (AACR2) – Código de Catalogação Anglo-Americano – para a determinação da forma dos nomes próprios quando eles são incluídos em vocabulários controlados ou catálogos de autoridades.

No Brasil, em regra, utiliza-se o AACR2, que se baseia nos Princípios Internacionais de Catalogação da International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA), como referência normativa para a descrição dos documentos bibliográficos e arquivísticos, inclusive dos nomes de pessoas que constam como assuntos, autores, pessoas citadas ou produtores dos documentos. Esses princípios estabelecem que uma descrição deve representar o recurso tal como ele aparece no documento original descrito. Portanto, as formas controladas dos nomes de pessoas, entidades coletivas e famílias devem se basear na maneira como as entidades se autodenominam. (IFLA, 2016).

Ainda de acordo com os Princípios Internacionais de Catalogação da IFLA, a forma autorizada do nome de uma pessoa deve ser determinada seguindo um padrão: quando o nome de uma pessoa consistir em várias partes, a escolha da primeira palavra para o ponto de acesso autorizado deve considerar as convenções do país e do idioma associados a essa pessoa, conforme indicado em manifestações ou fontes de referência. (IFLA, c2018).

Sobre as formas autorizadas para nomes de pessoas, Maxwell (2004) e Ribeiro (2009) explicam que o AACR2 divide o processo de determinação do nome de pessoa autorizado, ou cabeçalho, em duas etapas: 1) seleção do nome de pessoa, e; 2) forma do nome de pessoa. Na primeira etapa é escolhido o nome autorizado: a regra geral do AACR2 indica que seja selecionado o nome mais conhecido para referenciar a pessoa, seja ele o nome verdadeiro ou um pseudônimo, título de nobreza, alcunha, iniciais do nome, apelido, ou qualquer outra forma. A segunda fase é a de determinação da forma do cabeçalho para o nome da pessoa: é importante que se estabeleça uma padronização para a forma do cabeçalho porque, uma vez tomada essa decisão, essa mesma forma será utilizada, na maioria dos casos, para descrever e reunir todo trabalho feito por ou sobre determinada pessoa. (MAXWELL, 2004).

Ribeiro (2009) reforça esse entendimento e ainda esclarece que, uma vez determinada a forma autorizada para o cabeçalho do nome de uma pessoa, essa forma deverá ser adotada sempre para epresenta-lo em qualquer situação: ponto de acesso principal, ponto de acesso secundário, obra, coleção, partes de coleção, edição original, novas edições, reimpressões ou idiomas. Maxwell (2004) enumera três questões principais que podem gerar problemas quanto à determinação da forma dos nomes de pessoas:

• quando os autores não utilizam o mesmo nome em todas as suas obras: pode ser porque alterna sobrenomes, utiliza pseudônimos, ou quando os nomes são alterados legalmente (casamentos, divórcios, decisões judiciais, entre outros);

• quando as pessoas possuem sobrenomes compostos, com prefixos, ou não possuem sobrenomes;

• pessoas que possuem nomes muito semelhantes, ou iguais (homônimos).

A determinação de qual será o nome que representará uma pessoa, bem como da forma do cabeçalho desse nome e as suas formas variantes, é normalizada pelo capítulo 22 do AACR2. O AACR2 ainda apresenta, em seu APÊNDICE F, as normas específicas para os cabeçalhos de nomes de Língua Portuguesa. (FEDERAÇÃO BRASILEIRA DE BIBLIOTECÁRIOS, 2004). As normas estabelecidas pelo capítulo 22 do AACR2 são bem detalhadas e precisam ser observadas para que o catálogo de autoridade tenha consistência. Cada nome de pessoa possui características específicas, seja pela origem da língua, seja pela composição, ou pela grafia. O AACR2 tenta cobrir todo tipo de especificidade possível para que nenhum nome seja escolhido ou tenha sua forma estabelecida subjetiva, arbitrária ou aleatoriamente.

3 METODOLOGIA

Trata-se de estudo com abordagem qualitativa – que analisa informações subjetivas e não numéricas – e método descritivo-exploratório, pois busca informações em bases de dados e catálogos de autoridades e as descreve de forma analítica. É, também, uma pesquisa empírica, pois conta com experimentos práticos realizados em bases de dados e catálogos de autoridades. A execução do estudo foi subdividida em duas fases procedimentais.

