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Integración de la ISO 14001/2015 a las exigencias de la Resolución 201/2020 del Citma en el Archivo Histórico de Granma
Integration of ISO 14001/2015 to the requirements of Citma Resolution 201/2020 in the Historical Archive of Granma
Integración de la ISO 14001/2015 a las exigencias de la Resolución 201/2020 del Citma en el Archivo Histórico de Granma
Ciencia en su PC, vol. 1, núm. 2, pp. 45-59, 2021
Centro de Información y Gestión Tecnológica de Santiago de Cuba
Esta obra está bajo una Licencia Creative Commons Atribución 4.0 Internacional.
Recepción: 10 Julio 2020
Aprobación: 03 Noviembre 2020
Resumen: Este trabajo tuvo como objetivo evaluar el vínculo operativo y documental entre la Resolución 201/2020 del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (Citma) y la norma ISO 14001/2015, así como el grado de cumplimiento de la primera en el Archivo Histórico Provincial de Granma (AHP). Se evaluaron los artículos contemplados en la Resolución y los requisitos de la norma para determinar aspectos comunes en cuanto a procedimientos exigidos para tratar los aspectos ambientales. Se confeccionó además una lista de chequeo donde se identificaron las exigencias de la Resolución, que se aplicaron al AHP. Se constató que 16 artículos de la Resolución muestran relación con 11 numerales de la norma internacional; asimismo, a través de 26 tipos de evidencias se puede mostrar conformidad con aspectos de ambas preceptivas. El AHP presenta un 71,1 % de cumplimiento de la Resolución. Se considera que la implementación de un SGA constituye una oportunidad para lograr el cumplimiento de la Resolución, con el consecuente mejoramiento de la conservación del patrimonio documental.
Palabras clave: conservación, documentos, sistema, gestión ambiental, archivo histórico..
Abstract:
The preventive conservation of documents, according includes all actions that guarantee the preservation of the documentary heritage through the control of environmental conditions, the implementation of handling and storage procedures of the documents and the establishment of plans for the control of plagues and against disasters. The ISO 14001/2015 standard specifies the requirements for environmental management system (EMS), destined for an organization to implement a policy and objectives that take into account legal requirements and significant environmental aspects. This paper aims to evaluate the operational and documentary link between these regulations, as well as the degree of compliance with the first in the Provincial Historical Archive of Granma (PHA). The articles contemplated in the Resolution and the requirements of the standard were evaluated, determining common aspects in terms of procedures required to deal with environmental aspects. A checklist was also prepared where the requirements of the Resolution were identified and applied to the PHA. It was found that 16 articles of the Resolution show a relationship with 11 numerals of the international standard and through 26 types of evidence, compliance with aspects of both prescriptions can be shown. The AHP presents 71.1 % fulfillment with the Resolution. It is considered that the implementation of an EMS constitutes an opportunity to achieve compliance with the Resolution, with the consequent improvement of the conservation of documentary heritage.
The preventive conservation of documents, according includes all actions that guarantee the preservation of the documentary heritage through the control of environmental conditions, the implementation of handling and storage procedures of the documents and the establishment of plans for the control of plagues and against disasters. The ISO 14001/2015 standard specifies the requirements for environmental management system (EMS), destined for an organization to implement a policy and objectives that take into account legal requirements and significant environmental aspects. This paper aims to evaluate the operational and documentary link between these regulations, as well as the degree of compliance with the first in the Provincial Historical Archive of Granma (PHA). The articles contemplated in the Resolution and the requirements of the standard were evaluated, determining common aspects in terms of procedures required to deal with environmental aspects. A checklist was also prepared where the requirements of the Resolution were identified and applied to the PHA. It was found that 16 articles of the Resolution show a relationship with 11 numerals of the international standard and through 26 types of evidence, compliance with aspects of both prescriptions can be shown. The AHP presents 71.1 % fulfillment with the Resolution. It is considered that the implementation of an EMS constitutes an opportunity to achieve compliance with the Resolution, with the consequent improvement of the conservation of documentary heritage.
