Resumen: En el presente artículo se describe el proceso implementado en 2015 para la adopción del sistema ALEPH en las bases de datos de los acervos de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” del Instituto de Investigaciones Jurídicas (IIJ) de la UNAM, institución pionera en la investigación del Derecho en México y en el mundo. Primero, se indican algunos datos de la Biblioteca, después se describen los pasos emprendidos para hacer posible la aplicación del referido sistema e integrarse plenamente al Sistema Bibliotecario de la UNAM. Posteriormente, se detalla la problemática a la que se enfrentó la Biblioteca y cómo se resolvió. Finalmente, se presentan algunas perspectivas y conclusiones de este proceso.
Palabras Clave: Bibliotecología jurídicaBibliotecología jurídica,sistemas informáticos para bibliotecassistemas informáticos para bibliotecas,migración de bases de datosmigración de bases de datos,administración de bibliotecas especializadas de investigaciónadministración de bibliotecas especializadas de investigación,sistemas ALEPH y STARsistemas ALEPH y STAR.
Abstract: This paper describes the process implemented in 2015 for the adoption of the aleph system in the databases of the collections of the “Dr. Jorge Carpizo” Library of the Institute of Legal Research (IIJ) of the National Autonomous University of Mexico (UNAM), a pioneer institution in law research in Mexico and worldwide. First, some data of the Library are presented, then the steps undertaken to implement the application of the aforementioned system are described, in order to be fully integrated into the UNAM Library System. Afterwards, the problems faced by this Library and how they were solved are detailed. Finally, some perspectives and conclusions are presented of this process.
Keywords: Legal Librarianship, computer systems for libraries, migration of databases, management of specialized research libraries, aleph and star systems.
Artículos
El proceso de migración de las bases de datos en plataforma STAR hacia el sistema ALEPH 500 en la biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” del Instituto de Investigaciones Jurídicas de la UNAM
The migration process of the databases in the STAR platform to the ALEPH 500 system in the “Dr. Jorge Carpizo” library of the Institute of Legal Research of the National Autonomous University of Mexico
Universidad Nacional Autónoma de México
Recepción: 15 Diciembre 2016
Aprobación: 05 Abril 2017
La Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” del Instituto de Investigaciones Jurídicas de la UNAM es una de las bibliotecas especializadas más completas de Latinoamérica con 356 895 documentos (libros, revistas, colecciones o bibliotecas personales, fondo antiguo y discos compactos).
En 2014 atendió a 6 491 usuarios y en 2015 atendió a 5 129 (de los cuales 4 850 fueron usuarios externos y 279 usuarios internos); en 2016 se atendieron 5 449 usuarios.1 El acervo de la Biblioteca está compuesto por las siguientes colecciones: 229 949 volúmenes de libros, 111 041 fascículos de revistas, 14 409 obras del Fondo Antiguo y 1 496 discos compactos, tal y como se detalla en el siguiente gráfico:
Figura 1
Colecciones de la bibioteca
Fuente: elaboración propia con datos del Informe de Gestión del IIJ (septiembre 2014- agosto 2015)
La Biblioteca procesa al año aproximadamente 2 500 libros nuevos (sin contar las bibliotecas personales), de los cuales el 60% corresponde a libros de origen nacional y 40% a libros extranjeros. Así, por ejemplo, en el periodo de septiembre de 2014 a agosto de 2015 se procesaron 1 626 libros nacionales y 881 libros extranjeros, de acuerdo a los datos del informe 2014-2015.2 Y en el periodo de septiembre de 2015 a agosto de 2016 se procesaron 1 061 títulos en 1 126 volúmenes, de acuerdo con el informe citado en la nota 1.
Figura 2
Libros procesados
Fuente: elaboración propia con datos del Informe de Gestión del IIJ (septiembre 2014- agosto 2015)
En la Biblioteca también se analizan los artículos de fascículos de revistas recibidas por suscripción, canje y donación. Así, durante el periodo de septiembre 2014 a agosto 2015 se analizaron y clasificaron 11 406 nuevos artículos científicos provenientes de 1 589 fascículos de revistas, de los cuales 425 fascículos fueron revistas nacionales y 1 164 publicaciones extranjeras. Y en el periodo de septiembre de 2015 a agosto de 2016 se analizaron y clasificaron 13 801 artículos científicos provenientes de 1 465 fascículos de revistas.
