1. Introducción

El artículo es parte de los resultados de la investigación “Orientaciones teóricas de la formación archivística de la Escuela Interamericana de Bibliotecología”, desarrollada durante el periodo 2019-2020, que tuvo como objetivo rastrear las corrientes teóricas que fundamentan la archivística como disciplina científica, desde la exploración, descripción y análisis de las principales teorías archivísticas. Este trabajo se justifica en la necesidad que tiene la disciplina de reconocer su desarrollo histórico y la evolución de sus principales conceptos y, a su vez, en la necesidad de actualizar los currículos en función de un concepto de archivística acorde con los contextos actuales. El proceso investigativo se realizó desde un enfoque histórico-interpretativo, con el método de la investigación documental, que combinó las técnicas de grupo focal, conversación con expertos, elaboración de matrices de análisis e interpretación de la información encontrada. Concretamente, la búsqueda documental indagó por el concepto de archivística o sus acepciones en otros lugares geográficos y en otros idiomas (archivología, arquivologia, archival science, archival studies). Para su búsqueda se definieron criterios relacionados con los autores clásicos o representativos de la disciplina, de esta manera se inició la revisión documental con Langlois (1895), el trio holandés Müller, Feith y Fruin (1898/2003), autores que publicaron sus estudios sobre el tema en las últimas décadas del siglo XIX y que llevan hasta el concepto de archivística actual de Anne Guilliland (2017). El origen geográfico de los autores seleccionados corresponde a Europa y América. Si bien se consultaron autores australianos, no se halló un concepto de archivística.

El texto está compuesto por tres apartados, además de esta introducción. El primero es la metodología en la cual se describe la estrategia y el diseño metodológico que guiaron el proceso investigativo; el segundo recoge los resultados relacionados con conceptos encontrados en orden cronológico de aparición e incluye el análisis de los elementos constitutivos del concepto: naturaleza, finalidad y características. Análisis que evidenció la preocupación de la mayoría de los autores por establecer la naturaleza y las características que se le dan a la definición de la archivística, pues pocos establecen su finalidad; lo que convoca al planteamiento de un concepto sobre archivística acorde con las dinámicas de los tiempos actuales, que responda a los retos del uso de nuevos soportes, los cambios sociales que demandan el reconocimiento de otros productores documentales y la influencia de las TIC en los procesos de tratamiento documental. Finalmente, se discuten los hallazgos de la investigación, entre los que se destaca el reconocimiento del contexto como elemento clave para determinar las corrientes que sustentan la archivística como disciplina científica; justamente los contextos son un factor determinante de las características de los archivos, de la archivística y, por tanto, de los profesionales del área.

El recorrido por estos contextos y el estudio de los conceptos evidencian que la mayoría de los conceptos de archivística estudiados son estáticos, contrario al reconocimiento de importantes cambios sociales experimentados en las últimas décadas. Por su parte, el análisis de los elementos constitutivos mostró, como principal recurrencia en la naturaleza su designación como ciencia, una designación que no evidencia los elementos que la constituyen como tal. En la finalidad, la principal ruptura se da a mediados del siglo XX, cuando se pasa de proporcionar información a prestar un servicio a la sociedad y a los usuarios. Por último, en las características, el paso del tiempo y la incursión de las TIC van definiendo otros formatos que determinan procesos de tratamiento de los documentos y los archivos.

2. Metodología

La investigación se desarrolló desde un enfoque cualitativo, tuvo como punto de partida el estudio exploratorio, analítico e interpretativo de la literatura relacionada con la fundamentación teórica de la archivística como disciplina científica. Enfoque que buscó comprender e interpretar la realidad, es decir, entender y dar sentido a los planteamientos de los autores seleccionados, para, desde ellos, establecer un diálogo y proponer nuevos planteamientos; lo que se traduce en una mirada interpretativa para dar sentidos y significados a las teorías sobre archivística (Hernández-Sampieri, Fernández-Collado & Baptista-Lucio, 2014).