Keywords: preservation, documents, system, environmental management, historical archive.
INTRODUCCIÓN
La Constitución de la República de Cuba (Artículo 53) (Cuba. Asamblea Nacional del Poder Popular, 2019) establece que los cubanos tienen derecho a solicitar y recibir información veraz, objetiva y oportuna a los órganos públicos, sin precisar cuál ni de qué fecha. Para darle cumplimiento a este mandato el Consejo de Estado emitió el Decreto Ley No. 3/2020 Del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos en la República de Cuba (Cuba, Consejo de Estado, 2020). En este se establece que los responsables de dichos sistemas institucionales tienen entre sus obligaciones cumplir con los requisitos de preservación de la documentación generada y establecer estrategias de gestión ambiental en los depósitos de archivos que garanticen minimizar los factores de riesgo laboral de los trabajadores.
Consecutivamente, el Consejo de Ministros dictó el Decreto No. 7/2020 Reglamento del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba (Cuba, Consejo de Ministros, 2020) y el Citma las Resoluciones: 201/2020 Lineamientos generales para la conservación de las fuentes documentales (Citma, 2020) y 202/2020 Lineamientos generales para la digitalización de las fuentes documentales (Citma, 2020); ambas preceptivas conducentes a garantizar la protección del patrimonio documental institucional y la memoria de la nación cubana.
La norma ISO 14001/2015 (Organización Internacional de Normalización (ISO), 2015) define al medioambiente como el entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, agua, suelo, recursos naturales, flora, fauna, seres humanos y sus interrelaciones. Como constancia de estas interrelaciones se genera documentación, la cual funciona como medio de prueba para demostrar los detalles de la ejecución de un hecho en cualesquiera de sus manifestaciones.
A modo de ejemplo, en un futuro cercano, historiadores, psicólogos y hombres de ciencia visualizarán, desde la documentación preservada, la realidad objetiva que se vive hoy en el país con la pandemia de Covid-19, fenómeno sanitario con múltiples consecuencias sobre lo económico, político y social. Las historias clínicas, los informes resultantes de la gestión, las causas judiciales y los planes de contingencia serán algunos de los tipos documentales más relevantes que podrán estudiarse (Delgado, 2020).
La conservación preventiva de los documentos puede ser posible mediante el control de las condiciones medioambientales, la implementación de procedimientos de manejo y almacenamiento de los documentos y el establecimiento de planes para el control de plagas y contra desastres (Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (Citma), 2020).
La norma ISO 14001/2015 (ISO, 2015) especifica los requisitos para un Sistema de Gestión de Almacén (SGA), aplicable a organizaciones de cualquier actividad económica, destinado a que pueda implementar una política y objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales y los aspectos ambientales significativos de la organización.
Los archivos en su quehacer deben evaluar el estado de la conservación de sus fondos y la situación ambiental de sus instalaciones, lo que fundamentará el plan de conservación. Para ello, se deben conocer aspectos como la contaminación y promover la generación de espacios físicos, equipamiento y materiales adecuados para el funcionamiento archivístico; así como mantener óptimas condiciones medio ambientales y de seguridad (Rosas et al., 2020).
Este trabajo tuvo como objetivo evaluar el vínculo operativo y documental entre la Resolución 201/2020 (Citma, 2020) y la ISO 14001/2015 (ISO, 2015), así como el grado de cumplimiento de la primera en el Archivo Histórico Provincial de Granma.
MATERIALES Y MÉTODOS
Se evaluaron los artículos contemplados en la Resolución 201/2020 (Citma, 2020) y los requisitos de la norma ISO 14001/2015 (ISO, 2015), para determinar aspectos comunes en cuanto a procedimientos exigidos para tratar los aspectos ambientales. Se dejó de forma explícita en un registro la documentación que muestra la conformidad con el requisito de la norma y el artículo de la Resolución de manera conjunta.