A primeira fase constou de uma pesquisa em nove bases de dados e catálogos de autoridades pré-selecionados. O objetivo foi diagnosticar as condições e os recursos técnicos e estruturais de bases de dados já em uso por outras instituições, sobretudo instituições públicas federais com estrutura e atividades análogas ao Ministério Público Federal (MPF). Esse recorte foi estabelecido por se tratar de uma pesquisa que visava a fornecer subsídios ao projeto de mestrado que teve esse Órgão como referência prática de estudo. Portanto, nessa primeira fase, buscou-se dados comparativos mais genéricos, por meios dos quais se verificou a estrutura global das bases de dados, se elas permitiam o acesso aos registros de autoridades individuais de nomes de pessoas, além de verificar os recursos disponíveis para as buscas de nomes de pessoas e se os resultados iniciais das pesquisas realizadas eram consistentes e precisos. A lista das bases de dados analisadas nessa fase do estudo e os critérios de seleção da amostra serão apresentados na seção 4, que também apresenta as análises e os resultados alcançados.

Já a segunda fase foi baseada em uma avaliação comparativa mais detalhada em relação aos recursos de recuperação de informações e à forma de descrição de nomes de pessoas em três catálogos de autoridades, selecionados a partir da primeira fase. Essa fase teve como objetivo observar se na prática os catálogos de autoridades selecionados para análise seguem as recomendações do AACR2 e da IFLA – adotados como referências normativas nesta pesquisa – quanto à estrutura dos registros de autoridade e à descrição dos nomes de pessoas. Além disto, avaliaram-se as funcionalidades de busca e recuperação dos nomes de pessoas, de forma comparativa. A estratégia de busca adotada para realizar essa segunda fase do estudo foi a de pesquisas simultâneas nos três catálogos analisados: ao pesquisar um nome no primeiro catálogo, esse mesmo nome era de imediato pesquisado no segundo e no terceiro catálogos selecionados, de forma a ser possível comparar e analisar os dados. Os critérios de seleção da amostra de dados selecionada para essa fase serão apresentados na seção 4, juntamente com os resultados.

Utilizou-se das técnicas de pesquisa denominadas observação espontânea e observação sistemática para coletar e analisar as informações nessas duas fases procedimentais. A observação espontânea é aquela em que o pesquisador permanece alheio à situação que pretende estudar, observando os fatos que ocorrem, explorando o ambiente e se aproximando do fenômeno pesquisado. (GIL, 2010). Nesse sentido, adotou-se a referida técnica na primeira fase da pesquisa, quando o objetivo era explorar as bases de dados e os catálogos de autoridades pré-selecionados, visando a onhece-los de forma mais global, entendendo como eles estavam estruturados, quais os recursos de pesquisa disponíveis e como ocorrem os processos de representação e recuperação de informações.

Na segunda fase da pesquisa, utilizou-se a técnica de observação sistemática, que é aquela adequada quando já se sabe quais os aspectos da situação estudada são significativos para alcançar a meta estabelecida. Assim, a observação é acompanhada de forma planejada, orientada para a coleta, análise e interpretação de dados. (GIL, 2010). A observação sistemática foi realizada por meio de instrumentos de coleta de dados denominados roteiros de observação, os quais permitiram estabelecer previamente os dados que seriam importantes de serem pesquisados e descritos em cada uma das bases de dados, de forma a compará-los qualitativamente, conforme os objetivos definidos para a segunda fase procedimental. A partir daí, passou-se à coleta e transcrição dos dados para análise e interpretação, resultando no quadro 2 deste estudo, disponível na seção 4.

Os resultados da pesquisa foram apresentados em quadros para facilitar a visualização e o entendimento. Marconi e Lakatos (2003) afirmam que os quadros são instrumentos que facilitam a compreensão e a interpretação rápida dos dados, tendo como importante propósito ajudar o investigador a visualizar diferenças, semelhanças e relações.

