Para los archivos, como para la vida, en momento de cambios profundos como los actuales, la Historia es más necesaria que nunca. Los archiveros, como todos los demás gestores de información y de bienes del Patrimonio Histórico, necesitan referencias en las que apoyar la disciplina que se está construyendo…
Juan José Generelo y Ángeles Moreno

Introducción

¿Cuánto debemos los historiadores a los archivos? Todo, o casi todo. En el siglo xix, la historiografía erudita y la positivista daban relevancia a las fuentes documentales. La profesionalización del oficio pasaba por aplicar el método crítico y erguir las explicaciones del pasado en la elocuencia de los documentos de archivo. En el siglo xx, la revolución historiográfica que supuso la escuela de los Annales introdujo nuevas perspectivas metodológicas y la diversificación de fuentes, pero de ninguna manera soslayó el uso de los archivos para el estudio y la reconstrucción del pasado.

La historia económica, la de las mentalidades, la demografía histórica y otras tantas sobresalieron en la investigación sistemática y acuciosa de archivos tradicionalmente explotados, y en otros poco consultados, como los archivos parroquiales o los judiciales. Esto demuestra que el archivo, para los historiadores, es y seguirá siendo parte sustantiva de nuestro trabajo, aunque la información se materialice en nuevos soportes y la gestión documental implique nuevos desafíos (Blouin y Rosenberg, 2011). Sin embargo, pese a la importancia de los archivos, no nos hemos ocupado de recuperar su propia historia, como si carecieran de ella, como si los acervos documentales hubiesen surgido por generación espontánea.

En la bibliografía europea, en concreto la española, es frecuente encontrar lamentaciones al respecto (Zozaya, 2008; Martín-Pozuelo, 2007). José Ramón Cruz Mundet (1994) señalaba, hace ya casi treinta años, que para abordar la historia de la archivística y de su objeto de estudio nos encontrábamos ante la carencia del punto de arranque: monografías que tratasen el tema. Apuntaba que solo contábamos con bibliografía que trataba de manera aislada tal o cual fondo y, muy pocas veces, de regiones o países completos. Introducimos estas palabras porque, aunque en la propia España se ha avanzado al respecto, para el caso mexicano aún son pertinentes.

En México contamos con estudios de archivos concretos, pero no existe una visión panorámica del desarrollo de la archivística en nuestro país ni de los archivos en sí. A diferencia de la historia del libro y de las bibliotecas, que en años recientes cobró interés y pujanza, la de los archivos y la archivística no se ha trabajado con igual ahínco; tampoco es reconocida como parte de la historia de la cultura escrita, aun cuando esta última tenga por objeto de estudio los tres momentos de lo escrito: la producción, el uso y la conservación (Castillo, 2003).

Las razones de este desinterés en México se deben, en parte, a la biografía de nuestros archivos. Cruz Mundet (1998) apunta que la bibliografía al respecto está dispersa en el tiempo; se trata de iniciativas aisladas y discontinuas que tienen la finalidad, sobre todo, de dar a conocer lo que albergan los archivos para coadyuvar a su valoración, conservación y tratamiento documental; es decir, habilitarlos como verdaderos custodios del patrimonio documental mexicano y eficaces centros de investigación. Por lo tanto, consideramos válido decir que la preocupación se ha centrado en estudiar no la archivística ni los archivos, sino la archivalia¹ mexicana como principal fuente de información para la construcción de la historia nacional.

Las siguientes líneas parten del entendido de que la historia de los archivos y la de la archivística forman parte de nuestra cultura escrita. Con este trabajo pretendemos indicar la necesidad de recuperar la evolución de los archivos en México y resaltar la importancia de la tradición archivística de la monarquía hispana (y su marco normativo) como antecedente del establecimiento y operatividad de los archivos en la Nueva España y, más adelante, en el México independiente. En ese sentido, proponemos contextualizar la existencia, la organización y el funcionamiento de los archivos públicos mexicanos en torno a la herencia española, de la que abrevaron en sus inicios.

El artículo está dividido en tres apartados. En el primero explicamos por qué los amoxcalli no pueden ser considerados un antecedente de los archivos mexicanos. En el segundo abordamos la tradición archivística española durante la Edad Moderna y, en especial, su marco normativo. La última sección la dedicamos a los archivos novohispanos.

La tradición perdida

Es sabido que en el México antiguo existía una arraigada tradición de producir códices de distintas naturalezas; los había mítico-religiosos, calendáricos, genealógicos, históricos, entre otros. Todos ellos, su escritura y su lectura, estaban vinculados a los grupos dominantes —al igual que en las antiguas civilizaciones de Europa y Asia—. Su producción, uso y conservación era exclusiva de los sacerdotes-gobernantes mesoamericanos.

Las crónicas de la época de la conquista nos hablan de que había códices en grandes cantidades y que se guardaban en los amoxcalli (casa de libros). Es probable que tuvieran un orden específico y estarían bajo la custodia de aquellos que los elaboraban e interpretaban. Por todo eso hay quienes han visto en los amoxcalli los orígenes de los archivos y las bibliotecas en México (Rayón, 1854; Torre, 1999; Armendáriz, 2009). Lamentablemente, la conquista y la evangelización supusieron la destrucción sistemática y casi total de los documentos de factura indígena (Báez, 2011); poco, o nada, sabemos de su organización, de los lugares que los albergaban y de las personas que les daban vida.

La conquista española y lo que a ella siguió, alteró profundamente la cultura indígena y trastocó de modo particular sus formas de saber tradicional y los medios de preservación de sus conocimientos religiosos, históricos y de otras índoles. Sin exageración puede afirmarse que acarreó la fractura y a la postre la muerte de un sistema de preservación de conocimientos con raíces milenarias (León Portilla, 1996; citado en Meneses, 2011: 22).