Para evaluar el cumplimiento de la Resolución 201/2020 (Citma, 2020) se confeccionó una lista de chequeo donde se identificaron los requisitos exigidos en sus artículos. Con el empleo del procesador Microsoft Office Excel 2016 se diseñó una herramienta para cuantificar y graficar los resultados del diagnóstico aplicado en las dos instalaciones pertenecientes al Archivo Histórico Provincial José Manuel Carbonell Allard (AHP).
Cada artículo de la Resolución fue evaluado a través de inspección visual y documental, que consistió en la revisión de la información aportada por la dirección, entrevistas con personal líder de los procesos de conservación y restauración, así como trabajadores en general.
Como criterio de calificación se emplearon los siguientes:
- 1. No cumple con el criterio enunciado (no se establece, no se implementa, no se mantiene).
- 2. Cumple parcialmente con el criterio enunciado (se establece, se implementa; pero no se mantiene).
- 3. Cumple completamente con el criterio enunciado (se establece, se implementa y se mantiene).
Al concluir esta etapa se presentó al Consejo de dirección el informe de cumplimiento de la organización con respecto a los requisitos de la norma citada y se propuso un plan de acción para lograr su consecución.
RESULTADOS
En el anexo 1 se muestran los vínculos encontrados entre la Resolución 201/2020 (Citma, 2020) y la ISO 14001/2015 (ISO, 2015). Se puede observar que 16 artículos de la primera muestran relación con 11 numerales de la segunda; entonces, a través de 26 tipos de evidencias se puede mostrar conformidad con ambas normativas.
En la Figura 1 se presenta el grado de cumplimiento del AHP con respecto a los dos capítulos de la Resolución 201/2020 (Citma, 2020). El primero relacionado con la conservación preventiva de documentos en papel y soportes especiales, mientras que el segundo versa sobre restauración de documentos en papel y soportes especiales.
Los lineamientos de la conservación documental en la República de Cuba están contenidos en 59 artículos con 196 incisos; de los cuales, 24 (12,34 %) no proceden en el AHP por ser dirigidos a otros tipos de instituciones y documentos en soportes especiales que no se atesoran en la entidad, 9 incisos (4,59 %) son informativos y 163 (83,16 %) son aplicables. De estos, se verificó que el AHP presenta un 70,9 % de cumplimiento de los incisos del Capítulo I y un 71,8 % de cumplimiento de las exigencias contenidas en el Capítulo II, lo que representa un total de 71,1 % al cumplirse con 116 requisitos. Se desempeñan de forma parcial en 26 obligaciones (15,95 %) y no se cumple con 21 incisos (12,88 %).
Figura 1
Grado de cumplimiento de los artículos de la Resolución 201/2020 en el AHP de Granma
autores
Los resultados mostrados se corresponden con la labor de trabajadores y directivos, enfrascados desde años anteriores en el cumplimiento de la Resolución 41/2009 (Citma, 2009), que fue la premisa de los actuales lineamientos. La actualización de la legislación ha incrementado las exigencias y muestra la necesidad de desarrollar nuevas acciones para disminuir impactos negativos sobre los bienes culturales, documentos históricos, la especie humana y al medioambiente.
Con respecto a los incumplimientos, destacan, a modo de ejemplo, lo establecido en los artículos 12.1 y 12.3 (sobre el mobiliario en los depósitos de documentos de archivo), provocado por el hacinamiento de los locales. Esto incide en la escasa separación de los estantes y en la ordenación de la documentación, lo que resulta una limitante para la circulación del aire, en aras de mantener la temperatura propicia para la conservación de los documentos.
También se incumple con los artículos 6.1 y 6.2 (sobre la ubicación de las edificaciones), los cuales indican que los depósitos de archivos deben estar lejos de zonas propensas a inundación, de centros de elaboración de alimentos que atraigan plagas y que su orientación debe contribuir a minimizar los daños nocivos por la exposición excesiva a la luz solar.
