El concepto de patrimonio bibliográfico y documental es complejo y cambiante. Tiene estrechas relaciones con campos de conocimiento disciplinares como la historia, la antropología, la bibliotecología, la documentación y la archivística, que han aportado desde diversas aristas teóricas y prácticas a su delimitación y conceptualización. El trabajo desarrollado en el MCM asumió el concepto de patrimonio bibliográfico más actualizado en las normativas nacionales emanadas del Ministerio de Cultura de Colombia y se basa en las siguientes nociones: en 1997, la Ley General de Cultura (397) definió que el patrimonio cultural de la nación

está constituido por todos los bienes y valores culturales que son expresión de la nacionalidad colombiana, tales como la tradición, las costumbres y los hábitos, así como el conjunto de bienes inmateriales y materiales, muebles e inmuebles, que poseen un especial interés histórico, artístico, estético, plástico, arquitectónico, urbano, arqueológico, ambiental, ecológico, lingüístico, sonoro, musical, audiovisual, fílmico, científico, testimonial, documental, literario, bibliográfico museológico, antropológico y las manifestaciones, los productos y las representaciones de la cultura popular. (Congreso de Colombia, 1997)

Esta noción de patrimonio cultural, evidentemente general y amplia, cobija los bienes culturales muebles documentales de tipo bibliográfico, archivístico y museológico, y fue modificada, en 2008, por la Ley de Patrimonio Cultural en los siguientes términos:

El patrimonio cultural de la nación está constituido por todos los bienes materiales, las manifestaciones inmateriales, los productos y las representaciones de la cultura que son expresiones de la nacionalidad colombiana, tales como la lengua castellana, las lenguas y dialectos de las comunidades indígenas, negras y creoles, la tradición, el conocimiento ancestral, el paisaje cultural, las costumbres y los hábitos, así como los bienes materiales de naturaleza mueble e inmueble a los que se les atribuye, entre otros, especial interés histórico, artístico, científico, estético o simbólico en ámbitos como el plástico, arquitectónico, urbano, arqueológico, lingüístico, sonoro, musical, audiovisual, fílmico, testimonial, documental, literario, bibliográfico, museológico o antropológico. (Congreso de Colombia, 2008)

Esta actualización del concepto de patrimonio cultural por parte del Estado colombiano incluye dos elementos novedosos que se pueden destacar. En primer lugar, profundiza en el concepto de patrimonio intangible y en los bienes inmateriales que lo componen y, en segundo lugar, liga el patrimonio con los conceptos de nacionalidad y de identidad. Con base en estas dos normativas, la Ley de Bibliotecas (1379 de 2010) y la Política para la Gestión del Patrimonio Bibliográfico y Documental del Ministerio de Cultura y la Biblioteca Nacional de Colombia, se promulga el siguiente concepto de patrimonio bibliográfico y documental, del cual se parte para este trabajo:

Conjunto de obras o documentos que conforman una colección nacional, que incluye las colecciones recibidas por depósito legal y toda obra que se considere herencia y memoria, o que contribuya a la construcción de la identidad de la nación en su diversidad. Incluye libros, folletos y manuscritos, microformas, material gráfico, cartográfico, sonoro, musical, audiovisual, recursos electrónicos, entre otros. (República de Colombia, Ministerio de Cultura; Biblioteca Nacional, 2017, p. 28).

Las NIIF son un conjunto de prerrogativas que establecen parámetros de reconocimiento, medición y presentación de información financiera y están orientadas a proporcionar elementos para mostrar la realidad financiera de las entidades y para la toma de decisiones. Estas normas se enfocan en los principios de transparencia de la información y la utilización de métodos de medición a valor razonable de activos y pasivos.

Las normas NIIF, también conocidas como normas IFRS, por sus siglas en inglés, fueron emitidas por el Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB, por sus siglas en inglés), con sede en Londres, Inglaterra. En Colombia fueron adoptadas en 2009 por medio de la Ley 1314. Esta normativa presenta el marco de referencia para la definición de los principios y las normas específicas de contabilidad y de aseguramiento de la información financiera para el país; también determina las autoridades competentes y los procedimientos para la expedición de las normativas específicas, así como las dependencias del Estado responsables de vigilar su cumplimiento. La Ley 1314 ha sido reglamentada a través de los decretos 2784 de 2012, 3023 de 2013 y 2615 de 2014, que, además, establecen el cronograma de aplicación de las normativas.

