Resumen: En el Departamento del Chocó, específicamente en la ciudad del Quibdó, coexisten numerosas microempresas dedicadas a la fabricación de muebles de madera. Un aspecto común en este sector productivo es el alto grado de informalidad y desactualización que presentan sus procesos administrativos, contables y de producción. Este trabajo se focaliza en dar a conocer estrategias gerenciales vinculadas al fortalecimiento de los procesos administrativos, contables y productivos de las microempresas especializadas en la manufactura de muebles de madera en la ciudad de Quibdó. La investigación se enmarca en un estudio cualitativo de carácter descriptivo, con un diseño de tipo no experimental de campo. Destaca en los resultados que las estrategias deben abordar en el área administrativa aspectos como: Finanzas, recursos humanos, procedimientos, logística y marketing; en el área contable: Contabilidad financiera, control interno y costos; y en el área de producción: Diseño, manufactura y maquinaria.
Palabras clave:EstrategiasEstrategias, microempresa microempresa, muebles de madera muebles de madera.
Abstract: In the Choco Department, specifically in the city of Quibdó, they coexist numerous micro dedicated to the manufacture of wooden furniture. A common aspect in this productive sector is the high degree of informality and outdated presenting their administrative, accounting and production processes. This work focuses on publicizing management strategies linked to strengthening administrative, accounting and production processes of micro-enterprises specializing in the manufacture of wooden furniture in the city of Quibdó. The research is part of a qualitative descriptive study with a non-experimental design field. It highlights the results that strategies must address in the administrative aspects such as finance, human resources, procedures, logistics and marketing; in accounting: financial accounting, internal control and cost; and in the area of production: design, manufacturing and machinery.
Keywords: Strategies, microenterprise, wooden furniture.
Artículos
Estrategias gerenciales en las microempresas dedicadas a la fabricación de muebles de madera en Quibdó*
Universidad de los Andes
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Recepción: 20/06/17
Aprobación: 08/12/17
El Departamento del Chocó es considerado en Colombia, como una de las regiones de mayor biodiversidad a nivel nacional, presenta varios tipos de ecosistemas y un alto endemismo tanto de especies florísticas como faunísticas, argumentos suficientes para obtener la denominación de “Chocó biogeográfico”, según la concepción de Brown (1982, pág. 22).
Siendo entonces un rasgo característico del Chocó Biogeográfico la imponente alfombra verde que cubre la mayor parte de la región, donde aproximadamente 77% del territorio está ocupado por formaciones boscosas naturales, de las cuales 55% se mantiene casi intacto, mientras que 22% restante ha sido objeto de explotación forestal. Otros datos importantes indican que los bosques del Chocó representan 15% de la cobertura boscosa de Colombia, aportando aproximadamente 60% de la madera aserrada que se emplea en la industria maderera del país (Díaz y Gast, 2009).
El Chocó además de ser uno de los mayores productores de madera del país, ha sido reconocido a nivel mundial como “una de las zonas más lluviosas, con una topografía que la aísla del resto del país y con un número considerable de ríos caudalosos, que se han convertido en su principal medio de transporte” (Viloria, 2008, p.10). Simultáneamente, el Chocó es un departamento que explota productos minerales como el oro, platino y cobre; lo cual contribuye a la economía del departamento.
A pesar de que el Departamento del Chocó es privilegiado en recursos naturales explotables, primordialmente en términos forestales, su potencial económico para satisfacer la demanda del mercado de productos maderables en sus distintas presentaciones, no ha ocasionado impactos sustanciales en el bienestar de los habitantes del Departamento.
La aserción descrita en el epígrafe anterior, está sustentada en el boletín de marzo de 2016 emitido por el Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas (DANE), el cual exhibe una tasa de desempleo de 14,7%. Con el agravante de que con este pernicioso indicador, el Departamento del Chocó ostenta el primer lugar a nivel nacional en cuanto a desempleo se refiere.
En un contexto carente de oportunidades laborales, la conformación de empresas informales es un evento representativo de una relación causa – efecto. Por tal motivo, en la ciudad de Quibdó, capital del Departamento del Chocó, las entidades destinadas a la fabricación de muebles, en gran medida, pueden ser catalogadas como microempresas informales. En todo caso, es un segmento manufacturero caracterizado por la presencia de pequeñas unidades de negocio, generalmente de naturaleza familiar, con escaso cumplimiento de las disposiciones de índole legal y tributaria.
Si bien es cierto de que creación de microempresas informales no solo se observa en el sector de la elaboración de muebles de madera de la ciudad Quibdó, sino que converge en un rasgo particular de las microempresas colombianas1, se debe recalcar que, a pesar de sus limitaciones, las microempresas informales son una vía para la generación de empleos, subsanando provisionalmente la baja capacidad gubernamental para dar soluciones a este fenómeno de la flexibilidad laboral (Santa y Rozo, 2008).