Por se tratar de um estudo cujo objetivo era avaliar os recursos funcionais e o padrão de descrição dos nomes de pessoas em catálogos de autoridades, o critério de escolha das bases de dados não levou em consideração um período temporal e nem idiomas específicos, já que os catálogos de autoridade, de um modo geral, cobrem nomes de pessoas independentemente do idioma de origem. A pesquisa nos catálogos de autoridades foi realizada entre os meses de maio e setembro do ano 2019. A maior parte dos nomes de pessoas pesquisados neste estudo foi de origem da língua portuguesa, apesar de haver exemplos também de nomes da língua italiana, por serem usuais no Brasil.

4 ANÁLISES E RESULTADOS

Esta seção apresenta as análises e os resultados das duas fases de pesquisa realizadas com vistas à avaliação de bases de dados e catálogos de autoridades. Na primeira fase do estudo foi observado nas bases e catálogos avaliados: a) quais destes produtos poderiam contribuir como referência prática, normativa e estrutural para a proposta de ações de melhoria da BDMPF; b) a estrutura geral, a facilidade de uso e se havia disponibilização de algum instrumento de controle de autoridades em apoio às buscas; c) se eles permitiam o acesso às fichas individuais de registro de autoridades de nomes das pessoas.

Selecionaram-se nove bases de dados para a pesquisa nesta fase, sendo elas: 1) Catálogo de Autorias Padronizadas (AUTR) do Senado Federal, vinculado ao Vocabulário Controlado Básico (VCB); 2) Catálogo de Autoridade de Nomes, da Biblioteca Nacional (BN); 3) Virtual International Authority File (VIAF), ou Arquivo de Autoridade Internacional Virtual; 4) Catálogo on-line da Biblioteca do Tribunal de Contas da União (TCU); 5) Biblioteca Digital Jurídica (BDJur), do Superior Tribunal de Justiça (STJ); 6) Biblioteca Digital da Câmara dos Deputados; 7) Biblioteca Digital do TCU; 8) Assinaturas eletrônicas dos membros do MPF em documentos institucionais; e, 9) Assinaturas eletrônicas de autoridades judiciais brasileiras – disponíveis em processos eletrônicos judiciais.

A seleção desta amostra não ocorreu de forma aleatória e se justifica porque: os dois primeiros catálogos de autoridades são de uso recorrente no MPF em apoio à descrição de materiais bibliográficos das bibliotecas – este órgão é referência prática do estudo desenvolvido na dissertação do mestrado a que este estudo integra. A terceira base de dados reúne a descrição de nomes de pessoas em âmbito internacional e é alimentada, sobretudo, por agências nacionais de controle bibliográfico, sendo possível comparar, inclusive, as formas dos pontos de acesso em vários idiomas e países.

O catálogo de número quatro foi selecionado com vistas a verificar se ele estava integrado ao VCB e ao AUTR ou se era independente e permitia o acesso aos registros de autoridades de cada nome. As bases de dados de números cinco a sete foram construídas no software Dspace (o mesmo utilizado na BDMPF) e são de instituições cujas estruturas e atividades são análogas ao MPF.

As bases de dados de números oito e nove, por sua vez, foram selecionadas com vistas a verificar se os membros e magistrados padronizam as suas próprias assinaturas nos documentos que produzem institucionalmente, já que essas assinaturas são fontes de informação primária para a descrição dos nomes dos autores quando estes documentos são incluídos em bibliotecas ou repositórios digitais institucionais. O Quadro 1 apresenta a compilação dos resultados obtidos na análise global dessas nove bases de dados.

Os resultados dessa primeira fase do estudo indicaram que as três primeiras bases de dados da lista supracitada são mais completas, padronizadas e estruturadas, fornecendo maiores condições técnicas de avaliação comparativa. Nas demais bases de dados não foi possível acessar os registros de autoridade de nomes de pessoas e nem perceber eficiência quanto ao controle rígido das autoridades descritas, pois os resultados das buscas não se mostraram eficientes e padronizados. Observou-se, também, que não é possível visualizar nas bases de dados de números quatro a nove se há registros de autoridade vinculados à descrição dos nomes de pessoas ou se existem formas variantes cadastradas. Ao que indicam os testes realizados nessas bases de dados, não há registro de autoridades e nem formas equivalentes para nomes de pessoas nas bases de números cinco a nove.