Figura 3
Fascículos revistas procesadas
Fuente: elaboración propia con datos del Informe de Gestión del IIJ (septiembre 2014- agosto 2015)
Respecto al catálogo de búsqueda y recuperación de registros bibliohemerográficos, desde la década de los años ochenta la Biblioteca contaba con diversas bases de datos en STAR (versión 3.6, Copyright © Cuadra Associates, Inc. 1981-1999). En aquella época se desarrollaron las siguientes bases de datos:
Bases de datos de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” en STAR
Este sistema fue útil en los primeros años de uso, pero con el transcurso del tiempo quedó desfasado y con algunas deficiencias, como fueron la desvinculación al sistema de préstamo (circulación), así como la imposibilidad para la realización de inventarios. En efecto, para el manejo de usuarios y préstamo de ejemplares la Biblioteca tuvo que contratar otro sistema denominado “QUNAM”, desarrollado por la empresa Qualtec.
Además, para visualizar las bases de datos de libros y artículos de revistas a través de Internet, el Departamento de Informática del propio Instituto tuvo que desarrollar una aplicación mediante la cual se “cargaban” (ingresaban) periódicamente dichas bases a una plataforma para mostrarse en Internet; con la desventaja de que su actualización se tenía que hacer de forma manual e independiente a STAR.
Asimismo, para realizar el inventario de libros existentes en la Biblioteca en 2007-2008 el Departamento de Informática del Instituto tuvo que idear un programa propio para compatibilizar los datos de ambas bases (STAR y QUNAM), y así dar un aproximado de ejempla- res disponibles en la Biblioteca.
De esta forma, existían muchas necesidades bibliotecológicas que STAR no alcanzaba a cubrir, aunado a que la consulta era poco amigable para el usuario.
Así, ante los desafíos que se presentaban en la Biblioteca, se consideró adoptar el sistema ALEPH y trasladar a esa plataforma los registros existentes en las bases de datos de STAR.
Algunas de las razones que la Coordinación Académica de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” tomó en cuenta para elegir el sistema ALEPH, fueron las siguientes:
1. Es un sistema propietario más completo y amigable.
En efecto, es un sistema de gestión completo e integral que maneja todos los aspectos de organización y servicios bibliotecarios, tanto para el personal como para los usuarios. Incluye módulos para préstamo, catalogación, publicaciones periódicas, adquisiciones, préstamo interbibliotecario, y también brinda numerosas herramientas, incluidos los análisis estadísticos.
2. Está en coordinación con el sistema bibliotecario de la UNAM y del mundo. Efectivamente, ALEPH es el sistema adoptado por las bibliotecas de la UNAM, y continuamente es mejorado por la Dirección General de Bibliotecas de la Máxima Casa de Estudios. ALEPH está instalado en bibliotecas y consorcios de 63 países, tales como Harvard University, Massachusetts Institute of Technology, University of Chicago, University of California, University of Michigan, Biblioteca Nacional de Chile, Pontificia Universidad Católica de Chile, etcétera.3
3. ALEPH sigue estándares internacionales de catalogación. Los formatos de catalogación empleados en dicho sistema siguen normas bibliotecológicas internacionales, cuyo cumplimiento facilita la labor bibliotecaria.
4. Facilita otros procesos como adquisiciones, catálogos electrónicos, préstamo, inventarios, seriadas, catálogos de autoridad y administración bases de datos. Tiene integradas las herramientas para todos los procesos que se realizan en la Biblioteca, por lo que ya no se necesitan otros sistemas informáticos adicionales.
5. Constituye un paso importante para modernizar la Biblioteca. Una de las sugerencias que frecuentemente hacían los usuarios de la Biblioteca mediante el buzón de quejas y sugerencias, era la necesidad de modernizar el sistema de búsqueda de información y aprovechar los beneficios tecnológicos. Así, adoptar el sistema ALEPH implicaba dejar el anterior sistema y transitar hacia uno en constante modernización y desarrollo.