Un ítem de la encuesta anual 2015 aplicada por el DANE y publicada en marzo de 2016 sobre microestablecimientos, complementa lo expuesto en el párrafo precedente. El comportamiento de la estructura laboral en las microempresas en Colombia presenta el siguiente patrón: 46,90% corresponde a propietarios, socios, familiares sin remuneración; 25,40% a personal eventual o temporal; y, únicamente, 27,70% concierne a personal de contrato a término indefinido. En otras palabras, es poco el empleo de calidad que hoy en día ofrece la microempresa colombiana.
Abordando la conceptualización de microempresas, la Ley 905 del año 2004 explica que una microempresa es una unidad económica que posee activos totales que no exceden los quinientos salarios mínimos mensuales legales vigentes y que cuentan con menos de diez trabajadores. Pudiendo la microempresa estar representada por una persona natural o jurídica.
De acuerdo a la encuesta anual 2015 del DANE, la distribución de las microempresas en Colombia por sector económico están clasificadas de la siguiente manera: 59,90% sector comercio, 30,00% sector servicios y 10,10% sector industria. Obsérvese que el sector industrial, precisamente el que absorbe a las microempresas que fabrican muebles de madera, es el menos representativo.
Un aspecto que inquieta a los investigadores es el descenso en el porcentaje de emprendimientos a nivel de microempresas en la ciudad de Quibdó, puesto que la encuesta anual 2015 del DANE indica que se experimentó un decremento de 7% (año 2012) a 2,6% (año 2015).
A tal efecto, son múltiples los factores que pudiesen incidir en el declive del nacimiento de nuevas microempresas en Quibdó, e incluso en su no permanencia a través del tiempo. Específicamente, en el ramo de la fabricación de muebles de madera se observa a priori cómo la falta de intensificación de la producción ha provocado que en Quibdó se consuma, en mayor proporción, muebles originarios de ciudades como Antioquia, Cali, Bogotá, Pereira, entre otras ciudades; productos foráneos con precios superiores, elaborados, generalmente, con una menor calidad. Al mismo tiempo de que surge una relación comercial perjudicial, aquella que describe que la madera es extraía de los bosques del Chocó, el mueble de madera se manufactura en otro departamento y luego el bien regresa al Chocó para ser comercializado, con costos de distribución que impactan en el valor pagado por el consumidor final chocoano.
No obstante, también existen factores internos en las microempresas que elaboran muebles de madera en Quibdó que afectan su competitividad, tales como: la ausencia total o parcial del cumplimiento de las funciones administrativas básicas de planeación, organización y control. Al igual que la desarticulación entre el proceso de toma de decisiones y la contabilidad empresarial2.
Dada la potencialidad que se evidencia en la ciudad de Quibdó para la producción de muebles de madera a nivel de microempresas, y buscando fomentar nuevos emprendimientos en el ramo y un ascenso en su permanencia a lo largo del tiempo, el presente estudio pretende generar una propuesta para fortalecer los procesos administrativos, contables y productivos de las microempresas dedicadas a la fabricación de muebles de madera en Quibdó.
Diseñar una propuesta para fortalecer los procesos administrativos, contables y productivos de las microempresas dedicadas a la fabricación de muebles de madera en Quibdó.
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Analizar los procesos productivos, administrativos y contables que realizan los microempresarios dedicados a la fabricación de muebles en madera en la ciudad de Quibdó.
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Generar una propuesta para optimizar los procesos productivos, administrativos y contables de las microempresas dedicadas a la fabricación de muebles en maderas en la ciudad Quibdó.
El presente trabajo investigativo está enmarcado en un estudio cuantitativo de carácter descriptivo, el diseño de la investigación es de tipo no experimental de campo, en virtud de que se estudia el fenómeno de interés tal y como se manifiesta en su contexto natural, sin la pretensión de incidir intencionalmente en las variables de estudio.
La investigación se apoyó en la técnica de la encuesta. El instrumento de recolección de datos aplicado fue un cuestionario semiestructurado, se diseñó con 45 preguntas abiertas, considerando como variables de estudio los procesos administrativos, contables y productivos de las microempresas dedicadas a la fabricación de muebles en madera de Quibdó. El grupo de informantes claves estuvo integrado por los propietarios de las microempresas de Quibdó destinadas a confeccionar muebles en madera. La validez del cuestionario se alcanzó con la revisión de tres expertos, el primero vinculado con el área de contenido, específicamente en el área de gerencia y contabilidad, el segundo está relacionado al campo de la metodología y, el tercero es afín al área de lengua y redacción.
Por la complejidad del sector de las microempresas colombianas, caracterizado, en gran medida, por la ausencia de registros mercantiles motivado a la alta proporción de microempresas informales, no se hizo posible la determinación de la población de estudio. En contraste, se empleó un muestreo no probabilístico intencional con base en los siguientes criterios preestablecidos: a) microempresas (según los parámetros establecidos en la Ley 905 del año 2004) dedicadas a la fabricación de muebles de madera en la ciudad de Quibdó, b) ubicación no mayor a un radio de 10 kilómetros de la Universidad Tecnológica del Chocó “Diego Luís Córdoba3”.