Destaca-se que foi possível concluir, com esta primeira fase da pesquisa, que os catálogos de autoridades completos e estruturados têm sido utilizados em apoio à pesquisa de acervos bibliográficos das instituições, e são desenvolvidos em softwares tradicionais de gestão de bibliotecas. No entanto, quando se trata de bibliotecas digitais construídas no software Dspace – como é o caso das bases de dados de números cinco a sete, analisadas nessa primeira fase do estudo e da BDMPF – há problemas significativos quanto ao controle de autoridade e à padronização nas formas de descrição dos nomes. Nessas quatro bibliotecas digitais desenvolvidas no Dspace, não é possível recuperar documentos por meio da busca por formas equivalentes dos nomes, além de existir significativas inconsistências nas descrições dos nomes, com multiplicação de autoridades e dispersão dos documentos. Esse fato leva à inferência de que o software Dspace é limitado e carece de adaptação, de desenvolvimento, por parte das equipes de tecnologia da informação para que seja possível integrá-lo a catálogos estruturados de autoridades, com possibilidade de registro de formas variantes dos nomes, por exemplo. A integração é um requisito técnico importante para que se consiga alcançar eficiência na representação e na recuperação das informações.

Finalizada a primeira fase procedimental, passou-se à segunda fase, que se baseou em pesquisas mais detalhadas e comparativas nos três catálogos de autoridades selecionados a partir dos resultados obtidos na primeira fase: Catálogo de Autorias Padronizadas do Senado Federal (AUTR); Catálogo de Autoridade de Nomes da Biblioteca Nacional (BN); e, Virtual International Authority File (VIAF). Os dois primeiros catálogos de autoridades, AUTR e BN, são bem estruturados: possuem categoria específica para nomes de pessoas e permitem a consulta aos registros de autoridade na íntegra, para cada nome pesquisado. O terceiro catálogo selecionado, VIAF, foi escolhido com vistas a constatar se a base de dados apresenta inconsistências nos resultados quando a pesquisa é realizada considerando todos os idiomas e países, já que se trata de uma base internacional e que o catálogo da BN também a integra.

O objetivo específico desta segunda fase foi verificar a estrutura e a funcionalidade prática do controle de nomes de pessoas nos três catálogos, se eles recuperam nomes equivalentes, se reconhecem os termos de pesquisa independente se estão com acentos gráficos ou com demais sinais diacríticos, caracteres maiúsculos e minúsculos, entre outros. Estas pesquisas tiveram como meta observar, também, a forma dos cabeçalhos dos nomes autorizados: se há consistência na normalização dos nomes de pessoas e se há padrão de descrição e recuperação entre os catálogos. A seleção dos nomes e sobrenomes utilizados como estratégia de pesquisa nessa segunda fase teve como critério as características específicas dos nomes escolhidos, conforme justificadas no Quadro 2, que apresenta a compilação dos resultados desta fase.

As pesquisas nos catálogos de autoridades AUTR, BN e VIAF não apresentaram inconsistências significativas relacionadas ao controle dos nomes de pessoas, tal como ocorre na BDMPF e nas demais bibliotecas digitais desenvolvidas no software Dspace e analisadas na primeira fase deste estudo. Nos catálogos AUTR, BN e VIAF, mesmo quando os termos usados como estratégias de buscas figuram somente como formas variantes, há recuperação. Os erros de grafia nos termos de busca não possibilitam a recuperação dos nomes em nenhum desses três catálogos: AUTR, BN e VIAF. Por isso, é exigido dos consulentes o conhecimento prévio da grafia correta de pelo menos uma parte do nome da pessoa. Se o usuário não tiver a certeza sobre a grafia, é importante que ele apague a parte que tem dúvida e faça a pesquisa utilizando a parte que conhece. No entanto, se a parte da grafia que ele conhece for usual no catálogo, a revocação é alta e a precisão, baixa. O problema do desconhecimento da grafia correta do nome é de difícil controle, pois se trata de uma questão subjetiva, sendo inviável que o sistema faça a previsão de todas as formas alternativas para um nome, prevendo, inclusive, os erros de grafia.