Por lo tanto, tampoco se exagera al reconocer en la tradición hispánica los orígenes de nuestros archivos, pues al no quedar ninguna de esas casas de libros y al no conocer la manera en la que operaban, no podemos hablar de una archivística en el México antiguo, porque, de haber existido, no contamos con los datos suficientes para reconstruirla. También tendríamos que discutir si los códices pueden considerarse documentos de archivo como los entendemos hoy, es decir, si estaba en su naturaleza ser instrumentos para la gestión, la administración y el derecho o si eran producidos de manera orgánica y por series.

La tradición hispánica

Entre los estudiosos de la archivística y de los archivos españoles están quienes afirman que su origen está en los tabularium existentes en las provincias administrativas de la Hispania romana (Fernández Romero, 2003; Rodríguez Neila, 2003). Otros lo encuentran en los archivos medievales, sobre todo en los bajomedievales, pues las leyes visigodas reconocían el valor testimonial de los documentos —pizarras, tablillas y pergaminos— para reclamar derechos (Casado, 2002). Sin embargo, los depósitos de estos no eran un archivo, sino lugares donde se guardaban escritos y otros objetos de valor significativo para la nobleza o el clero, por ejemplo, las reliquias.

Se conservan algunos documentos escritos sobre pizarra, de los siglos vi y vii, encontrados en excavaciones arqueológicas, e incluso al aire libre, en Salamanca, Ávila y Cáceres. Como era de esperarse, ninguna de esas pizarras se conservó íntegra: están rotas y se perdió parte de los mensajes. No obstante, los fragmentos permiten deducir la importancia de la escritura en transacciones legales y comerciales, hasta en contextos rurales. A partir del siglo viii se encuentran más pergaminos que, a pesar de la conquista musulmana, presentan significativas continuidades con el mundo visigodo, tanto en el uso del lenguaje como en las prácticas administrativas y legales (Collins, 2000).

En Aragón, ya para los siglos xi y xii, quizá existieron depósitos de documentos, los cuales “se limitarían a unas decenas o unos pocos centenares de pergaminos, guardados en sacos o en arcas, que se conservarían dispersos en el palacio condal, en casa de particulares, de oficiales, de monasterios o iglesias” (López, 2007: 419). Hay que tener en cuenta que las Cortes eran itinerantes y aún no existía una ciudad capital para la Corona de Aragón ni para la de Castilla y León. Además, durante la Edad Media, la Iglesia ocupó el lugar del Imperio romano en materia de conservación de documentos. El archivero aragonés Manuel de Bofarull y de Sartorio (1853: 11) lo explica, desde su particular óptica decimonónica, de la siguiente manera:

Siendo tan escaso el número de las mencionadas escrituras, es muy probable que aquellos guerreros monarcas las llevarían consigo en sus continuas correrías, y que no tendrían persona exclusivamente encargada de custodiarlas. Las primitivas y antiguas reseñas de sacos, cajas, arcas y armarios, que llevan en su dorso, parece que así lo indican; y las diferentes órdenes Reales que en nuestras investigaciones se nos han venido á las manos, á tal ó cual funcionario público de pasar á este ó á aquel monasterio á recoger las escrituras que citan, hacen presumir, que cuando por su mayor número no podían ya formar parte de su lijero equipaje, las depositaban en las casas religiosas, que en aquellos turbulentos tiempos eran, á la par que templos, fortalezas, en las cuales los fieles se guarecían, defendiéndose de los sangrientos ataques de los árabes.²

Ante la evidente dispersión de documentos que primaba hasta el siglo xiii, es significativo que, en 1319, Jaime ii de Aragón concentrase documentación de su interés en su palacio, en la ciudad de Barcelona, acto considerado la fundación del Archivo Real de Barcelona.³ En 1384, el célebre Pedro el Ceremonioso lo dotó de sus primeras ordenanzas. En ellas se estipuló la función del archivo, no solo como lugar para reunir la documentación real, sino que debía disponer los manuscritos para servir a los fines del monarca cuando lo necesitase.

En dichas ordenanzas se establecen con precisión las responsabilidades del archivero y se le confiere una mayor envergadura al oficio. Además, se le dio al archivo un sistema de trabajo, es decir, un primer manual de gestión documental que contemplaba el control y tratamiento de los fondos, desde la recepción de la documentación, su ordenación y descripción hasta su conservación y restauración. “Como tales [las ordenanzas] son las más antiguas de los reinos hispánicos y unas de las más antiguas de Europa. Al Ceremonioso corresponde, pues, el mérito de iniciar la tradición archivística española” afirma Rafael Conde y Delgado de Molina (1998: 23).

Cruz Mundet (1998) pone en duda la idea de una tradición archivística propiamente española, pues objeta que hace falta una historia de la archivística en España que se distinga de las construcciones romántico-nacionalistas que restan objetividad a la interpretación en aras de hacer reivindicaciones precipitadas. La intención de este artículo está lejos de eso: no se trata de reivindicar nada ni de reconocer primicias de la archivística española al obviar el desarrollo de la disciplina en otras latitudes, sino de tomar en cuenta la herencia hispana para comprender el origen de los archivos mexicanos.

Entendemos por tradición hispana una manera, más o menos continua, de concebir la función de los escritos en las instituciones desde la Edad Moderna española y que incide en la organización de los papeles de las instituciones novohispanas; esto es, la producción, el uso y la conservación de documentos y, por ende, de archivos, al igual que la forma de organizarlos para distinguirlos de una bodega. En este sentido, consideramos debatible la inclusión de los tabularium o los thesaurus medievales en dicha tradición, pues, como ya señalamos, los documentos de aquellas épocas que han llegado hasta nuestros días son escasos y gran parte de ellos están fragmentados.

En 1489, durante el reinado de los Reyes Católicos, se presentaron las Ordenanzas de la Chancillería de Valladolid en las que se reorganizaba este tribunal y por primera vez se creó un archivo como parte inherente de una institución castellana. En estas ordenanzas se dictaron medidas para ordenar e inventariar la documentación con una estricta finalidad administrativa. Se buscaba generar instrumentos de control y registros precisos que permitiesen la localización inmediata y oportuna de la información (Pedruelo, 2003).