Para acceder a la información se realizaron visitas programadas con los sujetos clave de la realidad objeto de estudio. En consecuencia, la muestra estuvo constituida por ocho microempresas que cumplían con los parámetros de selección. Para el procesamiento y análisis de los datos se utilizó la estadística descriptiva. La tabulación de los datos se realizó en cuadros preestablecidos, con el propósito de registrar las respuestas emitidas por los informantes claves.
El análisis e interpretación de la información obtenida se efectuó por medio del análisis de contenido, en un intento de aproximarse al verdadero significado de las palabras contenidas en la literatura que abordan el tema de las microempresas destinadas a fabricar muebles en madera y, de las expresadas por los sujetos claves en sus respectivas encuestas.
Como paso previo al diseño de las estrategias encaminadas a fortalecer los procesos administrativos, contables y productivos de las microempresas dedicadas a la fabricación de muebles de madera en Quibdó, se elaboró una matriz FODA por área, herramienta que permite precisar la situación real (tanto interna como externa) del objeto de estudio abordado.
En este apartado se seleccionaron tres investigaciones previas que tratan, desde distintos ámbitos, el recurso maderable dentro de su objeto de estudio. El propósito de esta consideración era relacionarse con la problemática empresarial que ha surgido a raíz del uso de la madera, al igual que conocer las diferentes soluciones propuestas. Otro aspecto relevante es que los tres trabajos hacen referencia a investigaciones dirigidas al entorno colombiano.
Murillo y Perea (2011), en su trabajo titulado “Propuesta para el mejoramiento de los procesos productivos de las microempresas dedicadas a la fabricación de muebles de madera para el hogar en la ciudad de Quibdó” presentado para optar al grado de Magíster en de la Universidad de Medellín – Colombia, identifica como problemática principal la desarticulación entre las entidades públicas y privadas en el fortalecimiento del desarrollo empresarial. Los investigadores exponen que el municipio de Quibdó tiene una gran dependencia económica del gobierno nacional. No obstante, se evidencia la falta de apoyo por parte de las instituciones públicas a los microempresarios dedicados a la fabricación de muebles en madera para el hogar.
El trabajo investigativo de Murillo y Perea (2011), es de carácter cualitativo, centrándose en el diseño de una propuesta que contribuya al mejoramiento de los procesos productivos de las microempresas dedicadas a la fabricación de muebles de madera para el hogar en la ciudad de Quibdó.
Una de las principales conclusiones del trabajo de Murillo y Perea (2011), está orientada a afirmar que el proceso productivo en las microempresas dedicadas a la fabricación de muebles de madera para el hogar en la ciudad de Quibdó está directamente influenciado por las actividades de formación (capacitación). Entendidas éstas como aquellas que están vinculadas con el incremento de las competencias directivas y operativas de los propietarios y demás personal encargados de la producción, facilitando la comprensión y desarrollo de las áreas claves de: tecnología, investigación y desarrollo, innovación, mercado global, procesos e indicadores.
Conviene mencionar que la investigación de Murillo y Perea (2011), es fundamental para el éxito del presente trabajo. Esta aserción se valida con el hecho de que Murillo y Perea (2011) abordan la problemática del proceso productivo de muebles de madera en Quibdó, el cual es una de las aristas de la investigación planteada en el presente artículo. Al concatenar el proceso productivo con las áreas de administración y contabilidad se tendrá una propuesta con una visión integral que considere todos los factores involucrados en el funcionamiento de las microempresas que elaboran muebles de madera en Quibdó.
La segunda investigación que se tomó por referencia, está suscrita por Salas y Cortabarría (2014), intitulada “Análisis competitivo del sector madera y muebles de la región Caribe de Colombia”. Este trabajo investigativo se centró en el estudio de la estructura de las empresas cuya actividad económica gira alrededor de la madera, incluida la fabricación de muebles, con el propósito de conocer su contexto e identificar las posibles oportunidades de mejoramiento a nivel estructural, productivo y organizacional que apunten a acrecentar su competitividad a nivel nacional e internacional.
El trabajo descriptivo de Salas y Cortabarría (2014) efectuó el análisis competitivo del segmento económico de la madera en la Región Caribe de Colombia apoyándose en el modelo de diamante competitivo de Michael Porter. Esta metodología estudia nueve aspectos o factores influyentes en el desarrollo competitivo de las empresas del sector. Estos factores son: organización, direccionamiento estratégico, gestión de mercados, logística, calidad, producción, gestión financiera, gestión del talento humano, e innovación.