Os resultados das buscas nesses três catálogos de autoridades indicaram que é possível recuperar autoridades utilizando-se de todos os termos registrados como equivalentes. Assim, é possível cadastrar formas variantes para os nomes, inclusive formas com grafia não oficial do nome, aumentando as chances de revocação nas buscas futuras. Para isso, é necessário registrar como nomes equivalentes as grafias semelhantes e que são mais prováveis de ocorrer, como, por exemplo, nomes homófonos, cujas grafias são comuns com as letras “z” e “s” na língua portuguesa, mas o som é idêntico: Luís, Luiz, Luísa e Luíza ou, Isabela, Izabela, Isabel e Izabel, entre vários outros casos comuns no Brasil. Embora haja essa possibilidade, nenhum dos catálogos observados registra termos com grafias semelhantes (homófonos) como forma variante do nome. As variações nos três catálogos se referem, basicamente, às formas abreviadas, suprimidas e/ou pseudônimas dos nomes autorizados que são as mais usuais e conhecidas.

Verificou-se que o uso ou não de acentos gráficos e demais sinais diacríticos (cedilha, trema, til, etc.) nos termos de busca não interferem na recuperação de nomes de pessoas nestas bases de dados. Em geral, a recuperação é idêntica para as buscas realizadas com e sem esses caracteres especiais. Já em relação ao uso de hifens, houve diferenças nos resultados do catálogo AUTR, que não reconheceu e não recuperou os nomes quando as buscas foram realizadas com hifens, apesar de haver termos autorizados registrados com esses sinais no catálogo. Apesar de Aitchison e Gilchrist (1979) terem afirmado que os sinais de pontuação ou diacríticos devam ser usados o mínimo possível, justificando essa recomendação devido a possíveis problemas técnicos, principalmente em sistemas automatizados, observa-se que os sistemas atuais já possuem evolução tecnológica que viabilizam o uso destes caracteres especiais de forma mais segura e eficiente, com menos riscos de falhas técnicas causadas pela inclusão deles. As normas do AACR2, inclusive, recomendam o uso de acentuação para descrever os nomes de pessoas.

Observou-se que, quando se trata do registro de santos oficiais reconhecidos pela ordem religiosa, as três bases possuem nomes de santos cadastrados conforme as regras do AACR2. A forma recomendada pelo código de catalogação, nesses casos, é: Prenome, (vírgula) Sobrenomes, (vírgula) Santo, (vírgula) datas de nascimento-morte (separadas por hífen). Esta forma de entrada não é válida para descrever os nomes de pessoas que são iguais aos nomes de santos, mas as pessoas não são os santos reconhecidos pela igreja. Dessa forma, se uma pessoa, que não é um Santo religioso oficialmente reconhecido, se chama “José Francisco de Assis”, a forma autorizada do seu nome nos catálogos brasileiros, por recomendação do AACR2, é: “Assis, José Francisco de, data de nascimento-morte”. No entanto, quando se trata de descrever a entidade Santo Francisco de Assis, reconhecida pela Igreja Católica, a forma recomendada oficialmente é: “Francisco, de Assis, Santo, 1182-1226”. Os três catálogos distinguem estas descrições conforme recomendado pelo AACR2.

Não foi possível confirmar se a alteração de um nome de pessoa no registro de autoridade atualiza todas as descrições que tenham se utilizado deste registro, ou seja, se há essa vinculação entre os registros de autoridade e as representações, com atualização automática das descrições. Essa limitação ocorreu porque a alteração de registros de autoridade é restrita aos gestores das bases de dados. Aos usuários externos é permitida apenas a consulta a esses registros, e não a alteração dos dados. No entanto, considera-se que esse requisito técnico é de importância ímpar para os catálogos de autoridades, uma vez que a linguagem controlada deve ser atualizada ao longo do tempo, inclusive os nomes de pessoas podem sofrer alterações, sendo pertinente que o sistema atualize os dados de forma automática e vinculada. Dessa forma, não haverá necessidade de identificação e alteração manual de cada representação que fez uso da forma desatualizada, com riscos de elevar as inconsistências e multiplicar as formas de descrição.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Este estudo teve como objetivo avaliar a estrutura e a funcionalidade de instrumentos de controle de autoridade que já estão disponíveis e em uso, comparando-os. Destaca-se que não foi objetivo desta pesquisa estabelecer critérios e metodologias para a criação de catálogos de autoridades de nomes de pessoas. Contudo, ao compilar os resultados das buscas e análises realizadas nos catálogos de autoridades, entende-se que o estudo contribui para os profissionais bibliotecários ou da tecnologia da informação que tenham como objetivo desenvolver ou aperfeiçoar esse tipo de instrumento de controle de autoridade em ambientes institucionais, por meio de projetos relacionados à construção de bases de registros bibliográficos ou documentais, uma vez que apresenta exemplos de recursos já disponíveis no mercado e suas funcionalidades práticas.