A ese archivo se le asignó un archivero hasta el 12 noviembre de 1607 (Martínez Hernández, 2009), se trataba de Rodrigo Calderón, favorito del duque de Lerma, quien pasó a la historia por haber sido juzgado y degollado a causa de su derrumbe político tras su rápido enriquecimiento y escandalosa corrupción, pero no trascendió por su trabajo como archivista (Alvar, 2002). En realidad, este fue tan solo uno de entre los muchos cargos que desempeñó, pero denota que el oficio se concedía a los estimados por el rey.⁴ Tampoco se le dio un edificio propio; por el contrario, se le proporcionó un espacio ubicado en una de las habitaciones del Tribunal. Por lo tanto, el archivo de la Real Chancillería de Valladolid, si bien es un precedente importante, no se compara con el hito que significaría la creación del archivo de Simancas.

Existe un amplio consenso en reconocer la fundación del archivo de Simancas como punto de partida de los usos y prácticas archivísticas de la Edad Moderna en España. En 1540, el emperador Carlos v ordenó, desde Bruselas, que se concentrasen, en una de las torres de la fortaleza⁵ —que para entonces funcionaba como prisión—, algunos de sus documentos para que, al igual que los comuneros aprehendidos, fuesen resguardados. Su ubicación no es fortuita; la villa de Simancas se encuentra a una corta distancia de la ciudad de Valladolid, que en ese momento poseía un gran poder económico, político y judicial, pues ahí había sido jurado rey de España el propio Carlos i por las Cortes de Castilla en 1518, además era sede de la Real Chancillería y de la Inquisición. Se trataba de un archivo estrictamente patrimonial.

Bien lo dice José Luis Rodríguez de Diego (1998: 36): “Los archivos, como cualquier otra realidad, son hijos de su tiempo y no pueden por menos de reflejar las señales de la paternidad cronológica en la que surgen”. Por eso conviene contextualizar el proyecto simanquino en los años en que la monarquía absoluta cobraba forma y significado. Por un lado, no es casual que sea contemporáneo el proyecto de reorganizar los archivos reales de Francisco i de Francia (1539); en el contexto del Concilio de Trento, en 1565, Pio v funda el Archivo Central de la Santa Sede y se establece la obligatoriedad de almacenar los archivos parroquiales. Por otro lado, en Inglaterra, Isabel i fundó, un poco más tarde, en 1578, la State Paper Office (Romero, 1997).

Ante el enorme crecimiento del Imperio español de esos años y la abrumadora cantidad de asuntos por decidir, el flujo de información a través de la escritura hizo posible su expansión transoceánica. Si Carlos i se valió de la escritura como herramienta de gobierno, administración y comunicación (Fernández Álvarez, 2010), Felipe ii pasó a la historia con sobrenombres como el Rey Papelero, el Rey Burócrata, entre otros. Su notable apropiación de la cultura escrita fue señalada por sus contemporáneos y lo ha sido también por numerosos historiadores.⁶ No era frecuente que un monarca dedicara gran parte del día a leer y escribir.

Felipe ii comenzó su biblioteca a los trece años; fue un ávido lector de todo género de obras y leía en varias lenguas romances, aunque no las hablaba.⁷ Imbuido del ambiente humanista del Siglo de Oro, escuchó con agrado las peticiones de los eruditos que clamaban por la construcción de una gran biblioteca que emulase a otras de Europa. Pero, a diferencia de lo que sugerían, el monarca decidió fundarla en alguna ciudad que no fuera las universitarias Alcalá o Salamanca. Páez de Castro, el autor del Memorial a Felipe ii sobre la utilidad de juntar una biblioteca, sugirió que la ciudad idónea para tal fin debía ser Valladolid, “porque V. M. reside allí muchas veces, como por la audiencia real y universidad y colegios y monasterios y frecuencia de todas naciones” (rbme, s/f). Felipe ii quiso que la biblioteca formase parte de su gran proyecto arquitectónico: el Real Palacio-Monasterio de San Lorenzo del Escorial, diseñado en función de sus gustos y aficiones. Juan de Herrera proyectó el majestuoso salón principal, no para banquetes o reuniones cortesanas, sino para albergar los libros del rey y ponerlos a disposición de los sabios de la época.

Este soberano leía en persona las consultas de sus catorce consejos,⁸ despachaba todas las órdenes con su firma ológrafa y entendía la importancia de controlar la información como uno de los pilares de su poderío. Para este rey, contar con un archivo que reuniera, ordenara y custodiara sus papeles era tan importante como establecer una espléndida biblioteca en su propio palacio. Pero en esa ocasión sí se tomó en cuenta la importancia política y administrativa de Valladolid y se consideraron las ventajas estructurales que ofrecía la fortaleza de Simancas donde, además, ya se habían concentrado documentos de su padre, el emperador Carlos v.

En 1561, Felipe ii nombró a Diego de Ayala tenedor de las escrituras reales. Para finales de esa década, Ayala había recogido documentación del patronazgo y patrimonio real, peticiones, memoriales, cartas, expedientes, consultas, informes y registros de distintas instituciones. Al saber que se había reunido tal cantidad, el Rey Papelero consideró “que conuenia edificar aposentos sufficientes, en que pudiessen estar aquellos y los que mas se recogiessen” (Ordenanzas del Archivo de Simancas [1588], 2006). Se mandó a Juan de Herrera que adaptase la fortaleza de Simancas para que las “dichas escripturas puedan estar con comodidad” (Ordenanzas del Archivo de Simancas [1588], 2006).

La fundación del archivo simanquino marcó un hito en España porque, a diferencia de los archivos medievales, había una intención explícita de conjuntar la documentación, además de un financiamiento para adecuar un lugar ex profeso y un salario destinado a la persona cuya actividad exclusiva fuera organizar los documentos: un archivero. Estamos ante la presencia de un archivo como hoy lo entendemos, continente y contenido sistematizado, aunque los motivos para su creación fueran distintos a los de ahora. Durante el Antiguo Régimen:

El archivo fue utilizado como caja de caudales que ocultara y defendiera los secretos del Rey, como su archivo patrimonial, como justificante de su política y como elemento para legitimar su derecho al trono y símbolo de la continuidad dinástica (Martínez García, 1999: 79).

