Memória e gestão estratégica da informação em bibliotecas acadêmicas: mapeamento da produção científica

Memory and Information Management in Academic Libraries: Scientific Production

Memoria y gestión estratégica de la información en bibliotecas académicas: mapa de la producción científica

Para que organizações como bibliotecas acadêmicas consigam gerir estrategicamente a informação que geram ou adquirem, antes de tudo, precisam tratá-la diferentemente de outros bens que possuem, pois sua utilidade estratégica aumenta na mesma proporção em que for acessada. Desse modo, os investimentos em informação devem ser eficazes, pois é preciso que os usuários potenciais saibam onde encontrá-la, como acessá-la e como utilizá-la.

Além disso, as bibliotecas acadêmicas não devem considerar apenas as informações recentes, pois a inovação também pode se dar por meio do uso de informações geradas no passado. A memória das organizações tem sido tratada sob diferentes enfoques em variadas áreas do conhecimento (Molina & Valentim, 2011). Em todas as abordagens, porém, a memória das organizações acaba convergindo para alguma forma de repositório de conhecimentos tácitos convertidos em explícitos, com o objetivo de disponibilizá-los para aprendizagem e auxílio em processos decisórios (Barbosa, 2013).

Gestão estratégica da informação envolve, portanto, preservar a informação sem torná-la obsoleta. Nesse sentido, a documentação relacionada à memória das instituições representa uma referência à identidade da organização, ao mesmo tempo em que uma fonte de sentidos permanente. Sendo assim, estudar o tratamento que se tem dado aos documentos de memória pode evidenciar meios para melhoria da qualidade e eficiência em produtos e processos de inovação das organizações.

No Brasil, a biblioteca acadêmica é a unidade organizacional responsável pelo armazenamento e disponibilização do conteúdo intelectual da universidade. Além disso, um dos seus objetivos institucionais e educar o usuário para o acesso e uso da informação (Lück, 2000). Nesse sentido, o interesse desta pesquisa recai sobre a preservação do conhecimento desenvolvido na biblioteca universitária na prática de sua função e em sua disponibilização a gestores e pesquisadores. Tem-se como pressuposto que o registro documental de suas atividades ao longo do tempo constitui a sua memória e serve, sobremaneira, à gestão estratégica da informação nessas instituições. Coloca-se, então, a seguinte questão de pesquisa: a memória documental está presente na gestão estratégica da informação das bibliotecas acadêmicas?

Buscando responder essa questão, propõe-se, como objetivo geral, analisar, por meio de pesquisa bibliográfica, se e como as bibliotecas acadêmicas têm gerido o seu acervo documental. Entende-se por acervo documental aquele que se relaciona a memória da própria unidade de informação e de acervos especiais.

Com vistas ao cumprimento do objetivo geral foram definidos os seguintes objetivos específicos: a) apontar as correlações entre memória e gestão estratégica da informação; b) avaliar a produção científica quanto à abordagem do conceito de memória na gestão estratégica da informação nas bibliotecas acadêmicas; e c) investigar se há aproveitamento dos documentos de memória na gestão estratégica da informação em bibliotecas acadêmicas.

A motivação para esta investigação partiu da constatação empírica de que, no contexto da literatura sobre bibliotecas, o termo “memória” tem sido utilizado para denotar a formação de coleções sobre história e culturas da comunidade em que a instituição se insere ou da própria instituição (Silva, 2002, Silveira, 2010, Estabel & Moro, 2014). Desse fato depreende-se que os usos desta categoria e suas aplicações no contexto documental pouco se relacionam com a gestão estratégica da informação.

Percebeu-se também que, em âmbito nacional, a relação dos termos “memória”, “bibliotecas acadêmicas” e “gestão estratégica da informação” remetem à curadoria da produção técnico-científica da instituição, encontrando-se o relato da construção de repositórios digitais dessas publicações, como em Santos (2005) e Carmo e Pecegueiro (2011). Por outro lado, há uma grande preocupação dos profissionais de bibliotecas acadêmicas em armazenar e garantir o acesso aos documentos resultantes das atividades de ensino, pesquisa e extensão, por docentes e discentes, o que repercute as ações da Rede Cariniana, pelo Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT) (Preservação digital, 2012). No entanto, não é a respeito da preservação da produção acadêmica que concerne esta investigação, mas da preservação do registro da práxis em bibliotecas acadêmicas e por essa perspectiva não foram encontrados precedentes, o que corrobora a sua pertinência.