Otros requerimientos incumplidos, producto de las condiciones inapropiadas de las edificaciones, son los incisos 1 y 3 del artículo 8 (sobre las condiciones de los depósitos de documentos de archivo), ya que los depósitos se encuentran en un local distante de la instalación donde se procesan, lo que dificulta el traslado de la documentación para su consulta y tratamiento.
Se añade que los locales de depósitos de documentos, dada la ubicación del estos, reciben el efecto de muchas horas de luz solar. Las fluctuaciones de temperatura y condensaciones que ocurren de forma natural en el ciclo día/noche es otro factor ambiental que afecta a la documentación. También se enfrenta el riesgo de inundaciones y de humedad por capilaridad y filtraciones en el área. No se cuenta con un local de cuarentena para el tratamiento de la documentación que ingresa o para casos de afectaciones por plagas.
Se evidencian incumplimientos ocasionados por la falta de equipamiento para el laboratorio de conservación, citado en los artículos 11, 14 y 18 (psicómetros, termohigrómetros, dataloggers, microscopios, deshumidificadores, incubadoras, estufas, luxómetros, entre otros). La entidad aún dista de cumplir con las normas establecidas para la prevención de incendios, con el uso de extintores de CO2, y que los depósitos se protejan con pararrayos.
Los artículos 16 y 20.2 regulan las condiciones de almacenamiento de la documentación en soportes especiales, los que enfatiza en la necesidad de la conservación de estos a una temperatura entre 16 y 22 0C, una humedad relativa de 45-55 %, sin variaciones bruscas que afecten severamente el material; requisitos que tampoco se logran cumplir en las condiciones de la entidad.
Está demostrado que condiciones ambientales inadecuadas contribuyen al deterioro de la documentación. A su vez, esta debe manipularse de una forma controlada, con el fin de evitar la propagación de los agentes contaminantes al medioambiente, lo que podría afectar a la documentación aledaña y a las personas que la están manipulando. Los protocolos de conservación también se enfocan a salvaguardar y rescatar la documentación frente a los siniestros, que por lo general tienen consecuencias altamente nocivas e irreversibles para la integridad de la documentación (Ministerio de Educación Nacional, 2019).
En relación con las competencias profesionales, exigidas en los Lineamientos, para el personal que labora en este tipo de organización, mucho puede contribuirse desde la educación ambiental. En concordancia con lo planteado por Osorio (2014), resulta un marco propicio para contribuir al desarrollo de la concepción de la sostenibilidad, ya que cualquier acción positiva en ese sentido tributa a un mejoramiento de las condiciones ambientales para una mejor conservación del patrimonio documental e impulsa el bienestar socioeconómico y la salud de sus trabajadores.
Tomando como partida los resultados de este diagnóstico, los procedimientos orientados por al Archivo Nacional de la República de Cuba y el cumplimiento del artículo 14 de la Resolución 201/2020 (Citma, 2020) se elaboraron los siguientes planes: de conservación preventiva, de reducción de riesgos de desastres de fondos y colecciones vinculados al Plan de la defensa de la entidad y para el control de plagas, vinculados todos con la información documentada, requerida también como evidencia de los requisitos relacionados con la planificación y organización de un SGA.
En las acciones encaminadas a la solución de los problemas relacionados con los incumplimientos debido a la carencia de recursos y de local propicio, se prevé concebir un plan de inversiones que contemple la mejora de la infraestructura, equipamiento (incluye instrumentos de medición, informáticos, extintores de CO2, pararrayos) y una sostenibilidad en la adquisición de materiales e insumos (estantería, papel, envoltorios); así como la capacitación de los trabajadores en la búsqueda creciente de competencias relacionadas con la conservación y restauración de documentos, en función de las disposiciones finales contenidas en la Resolución 201 (Citma, 2020).