Convencidos por dichas y otras razones, se llevaron a cabo las siguientes etapas para adoptar el sistema ALEPH y trasladar las bases de datos de STAR:
Entre la Biblioteca del IIJ con la Dirección General de Bibliotecas de la UNAM y el Departamento de Informá- tica del IIJ (enero-marzo de 2014).
A principios de 2014, la entonces coordinadora académica de la Biblioteca, maestra Rosa María Álvarez, se reunió con el doctor Adolfo Rodríguez Gallardo, entonces director general de Bibliotecas (DGB) de la UNAM, para solicitarle su apoyo en retos inminentes de la Biblioteca como el inventario y la modernización.
El doctor Rodríguez Gallardo apoyó en todo momento a la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” y envió a dos de sus colaboradores cercanos: el maestro Carlos García López, entonces subdirector técnico, y al licenciado Gonzalo Reséndiz, entonces subdirector de informática, para visitar la Biblioteca del Instituto de Investigaciones Jurídicas y presentar alternativas de solución.
Cabe señalar que desde varios años atrás la Dirección General de Bibliotecas de la UNAM había propuesto a la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” la adopción del sistema ALPEH, pero una de las razones que habían obstruido tal acuerdo era la aparente incompatibilidad del sistema de clasificación propio diseñado por el Instituto de Investigaciones Jurídicas y el sistema de clasificación “LC” de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, adoptado por el sistema bibliotecario de la UNAM.
En efecto, el Instituto de Investigaciones Jurídicas de la UNAM desarrolló, en los años ochenta, un sistema de clasificación propio enfocado a una biblioteca jurídica; sistema que le ha permitido la recuperación de mayor información especializada, y que por las características del lenguaje jurídico resultaba más útil que los otros sistemas de clasificación.
Dicho sistema de clasificación creado por un equipo de académicos encabezados por la maestra Martha Morineau, excoordinadora de la Biblioteca e investigadora experta en derecho comparado, ha sido actualizado periódicamente con la participación de los investigadores especialistas en distintas ramas del derecho; por tanto, dicho sistema es muy apreciado por la comunidad académica del Instituto de Investigaciones Jurídicas y de otras bibliotecas jurídicas importantes, como la de la Suprema Corte de Justicia de la Nación que también lo adoptó.4
De esta forma, ante la posibilidad de adoptar el sistema ALEPH en la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” se cuestionaba si ello implicaría abandonar el sistema de clasificación propio para adoptar el Sistema de Clasificación de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos (L.C.). Al respecto, el maestro Carlos García señaló que se podrían mantener ambos ya que la clasificación propia del Instituto se incluiría en la etiqueta 084, mientras que la clasificación “LC” se colocaría en la etiqueta 050.
Resuelta tal cuestión, se continuó con la planeación inicial para la adopción del sistema ALEPH, con el acuerdo de que no se abandonaría el sistema de clasificación propio del Instituto, sino que se potencializaría con el uso de la nueva plataforma tecnológica.
Acordada la adopción del sistema ALEPH por parte de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo”, se procedió a contactar al proveedor de ALEPH para solicitar la cotización del equipo informático y las licencias necesarias para operar el sistema. Al respecto, el entonces jefe del Departamento de Informática Jurídica del IIJ, ingeniero Leopoldo Vega, en coordinación con la maestra Rosa María Álvarez presentaron al doctor Héctor Fix-Fierro, entonces director del IIJ, la propuesta de compra de tal equipo.
El doctor Fix-Fierro aprobó la compra del equipo y ésta se llevó a cabo; incluso, en el último informe de gestión del doctor Fix-Fierro rendido en agosto de 2014 se anunció la adopción del sistema ALEPH para sustituir a STAR por encontrarse obsoleto.5 Después de esto pasaron algunos meses en lo que se realizaba la compra y entrega del equipo, así como de las licencias para el uso del sistema ALEPH.
El proceso de migración se suspendió por el cambio de la dirección en el IIJ, así como el consiguiente nombramiento de nuevos responsables de las áreas de la Biblioteca y del área de Informática. En enero de 2015, el doctor Daniel Márquez Gómez asumió la coordinación académica de la Biblioteca, retomó el proyecto y se coordinó con la nueva responsable del área de Informática Jurídica, la licenciada Doris Domínguez Zermeño.