Adicionalmente, la Contaduría General de la Nación de Colombia expidió la Resolución 743 de 2013 (modificada por la Resolución 598 de 2014) por la cual se incorpora al Régimen de Contabilidad Pública el marco normativo dispuesto en el Decreto 2784 de 2012 y sus modificaciones. Este marco normativo es aplicable fundamentalmente a las empresas que cotizan en el mercado de valores o que captan y administran ahorro del público. Para el caso de las entidades gubernamentales, la Contaduría General de la Nación expidió la Resolución 533 del 8 de octubre de 2015, que estableció como plazo para iniciar la aplicación de las normas el año 2017, ampliado hasta el primero de enero de 2018 por la Resolución 693 del 6 de diciembre del 2016.

En consecuencia, las entidades públicas debían preparar la información financiera y contable para el año 2017, el cual se establece como periodo de transición para acogerse a la nueva normatividad contable estipulada en la resolución citada. Con base en lo anterior, y según los análisis realizados en los estudios previos para valorar el material bibliográfico perteneciente a la colección general del CRAM en el MCM, fue necesario determinar el valor unitario y total de la colección bibliográfica y documental que hace parte de los bienes administrados por el MCM y que, por tratarse de bienes recibidos en donación, no se cuenta en la actualidad con un valor que fije su cuantía individual o total dentro de los estados financieros.

En acuerdo con este marco conceptual y normativo, y siguiendo los lineamientos y definiciones del marco contable de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NIC-SP), se entiende la colección bibliográfica y documental del CRAM como un conjunto de activos destinados para el uso, goce y disfrute de la colectividad en forma permanente, con las limitaciones que establece el ordenamiento jurídico y la autoridad que regula su utilización. Frente a estos bienes, el Estado cumple una función de protección, administración, mantenimiento y apoyo financiero. Son ejemplos de bienes de uso público las redes de infraestructura de transporte, los parques recreativos, las bibliotecas y hemerotecas públicas y las plazas. Según el Instructivo 002 de 2015 para el periodo inicial, en este tipo de bienes, las entidades gubernamentales deben medir cada partida de una clase de bienes de uso público, con alguna de las siguientes alternativas:

• Al costo menos depreciaciones y pérdidas por deterioro del valor.

• Al costo de reposición a nuevo depreciado determinado a través de un avalúo técnico en la fecha de transición.

Teniendo en cuenta que el material bibliográfico y documental perteneciente al CRAM fue donado antes de que se constituyera el establecimiento público y, por consiguiente, no se cuenta con los costos de adquisición, se estableció una metodología para su tasación económica “al costo de reposición a nuevo depreciado” y con el método de valoración de colecciones patrimoniales a los bienes cuyo valor económico no se puede establecer.

La metodología propuesta se sustenta en, y apropia procedimientos de, las normativas nacionales presentadas en la Tabla 1.

En el 2015, el Concejo de Medellín creó el MCM mediante el Acuerdo Municipal 05. Este acuerdo otorga al Museo la calidad de establecimiento público, personería jurídica, patrimonio propio, autonomía presupuestal y financiera y lo somete a las normas presupuestales y fiscales del orden municipal conforme con la normatividad y la ley. El Acuerdo 05 de 2015 define el MCM como:

Tabla 1
Marco normativo y legal de la propuesta metodológica

Fuente: construcción propia (2017).

El Museo Casa de la Memoria es un espacio para promover acciones que contribuyan a la reconstrucción, la visibilización y la inclusión de la memoria histórica del conflicto armado en la ciudad, en las últimas décadas, buscando con ello aportar a la transformación de la historia de violencia en aprendizajes sociales para la convivencia ciudadana, bajo la premisa de Recordar para no repetir. (Concejo Municipal de Medellín, 2015).

El MCM cuenta con un centro de documentación, CRAM, que fue creado por la necesidad de reconstruir la verdad sobre lo sucedido a las víctimas que ha dejado el conflicto armado en Medellín y en Colombia y generar reflexiones que permitan a la sociedad superar lo sucedido y encontrar caminos para la reconciliación. El CRAM tiene antecedentes desde el año 2009 en el Área de Memoria Histórica del Programa de Atención a Víctimas del Conflicto Armado de la Secretaría de Gobierno de la Alcaldía de Medellín, en el que se inició con el objetivo de conformar uno de los pilares del proyecto Casa de la Memoria y un espacio participativo que albergara la memoria del conflicto armado de la ciudad.