Además, este enfoque estuvo acompañado del método de búsqueda y análisis documental, que intenta dar sentido a documentos que fueron escritos con una intención distinta a la realidad dentro de la cual se intentó comprenderlos; es decir, los documentos analizados dan a conocer un conocimiento producido antes del momento que se intenta construir ahora (Gómez, 2011). Esto se traduce en develar los sentidos y significados de los textos analizados y desde ellos hacer aportes, de acuerdo con el contexto en el que se lee y escribe sobre el tema. Este trabajo también contempló la consulta de expertos tanto nacionales como internacionales, quienes contribuyeron con la elección de los autores estudiados.

Para la búsqueda documental se establecieron dos criterios: geográfico y de autores clásicos o representativos en el área. El criterio geográfico corresponde a los lugares de desarrollo de la disciplina: Europa (Portugal, España, Holanda, Reino Unido, Francia e Italia), América (Norteamérica: EE. UU., Canadá; Centro América: México, Costa Rica; Suramérica: Argentina, Brasil, Colombia, Uruguay, Venezuela) y Australia. En cuanto al criterio autores clásicos y representativos, se seleccionaron tanto los precursores en la configuración disciplinar de la archivística (Langlois, Müller, Feith y Fruin, Jenkinson y Casanova) como aquellos autores contemporáneos de corte académico con publicaciones científicas y los que tenían mayor número de citación en los autores estudiados. Estos criterios posibilitaron elegir 40 autores, número que se incrementó a 49 en la consulta a los expertos.¹ Al estudiar cada uno de estos autores, se encontró que no todos trabajan sobre la conceptualización, algunos no la definen o dan un concepto de esta, lo que llevó a que, finalmente, la investigación abordara 25 autores. El acceso a la mayoría de los textos estudiados fue en el idioma original del texto (español, inglés, francés, portugués o italiano) y el grupo de investigación fue el responsable de la traducción.

3. Resultados

Para analizar los datos encontrados en la exploración de los autores seleccionados, se procedió a determinar los contextos en los cuales los autores elaboraron sus aportes, para lo cual se clasificó la información en tres momentos históricos. Así, la fecha de publicación del primer concepto o definición de archivística encontrado fue el criterio para definir el primer momento histórico: 1895-1950. Los siguientes momentos fueron determinados por hechos, eventos o situaciones que detonaron cambios o evolución de la archivística; así, el segundo momento lo constituye el periodo comprendido entre 1950-1999 y el tercero, el comprendido entre 2000-2017.

La organización de la información por periodos permitió develar los contextos en los cuales estaban inmersos los autores y con ellos su producción académica, esto fue clave para comprender la incidencia de diversos fenómenos sociales, políticos, económicos y tecnológicos en las corrientes que han orientado el desarrollo teórico en el área o, dicho de otro modo, enunciar desde las teorías el avance de la disciplina; pues la formación de un campo de conocimiento toma tiempo en configurarse y sus antecedentes son parte de un acumulado que hace referencia a su ejercicio. De esta manera, entre los hechos más sobresalientes se destacan, en el primer periodo, 1895-1950, la evidencia del inicio de la archivística como disciplina científica y, por tanto, de su fundamentación teórica; configuración que está fuertemente caracterizada por el positivismo de finales del siglo XIX y comienzos del siglo XX, en el que clasificar y organizar el mundo era una tarea más que imperiosa.

El problema de la procedencia y la secuencialidad de la producción es el primer logro de la teoría archivística, gracias a la declaración del principio de procedencia, el primer gran hito teórico de esta disciplina naciente, que se convierte en el estandarte de la práctica archivística hasta hoy. Con ello, se resolvió un aspecto fundamental de la organización de grandes masas documentales: la pertenencia. Fue en este momento que se crean los primeros instrumentos para la organización e inventariado de los documentos de archivo, por medio del despliegue, la incorporación y el desarrollo de técnicas historiográficas, metodologías y herramientas propias de este pensamiento positivista. La siguiente tabla (Tabla 1) recoge los conceptos de archivística de los autores estudiados en este periodo.

Tabla 1

Conceptos de archivística 1895-1950

Fuente: diseño propio.