Años más tarde, en 1588, Felipe ii coronaría su proyecto archivístico al dotarlo de las ordenanzas que normarían su trabajo. Con tales instrucciones le dio orden y viabilidad al uso de información que, hasta ese momento, se encontraba dispersa y que se acumulaba en papeles que se multiplicaban a la par que se complejizaban los asuntos del Imperio.⁹ El protagonismo español en la política europea y americana y la consecuente necesidad de vigilar las finanzas de la Real Hacienda explican la necesidad de controlar y usar la información en beneficio del propio monarca. En la introducción de estas ordenanzas, Felipe ii justifica su proyecto:

Por quanto el emperador y rey, mi señor, que esté en gloria, teniendo consideración a que en las escripturas consiste la memoria de la antigüedad, y viendo que en los tiempos passados no hauia auido tanto cuidado (como conuenia) en la conseruacion de las que tocauan al patrimonio, estado y corona real destos reynos y al derecho de su patronazgo, proueyo y mando que en la fortaleza de la uilla de Simancas se formassen algunos aposentos donde se pudiessen recoger no solamente las desta calidad pero otras generales que tocauan a los dichos nuestros reynos y vasallos dellos, y estauan divididas en diuersas partes y a mal recaudo, y se recogieron algunas por entonçes. Y después hauiendo yo sucedido en estos nuestros reynos y viendo que hauia cesado el dicho recogimiento de papeles por no hauer persona que residiese en el dicho archiuo, y que conuenia a nuestro serviçio proueer algunas de experiencia que (desocupadas de otros negocios) tuuiesen cargo de las dichas escripturas y de juntar las que mas huuiese, por la confiança y satisfaccion que tuuimos de Diego de Ayala, nuestro secretario, le proueymos del dicho cargo, para que conjuntamente con el licenciado Sanz, relator del nuestro consejo (a quien asimismo nombramos para ello), entendiesen en recoger, ordenar y asentar las dichas escripturas conforme a la instruccion que les hauiamos de mandar dar (Ordenanzas del Archivo de Simancas [1588], 2006).

Destaca la clara conciencia de la relación entre escritura y memoria y, por tanto, la voluntad de conservar la documentación organizada y presta para su consulta. El documento escrito sustituyó al testimonio oral. Para el Estado moderno la escritura es garantía de seguridad jurídica, puede garantizar la defensa de un derecho o privilegio y demostrar la propiedad de determinados bienes; por ello, Felipe ii conservó los papeles que legitimaban y protegían todos sus derechos.

Las ordenanzas establecieron una estructura de trabajo. Se estipuló una plantilla de un archivero y dos oficiales. Trabajarían de lunes a sábado, tres horas por la mañana y tres por la tarde. Habían de jurar ante el Consejo de Castilla “fidelidad, secreto y legalidad” (Ordenanzas del Archivo de Simancas [1588], 2006); porque la confidencialidad de la información era un elemento fundamental, debía estar al servicio del soberano y de nadie más.

Las ordenanzas precisaron las funciones de esta plantilla: recopilar la documentación y organizarla; se les facultó para crear copias fieles —solo con la autorización explícita del rey, firmada por su propia mano y siempre dentro del propio archivo—. Las obligaciones primordiales del archivero eran inventariar, indizar y llevar un estricto control del orden topográfico de cada documento. Se reguló la materialidad de los legajos; deberían estar escritos con letra legible en papel de calidad y encuadernados con los broches necesarios. Las copias del latín se pagaban mejor que las copias en castellano.

En las ordenanzas hay nociones claras de conservación preventiva. Se nombró a un portero y un barrendero “porque la conseruacion de los dichos libros y escripturas no solo consiste en la buena compostura de todo pero tanbien en que esten limpios y bien tratados” (Ordenanzas del Archivo de Simancas [1588], 2006). El portero era el encargado de cerrar puertas y ventanas. El barrendero debía sacudir y limpiar los libros para evitar que hubiese polillas, humedad o ratones. Se prohibió encender velas, chimeneas y hornos. La restauración no escapó a las instrucciones filipinas y se mandató al archivero reparar los libros dañados.

Llama la atención la orden de que se hiciese un libro de cosas “curiosas y memorables” que se leyera como historia, encomendado sobre todo a no perder de vista los hechos gloriosos de los Consejos de Estado y el de Guerra. La documentación de ambos consejos fue meticulosamente recogida hasta bien entrado el siglo xvii. Cabe destacar la relevancia de los secretarios durante la Edad Moderna, esos burócratas de origen noble, universitarios bien preparados, que disfrutaban de una relación directa y particular con el monarca. Personas en quienes el soberano depositaba su confianza, y ellos, a cambio, debían responder con absoluta secrecía sobre los asuntos que trataban con él.

López-Cordón (1996) explicó cómo el trabajo de los secretarios consistía en tomar nota de los acuerdos e instrucciones del monarca y cómo este “despacho en boca” se complementaba con el “despacho escrito”; los asuntos se formalizaban una vez plasmados con tinta y en papel, atendiendo forma, estilo, presentación y grafía. Los secretarios, ya fuesen personales, de Estado o, en el siglo xviii, de la Secretaría del Despacho, estaban al frente de la documentación regia y de la información que contenía. Gracias a su amplia perspectiva de los asuntos complicados y delicados de la monarquía, llegaron a tener un gran poder.¹⁰

El legado del Rey Papelero estaba asentado. Acorde con los deseos de Felipe ii, el archivo de Simancas perduró y albergó la documentación del complejo aparato administrativo del Imperio español. Sin embargo, los sucesores de Felipe ii lo descuidaron y el interés y la importancia que le concedió su fundador menguaron durante el siglo xvii. En 1633, Felipe iv mandó organizar un archivo en el palacio real, y aunque la orden no se llevó a cabo, muestra que Simancas había perdido protagonismo y eficacia.