Entre las principales conclusiones de Salas y Cortabarría (2014) están las fortalezas que significan la potencialidad del sector maderero como fuente generadora de empleo, y la importante capacidad de innovación en diseños y usos de la materia prima que poseen las empresas del Caribe colombiano. En contraposición, una transcendente debilidad se traduce en los altos costos de distribución (transporte), propiciada por el distanciamiento entre las fábricas procesadoras de madera en la región Caribe y la zona de extracción y/o producción de la materia prima.
Es preciso hacer visible que el trabajo de Salas y Cortabarría (2014), al analizar los factores que inciden en la competitividad de las empresas del sector de la madera, será un valioso aporte al diseño de las estrategias encaminadas a fortalecer los procesos administrativos, contables y productivos de las microempresas dedicadas a la fabricación de muebles de madera en Quibdó.
La tercera investigación que se tomó como antecedente es el artículo de Pérez y Villalobos (2010), titulado “Análisis competitivo del sector madera y muebles de la ciudad de Barranquilla”, Este trabajo buscó identificar las características específicas de las empresas que intervienen en la fabricación de muebles de madera.
Pérez y Villalobos (2010) plantearon un trabajo de carácter descriptivo, que comenzó por una aproximación teórica a las actividades llevadas a cabo en la cadena de comercialización de la madera. Es menester señalar que los investigadores identificaron como eslabones de la cadena productiva de la madera los siguientes: (a) Actividad de aserrío, compra, venta y comercialización de madera en bruto e inmunizada, (b) Fabricación de tableros aglomerados y contrachapados y, (c) Fabricación de muebles de madera. Posteriormente, se efectuó un estudio de campo para obtener un diagnóstico del segmento económico, a una muestra de 27 compañías que equivalen a 54% de las empresas registradas (formales) en la ciudad de Barranquilla que pertenecen al sector. Los resultados se analizaron a partir del modelo de diamante competitivo de Michael Porter.
Las principales conclusiones de Pérez y Villalobos (2010) explican que los estudios impulsados por la Cámara de Comercio de Barranquilla, con la intención de generar las condiciones para la conformación de conglomerados industriales por sectores, deben fundamentarse en tres aspectos: Ubicación geográfica, vínculos a través de las industrias e interacción con otros actores más allá de las empresas. Al mismo tiempo, los investigadores mencionan que el segmento de la fabricación de muebles es el de mayor potencial para la creación del conglomerado, por ser el segmento del sector con mayor contacto directo a nivel comercial con los usuarios finales de los productos.
Una vez aplicado el instrumento de recolección de datos al grupo de interés seleccionado y tabulados sus resultados, se procedió a adscribir cada ítem del cuestionario al área de competencia respectiva (administrativa, contable, producción). A continuación se presentan de manera precisa4 los resultados obtenidos.
Las preguntas plasmadas en el instrumento vinculadas al área administrativa exhibieron los siguientes resultados:
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Sólo 25% de las microempresas consultadas cuentan con un portafolio de servicios para la venta de sus productos. Los portafolios existentes toman la forma de un álbum de fotografías de los trabajos realizados con anterioridad.
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87,5% manifestó que adquiere su materia prima (rastras de madera) de forma semanal, mientras que, 12,5% expresó que la compra se realiza cada quince días. Adicionalmente, 100% explicó que la adquisición de las materias primas es de contado.
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100% de los encuestados declaró contar con el Registro Único Tributario (RUT).
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100% del grupo de informantes clave reveló tener certificado de existencia y representación legal.
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50% de las microempresas que constituyeron la muestra señaló que cuentan con un stock de inventario de materia prima. Resalta el hecho de que dos entidades indicaron que manejan un stock mínimo comprendido entre 20 y 30 rastras5.
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Únicamente 12,5% de los consultados destacó contar con una estrategia de venta para sus productos. No obstante, la estrategia de esta microempresa consiste, exclusivamente, en mantener una exhibición de los productos terminados en su propia fábrica.
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50% manifestó no poseer una cuenta bancaria cuyo titular sea la microempresa (persona jurídica). Por tanto, las ventas las realizan en efectivo o, en su defecto, utilizan la cuenta bancaria personal del propietario del negocio.
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87,5% declaró que solicita un anticipo de dinero para comenzar el trabajo equivalente a 50% del precio total de venta. En tanto que, 12,5% explicó que sólo requiere de 10% de anticipo. Los anticipos recibidos de los clientes son anotados en un cuaderno no formal que custodia el propietario de la microempresa. Cabe destacar que 75% de los encuestados declararon que como soporte del anticipo entregan un recibo y no una factura.
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En relación con la cantidad de empleados que laboran en cada microempresa se encontró una diversidad de respuestas: Tres empleados (25%), cuatro empleados (25%), cinco empleados (25%), siete empleados (12,5%) y diez empleados (12,5%).
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Solamente un informante clave (12,5%) reveló que establece un vínculo laboral con sus empleados a través de un contrato escrito.