En los conceptos de este periodo se pueden evidenciar dos vertientes, una relacionada con la independencia de la archivística como conocimiento autónomo de otros campos (como la historia, aunque sigue vinculada a la investigación histórica en tanto fuente de información e instrumento de poder); la otra vertiente corresponde al enfoque administrativo, con una fuerte influencia de los desarrollos tanto teóricos como prácticos en lo que respecta a la idea de control de los documentos. Ambas vertientes consideran a la archivística como una ciencia, cuyo objeto de estudio son los archivos con una marcada orientación a los procesos de organización documental y al mantenimiento de los depósitos y los edificios destinados para los acervos como lo evidencian Langlois (1895), Jenkinson (1922) y Casanova (1928). Este momento de desarrollo teórico, formativo y conceptual de la archivística se caracterizó por la influencia de teorías y avances que estaban emergiendo en el nuevo contexto posindustrial del siglo XX, como los principios de eficacia y eficiencia en la administración, la cibernética y la teoría general de sistemas, entre otros. Estos referentes propiciaron en el caso de la archivística avances teóricos como el principio del ciclo vital o la teoría de las edades, que evidenciaron la noción sistémica de los documentos, al concebir la aplicación de valores o criterios para su selección de acuerdo con un ciclo compuesto de diferentes “etapas”.

El periodo comprendido entre los años 1950-1999 es un momento de revisión y reflexión de la disciplina y, por consiguiente, importante para consolidar y asentar los desarrollos teóricos anteriores. Esta revisión la podemos encontrar en el replanteamiento de la custodia como fin último de la archivística, que en las definiciones de autores como Heredia (1991) se determina como el servicio a la sociedad y que como en Mendo (1995) y Fuster (1999) es el acceso a la información; dos finalidades que alejan al conocimiento archivístico de su carácter eminentemente técnico e instrumental. También, en los primeros cuestionamientos que definen la archivística como ciencia, es el caso de Tanodi (1961) o Couture, Ducharme, y Rousseau (1988), que la consideran como una disciplina que pertenece a un campo de conocimiento más amplio por su relación con otras áreas del saber (historia, administración, ciencia de la información, entre otras). En esta línea de reflexión, surgen nuevos planteamientos teóricos que concilian los postulados de la gestión de los documentos en ámbitos administrativos y los de la custodia de los archivos históricos en una apuesta por una “archivística integrada”, propuesta por los canadienses Couture et al. (1988) en la década del ochenta. La Tabla 2 presenta los conceptos estudiados de este periodo.

Tabla 2

Conceptos de archivística 1950-1999

*Aurelio Tanodi se ubica en Argentina, debido al aporte que realiza en la conceptualización de la archivística desde su trabajo como profesor en la Universidad de Córdoba. Sin embargo, no se puede desconocer su origen croata y su formación como archivista en Europa. Fuente: diseño propio.

Como lo muestra la Tabla 3, la última década del siglo XX se caracterizó por una fuerte preocupación acerca del rol de la archivística como disciplina tanto en los procesos administrativos, sociales, económicos y políticos como en el papel del archivista en la mediación de estos procesos. El periodo evidencia una mayor participación de autores de origen americano en las definiciones estudiadas, como Shellenberg (1956), Vásquez (1994) y Jardim (1998), lo que demuestra la consolidación de la disciplina en estas latitudes.

Finalmente, el periodo comprendido entre el 2000 y el 2017 se caracterizó por un incremento en la producción científica archivística, por el aumento en los conceptos estudiados y por una noción de la archivística como una disciplina científica en plena consolidación, con un conocimiento científico de carácter teórico y práctico, con una vocación social al estudiar las instituciones y las construcciones sociales en las que se enmarcan la producción de documentos y que, a su vez, se preocupa por las reglas, técnicas y procedimientos característicos del tratamiento de los archivos, así lo evidencian las definiciones de autores como Thomasen (2001), Ketelaar (2004), Ávila (2013) y Guilliland (2017). Algunos de los autores de este periodo, como Ribeiro (2011) y Bragato y Rodrigues (2015), asumen a la archivística como parte de un campo más amplio: el de la ciencia de la información, que asume su posición como el estudio de los sistemas de información archivísticos, en los cuales es posible crear, registrar, medir, reproducir y transmitir información en escenarios físicos y virtuales. La Tabla 3 presenta las definiciones de archivística de los autores de este periodo.

Tabla 3

Conceptos de archivística 2000-2017

Fuente: diseño propio.