Las licencias y el equipo ya se habían adquirido, pero faltaba diseñar la forma en que se compatibilizarían las bases de STAR hacia el sistema ALEPH. Para esto, se realizaron nuevas reuniones con funcionarios de la Dirección General de Bibliotecas de la UNAM, el personal de la Biblioteca y de Informática del IIJ. La situación no fue fácil, ya que implicaba una serie de retos y decisiones que tomar.
Desafortunadamente, el proceso de planeación se volvió a truncar por la vacante en la Coordinación Académica de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo”, ocurrida en abril de 2015.
Culminación del proceso de planeación y ejecución del mismo (junio 2015)
En junio de 2015 fue nombrado coordinador académico de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” el doctor Federico Hernández Pacheco, investigador del Instituto de Investigaciones Bibliotecológicas y de la Información, con la encomienda del Dr. Pedro Salazar Ugarte, director del IIJ, de llevar a cabo la tan anhelada migración hacia el sistema ALPEH. Para ello, el doctor Federico Hernández Pacheco solicitó una reunión de trabajo con el doctor Adolfo Rodríguez Gallardo, misma que se llevó a cabo el 26 de junio de 2015 en la Sala de Juntas de la Dirección General de Bibliotecas, donde participaron subdirectores y jefes de departamentos de la DGB, así como el personal de la Biblioteca y del área de Informática del IIJ. En esta reunión se tomaron decisiones y acuerdos estratégicos de cómo proceder, plazos, objetivos y metas a cumplir.
En los meses de agosto y septiembre de 2015 se realizaron otras reuniones de trabajo y diversos cursos de capacitación para el personal académico de la Biblioteca del IIJ, para afrontar el paso hacia el nuevo sistema. Asimismo, el personal del Departamento de Informática del IIJ diseñó un algoritmo para transformar los datos de las bases de STAR a un formato PRE- MARC para cargar la información en ALPEH.
El personal de la DGB creó bases de datos locales, instaló los módulos de catalogación, circulación y adquisiciones de ALPEH en las computadoras de la Biblioteca del IIJ y continuó con la capacitación. Así, para el mes de noviembre de 2015 ya se contaba con el OPAC local (visualización de las bases de datos en la página de Internet) de las principales bases de la Biblioteca en el sistema ALPEH. El proceso inicial había concluido satisfactoriamente; no obstante, aún faltaban muchos aspectos, que en los siguientes apartados se señalarán.
Dos fueron los grandes retos que se presentaron para consolidar la migración de las bases de STAR hacia el sistema ALPEH, y fueron los siguientes:
Transformación de los datos o registros bibliográficos de STAR en el formato MARC que requiere ALEPH.
Para resolver este punto, el personal del Departamento de Informática del IIJ desarrolló un algoritmo que transformó los datos de los registros de STAR y así presentarlos en formato “Pre-MARC” para ALPEH. El personal de la Subdirección Técnica de la DGB, por su parte, revisó la colocación de dichos datos en los campos correctos.
Figura 4
Ejemplo de registro de STAR, base de datos JUSLIB (libros)
Figura 5
Ejemplo registro en formato pre-MARC para LIBRUNAM
Figura 5 (Cont.)
Ejemplo registro en formato pre-MARC para LIBRUNAM
Así, se pudieron migrar (trasladar) satisfactoriamente las bases de artículos de revistas (JUSREV) y la de capítulos de libros colectivos (obras), y colocarlas en bases locales denominadas ARR01 y ARL01, respectivamente.
Para la compatibilidad de los datos de la base JUSLIB (la base de datos de libros de STAR) con los de LIBRUNAM se presentó una situación más compleja, ya que implicaba ingresar a la base LIBRUNAM registros sin número de inventario y sin clasificación LC.
En efecto, la situación que presentaba la base JUSLIB frente a LIBRUNAM era la siguiente: existían alrededor de 125 000 registros en JUSLIB, de éstos, aproximadamente 25 000 correspondían a libros comprados con presupuesto de la UNAM, los cuales estaban registrados en LIBRUNAM y contaban con la clasificación LC; no obstante, alrededor de 100 000 registros concernían a libros adquiridos por donación, mismos que solo tenían un número de adquisición local y únicamente la clasificación propia de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo”, como se puede ver en el siguiente gráfico.