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100% de las microempresas consultadas indicaron que la modalidad de pago a sus empleados es semanal y en efectivo. Del mismo modo, 87,5% señaló que el salario del empleado está supeditado a un porcentaje del precio final de venta del producto de madera elaborado6.
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62,5% del grupo de interés seleccionado explicó que posee al menos un microcrédito formal con una institución bancaria. Sin embargo, solo cuatro de ellos tiene asociado su crédito al nombre de la entidad (persona jurídica).
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100% de las microempresas entrevistadas no tienen diseñada y formalizada su estructura organizativa. Similarmente, ninguno de los informantes claves manifestó contar con un manual de funciones y procedimientos.
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Todos los sujetos involucrados que respondieron al instrumento de recolección de datos coinciden en afirmar que el mes de mayores ventas es diciembre.
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62,5% del grupo de informantes claves reveló que su personal cuenta con capacitación técnica impartida por el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA). Mientras que 37,5% puntualizó que sus habilidades han sido adquiridas, únicamente, de forma empírica (experiencia en la organización).
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100% de las microempresas consultadas dedicadas a la fabricación de muebles de madera expuso que no llevan formalmente contabilidad. A tal efecto, todos manifestaron que hacen anotaciones manuales en cuadernos para tener control sobre cada trabajo de madera a realizar.
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100% de los informantes claves revelaron que no han diseñado formalmente una estructura de costos. Al respecto, resalta el hecho de que todas las microempresas calculan el precio de venta del producto de madera a partir de los siguientes elementos: Materia prima, mano de obra y ganancia.
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87,5% del grupo de interés seleccionado declaró que al recibir un anticipo o abono de los clientes procede a su registro inmediato en el cuaderno destinado para ello. Por su parte, 12,5% destacó que ese control es mental y al momento de la entrega del producto de madera se descuentan los anticipos recibidos y se efectúa la anotación en el correspondiente cuaderno.
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62,5% de las microempresas consultadas no realiza toma física de inventarios. La razón esgrimida por los informantes involucrados en esta respuesta está relacionada con la entrega inmediata de los productos manufacturados a sus clientes. De hecho, siete de los ocho encuestados expresaron trabajar, únicamente, bajo la modalidad de orden de pedido. Por lo tanto, no se evidencia que inicien la elaboración de los muebles de madera sin la solicitud de un cliente específico.
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75% de las microempresas que conforman la muestra indicaron que la adquisición de la materia prima la efectúan en el barrio Los Álamos (La Arrocera). Por su parte, 12,5% mencionó que obtiene la madera a través de la extracción propia, es decir, es cortada directamente por el dueño de la entidad. Finalmente, 12,5% señaló que compra la madera en pueblos aledaños al Municipio de Quibdó, como son: Tutunendo, Yuto, La Troje, San Juan, Pacurita, Río Quito, entre otros.
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En relación con el tipo de madera que emplean las microempresas consultadas en su proceso manufacturero se encontró una diversidad de respuestas: Algarrobo (100%), Choiba (50%), Guamillo (100%), Lirio (50%), Jigua amarillo (62,5%), Jigua negro (62,5%), Cedro (62,5%), Hipemas (25%), Pino (12,5%), Roble (25%) y Guamo rosario (12,5%).
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Todos los sujetos involucrados que respondieron al instrumento de recolección de datos cuentan con un proceso manual de secado de madera. En otras palabras, la madera es colocada a la intemperie y depende de la acción del sol7.
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100% del grupo de interés expresó que, en términos generales, el proceso de fabricación de un mueble de madera comprende las siguientes fases: Adquisición de la madera, secado de la madera, escopleado y despiece de la madera de acuerdo al tipo de producto a elaborar, pulido y lijado de cada pieza de madera, pintado de cada segmento de madera y armado de las piezas que conforman el mueble final.
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50% de las microempresas que constituyeron la muestra mencionaron que almacenan su stock de inventario en pequeños depósitos que se encuentran en las instalaciones del negocio. A pesar de que el almacenamiento idóneo de las rastras de madera es en forma vertical, dos encuestados revelaron que no cuentan con una infraestructura acorde a ese proceso, por lo que su almacenamiento consiste en apilar horizontalmente la materia prima adquirida.
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En cuanto al manejo del desperdicio de la materia prima propio del proceso de transformación de la madera, 50% de las microempresas enunció que el subproducto aserrín es empleado en la elaboración de productos entamborados o vendido a avicultores; en tanto que, el subproducto trozos de madera es empleado en la manufactura de elementos decorativos como: marcos para cuadros, repisas, percheros, pinzas para colgar llaves, porta lapiceros, entre otros.
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100% de puntualizó que el tiempo estimado de fabricación de un pedido depende del tipo de producto a manufacturar8. Aunado a ello, 87,5% explicó que la entrega del producto final está sujeta al clima, puesto que el proceso de secado de la madera es dependiente del sol.