A informação, de um modo geral, pode ser considerada como a representação de pensamentos e acontecimentos que varia conforme o ambiente em que é gerada e o contexto de sua transmissão. A partir dela se estabelecem relacionamentos, produz-se conhecimento e tomam-se decisões. Nas organizações, pode ser aproveitada não apenas no gerenciamento de atividades rotineiras, mas também na projeção de objetivos es tratégicos, sendo fundamental para a criação de produtos, serviços e transações inovadoras, desde que entregue significado com eficiência e eficácia (Torres & Neves, 2008, Camboim, Paiva & Targino, 2016). Assim, a gestão estratégica da informação ocorre quando há a percepção de oportunidades de melhoria a partir do monitoramento e seleção de informações, do seu tratamento, da sua preservação, comunicação e reutilização. Uma cultura organizacional que fomente esse processo, fazendo uso dos recursos tecnológicos disponíveis, evita que a organização fique à mercê do acaso e agrega valor à informação por promover o aprendizado. Para tanto, um gestor da informação precisa conhecer a cultura do usuário, entendendo como a informação deve ser tratada para que seja acessível e não perca sentido com o passar do tempo (Candido, Valentim & Contani, 2005).

Para Frade, Nascimento, Tomaél e Neto, (2003), em termos de gestão estratégica da informação, as orgaPrusak (2004), a informação adquire valor somente quando é transferida. Para estes autores, portanto, a gestão estratégica da informação permite que os indivíduos conversem e escutem o que têm a dizer, pois o conhecimento já existe nas organizações, mas o seu aproveitamento demanda transferência.

As organizações costumam abordar o tema memória quando da criação de produtos que contam uma trajetória, ou valorizem seus acervos, como em repositórios, exposições, livros e documentários (Teixeira, 2002, Silva, 2006, Miranda, 2016, Molina & Araki, 2016). No entanto, defende-se aqui que a memória das organizações pode ser utilizada como ferramenta de gestão estratégica. Isso porque, na medida em que os documentos registram importantes informações sobre a cultura e os processos organizacionais, o conhecimento que geram é necessário à tomada de decisão no dia-a-dia, ao planejamento de longo prazo e à política de relacionamento com os stakeholders (Lopes, 2004, Gouveia Júnior & Galindo, 2012). Para tanto, é preciso que profissionais que entendam a natureza desses conteúdos - que, em princípio, já cumpriram o fluxo habitual dentro da organização -, criem repo sitórios seguindo uma padronização de representação da informação. Dessa forma, agrega-se valor aos documentos e ao processo de gestão, pois facilita o acesso e o uso da informação (Estevão & Strauhs, 2013).

Realizou-se uma pesquisa bibliográfica quali-quantitativa, dedicada à análise do conteúdo de publicações científicas que relacionam o conceito de memória à gestão estratégica da informação em bibliotecas acadêmicas. As bases de dados selecionadas foram:

• Scopus e Web of Science (WoS), por sua ampla abrangência internacional e multidisciplinar;

• b) Library, Information Science & Technology Abstracts (LISTA) e Library and Information Science Abstracts (LISA), pela abrangência internacional e especificidade à área de Ciência da Informação;

• c) Biblioteca Digital de Teses e Dissertações do IBICT (BDTD), por reunir a produção brasileira no âmbito da pós-graduação;

• d) Base de dados Referenciais de Periódicos em Ciência da Informação (BRAPCI), por reunir a produção científica brasileira na área de Ciência da Informação.

Os descritores utilizados para a busca foram “acade mic library”, “academic libraries”, “university library”, “university libraries”, “history”, “memory”, “information management”, “memória”, “biblioteca acadêmica”, “biblioteca universitária”, e “gestão da informação”. Uma vez que, em buscas preliminaries nas bases de dados nacionais verificou-se que o termo “biblioteca acadêmica” não retornava resultados quando associado a “gestão da informação”, optou-se por incluir nas estratégias da busca sistemática de literatura apenas o termo sinônimo “biblioteca universitária”.

O recorte temporal estabelecido se deu no limite do ano final da pesquisa (2017), obedecendo à data inicial de abrangência de cada base. Nesse sentido, é importante destacar que os acervos da BDTD e BRAPCI têm como ano de início 1997 e 1972, respectivamente. Esta delimitação ampla teve como objetivo verificar quando e como o tema passou a figurar na comunicação científica. Foram excluídas da análise publicações que não passaram pelo escrutínio de pares, como livros e artigos de opinião, além daquelas em que a leitura de resumo evidenciou não estarem relacionados à memória documental ou a gestão estratégica da informação.