Figura 6
Situación de libros de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” del IIJ en la base de datos JUSLIB
Fuente: elaboración propia
Por lo tanto, se proyectó que alrededor de 100 000 títulos debían añadirse al catálogo de LIBRUNAM, y después de eso se vería reflejado en el catálogo local de ALPEH del Instituto. Sin embargo, se advirtió que quizá una parte considerable de dichos títulos ya estarían en LIBRUNAM, debido a la adquisición realizada por alguna otra biblioteca del sistema bibliotecario de la UNAM. Por ello, se le encomendó al maestro Jovv Valdespino, técnico académico de la Subdirección de Informática de la DGB, identificar mediante un programa cuáles títulos ya estaban en LIBRUNAM, y así tener un número aproximado de nuevos registros que tendrían que agregarse.
El maestro Jovv determinó que alrededor de 34 200 registros correspondían a libros ya existentes en LIBRUNAM y 65 800 eran de títulos no registrados; como se describe a continuación.
Figura 7
Situación de libros de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” del IIJ en la base de datos LIBRUNAM
Fuente: elaboración propia
En estas condiciones se plantearon dos opciones para hacer posible la compatibilización:
Primera opción: Migrar la base de datos JUSLIB como es- taba a una base local de ALEPH para la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” del IIJ para visualizarse inmediatamente; pero con la desventaja de que nunca podría estar la información en la base LIBRUNAM, debido a que no estaba realizada bajo normas catalográficas, además de no contar con números de inventario, ni con la clasificación LC.
Segunda opción: Tomar los datos de la base de datos de LIBRUNAM; cargar (agregar) los ejemplares de libros ya existentes; migrar parcialmente la base JUSLIB a LIBRUNAM con los títulos no encontrados y corregirlos paulatinamente para incluirse en la base LIBRUNAM; de esta forma estarían todos los datos en LIBRUNAM.
Se optó por la segunda, considerando que sería un trabajo a mediano plazo, pero que redundaría en beneficio de todo el sistema bibliotecario de la UNAM, ya que esto conllevaría a la visibilidad de todas las obras de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo”, la cual cuenta con ejemplares únicos especializados en materia jurídica.
Lo anterior implicaría que al inicio solo aparecerían en el catálogo local de la Biblioteca del IIJ los 25 000 registros que ya estaban en la base LIBRUNAM, y que paulatinamente se agregarían los 100 000 registros restantes. Pero debido a que esos 25 000 registros ya existentes no tenían la clasificación local de la Biblioteca del IIJ no podrían ser localizados físicamente; por tal razón, también se tendría que añadir la clasificación local del IIJ a esos registros. Mientras tanto, se tendría que seguir consultando el anterior programa STAR para localizar los ejemplares.
De esta manera, se determinó que serían tres casos de libros a procesar: 1) los 25 000 registros de libros por compra a los que solo había que añadir la clasificación local; 2) los 34 200 registros de libros por donación con registro en la base LIBRUNAM (denominados Donación 1), a los que se tendría que “hacer el cargo”, es decir, incorporar en LIBRUNAM para obtener su número de inventario, y posteriormente añadir clasificación local; y 3) los 65 800 registros de libros de donación sin registro en LIBRUNAM (denominados Donación 2), a los cuales habría que crear todo su registro en LIBRUNAM, agregar clasificación LC y demás datos según normas catalográficas, además de hacer el cargo del ejemplar y agregar clasificación local. En la siguiente página se presenta un cuadro ilustrativo.
De los tres casos, sin duda, el más complejo fue el de libros por “Donación 2”, ya que implicaba solicitar a la Subdirección Técnica de la Dirección General de Bibliotecas la creación de 65 800 registros nuevos, sumada a las peticiones constantes de catalogación de libros requeridas por todas las bibliotecas de la UNAM.
Realidad específica de libros del IIJ de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” frente a requerimientos de la base LIBRUNAM
Ante este panorama, el maestro Carlos García propuso migrar a la base LIBRUNAM esos 65 800 registros de libros no existentes, con una nota de “catalogación en proceso” que impidiera su visualización a los usuarios, pero que permitiera que los técnicos académicos de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” corrigieran cada uno, según las normas catalográficas de la Dirección General de Bibliotecas de la UNAM (DGB). Posteriormente, el registro sería revisado y “liberado” (autorizado) por la DGB para que se pudieran mostrar en LIBRUNAM y, por consiguiente, se continuara su proceso como los libros por “Donación 1”.