Teniendo como base lo descrito en este artículo y la existencia de un trabajo precedente en el AHP, donde se diagnosticaron los aspectos ambientales significativos de dicha organización (Tamayo et al., 2016); implementar un SGA, cumpliendo con los requisitos de la ISO 14001/ 2015 (ISO, 2015), puede ser una vía eficaz para mejorar el desempeño de la organización en cuanto a la conservación de su patrimonio documental. Y es que la norma internacional especifica tres compromisos básicos para la política ambiental: proteger el medioambiente, cumplir con los requisitos legales y mejorar continuamente el SGA para mejorar el desempeño ambiental.
En ese sentido, la planificación y control operacional de los procesos de conservación y restauración, que involucran actividades que ejercen impactos negativos moderados sobre el medioambiente; la evaluación del cumplimiento de los requisitos legales y otros correspondientes a las metas que se establecen en el SGA (por ejemplo, la disminución de la contaminación) son aspectos clave para trabajar. Es evidente que su incumplimiento conlleva la posibilidad de daño a documentos históricos y la salud de los trabajadores, lo cual genera riesgos para la organización asociados a la infracción de la legislación vigente.
CONCLUSIONES
- 1. Se constató que 16 artículos de la Resolución 201/2020 muestran relación con 13 numerales de la norma internacional; además, a través de 29 tipos de evidencias se pudo mostrar conformidad con aspectos de ambas preceptivas.
- 2. El AHP presenta un 71,1 % de cumplimiento de la Resolución 201/2020, se desempeñan de forma parcial en 26 obligaciones (15,95 %) y no se cumple con 21 incisos (12,88 %), debido fundamentalmente a la carencia de recursos y de un local de archivo propicio para su misión.
- 3. Según la ISO 14001/2015 (ISO, 2015), la implementación de SGA en el contexto de la práctica archivística puede contribuir al cumplimiento de los requisitos legales de la Resolución 201/2020 del Citma y con ello al mejoramiento de la conservación preventiva del patrimonio documental.
ANEXO
| Resolución 201/2020 | ISO 14001 | Vínculo en requerimientos | Evidencias documentales |
| Resolución 201/2020 | 6.1.3 Requisitos legales y otros requisitos. | Los archivos se subordinan al Citma (parte interesada), A su vez, este ministerio es el responsable de normar aspectos relacionados con la interacción de las organizaciones con el medioambiente. | · Matriz de partes interesadas. · Cuadro de normatividad con requisitos exigidos. |
| Artículos 3.1, 4.2, 31.1, 32.1 referidos a las exigencias educacionales de técnicos y especialistas y sus funciones. | 7.2 Competencia 7.3 Toma de conciencia Señalan las competencias necesarias de las personas que realizan trabajos en la organización y su nivel de compromiso con las metas trazadas. | Exigen en cada caso personas competentes. Las actividades de conservación necesitan que el personal realice mediciones ambientales y sea consciente de la necesidad de mantener el entorno en condiciones propicias para la conservación. | · Expediente laboral con las titulaciones de graduación, cursos, entrenamientos u otras formas de superación en materia medioambiental. · Cumplimiento anual de los planes de capacitación en la temática. · Evaluaciones del desempeño. |
| Artículo 6.1. Contiene los requisitos de las instalaciones utilizadas como archivos. Artículo 16. a). Contiene los requisitos de los locales de conservación para los soportes especiales. Artículo 12.3. Establece la distribución de estantería y bandejas, para adecuar los factores ambientales en los locales. | 4.1 Comprensión de la organización y de su contexto. El análisis de contexto de una organización debe incluir las condiciones ambientales capaces de afectar o de verse afectadas por la organización. 6.1 Acciones para tratar el riesgo y las oportunidades. La organización debe considerar: a) las cuestiones internas y externas (4.1) y determinar los riesgos y oportunidades relacionados. | El análisis del cumplimiento de los requisitos de la instalación debe considerarse en las cuestiones internas, ya que resulta pertinente para el propósito como archivo y a su vez puede influir en el SGA. El incumplimiento de los requisitos de infraestructura se constituye en un riesgo que debe ser tratado. | · Matriz DAFO. · Evaluación de riesgos. · Plan de reducción de riesgos de desastres. · Plan de conservación preventiva. |