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Todos los sujetos involucrados que respondieron al instrumento de recolección de datos coinciden en aseverar que la maquinaria que emplean para la transformación de la madera es propia9.
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75% de las microempresas encuestadas manifestaron que requieren de personal administrativo y contable para mejorar y fortalecer sus operaciones. Por su parte, 62,5% mencionó que se demanda dinero para invertir en maquinaria y en la ampliación de su infraestructura. Finalmente, 25% explicó que es necesario establecer y definir las líneas de producción.
En este apartado se proyectará un plan de acción que busque la maximización de las ventajas competitivas de las microempresas dedicadas a la fabricación de muebles de madera en la ciudad de Quibdó, a través del fortalecimiento de sus procesos administrativos, contables y productivos.
La fase inicial de la propuesta consta de la identificación de los factores internos y externos que son clave para consolidar, a nivel de microempresa, el segmento económico de manufactura de muebles de madera en la ciudad de Quibdó. Cabe destacar que los factores internos están relacionados con las fortalezas y debilidades de cada organización, aspecto sobre los cuales el empresario tiene un cierto grado de control. En contraste, los factores externos conciernen a las oportunidades y amenazas inherentes al entorno en el que opera el negocio.
A continuación se presenta una matriz FODA para cada proceso que se pretende fortalecer en la microempresa que elabora muebles de madera.
Matriz FODA. Área administrativa
Elaboración propia (2016) basada en los resultados de la encuesta.
Matriz FODA. Área contable
Elaboración propia (2016) basada en los resultados de la encuesta.
Matriz FODA. Área de producción
Elaboración propia (2016) basada en los resultados de la encuesta.
La segunda fase de la propuesta se plantea diseñar estrategias para atender las acciones más inmediatas que deben emprenderse para iniciar el fortalecimiento de los procesos administrativos, contables y productivos de las microempresas dedicadas a la fabricación de muebles de madera en Quibdó, fundamentadas en el análisis de la matriz FODA presentada en el apartado anterior.
Las estrategias del área de administración enunciadas en esta sección se fraccionarán en sub áreas.
El principal objetivo que se persigue en esta sub área es tener acceso al financiamiento externo, otorgado por instituciones bancarias o programas sociales del gobierno, para cubrir las actividades de inversión necesarias. Para el logro de este objetivo la microempresa deberá:
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Abrir una o más cuentas bancarias en instituciones financieras presentes en
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Realizar todas las erogaciones de dinero (o buena parte de ellas) a través de cheques o transferencias electrónicas, incluyendo pago a proveedores, empleados, servicios públicos, arrendamientos, entre otros.
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Facturar todos los productos que elaboran.
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Llevar una contabilidad que permita la elaboración de los Estados Financieros reales de la microempresa, afín de convertirse en un cliente atractivo para la institución bancaria.
El principal objetivo que se pretende alcanzar en esta sub área está relacionado con la generación del sentido de pertinencia del trabajador hacia la microempresa, logrando retenerlo y evitando la rotación de personal que impacta en el tiempo invertido en su capacitación. Para el logro de este objetivo la microempresa deberá:
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Formalizar las relaciones de trabajo con sus empleados a través de la firma de un contrato escrito a tiempo indeterminado.
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Dotar a los trabajadores del equipamiento de seguridad industrial requerido para actividad de producción.
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Cancelar a cada trabajador los beneficios laborales que el ordenamiento jurídico dispone para ellos.
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Contratar un administrador o, en su defecto, un asistente administrativo que pueda coadyuvar a cumplir con todas las disposiciones laborales.
El principal objetivo que se plantea en esta sub área está vinculado a estandarizar los procedimientos que se ejecutan en las actividades cotidianas del negocio, mediante la creación de manuales de funciones y procedimientos y de la estructura organizativa. Para el logro de este objetivo la microempresa deberá: Plantear un convenio con la Universidad Tecnológica del Chocó “Diego Luis Córdoba”, específicamente con su Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Contables, para que sus estudiantes puedan hacer sus primeras prácticas profesionales (pasantías) en estas microempresas. Este proyecto buscará una relación ganar – ganar, los estudiantes aplican el conocimiento adquirido y las microempresas obtienen un servicio profesional a bajo costo.
El principal objetivo que se expone en esta sub área consiste en incrementar gradualmente los inventarios de materia prima, aumentar la capacidad de producción y disminuir los tiempos de entrega de los productos a los clientes. Para el logro de este objetivo la microempresa deberá:
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Construir una relación (estadística) de los consumos mensuales de cada tipo de madera.
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Adquirir semanalmente entre tres a cinco rastras de madera adicionales a las utilizadas en cada pedido. Esta compra adicional estará condicionada a las estadísticas de consumo de cada clase de madera que previamente se han levantado.
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Proceder semanalmente al secado artesanal (sujeto a las condiciones climáticas) de la madera adquirida en forma adicional que formará parte del inventario de materia prima.