Para el 2008 y primer semestre de 2009, el Área de Memoria Histórica del Programa empezó a desarrollar acciones concretas en torno a la creación de un centro de documentación especializado en conflicto armado, entre las cuales se destacó el proceso de rastreo de fuentes bibliográficas especializadas en esta temática en las principales bibliotecas y centros de documentación de la ciudad, lo que dio como resultado una selección de aproximadamente 300 documentos analógicos y digitales, entre libros, artículos y audiovisuales especializados en conflicto armado, derechos humanos y temas afines.

A finales del 2009, el centro de documentación se materializó en una línea de acción específica del área de Memoria Histórica del Programa, con el objetivo de “propiciar procesos reflexivos y pedagógicos mediante la disposición de un espacio para la identificación, interpretación, análisis, recopilación y difusión de diferentes fuentes documentales sobre el conflicto armado en la ciudad de Medellín” (Pérez-Alzate, 2015, p. 64). En este periodo se realizó un diagnóstico de las fuentes de información existentes en el programa y se diseñó la propuesta metodológica para la creación y puesta en funcionamiento del centro de documentación.

Por otro lado, las entidades del sector público, actuando individualmente o en forma colectiva, mediante hechos económicos, modifican la estructura y composición de sus derechos de control, propiedad y usufructo sobre bienes, servicios y valores, lo que afecta la estructura patrimonial pública y la riqueza social. Dichos cambios se reconocen y se revelan por medio de estados, informes y reportes contables, los cuales deben permitir el conocimiento claro, preciso y suficiente de las acciones y actividades de las entidades del sector público con respecto al uso que han dado a los recursos bajo su responsabilidad.

Dentro de los recursos o bienes controlados o administrados por el MCM se incluyen:

• Los activos destinados para el uso, goce y disfrute de la colectividad y que, por lo tanto, están al servicio de esta, en forma permanente, con las limitaciones que establece el ordenamiento jurídico y la autoridad que regula su utilización (bienes de uso público).

• Los bienes tangibles controlados por la entidad, a los que se les atribuye, entre otros, valores colectivos, históricos, estéticos y simbólicos, y que, por lo tanto, la colectividad los reconoce como parte de su memoria e identidad (bienes históricos y culturales).

Estos recursos, aun siendo activos destinados al uso, goce y disfrute colectivo, pueden ser bienes tangibles que también contienen valores simbólicos.

Se hace entonces necesario llevar a cabo el procedimiento establecido en el Instructivo 002 de octubre 8 de 2015 de la Contaduría General de la Nación el cual establece: “1.1.10 BIENES DE USO PÚBLICO: (…) Son ejemplos de bienes de Uso Público las redes de infraestructura de transporte, los parques recreativos, las bibliotecas y hemerotecas públicas y las plazas” (Contaduría General de la Nación, 2015).

Según este instructivo, las principales actividades que debe realizar la entidad para la determinación de los saldos iniciales bajo el nuevo marco normativo son las siguientes:

• Identificar y clasificar los bienes de uso público por su naturaleza, como infraestructura, parques, hemerotecas, bibliotecas o plazas, entre otros.

• Medir cada partida de una clase de bienes de uso público, utilizando alguna de las siguientes alternativas:

1. 1. Al costo menos depreciaciones y pérdidas por deterioro del valor.
2. 2. Al costo de reposición a nuevo depreciado determinado a través de un avalúo técnico en la fecha de transición.

Siguiendo esta normatividad y teniendo en cuenta que el material bibliográfico perteneciente al MCM fue donado antes de que se constituyera el establecimiento público, y este fue en cantidades mas no en valores o costo, la entidad optó por la posibilidad restante, es decir, al costo de reposición a nuevo depreciado determinado a través de un avalúo técnico en la fecha de transición.

Por lo general, las instituciones públicas o privadas en Colombia utilizan la figura de un experto en literatura, historia u otras áreas afines para determinar el precio de los materiales patrimoniales que poseen o que van a adquirir. Por otro lado, la valoración patrimonial de colecciones también es un campo poco desarrollado. Desde las normativas citadas es posible tener referentes de criterios y valores patrimoniales para la valoración de patrimonio material y referentes en otras áreas del patrimonio inmaterial. Un ejemplo de ello son los criterios y valores definidos por el Decreto 763 de 2009 “Por el cual se reglamentan parcialmente las leyes 814 de 2003 y 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, en lo correspondiente al patrimonio cultural de la nación de naturaleza material” (Presidencia de la República, 2009).