Así, la archivística, en el momento actual, va más allá del estudio de las posibilidades clásicas de registro de información hacia el estudio de los procesos de memorización de las comunidades. Se le concede a la archivística una función política, en tanto los archivos son considerados instrumentos de poder, que influyen de manera determinante sobre la memoria colectiva. Se trata de una archivística que se interesa por el estudio de los archivos y de los documentos, tanto institucionales, organizacionales como de los archivos socioculturales, independientemente de la idea de su carácter físico o electrónico, resultado de una multiplicidad de tensiones sociales, reflejo de cada contexto y cuyos fines son múltiples: documentar, controlar y narrar la memoria, la cultura, la identidad, las relaciones de poder a los que se les aplican los procesos propios del tratamiento de los documentos. “Este punto de vista ofrece una importante conexión con la realidad de la era de las redes y la irrupción del mundo del e-gobierno” (Szlejcher, 2008, pp. 95-96).

Conceptualmente, es un momento de creciente interés por ocupar nuevos escenarios archivísticos, entre ellos los relacionados con los procesos de memorización en la sociedad contemporánea, influenciada por los estudios poscoloniales y las ideas posmodernas. Al mismo tiempo, la globalización y las TIC están generando una nueva era para los archivos: la digital, por lo que la gestión electrónica de documentos, la seguridad e integridad de contenidos informáticos, registros electrónicos y la obsolescencia de los nuevos soportes han de conducir necesariamente a la expansión de su campo teórico (Giraldo, 2009).

3.1 Elementos constitutivos de los conceptos explorados

Una vez realizado el acercamiento a los autores, sus conceptos y los contextos, se procedió al análisis desde sus elementos constitutivos: naturaleza (¿qué es?), finalidad (¿para qué sirve?) y las características (¿qué elementos son propios y lo diferencian de otros de su misma especie?). Así, en la naturaleza del concepto (Tabla 4), la principal recurrencia fue su definición como ciencia que estudia los archivos. Los cambios más significativos en la naturaleza del concepto se evidencian a partir una disciplina que amplía su campo de acción a la información, que hace parte de la ciencia de información o como disciplina práctica del proceso informativo documental, de acuerdo con autores como Ribeiro (2011), Bragato y Rodrigues (2015) o Rendón (2017). Es notoria la falta de elementos que sustenten a la archivística como ciencia en las definiciones estudiadas; dicha denominación se da como resultado de la necesidad de diferenciarla del oficio empírico.

Tabla 4

Naturaleza del concepto

Fuente: diseño propio.

En cuanto a la finalidad, la mayoría de los autores consideran que es el suministro de información y la conservación de los documentos. No obstante, a partir de la segunda mitad del siglo XX, es notorio el giro en la finalidad, inclinada más al servicio a los ciudadanos y a las necesidades de información de los usuarios en general, producto, entre otros, del derecho de acceso a la información y, también, de una participación más activa de todos los sectores de la sociedad en la construcción de sus propios discursos, con base en su lectura de la realidad.

Con esta ruptura, la archivística tiene una finalidad que va más allá de proporcionar información y es contribuir con la memoria y la identidad de las comunidades. Cabe resaltar que no todos los autores estudiados determinan en sus conceptos la finalidad. La mayoría de estos se centran en una finalidad para el suministro de información y solo dos autores presentan una finalidad más amplia, sustentada en los fenómenos sociales que se viven en la actualidad (Tabla 5).

Tabla 5

Finalidad del concepto: ¿para qué?

Fuente: diseño propio.

En relación con las características de la archivística, se encontró que es recurrente su caracterización como disciplina teórico-práctica, con principios disciplinares (procedencia, orden original, ciclo vital y continuidad) y técnicas para el tratamiento de los documentos fuertemente anclados en su orientación institucional. A estas características se suman, especialmente a finales del siglo XX, el carácter autónomo del campo de conocimiento, la relación interdisciplinar con otras áreas del saber y el reconocimiento del contexto de creación de los documentos, que va más allá de la institucionalidad. Se evidencia cómo los autores han coincidido en determinar las características de la archivística, desde la aplicación de procesos técnicos para el tratamiento de los documentos hasta la relación con la información y los sistemas de información característicos de las décadas del siglo XXI (Tabla 6).