El principal objetivo que se detalla en esta sub área se traduce en captar nuevos clientes y aumentar las ventas de los productos, impactando positivamente en los ingresos del negocio. Para el logro de este objetivo la microempresa deberá:
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Diseñar un catálogo de los productos de madera que se fabrican. Este catálogo debe estar disponible en físico y en digital. Si bien la fotografía del producto es fundamental, se requiere agregar información adicional como: Tamaño, clase de madera, posibles colores, probables usos, entre otros. La elaboración de este catálogo podría ser delegada a los estudiantes de la Universidad Tecnológica del Chocó “Diego Luis Córdoba”.
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Solicitar a los clientes sus correos electrónicos, con el propósito de enviar el catálogo digital cada vez que se actualice.
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Diseñar una pequeña exhibición en las instalaciones de la microempresa para que el cliente observe directamente la calidad de los productos que se fabrican.
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Promocionar a la microempresa a través de una estación radial de importante audiencia en la ciudad de Quibdó.
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Diseñar un logotipo y formular un slogan. Estas acciones fomentarán la creación de la imagen corporativa de la microempresa. Esta actividad podría ser delegada a los estudiantes de la Universidad Tecnológica del Chocó “Diego Luis Córdoba”.
Las estrategias del área contable expuestas en esta sección se fraccionarán en sub áreas.
El principal objetivo que se persigue en esta sub área es formalizar el sistema de contabilidad de la microempresa. Para el logro de este objetivo la microempresa deberá:
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Contratar a un Contador Público o, en su defecto, a un asistente contable que esté asesorado por un Contador Público.
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Construir un inventario de los activos pertenecientes al grupo financiero de propiedades, planta y equipos que emplean en la elaboración de los productos de madera. De igual forma, efectuar un inventario de materia prima, productos en proceso y productos terminados. Ambos listados de activos deben ser registrados en los libros de contabilidad.
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Registrar en los libros de contabilidad la totalidad de las transacciones económicas inherentes a la actividad del negocio.
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Elaborar los estados financieros de la microempresa, al menos, de forma trimestral para conocer su evolución financiera.
El principal objetivo que se destaca en esta sub área es establecer un adecuado sistema de control interno sobre las operaciones que se efectúan en el negocio. Para el logro de este objetivo la microempresa deberá:
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Utilizar un libro mayor auxiliar de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
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Facturar la totalidad de las ventas de los productos de madera que se elaboran.
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Depositar íntegramente en las cuentas bancarias de la microempresa el dinero recibido en efectivo por las ventas realizadas.
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Diseñar una tarjeta kardex (entradas y salidas de inventario) para el control del inventario de materia prima, productos en proceso y productos terminados.
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Registrar las cantidades de desperdicio (aserrín y trozos de madera) que se desprenden del proceso de transformación de la madera.
l principal objetivo que se matiza en esta sub área es controlar los costos y gastos que se incurren en la fabricación de un producto de madera. Para el logro de
El principal objetivo que se matiza en esta sub área es controlar los costos y gastos que se incurren en la fabricación de un producto de madera. Para el logro de este objetivo la microempresa deberá: Diseñar una estructura de costos formal que incluya todos los elementos que conforman el costo de los productos a manufacturar (materia prima, mano de obra directa, costos indirectos de fabricación). Adicionando, los gastos de administración y venta asociados, así como la ganancia del productor. Esta actividad puede ser ejecutada y asesorada por los estudiantes de la Universidad Tecnológica del Chocó “Diego Luis Córdoba”. A continuación se muestra un ejemplo de la estructura de costos sugerida.
Los supuestos empleados para la elaboración de la estructura de costos son los siguientes:
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La estructura de costos que se ilustra en el ejemplo corresponde a una puerta de madera de lirio.
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Una rastra de madera de lirio consta de aproximadamente cuatro tablones, para la elaboración de una puerta se usan tres tablones.
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El desperdicio de madera se estandarizó a 5%.
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La mano de obra directa contiene todos los beneficios laborales que debe percibir el trabajador.
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La capacidad normal de producción se definió en minutos de trabajo. Para el ejemplo, se pautó una capacidad mensual de 36.960 minutos.
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El tiempo aproximado de elaboración de una puerta es de seis horas.
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La estimación de los gastos operativos atribuidos a una unidad se estableció en 12% del total costo de producción.
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El margen de ganancia se fijó en 30% sobre el total de la estructura de costos de cada producto (costos y gastos).
Modelo de estructura de costos – Puerta de Lirio
Elaboración propia (2016) basada en datos suministrados por los encuestados.
Las estrategias del área de producción manifestadas en esta sección se fraccionarán en sub áreas.