Para la propuesta metodológica presentada al MCM, se pueden citar algunos antecedentes en el país en este campo y que han ido aportando a la constitución de metodologías y experiencias tanto de valoración patrimonial como de valoración económica o tasación. Desde el 2012 hasta el 2017, la Biblioteca Nacional de Colombia formuló, mediante una convocatoria amplia y una consulta nacional, la Política para la Gestión del Patrimonio Bibliográfico y Documental que define las directrices y recomendaciones generales para la gestión de todas las fases de la transferencia social del patrimonio bibliográfico: recuperación, organización, conservación, difusión y apropiación social; si bien la política no profundiza en los aspectos propios y técnicos de la valoración, sí deja clara la necesidad de avanzar en este punto, así como los aspectos que deberían tener en cuenta los procesos de valoración.

Para el 2015, la Biblioteca Pública Piloto y el Archivo Histórico de Medellín (2015), ambos adscritos a la Secretaría de Cultura Ciudadana de la Alcaldía, realizaron el proyecto “Criterios de valoración para la selección y clasificación de materiales bibliográficos y documentales susceptibles de conservación permanente”. Este trabajo definió ocho criterios y seis valores aplicables a los documentos bibliográficos y a algunos que se consideraron tanto bibliográficos como archivísticos y museológicos (fotografías, cartografía, planos, literatura gris, entre otros). Estos proyectos están encaminados a determinar la valoración de los documentos en términos de disposición final o conservación permanente y que, en este sentido, harán parte del patrimonio documental.

De esta manera, hemos ido comprendiendo las diferencias que existen en los procesos de valoración documental. En el caso de los fondos archivísticos, los documentos que hacen parte del patrimonio y que reposan en los archivos históricos públicos y privados son aquellos que, luego de cumplir con su función para el trámite, adquieren valores de tipo cultural, científico e histórico, mientras que los documentos bibliográficos son valorados a la luz de criterios definidos en las políticas de desarrollo de colecciones de las bibliotecas y centros de documentación, pero este proceso también determina cuáles de estos harán parte del patrimonio documental.

Se puede inferir entonces que los proyectos que se han realizado en el contexto colombiano, relacionados con la valoración de colecciones patrimoniales, se enfocan en la definición de aquellos documentos que, en determinados plazos, adquieren una condición patrimonial, pero la metodología para la valoración económica o tasación de estos bienes en relación con la implementación de las políticas financieras ha sido poco desarrollada. Por eso la pertinencia de una propuesta metodológica que proponga mecanismos y estrategias objetivas para tal fin.

Para establecer la valoración económica o tasación de la colección, se ejecutaron las siguientes etapas.

3.1.1 Etapa uno: revisión y definición de precios en el mercado editorial o costo de producción

Debido a la imposibilidad de contar con los datos correspondientes a los valores económicos originales de cada uno de los bienes, las características de la colección del CRAM ameritan considerar tres posibilidades para establecer el precio base. En primer lugar, una parte de la colección aún se encuentra en el mercado editorial nacional e internacional, a través del cual se determinó su valor económico de mercado. En segundo lugar, para los materiales que se produjeron con los objetivos de divulgar, formar y distribuirse de forma gratuita, este precio base fue determinado por el costo de producción del material proporcionado por el productor (editorial, imprenta, universidad, institución privada, entre otros). Teniendo en cuenta estos dos primeros casos, se estableció como fecha de adquisición del bien el año de fundación del MCM: julio del 2015; se estableció el costo en el tiempo de dichos materiales a la actualidad, así como sus principales deterioros físicos. La determinación de la fecha para la depreciación se acordó en conjunto con el área contable del MCM y la Contaduría General de la Nación.

Para establecer los precios actuales en el mercado editorial de los materiales que todavía circulan y teniendo en cuenta que el mercado editorial está sujeto a cambios constantes y frecuentes, se tomó como fuente el listado de proveedores de la Biblioteca Nacional de Colombia para la realización de la Lista Básica Nacional y para la actualización de las bibliotecas de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas, con el objetivo de determinar las editoriales y librerías que son fuentes de información para este propósito. En los casos en que no se encontraron los precios del material bibliográfico en los listados anteriores, se indagó en los catálogos de distribuidores virtuales reconocidos en el área, entre ellos Amazon, IberLibro, Casa del Libro, entre otros (ver Tabla 2).

Tabla 2
Distribuidores virtuales

Fuente: elaboración propia (2017).