Así, el 17 de noviembre de 2015 se realizó el alta (batch) de 65 846 registros bibliográficos procedentes de la base JUSLIB y se ubicaron en los números de sistema 1792190 al 1858043 de LIBRUNAM. Además, del 23 al 30 de noviembre de 2015, la licenciada Ángeles Ramos Díaz de la DGB impartió, a trece técnicos académicos de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo”, un curso de 25 horas de duración enfocado en la capacitación para corregir los registros migrados según las normas de MARC21. Así, en enero de 2016, los técnicos académicos comenzaron la revisión y corrección de uno por uno de los 65 846 registros migrados. Una tarea titánica que a la fecha no ha concluido.
Conscientes de que esta tarea se llevaría mucho tiempo, se solicitó también a la DGB que se incluyeran en la base local de ALEPH del IIJ esos 65 846 registros en su estado provisional, para que los usuarios los pudieran visualizar y así localizar las obras dentro de la estantería.
De esta forma, se determinó el procedimiento para seguir con los tres tipos de libros de acuerdo a las características y requerimientos de cada uno, resumidos en el siguiente cuadro:
Acciones para procesar los libros de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” del IIJ e incluirlos en LIBRUNAM
Asimismo, para cada tipo de libro se llevó a cabo el siguiente procedimiento:
A) Libros por compra
1. Los técnicos académicos agregan clasificación de la Biblioteca del IIJ en la base local L6001.
2. Un bibliotecario emite la nueva etiqueta de código de barras con el número de inventa- rio, la clasificación local y la clasificación LC.
Figura 8
Figura 8
B) Libros por donación 1
1. Los bibliotecarios localizan en la base LIBRUNAM y realizan el alta (cargo) de los ejemplares.
2. Los técnicos académicos agregan clasificación IIJ en la base local.
3. Se emite la nueva etiqueta.
Figura 9
Figura 9
C) Libros por donación 2
1. Se migraron 65 800 registros de la base JUSLIB a la base LIBRUNAM (están con nota “catalogación en proceso”).
2. La DGB capacitó a los técnicos académicos de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” del IIJ para corregir y agregar datos en dichos registros.
3. Los técnicos académicos de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” del IIJ corrigen, la DGB valida y “libera” el registro para que sea visible en LIBRUNAM y pueda realizarse el cargo.
4. Una vez notificada la aprobación del registro, los bibliotecarios de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” del IIJ localizan en LIBRUNAM y realizan el alta (cargo) de los ejemplares.
5. Los técnicos académicos agregan clasificación local IIJ en la base local de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo”.
6. Se emite la nueva etiqueta.
Figura 10
Figura 10
Así, el personal académico y administrativo de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” comenzó de manera entusiasta esta ardua y compleja tarea de materializar la migración hacia el sistema de automatización ALEPH, realizando a partir de entonces todas las tareas en la nueva plataforma, incluyendo las nuevas publicaciones.
Respecto a la base local de artículos de revistas (anterior JUSREV, ahora ARR01), en abril de 2016 la DGB impartió un curso taller a 5 técnicos académicos de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” sobre MARC21 en ALEPH para actualizar y agregar nuevos registros a dicha base.
Y de acuerdo a esta capacitación, en octubre de 2016 también inició la actualización y añadidura de nuevos registros en la base local de capítulos de libros (anterior base obras, actual ARL01).
A un año de iniciar el proceso de migración, se pueden señalar las siguientes observaciones:
1. La migración de las bases de artículos de revistas y capítulos de libros han sido satisfactorias, y a la fecha se continúa su actualización sin presentar ningún problema.
2. Respecto a las bases del “Fondo Antiguo” y “Discos”, no fue necesario su migración de STAR hacia ALEPH, ya que en el primer caso la DGB envió a tres técnicos académicos que han catalogado in situ el material antiguo, dejando todo listo para seguir el proceso de alta y etiquetado; en el segundo caso, la DGB capacitó a tres técnicos académicos de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” para agregar los discos compactos en la Base “Multimedia” de la DGB. Por lo que, en un tiempo determinado, se concluirán estos procesos.