No caso de necessidade de criação de bases de dados muito específicas e de uso local, como os repositórios institucionais, em que se pretende descrever documentos produzidos internamente, a solução para se adotar o controle de autoridade geralmente não depende do uso de bases prontas, tais como a VIAF, o AUTR ou a BN. Tal situação ocorre porque os assuntos, as entidades, os autores e os cabeçalhos a serem controlados são de uso muito restrito. Nesses casos, é necessário que a instituição construa a sua própria base de dados, pois não existirá uma lista de termos controlados pronta para atender à demanda. Para isso, recomenda-se que os catálogos já existentes no mercado sejam utilizados como referência estrutural e funcional, fato que reforça a contribuição da presente pesquisa em apoio aos profissionais que desejam criar catálogos institucionais.

A presente pesquisa contribui, ainda, para aqueles usuários que utilizam os catálogos de autoridades analisados neste estudo como fonte de informação, pois apresenta recursos técnicos de busca e recuperação, possibilitando o uso mais eficiente e adequado desses produtos. No caso de uso desses instrumentos de controle de autoridade por bibliotecários e demais profissionais da informação em apoio à representação de nomes de pessoas, quando surgem dúvidas sobre a padronização de um nome a ser controlado, que pode ser um nome com características incomuns, por exemplo, a recomendação é que sejam feitas alusões normativas em relação aos catálogos e regras já disponíveis. Assim, mesmo que o catálogo de autoridade consultado como fonte não contemple o nome específico a ser controlado, a busca por nomes semelhantes provavelmente retornará exemplos que poderão ser utilizados como base metodológica para determinar a forma autorizada de um nome em um catálogo local.

Quanto ao catálogo internacional VIAF, pode-se afirmar que sua criação representa um avanço para a área de controle de autoridades, pois reúne, de forma clara, objetiva, atualizada e sistemática, os registros e padrões já estabelecidos por instituições que são referência mundial nessa temática, em vários idiomas e culturas. Dessa forma, entende-se que o uso do catálogo pode auxiliar o processo de padronização de cabeçalhos de nomes em unidades de informação que precisam descrever itens de origem estrangeira, por exemplo, e que não estejam contemplados nos demais catálogos de autoridades nacionais.

Material suplementar

REFERÊNCIAS

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Informação adicional

CONTRIBUIÇÃO DE AUTORIA: Concepção e elaboração do manuscrito: K. M. L. Rosado Coleta de dados: K. M. L. Rosado Análise de dados: K. M. L. Rosado Discussão dos resultados: K. M. L. Rosado; C. C. Dias Revisão e aprovação: C. C. Dias

CONJUNTO DE DADOS DE PESQUISA: Todo o conjunto de dados que dá suporte aos resultados deste estudo foi publicado no próprio artigo.

LICENÇA DE USO: Os autores cedem à Encontros Bibli os direitos exclusivos de primeira publicação, com o trabalho simultaneamente licenciado sob a Licença Creative Commons Attribution (CC BY) 4.0 International. Estra licença permite que terceiros remixem, adaptem e criem a partir do trabalho publicado, atribuindo o devido crédito de autoria e publicação inicial neste periódico. Os autores têm autorização para assumir contratos adicionais separadamente, para distribuição não exclusiva da versão do trabalho publicada neste periódico (ex.: publicar em repositório institucional, em site pessoal, publicar uma tradução, ou como capítulo de livro), com reconhecimento de autoria e publicação inicial neste periódico

PUBLISHER: Universidade Federal de Santa Catarina. Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação. Publicação no Portal de Periódicos UFSC. As ideias expressadas neste artigo são de responsabilidade de seus autores, não representando, necessariamente, a opinião dos editores ou da universidade.

EDITORES: Enrique Muriel-Torrado, Edgar Bisset Alvarez, Camila Barros.

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