Tabla 6

Características, elementos diferenciadores.

Fuente: diseño propio.

4. Discusión y conclusiones

La archivística, como disciplina científica, ha transitado por momentos y orientaciones teóricas que han influenciado su quehacer. Inicialmente, una archivística denominada por muchos autores como clásica o positivista, cuyo objeto se centró en el archivo, su institucionalidad y los procesos de tratamiento documental; posteriormente, en concepciones disciplinares más contemporáneas, se presenta, por un lado, la archivística dentro de las ciencias de la información, teniendo como referente principal la teoría de la ciencia de la información, línea de trabajo conceptual que tiene amplia acogida entre los autores portugueses y brasileños. También está el enfoque social que resalta la importancia que tiene para la conservación de la identidad y la memoria de la sociedad. Orientaciones que, si bien se dan en diferentes épocas, conviven de manera simultánea dependiendo de los contextos.

Así, se encontró una orientación inicial de la archivística como disciplina auxiliar de la investigación histórica y de la administración y, posteriormente, delineó su autonomía con respecto a otras disciplinas, con las que compartía puntos en común (bibliotecología y documentación), que le ayudaron a constituir su núcleo tanto para las bases teóricas como para la formación archivística profesional, centrando la atención en la información y en el documento. No obstante, conceptualmente son más los autores encontrados, en esta investigación, que comparten que la archivística es la ciencia de los archivos y no de los documentos; de esta manera, el punto de convergencia y conciliación podría darse sobre la base de una nueva sociedad: la digital, en la que los archivos ya no son espacios físicos y la información tiene muchas formas de interpretación. Lo anterior evidencia la necesidad de fomentar la investigación en fundamentación de la archivística que, hasta el momento, ha sido tímida, pues las demandas del medio han centrado su atención en los procesos de la gestión documental y su aplicación práctica.

El recorrido por los conceptos sobre archivística permite afirmar que estos no han variado sustancialmente, a pesar de los profundos cambios que ha vivido la sociedad; también que existe una ausencia en su conceptualización por fuera de los objetos tangibles como el archivo, el documento o la información, y estos, a su vez, no son contextualizados de acuerdo con su momento histórico. También se constató cómo la definición de ciencia en muchos autores tiene como fin diferenciarla de un conocimiento empírico, de un oficio o que hacer; mas no se sustenta desde los elementos que otorga dicho estatus científico. Es evidente cómo la finalidad de la disciplina, a pesar de no ser considerada por todos los autores estudiados, se ha transformado en los últimos años, ampliándose a aspectos vitales para la sociedad en la actualidad, como la memoria y la identidad. Con respecto a las características de la disciplina, los autores coinciden en que los principales elementos diferenciadores de la archivística son sus principios y los métodos de tratamiento documental; no obstante, es importante evidenciar la renovación y adaptación de estos principios y métodos a las nuevas realidades de los archivos.

Los conceptos estudiados en su mayoría tienen mayor fortaleza en la naturaleza, otros hacen más hincapié en las características y otros, en la finalidad de la disciplina. Sin embargo, son pocos los casos que contienen los elementos propios para la formulación de un concepto. Este hecho pone de manifiesto cómo la reflexión disciplinar se ha centrado en el qué y ha dado por sentado el para qué y aquellos elementos que la diferencian de otras disciplinas; hecho que se ha venido revaluando en los últimos años del siglo XXI con planteamientos conceptuales más complejos.

Asimismo, se resalta el interés de los autores europeos por la construcción conceptual de la archivística, interés que se hace evidente desde finales del siglo XIX. En esta misma línea, se destacan los aportes a la fundamentación teórica de autores latinoamericanos a partir de mediados del siglo XX, especialmente de Brasil, donde se han orientado trabajos e investigaciones en torno a asuntos disciplinares de la archivística. Concretamente, el interés por el estudio teórico en Brasil coincide con el nivel de formación y la cantidad de programas de grado y posgrado, en los que la formación de los archivistas alcanza los estudios doctorales.

Finalmente, se advierte sobre la importancia de la investigación en la fundamentación de la archivística, el estudio y el reconocimiento de los principales autores del área, su trayectoria y la delimitación de los aportes teóricos a la disciplina.

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Notas