La Corte se había establecido en Madrid, mientras Simancas quedaba a leguas de distancia.¹¹ Ese mismo año se dictaron nuevas instrucciones que ponían especial énfasis en la descripción de los documentos con el fin de habilitarlos como fuente de información para las decisiones del Estado. Algunos consejos habían dejado de transferir su documentación al archivo-fortaleza y los archiveros subsecuentes no tuvieron la eficacia inicial de Diego de Ayala (Romero, 1997: 63).¹² Durante la regencia de Mariana de Austria hubo intenciones de rehabilitar el archivo: se creó una junta para el mantenimiento del Real Archivo de Simancas. Esta emitió interesantes instrucciones en materia de índices e inventarios y sugirió que en ese archivo se reunieran los escritos de los tribunales de justicia.

El cambio de dinastía trajo innovaciones al Archivo de Simancas. Felipe v lo visitó en 1710 y, un año después, instruyó a Luis Curiel de Tejada, fiscal del Consejo de Castilla, y a Santiago Agustín Riol, oficial tercero de la Secretaría del Patronato, para recoger los documentos relativos al patronato real que considerasen necesarios. La documentación simanquina adquirió protagonismo al ser usada por el monarca para legitimar algunas medidas polémicas, por ejemplo, la supresión de fueros, el establecimiento de nuevos impuestos y la nueva relación con la Iglesia católica y el papado, afectada por la búsqueda del patronato universal. Así, Agustín Riol obtuvo conocimiento de los asuntos del archivo y del “orden que guardan los papales del reino” y redactó su informe Representación al Señor Don Phelipe v […] sobre el origen y estado de los Consejos, Tribunales, Archibos Reales de la Corte, Chancillerias, el de Roma y Cimancas. El objetivo no explícito era dotar al monarca de las herramientas necesarias para la consecución de sus fines políticos. Riol (1787) lo resume al afirmar:

Para gobernarlos [reinos y provincias, distantes por su situación, y diversos en lenguas y naciones] conforme á sus leyes, fueros, usos y costumbres, y para usar y exercer V. M. la plena potestad de Soberano, y de las supremas regalías y derechos que le pertenecen en cada uno de ellos, inherentes, ó condescendidas á aquella Corona por la santa Sede; parece indispensable que cada uno de estos Consejos este adornado de todas las noticias, papeles y instrumentos que las declaren y los requisitos y circunstancias de cada una para administrar justicia con rectitud, mantener íntegras las regalías, y defenderlas siempre; y faltando estas noticias en ellos, de necesidad se ha de incurrir en uno de dos extremos, perjudiciales ambos: ó que V. M. dexe de usar de toda la facultad y derecho que le pertenece, ó que se infrinja la jurisdicción Eclesiástica con daño de la conciencia.

El informe es una actualización del aparato institucional heredado por el monarca español nacido en Versalles. Es una breve relación de las instituciones españolas que enfatiza y realza el legado de los Reyes Católicos. Es también, si se quiere, una historia de los archivos españoles hasta el siglo xviii y la reflexión de un archivista —archivero— sobre su trabajo. Para Riol el valor de los documentos era inmenso y continuó la idea del archivo como arsenal del monarca, al servicio del rey y sus intereses, en defensa de sus regalías y derechos. Estos debían estar custodiados en un archivo para cuidar la secrecía de la información y para servir a la recta determinación de los negocios.

El panorama de los archivos españoles que ofrece Riol es interesante, pues nos brinda una mirada distinta de la que obtenemos con la mera lectura de las ordenanzas de Simancas y las del Archivo de Indias. Se trata de la sabida distancia entre la normatividad y la realidad. A lo largo del informe, Riol se lamenta e insiste al monarca en que el desorden y la pérdida de sus archivos implican el desperdicio de información valiosa “para servirse de sus luces”. Los principales problemas de los archivos de las diferentes instituciones que señala son los siguientes:

• Inobservancia e incluso olvido de las ordenanzas simanquinas y de otras disposiciones;

• dispersión de los documentos de una misma institución (papeles en los domicilios de validos, ministros, oficiales y hasta porteros y, más grave aún, la venta de esos legajos en almoneda pública, en unos casos, o como papel viejo en arrobas);

• almacenar los documentos en lugares inapropiados, faltos de espacio o en pésimas condiciones de conservación, desde cuevas, hasta sótanos;

• falta de inventarios e índices; los existentes estaban mal elaborados e imposibilitaban localizar un documento.

Riol (1787: 127) resume el escrito al decir que “se olvidó en unos y en otros el amor á los papeles, y el cuidado de su custodia”. El crítico autor del informe ofrece como prueba el hecho de que, con más frecuencia de lo que se quisiera, en los archivos no se encontraba la información donde se suponía que debía estar. La imposibilidad de recuperar los datos era, para Santiago Agustín Riol, el más claro síntoma de que la salud de los archivos de la monarquía era precaria.

Propuso pues, establecer en la Corte un archivo para recoger y asegurar todos los papeles “evacuados y fenecidos” que existen en los consejos, tribunales, secretarías y oficinas, darles el mismo orden que en Simancas y elaborar índices de transferencia. Se trató del proyecto de un archivo de concentración que mediara entre los archivos de cada institución y el archivo histórico de Simancas. Riol señaló los posibles obstáculos a su proyecto: edificar un lugar apropiado y el dinero necesario para llevarlo a cabo. El informe no produjo el efecto deseado en su destinatario, Felipe v, y el proyecto no se realizó.

El siguiente hito fundamental de la archivística española fue la fundación del Archivo General de Indias (agi) en Sevilla, en 1785, y las ordenanzas que le fueron dadas. Ambas constituyen la influencia española más clara en los archivos novohispanos de aquel entonces y en lo que serían, décadas después, los archivos mexicanos.