Esta revisión de los precios del mercado se realizó con los siguientes criterios:

• 101-Editorial de origen. En primer lugar, se establece el precio actual que exhiba la editorial de origen del material.

• 102-Editoriales reconocidas. Establecidas según el listado de editoriales que son proveedores de la Biblioteca Nacional de Colombia.

• 103-Librerías reconocidas. Establecidas según el listado de librerías que son proveedores de la Biblioteca Nacional de Colombia.

• 104-Distribuidores virtuales. Amazon, IberLibro, Casa del Libro, Librería de la U y otros distribuidores virtuales, especificados en la Tabla 2.

Para los precios de los materiales encontrados a través de distribuidores internacionales y cuya moneda sea extranjera, se utilizó el convertidor de moneda Exchange (http://es.exchange-rates.org/) y la información adicional de la tasa representativa del mercado del día que se realizó la consulta, emitida por el Banco de la República (http://www.banrep.gov.co/es/trm). En la base de datos de tasación se registró la fecha en la que se realizó la respectiva conversión de cada precio que encontró en moneda extranjera.

3.1.2 Etapa dos: valoración patrimonial y tasación de los bienes que no se encuentran en el mercado

A los materiales descatalogados,³ a los documentos que no se encontraron en el mercado editorial y a los que son producción propia (los publicados, por ejemplo, por el Programa de Atención a Víctimas del Municipio de Medellín o por el MCM), entre ellos libros, documentos grises,⁴ testimonios y folletos, se les aplicó una ficha que analiza sus valores patrimoniales mediante la identificación de ciertos criterios (Tabla 3). En este caso, aunque no se estableció un precio base, fueron considerados como materiales de interés patrimonial que el CRAM preservará para su difusión y apropiación, en tanto estos poseen valores para la cultura, la memoria y la identidad.

En este último caso, la valoración patrimonial se realizó con base en los conceptos de dos profesionales expertos, uno en historia y otro en contaduría, siguiendo el cumplimiento de los ocho criterios y los seis valores patrimoniales.

Un tercer caso corresponde a los materiales de la colección general que no poseen precios en el mercado ni valores patrimoniales o que solamente cumplen con el criterio de representatividad sociocultural. Para este caso se desarrolló la siguiente propuesta amparada en el marco normativo NIIF.

Según el Plan General de Contabilidad Pública, los bienes de uso público y los bienes históricos y culturales son

[…] aquellos bienes de uso público administrados por la entidad contable pública, destinados para el uso y goce de los habitantes del territorio nacional, orientados a generar bienestar social, incluidos los bienes construidos en virtud de la ejecución de contratos de concesión, así como los destinados a exaltar los valores culturales y preservar el origen de los pueblos y su evolución. (Contaduría General de la Nación, 2014, p. 204).

Por su parte, según la propuesta técnica desarrollada en el trabajo “Metodología de reconocimiento, evaluación, medición y revelación de los bienes de uso público e históricos y culturales de acuerdo con la NICSP 17 en Colombia”, estos bienes “incorporados por donación deben contabilizarse por el valor del bien, por el avalúo fiscal vigente o por el valor de tasación que determine un organismo o profesional competente designado para tal efecto por la autoridad administrativa” (Carrero & Herrera, 2016, p. 138).

En este orden de ideas, el marco normativo permite contabilizar este tipo de bienes por medio de una tasación técnica especializada diseñada por un organismo competente, que es la vía elegida por el MCM a través de la consultoría contratada con la EIB de la Universidad de Antioquia. Con esta base, se propuso establecer los precios de mercado de este conjunto de materiales con respecto al resto de la colección. Este procedimiento, de acuerdo con la normatividad contable, se realizó promediando los precios encontrados para los materiales de cada década y asignándole a estos dicho promedio como valor de mercado. Este promedio se propuso por décadas, debido a las variaciones a las que está sometido el mercado editorial, en el que los precios cambian constantemente, y se realizaron con los precios de mercado para que los materiales fueran sometidos a la depreciación y al examen de deterioro de manera individual, como se planteó en la metodología inicial.

La propuesta se realizó con base en dos casos en los que se ha aplicado: la Biblioteca Pública Piloto de Medellín y la Biblioteca Nacional de Colombia, en cuyos procesos se optó, después del concepto técnico de un contador, por promediar los precios de los bienes que lo poseen por décadas para asignar precio a los bienes que no lo poseen, por no estar en el mercado o por carecer de información suficiente para realizarles valoración patrimonial.

Tabla 3
Criterios y valores patrimoniales⁵

Fuente: elaboración propia.