El principal objetivo que se pretende lograr en esta sub área consiste en fomentar una diferenciación entre los distintos oferentes de muebles de madera basada en el diseño. Para el logro de este objetivo la microempresa deberá:
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Investigar vía online las nuevas tendencias nacionales e internacionales en decoraciones y diseño de interiores y exteriores.
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Permitir a los trabajadores presentar propuestas de nuevos diseños de muebles.
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Elaborar productos decorativos a partir de los desperdicios de madera que surgen del proceso de transformación de la madera.
El principal objetivo en esta sub área se traduce en la apertura de nuevos mercados fundamentado en la producción en serie de productos específicos. Para el logro de este objetivo la microempresa deberá: Instaurar una línea de producción para fabricar en serie productos específicos, por ejemplo, escritorios para oficinas. Con esta actividad la microempresa no dependerá exclusivamente de los pedidos realizados por los clientes, sino que podrá ofertar en el mercado sus productos para que sean comercializados por detallistas, tales como: mueblerías, proveedurías de artículos de oficina, entre otros.
El principal objetivo que se plantea en esta sub área está vinculado a la inversión progresiva en maquinaria. Para el logro de este objetivo la microempresa deberá:
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Reinvertir 30% de los excedentes económicos en maquinaria y herramientas, con el propósito ampliar paulatinamente la capacidad de producción de la microempresa.
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Reinvertir 10% de los excedentes económicos en el mantenimiento preventivo de la maquinaria existente.
La tercera fase de la propuesta comprende las estrategias a emprender en un nivel superior, en otras palabras son acciones a iniciar una vez que se han completado las estrategias de nivel I.
Las estrategias de nivel II en el área de administración que deben ser aplicadas por las microempresas dedicadas a la fabricación de muebles de madera en Quibdó, se describen a continuación:
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Solicitar un crédito bancario de una cuantía considerable que permita la inversión en: materia prima, ampliación de infraestructura, equipos de computación y maquinaria. Se recomienda contar con el asesoramiento de los estudiantes de la Universidad Tecnológica del Chocó “Diego Luis Córdoba” en la elaboración de un plan de inversión.
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Diseñar un esquema de beneficios laborales para los empleados de la microempresas que sean superiores a los establecidos en legislación laboral.
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Adquirir una cantidad de materia prima que permita poseer un inventario para un período mínimo de dos meses.
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Crear una página web con la información de los productos de madera fabricados por la microempresa.
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Contratar fuerza de venta tanto el Departamento del Chocó como en los Departamentos circunvecinos, con el propósito de intensificar la venta de muebles de madera fabricados a partir de la línea de producción en serie.
Las estrategias de nivel II en el área contable que deben ser aplicadas por las microempresas dedicadas a la fabricación de muebles de madera en Quibdó, se describen a continuación:
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Adquirir un software en el que se integre el área administrativa con la contable.
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Sistematizar la estructura de costos en el software instalado.
Las estrategias de nivel II en el área de producción que deben ser aplicadas por las microempresas dedicadas a la fabricación de muebles de madera en Quibdó, se describen a continuación:
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Adquirir un horno para el secado de la madera.
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Ampliar las áreas destinadas al almacenaje de la materia prima.
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Desarrollar otras líneas de producción en serie.
Uno de los sectores productivos con mayor potencial para su crecimiento en el Departamento del Chocó es el de la manufactura de muebles de madera. Sin embargo, el mencionado sector carece variables diferenciadoras que permitan su consolidación en el mercado colombiano.
Resalta el hecho de que en el Departamento del Chocó convergen condiciones naturales y económicas que pueden asegurar el crecimiento de las microempresas dedicadas a la fabricación de muebles de madera. Entre ellas se pueden enunciar: accesibilidad a la materia prima en el propio Departamento del Chocó, disponibilidad de mano de obra calificada y no calificada, presencia del SENA como ente de formación y capacitación del personal, residencia de la Universidad Tecnológica del Chocó “Diego Luis Córdoba”, entre otros múltiples factores.
Incuestionablemente, las microempresas para lograr afianzarse en mercados altamente dinámicos, competitivos y globalizados, requieren del diseño y aplicación de estrategias gerenciales que confluyan en la innovación y actualización de los procesos administrativos, contables y de producción, como principales herramientas para lidiar con los retos y amenazas del entorno.
Finalmente, los investigadores señalan que este segmento productivo demanda el compromiso y participación del Estado colombiano, en el diseño de políticas públicas dirigidas a su fortalecimiento, y de la intervención del sector bancario privado, en la formulación de planes de financiamiento para la inversión en activos.
Matriz FODA. Área administrativa
Elaboración propia (2016) basada en los resultados de la encuesta.
Matriz FODA. Área contable
Elaboración propia (2016) basada en los resultados de la encuesta.
Matriz FODA. Área de producción
Elaboración propia (2016) basada en los resultados de la encuesta.
Modelo de estructura de costos – Puerta de Lirio
Elaboración propia (2016) basada en datos suministrados por los encuestados.