Durante el siglo xviii, el regalismo y el fortalecimiento de la autoridad monárquica en toda Europa generó que distintas casas reinantes reconocieran la importancia y la necesidad de contar con archivos nacionales y los fundaran. En España, en 1763, se fundó el Archivo del Reino de Galicia y, en 1765, el Archivo General de Protocolos. Aunado a esta motivación de carácter administrativo, hay que considerar la influencia de la Ilustración en la historiografía. La creación del método crítico centró la atención en las fuentes documentales. En el caso español, intelectuales, eruditos e historiadores tuvieron la necesidad de sustentar sus trabajos en fuentes incontrastables que permitieran rebatir lo dicho por Raynal (1780) y Robertson (1798).

Estas dos circunstancias, la administrativa y la historiográfica, nos conducen a los dos personajes protagónicos en la fundación del agi: el secretario del Despacho Universal de Indias, otrora visitador de la Nueva España, la personificación del despotismo ilustrado, José de Gálvez, como “autor intelectual”, y Juan Bautista Muñoz, erudito valenciano, burócrata ilustrado, archivero e historiador.

La fundación del agi fue un proyecto cuidadosamente planeado y ejecutado que demuestra la idea de archivo de la época: una oficina que contase con un edificio a propósito, documentos organizados y personal especializado en las labores que Bautista Muñoz llamaba “la coordinación de los papeles” (Bas, 2000: 125). Para su correcto funcionamiento se le dotó de unas ordenanzas, ahora célebres en la historia de la archivística. Esta regulación fue producto de la experiencia y reflexión de Muñoz como burócrata y como historiador. Se consideraron las prácticas archivísticas vigentes en la Secretaría del Despacho Universal de Indias, bajo la dirección del oficial archivero Antonio Amestoy.

Archivos en la Nueva España

Los archivos en la Nueva España se formaron con el trabajo diario de las instituciones locales tan pronto fueron creados. Al paso de los tres siglos virreinales, miles de expedientes se almacenaron en las distintas oficinas de más alta jerarquía, los secretarios particulares de los virreyes (1535) y la Secretaría de Cámara del Virreinato (posteriormente constituida como el órgano auxiliar en las funciones del Virrey) pasaron por la Audiencia de México (1527) y la de Guadalajara (1548); luego, por los Tribunales especiales, el de la Inquisición o el del Consulado de Comerciantes de la Ciudad de México; hasta las instituciones regionales, los Ayuntamientos de la Ciudad de México, Puebla, Veracruz, Antequera y Valladolid, por citar solo algunos; pero también los de pueblos de indios, el de Metepec o el de Zinacantepec, entre muchos otros. Todas esas instituciones civiles, así como el arzobispado, los obispados, las órdenes religiosas masculinas y femeninas, instituciones educativas, corporaciones seglares y más generaron documentación y todas produjeron lo que ahora es el patrimonio documental mexicano, la archivalia mexicana, como la llama Carrera Stampa (1952).

La historia de todos esos archivos y la manera en que se gestionó la documentación forman parte de nuestra cultura escrita, la cual está vinculada a la manera en que se concebían y se trataban los papeles del reino en España. Así pues, se encuentran coincidencias en la historia de los archivos y de la archivística, tanto en los aciertos como en las calamidades. En la Recopilación de las leyes de los reinos de las indias se leen algunas —pocas— disposiciones para los archivos del Consejo de Indias, de las Audiencias, de los virreyes, de las parroquias y de los cabildos, respecto a los archivos y a la documentación indiana:

El emperador don Carlos y la reina en Valladolid a 24 de julio de 1530. El emperador don Carlos y el príncipe gobernador en su nombre en Valladolid a 1° de setiembre de 1548.

Que los cabildos y regimientos tengan archivos de cédulas y escrituras, y estén las llaves en poder de las personas que se declara.

Ordenamos y mandamos á los cabildos y regimientos de las ciudades y villas, que hagan recoger todas las cédulas y provisiones por los señores reyes nuestros antecesores, y por Nos dadas en beneficio y privilegio de sus comunidades, y las demás escrituras y papeles que convenga, y hecho inventario de ellas las pongan en un archivo o arca de tres llaves, que la una tenga un alcalde ordinario por el año que ha de servir su oficio, otra un regidor, y otra el escribano del cabildo ó ayuntamiento, donde estén en buena forma y un traslado del in[…] ventario esté fuera del archivo, para que fácilmente se pueda saber lo que contiene; y no pudiéndose hallar en la provincia algunas provisiones, cédulas, ordenanzas ó instrucciones, las pidan á los presidentes y oidores de la audiencias del distrito, los cuales les envíen traslado de ellas autorizados y los cabildos nos avisen de las que conviniere enviar originalmente (Boix, 1841: 149-150).

En términos generales, la normatividad marcaba la existencia de los archivos y, en algunos casos, se especificaba qué libros debían albergar. En las diferentes disposiciones es recurrente la insistencia en hacer inventarios de la documentación y por medio de ellos transferir los archivos en los relevos de autoridades. Se estipula la necesidad de que los documentos no quedasen en manos de las esposas o familiares de los escribanos y es frecuente que se disponga que el archivo en cuestión esté bajo llave. Vemos que en los archivos novohispanos está presente la relación entre archivo y secreto, además de la información como insumo para el buen gobierno y, por tanto, la conciencia de la importancia de ordenar los testimonios escritos para servirse de ellos.

El emperador D. Carlos y los reyes de Bohemia gobernadores año de 1550. D. Felipe ii en la ordenanza 312 de audiencias de 1563

Que en cada audiencia haya un libro de cédulas y provisiones reales

Porque se tenga entera noticia de nuestras cédulas y provisiones que se dirigieren a las reales audiencias para todas materias: Mandamos que todas las que hubieren recibido y recibieren, se pongan en el archivo en orden, y por su antigüedad, y en él haya un libro donde se copien por extenso, y estén con la custodia y seguridad que conviene (Boix, 1841: 235).

Los papeles de la Nueva España no escaparon al interés del Rey Papelero. Fue Felipe ii quien instigó al cuarto virrey, Martín Enríquez de Almanza, a llevar un archivo de las reales cédulas, provisiones, ordenanzas y bandos, y asentarlas en un libro, de tal manera que se encontrasen fácilmente para evitar que se dejasen de cumplir por no conocerlas (agn, 2014).