3. Acerca de la base de libros, tal y como se describió en el apartado anterior, el proceso de conclusión ha sido gradual, y ante la necesidad de que los usuarios localicen la información precisa, se pidió a la DGB en septiembre de 2016 migrar la base completa de JUSLIB a una base local temporal de ALEPH (L6002, denominada “Libros 1”), a la par de seguir trabajando en actualizar LIBRUNAM y la respectiva base local (L6001, denominada “Libros 2”). También se ha recibido el apoyo directo del Departamento de Procesos Técnicos de la DGB para catalogar y liberar algunos de los registros migrados a LIBRUNAM; así como procesar libros no incluidos en esos registros.
4. En relación a la forma de recuperar información de las bases de datos y elaborar bibliohemerografías para los usuarios, el personal de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” ha ido aprendiendo paulatinamente a usar el sistema ALEPH y a descubrir todas sus potencialidades de uso; aunque para ello ha sido necesario desapegarse del anterior sistema STAR, al que estaban tan acostumbrados. También en este rubro la DGB ha apoyado con charlas de capacitación. A continuación se muestra un ejemplo de la interfaz de ALEPH con resultados de búsqueda:
Figura 11
Imagen del multibuscador con las bases de datos actuales
http://biblioteca.juridicas.unam.mx:8991
Figura 12
Ejemplo de búsqueda y recuperación de registros en las bases de datos actuales del IIJ.
Primera.- El proceso de migración de un sistema de automatización hacia otro es complejo y lento; sin embargo, los resultados y beneficios obtenidos han mostrado que se justifica su implementación.
Segunda.- El Sistema Bibliotecario y de la Información de la UNAM se fortalece cuando está interconectado y trabaja en red, además, si se sigue un mismo lenguaje bibliotecológico y una plataforma informática común; pero también cuando se respetan y apoyan las características y necesidades particulares de cada biblioteca, como en este caso, que se mantuvo la clasificación propia del IIJ y al mismo tiempo se trabaja con la clasificación “LC”.
Tercera.- El Derecho es una disciplina amplia y compleja, distinta de otras ramas del conocimiento, por tanto, su clasificación y sistematización requiere un análisis especializado; la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” ha entendido esta realidad integrando ahora una plataforma tecnológica bibliotecaria adecuada.
Cuarta.- La migración hacia ALEPH de las bases de datos de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” es una acción que beneficia también a la comunidad jurídica y bibliotecaria nacional e internacional, al facilitar la localización de información valiosa en una plataforma accesible y con un gran potencial.
Figura 1
Colecciones de la bibioteca
Fuente: elaboración propia con datos del Informe de Gestión del IIJ (septiembre 2014- agosto 2015)
Figura 2
Libros procesados
Fuente: elaboración propia con datos del Informe de Gestión del IIJ (septiembre 2014- agosto 2015)
Figura 3
Fascículos revistas procesadas
Fuente: elaboración propia con datos del Informe de Gestión del IIJ (septiembre 2014- agosto 2015)
Bases de datos de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” en STAR
Figura 4
Ejemplo de registro de STAR, base de datos JUSLIB (libros)
Figura 5
Ejemplo registro en formato pre-MARC para LIBRUNAM
Figura 5 (Cont.)
Ejemplo registro en formato pre-MARC para LIBRUNAM
Figura 6
Situación de libros de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” del IIJ en la base de datos JUSLIB
Fuente: elaboración propia
Figura 7
Situación de libros de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” del IIJ en la base de datos LIBRUNAM
Fuente: elaboración propia
Realidad específica de libros del IIJ de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” frente a requerimientos de la base LIBRUNAM
Acciones para procesar los libros de la Biblioteca “Dr. Jorge Carpizo” del IIJ e incluirlos en LIBRUNAM
Figura 8
Figura 8
Figura 9
Figura 9
Figura 10
Figura 10
Figura 11
Imagen del multibuscador con las bases de datos actuales
http://biblioteca.juridicas.unam.mx:8991
Figura 12
Ejemplo de búsqueda y recuperación de registros en las bases de datos actuales del IIJ.