En ambos casos no se incluyó en esta opción los materiales considerados patrimonio bibliográfico y documental. De esta manera, el proceso realizado en el CRAM incorporó los siguientes cambios:

• Dos mil títulos de la colección general que corresponden a 4700 ejemplares aproximadamente, sobre los que se propuso, inicialmente, tratar con fichas patrimoniales, pasaron a tener precio de mercado y por consiguiente a la base de datos del proceso.

• Las cifras generales de la colección según el tratamiento dado a cada material quedaron distribuidas de la siguiente manera:

1. 1. Materiales con fichas que incluyen banco de testimonio, documentos grises, producción propia (que se encuentra en la colección general), audiovisuales y una parte de la hemeroteca: 3301.
2. 2. Materiales con precio en el mercado: 2000.
3. 3. La diferencia de 4700 aproximadamente que corresponden a 2000 títulos fueron tratados con la metodología de promediación.

3.1.3 Etapa tres: depreciación y análisis de deterioros

Una vez establecidos los precios del mercado, los costos institucionales o el promedio de valor de mercado de todos los materiales, a cada material se le aplicó, además de la depreciación, un análisis de los deterioros, teniendo en cuenta las dos fuentes (internas y externas), establecidas por la NIC-SP (Tabla 4).

Tabla 4
Deterioros según fuentes internas y externas, siguiendo la NIC-SP

* 1. Ningún deterioro: 0 %; 2. Dobleces, pliegues en las páginas, tachones o encuadernaciones frágiles: 10 %; 3. Humedad: 20 %; 4. Manchas, papeles o puntos amarillos o sospecha de hongos: 30 %; 5. Desgarros o mutilaciones: 40 %; 6. Material con hongo o acaro detectado: 100 %. Fuente: elaboración propia.

Para el caso de obsolescencia o deterioro físico (deterioros internos) del activo se estableció la siguiente escala de deterioro, teniendo en cuenta el costo y la dificultad de intervención para cada uno de los grupos establecidos para los bienes bibliográficos:

1. 1. Ningún deterioro: 0 %.
2. 2. Dobleces, pliegues en las páginas, tachones o encuadernaciones frágiles: 10 %.
3. 3. Humedad: 20 %
4. 4. Manchas, papeles o puntos amarillos o sospecha de hongos: 30 %.
5. 5. Desgarros o mutilaciones: 40 %.
6. 6. Material con hongo o acaro detectado: 90 %.

Cada grupo de deterioros establecidos es independiente y acumulativo. Para el caso de los deterioros externos del activo se tuvieron en cuenta los siguientes:

1. 1. Cambios en el entorno en los que opera la entidad.
2. 2. Cambio en el valor de mercado.

Durante la realización del presente proyecto se determinó que no hay indicios de estos dos deterioros; sin embargo, la entidad deberá revisarlos mínimo una vez durante cada periodo contable.

Este componente se desarrolló en dos etapas:

3.2.1 Etapa uno: realización de base de datos de tasación

Se realizó una base de datos en Excel que contiene la información básica de la valoración del mercado o la valoración patrimonial (cumplimiento y análisis de los criterios y valores identificados) y el valor de reposición de cada uno de los 8507 materiales de la colección.

El objetivo fue establecer los procedimientos que la entidad aplicará para asegurarse de que los valores certificados asignados al grupo de activos “bienes de uso público” se enmarquen en un valor acorde a su uso y estado físico; para ello se hace necesario aplicar algunos conceptos como depreciación y deterioro, que se establecen dentro de la misma norma como de obligatoria aplicación.

Este proceso tuvo como fecha de inicio para su aplicación a la colección el 1.o de julio de 2015, momento en que se adquieren los derechos, control y obligaciones de los elementos que serán valorados, y tuvo como fecha final de valoración el 31 de diciembre del 2017, tal como lo establece el marco normativo. En la Tabla 5 se describe cada uno de los campos de la base de datos de tasación.

Tabla 5
Descripción de la base de datos de tasación

* Los porcentajes de deterioro de los materiales se determinaron en la etapa anterior. Fuente: elaboración propia a partir de la Resolución 533 de 2015 y del Instructivo 002 de 2015.

Al aplicar la metodología se obtuvo el valor de reposición a nuevo depreciado que fue certificado y que al hacerlo se convierte en el saldo inicial para incluirse en el trámite de aplicación del nuevo marco normativo contable, que inició a partir del 1.° de enero del 2018.