En cuanto a las diferencias entre la tradición archivística peninsular y la novohispana, llama la atención que, para el archivo del Consejo de Indias y la Secretaría de Cámara del Virreinato, solo hasta 1773 se requiriera del archivero (Ávila, 1991). Para el resto de los archivos novohispanos no se establece el oficio, en cambio, estas labores recaen en los distintos secretarios o, a veces, en los escribanos. Además, hay que resaltar el carácter esporádico y aislado de estas breves instrucciones frente a las disposiciones sistemáticas y organizadas que suponen las ordenanzas de los archivos descritos.

Las sospechas de Felipe ii fueron ciertas en cuanto a la inobservancia de sus disposiciones y las de los monarcas subsiguientes en materia de conservación y organización de documentos. El paso del tiempo hizo lo propio y, al cabo de los siglos, había acumulación de papeles —en el archivo de la Secretaría de Cámara y en otros archivos— y la comprensión de lo que ahí se almacenaba no era siempre clara.

Para finales del siglo xviii, los archivos novohispanos presentaban una realidad parecida a la descrita por Riol en 1726 respecto a los archivos en España: dispersión de la documentación, guardada en las casas de funcionarios de distinto rango, venta de legajos como papel viejo para envoltorios de distinta naturaleza, en tiempos de carestía, y una reiterada falta de instrumentos de control y consulta en muchas de las oficinas. En el caso del archivo de la Secretaría del Virreinato, además del deterioro natural, se suma la destrucción que supusieron los incendios del Palacio Virreinal en 1624 y 1692 (Sigüenza y Góngora, 1998).

En el siglo xviii se emprendieron esfuerzos para recopilar y ordenar la información ahí albergada. El historiador yucateco, quien fuera un diligente director del agn, Ignacio Rubio Mañé, indicó que el virrey Marqués de Croix (1766-1771) “comprendió que por la importancia de la Secretaría y los numerosos asuntos que en ella se manejaban, era la llave de la vasta administración del virreinato de Nueva España” (Rubio, 1973: 13) y diagnosticó que la problemática radicaba en que los empleados de la Secretaría estaban abrumados por tanto trabajo. Propuso reorganizarla y entre las reformas implementadas estuvo la creación de un archivo formal y destinar a un oficial especializado en el manejo de la documentación para el cargo de archivista, pues hasta ese momento no lo había. Su sucesor, el virrey Antonio María de Bucareli tuvo por secretario a Melchor de Peramás, quien realizó eficaces labores de archivista y trabajó en la organización del archivo.

Hoy, del legado de los archivos novohispanos, el que alberga mayor cantidad de documentos es el Archivo General de la Nación, cuyo origen está en el archivo de la Secretaría de Cámara del Virreinato. En esta se llevaba, entre otras cosas, el registro de la actividad diaria de los virreyes, y hoy constituye el Ramo General de Parte. También sufrió una importante reorganización emprendida por el Virrey Archivista, como llama Tallafigo a Revillagigedo.

En 1790 se destinan dos departamentos para organizar toda la documentación que albergaba y generaba dicha Secretaría. El tercer departamento se ocupaba del archivo corriente, con un archivero a cargo, sujeto a las órdenes del secretario; llevaba los libros, cedularios y correspondencia, además se encargaba de enviar a encuadernar los libros. El cuarto departamento se hacía cargo del archivo antiguo, lo que hoy conocemos como archivo histórico y su responsable era el propio secretario de cámara, quien llevaba a cabo tareas de clasificación, orden y descripción de la documentación. Tenía a su cargo seis empleados más (Rubio, 1973).

Con estos antecedentes, el segundo conde de Revillagigedo comunicó el mismo año sus intenciones de crear el Archivo General de la Nueva España; justificó el proyecto por el estado de abandono en el que se encontraban los archivos de las distintas instituciones, desordenados, sin índices ni inventarios (agn, 1990a). Para corregir la situación, propuso una solución similar a la ofrecida por Riol, sesenta y cuatro años antes, para la documentación peninsular: separar la que estuviese en trámite de la histórica, “dejando en cada tribunal y oficina los más recientes y esenciales para salir del día, en que comprendo un espacio de tiempo como de 20 ó 30 años” (agn, 1990a: 38). Liberó espacio en estantes y piezas de las oficinas y resguardó los papeles antiguos de peligros como el fuego y las extracciones en un lugar seguro, fuera de la ciudad.

Revillagigedo, estatista ilustrado, progresista, emprendedor, amante del orden y la limpieza, tenía claridad en la trascendencia de su propuesta y en su pensamiento estaba el referente de los archivos de Simancas, el barcelonés de la Corona de Aragón y el recién creado de Indias, como se deduce de la justificación a las Ordenanzas para el Archivo General de Chapultepec.¹³ La elección de la fortaleza simanquina y la hermosa Casa Lonja en Sevilla se imitó en la propuesta de usar el palacio de Chapultepec, casa inacabada de descanso para los virreyes, ubicada extra muros, resguardada de la humedad y del fuego, lo suficientemente amplia para albergar la documentación y para que un archivista y otros dependientes habitasen allí.

En la propuesta de Revillagigedo está implícito un método de trabajo sencillo pero eficaz: unas nociones elementales de gestión documental heredadas o, mejor dicho, compartidas con la tradición archivística española. Separar los documentos antiguos de los modernos equivale a realizar tareas de identificación y clasificación, depositarlos por orden y con índices de lo que en ellos se conserva; alude a lo que más tarde sería el principio teórico de procedencia y orden original y que, como conocimiento empírico, ya estaba manifiesto en las ordenanzas simanquinas, enunciado con mayor claridad en las ordenanzas del Archivo de Indias. Además, las tareas de descripción se consideraron de primera importancia para facilitar la recuperación de la información, fin último del proyecto.