| Artículo 11. Lista las necesidades de laboratorio, equipamiento, instrumentos e insumos: para el control y medición de las condiciones ambientales. Artículo 33. Relaciona los requisitos para laboratorios o talleres de restauración de documentos en correspondencia con las características de los fondos y colecciones. | 7.1 Recursos. La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el SGA. 6.1.3 Requisitos legales y otros requisitos. Exige el conocimiento de los requisitos legales y otros requisitos, que son aplicables a sus aspectos ambientales y cómo se aplican a la organización. | Exponen la necesidad de disponer de recursos para la medición de indicadores relacionados con aspectos ambientales y aquellas necesarias para el desempeño de los procesos de la organización y el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. | · Presupuesto anual · Procedimiento para la identificación, recopilación y actualización de los requisitos legales y otros requisitos. · Registro de los requisitos legales ambientales aplicables y otros requisitos. · Indicadores y registros de los indicadores medidos. |
| Artículo 14 a). Exige contar con los planes de conservación preventiva y de reducción de riesgos de desastres. | 8.2 Preparación y respuesta ante emergencias. Orienta que la organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios acerca de cómo prepararse y responder a situaciones potenciales de emergencia. | Para cumplir ambas regulaciones es preciso contar con planes que permitan prevenir o mitigar los impactos ambientales adversos provocados por situaciones de emergencia reales o potenciales. | · Plan de reducción de riesgos de desastres. · Procedimiento de actuación en caso de incidente medioambiental. · Informe de emergencia. |
| Artículo 14 d). Demanda cumplir con las normas establecidas para la limpieza a través del empleo de los medios técnicos necesarios y contar con los medios de protección para el personal. | 9.1.2 Evaluación del cumplimiento Se debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para evaluar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos. | Ambas exigen el cumplimiento del cuidado del entorno, mitigación de la contaminación y la protección de las personas. El incumplimiento de los requisitos de las partes interesadas se constituye en una inconformidad que debe ser tratada. | · Procedimientos operacionales del AHPG. · Evaluación del desempeño anual de los trabajadores. · Procedimiento para la evaluación del cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos. |
| Artículo14 f). Insta a realizar inspecciones sistemáticas para detectar la presencia de agentes biológicos y evitar la realización de fumigaciones innecesarias. Artículo 16 b) y 21. Demandan mantener los depósitos libres de contaminantes y de polvo. Artículo 34 y 35. Establecen los métodos y técnicas que se aplican en el proceso de restauración de documentos en diferentes soportes y contenidos. | 6.1.2 Aspectos ambientales Se determinan aquellos aspectos que tengan o puedan tener un impacto ambiental significativo. 8.1 Planificación y control operacional La organización debe establecer, implementar, controlar y mantener los procesos necesarios para satisfacer los requisitos del SGA. | Al realizar las inspecciones y limpiezas sistemáticas reguladas para los archivos para el control de contaminantes, polvo y plagas se disminuye la necesidad de las fumigaciones y al mismo tiempo la emisión de sustancias toxicas al medioambiente, aspecto de impacto que será controlado para la satisfacción de los requisitos del SGA. Tienen en cuenta las operaciones específicas de la organización y su interacción con el ambiente. | · Plan de mitigación integral contra plagas. · Procedimiento para la identificación de aspectos ambientales significativos. · Identificación y evaluación de aspectos ambientales. · Procedimiento para el control de las emisiones atmosféricas. · Procedimiento del desarrollo de la actividad de restauración · Procedimiento para el control de las emisiones y residuos. · Planificación para la gestión de los aspectos ambientales. |
| 16 artículos y/o incisos | 11 numerales y/o requerimientos | 26 documentos |
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