Os documentos recuperados em cada base de dados foram analisados pela leitura de título e resumo e categorizados segundo o seu objetivo. As estratégias de busca utilizadas em cada base de dados estão incluídas nos Quadros 1 a 6, que organizam as referências das publicações, objetivos e descritores, ou palavras-chave. Foram eliminadas da análise as publicações que não eram científicas, resenhas, e-books e trabalhos apresentados em conferências. Assim como os trabalhos que se repetiam em mais de uma base de dados foram considerados apenas uma vez.

Quadro 1
Publicações recuperadas na base de dados LISA.

Fonte: elaboração própria.

Quadro 2
Publicações recuperadas na base de dados LISTA.

Fonte: elaboração própria.

Quadro 3
Publicações recuperadas na base de dados Scopus.

Fonte: elaboração própria.

Quadro 4
Publicações recuperadas na base de dados WoS.

Fonte: elaboração própria.

Quadro 5
Publicações recuperadas na base de dados BDTD

Fonte: elaboração própria.

Quadro 6
Publicações recuperadas na base de dados BRAPCI.

Fonte: elaboração própria.

A análise dos objetivos dos artigos (coluna CATEGORIA discriminada no Quadro 7) revela a escassa produção sobre a história das bibliotecas acadêmicas, que, ademais, refere-se à história de algum dos seus serviços, como:

• Curadoria de documentos sobre história e cultura locais ou da produção científica da universidade;

• Contribuição aos grupos de pesquisa em medicina;

• Disponibilização do patrimônio histórico em meio digital (websites).

Nas bases de dados internacionais verificaram-se, principalmente, artigos que relatam a constituição da memória das universidades em repositórios institucionais geridos pelas bibliotecas acadêmicas; a trajetória de uma gestão por melhor qualidade e variedade de serviços; e a elaboração e implementação de projetos de digitalização de manuscritos e documentos audiovisuais sobre a região e a comunidade em que se insere.

Quanto às bases de dados nacionais, a busca na BDTD retornou dois resultados referentes à memória e biblioteca acadêmica, todavia, estes tratavam sobre repositório digital de informação técnico-científica institucional e história de serviço de educação de usuários. Por fim, a pesquisa na BRAPCI retornou apenas resultados relativos à gestão da documentação institucional e ao papel do bibliotecário na arquitetura de websites.

Pelo Quadro 7 observa-se que há uma distribuição variada dos resultados ao longo dos últimos anos, havendo o primeiro registro dos termos em conjunto no ano 2002. Nas bases de dados de abrangência internacional, as publicações recuperadas são provenientes de países de língua inglesa, bem como do hemisfério norte, em sua maioria (Estados Unidos da América, Reino Unido e Austrália).

Verifica-se que as bases de dados multidisciplinares contêm menor número de resultados que as bases especializadas. Também é possível afirmar que os periódicos que mais contribuíram com resultados recuperados dedicam-se a aspectos particulares da área, como gestão de bibliotecas e automação. Desse modo, o que se pode observar é que o assunto pesquisado permanece um interesse exclusivo da Ciência da Informação, visto que não foram encontrados registros provenientes de periódicos de outras áreas do conhecimento, exceto pelo que diz respeito a sistemas de informação automatizados.

Quadro 7
Resumo de categorias, por ano das publicações e base de dados.

Fonte: elaboração própria.

A investigação sobre a contribuição dos documentos de memória da biblioteca acadêmica na gestão estratégica da informação, presente na literatura científica, demonstrou que há poucos trabalhos focando a convergência desses conceitos. Como ficou demonstrada pela categorização de escopo das publicações levantadas, a história das bibliotecas acadêmicas tem sido abordada como contextualização dos casos sobre gestão.

As pesquisas sobre a contribuição da memória documental das bibliotecas acadêmicas podem contribuir na prática da gestão de informações, auxiliando no alcance dos objetivos estratégicos da unidade. Há potencial de soluções em gestão estratégica da informação no estudo e tratamento dessa memória, uma vez que os novos conhecimentos perpassam informações geradas no passado e que ainda não foram tratadas para assumirem seu papel no presente e no futuro.