En la primera comunicación de marzo de 1790, el virrey tenía una idea preliminar del proyecto que precisó en la medida en que el rey lo requería. Sin embargo, sabía bien que solo sería viable si no implicaba un desembolso para las arcas de la Real Hacienda, y debía resolver cómo financiarlo. En efecto, esa fue la principal observación de Carlos iv (agn, 1990d: 42); no obstante, la falta de dinero fue la razón primordial para que el proyecto no se llevara a cabo. En comunicaciones posteriores, el rey pidió a Revillagigedo que especificara puntos importantes que había dejado ambiguos: cuántos recursos necesitaría para acondicionar el palacio de Chapultepec, cómo quedaría conformada la plantilla, a cuánto ascenderían los gastos anuales del archivo y los de “conducción y primera colocación de papeles”, quiénes serían los contribuyentes de la institución, las cuotas y la manera en que se había de recaudar y manejar ese dinero (agn, 1990b: 44).

En fin, la propuesta de Revillagigedo lucía escueta en comparación con las acabadas ordenanzas recién elaboradas para el Archivo General de Indias, por lo cual se le mandó “trate de que se vayan formando las Ordenanzas para el gobierno y dirección del Archivo, adoptando cuanto lo permita la diversidad de circunstancias, las dispuestas y aprobadas para el Archivo General de Indias establecido en Sevilla” (agn, 1990b: 44) para lo cual se remitieron seis ejemplares de las mismas.¹⁴

A juicio de Rubio Mañé (1973), las ordenanzas para el Archivo General de Chapultepec no eran una copia fiel de las del Archivo de Indias, sino que se adecuaron al medio en el que habían de ser implementadas. En efecto, existían adecuaciones, pero eran pocas y correspondían a especificidades del archivo y el entorno novohispano. Por ejemplo, como es evidente, hace alusión a las instituciones novohispanas, como la Secretaría del Virreinato, la Real Audiencia, el Juzgado de Bienes de Difuntos, la Real Casa de Moneda, entre otras.

La plantilla también presentó variaciones, pues se estableció un archivero y tres oficiales para el archivo novohispano, en contraste con el Archivo de Indias que contaba con un archivero y cuatro oficiales; había un portero y un mozo para ambos; los sueldos se expresaban en reales de vellón, mientras que en la Nueva España se pagarían en pesos. Para el Archivo de Chapultepec se observaron medidas de conservación y limpieza, pero, a diferencia del sevillano, no se considera que, en el rigor del invierno, se requiriera introducir braseros al archivo, por lo que en las ordenanzas novohispanas no se estipula cómo deberían ser estos ni cómo y cuándo encenderlos. En fin, esas circunstancias muy concretas marcaban la diferencia.

Pero, apunta Romero Tallafigo (1994), las ordenanzas para el Archivo de Chapultepec se concretaron al replicar las disposiciones creadas para el archivo indiano, sin que representaran en sí mismas una aportación para la archivística. Esto demuestra que la archivística novohispana, en la práctica y en la normatividad, se desarrolló a la sombra de la española y que los archiveros más diligentes y experimentados eran quienes conocían las prácticas archivísticas de la metrópoli.

El proyecto de crear el Archivo General de Chapultepec fue el antecedente más importante para la fundación del Archivo General en 1823, una vez consumada la independencia y agotado el Primer Imperio. Por desgracia, no consiguió la aprobación regia definitiva; no obstante, el secretario de la Cámara del Virreinato, Antonio Bonilla, comenzó la labor de organizar y describir la documentación. Su tarea, limpia, ordenada y sistemática, sentó precedente para los archivistas decimonónicos. Sus enseñanzas se transmitieron, de manera directa o indirecta, entre otros dependientes de la Secretaría, quienes se convertirían más tarde en los primeros archivistas del México independiente, como fue el caso de don Ignacio Cubas.

Conclusiones

Gran parte de las transferencias culturales que supuso la conquista española tuvieron la escritura como vehículo predilecto. La monarquía española usó este eficaz medio de comunicación para el dominio, gobierno y administración de sus lejanas e inmensas posesiones. A la par, en España se verificaban ciertas prácticas en materia de organización de documentos que se sistematizaron y perfeccionaron con el transcurso del tiempo. Las instituciones virreinales replicaron el uso de la escritura como medio de cohesión del vasto territorio novohispano.

Las ordenanzas, instrucciones y misivas, entre muchos otros documentos, dieron forma al gobierno español en América y se acumularon en las oficinas que los crearon. Desde el siglo xvi se transfirieron a la Nueva España algunas de las disposiciones sobre papeles y archivos que se practicaban en España y ya habían probado su conveniencia.

Sin embargo, hasta el siglo xviii, el dinámico e industrioso virrey Revillagigedo propuso el proyecto más importante para la archivística novohispana ante el interés por optimizar todo lo tocante a la administración indiana, íntimamente relacionado con la reforma de la Secretaría de Cámara del Virreinato, en el contexto del reformismo borbón. Las condiciones no hicieron posible que se llevara a cabo, pero la propuesta nos permite conocer el estado de los archivos de las instituciones coloniales a finales del siglo xviii y el cual se pensaba como la solución.

La problemática de los archivos novohispanos no estaba alejada de la que padecían algunos archivos españoles y las soluciones eran compartidas. En esta tradición común destacan los siguientes aspectos: a) la visión patrimonial de la información y la necesidad de secrecía de esta. La relevancia del secretario como funcionario de absoluta confianza y su pericia y habilidad para gestionar los documentos; b) el interés por concentrar la documentación en un solo archivo donde se pudiese consultar sin la necesidad de acudir a las diferentes instancias de donde provenían; c) la llamada a que se acomoden según su orden original; d) la insistencia en la elaboración de índices e inventarios que faciliten la búsqueda de información. Se comparten también los retos: el financiamiento para crear y sostener archivos con recursos públicos, disponer de espacios o edificios adecuados y contar con personal habilitado.

Los archivos y la archivística en México tienen su historia, historia vinculada a la archivística española en sus orígenes. El estudio de ambas, la realidad novohispana y la española redundan en una mejor comprensión de nuestros acervos, de su orden, de su fortuna o de sus infortunios, según sea el caso y, por ende, en una mejor valoración y custodia de nuestro patrimonio documental.

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Notas

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