As compras públicas têm um grande impacto nos gastos governamentais. Nos países da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OECD) e da União Europeia (EU), elas aumentaram em relação ao Produto Interno Bruto (PIB), passando de 13,7% em 2019 para 14,9% em 2020 (OECD, 2021).

Elas são uma estratégia para implementar políticas e entregar valor público aos cidadãos, afetando diretamente a qualidade de vida dos que dependem de bens e serviços fornecidos. Daí a importância de os governos buscarem eficiência e eficácia contínua nos gastos de recursos nessa área (Inamine et al., 2012).

Para Inamine et al. (2012), a eficiência nas compras públicas se intensificou, sendo relacionada a várias visões:

econômica: alusão às relações de mercado e consequente redução de gastos;

Na busca por eficiência, os governos precisam escolher entre uma abordagem centralizada (Kauppi & Van Raaij, 2015), descentralizada (Baldi & Vannoni, 2017), ou uma estratégia híbrida (Petersen et al., 2020) para modelar seus sistemas de compras.

Objetivos comuns entre soluções centralizadas ou híbridas incluem o ganho de escala por meio da agregação de demandas de vários órgãos públicos em um único processo para aquisição dos mesmos produtos ou serviços a preços unitários menores e a redução dos custos administrativos através da diminuição de processos repetidos (Kauppi & Van Raaij, 2015; Petersen et al., 2020).

Em contraponto, um sistema de compras descentralizado oferece vantagens como o fortalecimento da economia local, melhor adequação da demanda às necessidades e costumes locais, economias nos custos de transporte devido à proximidade entre comprador e fornecedor, e maior autonomia na tomada de decisão em níveis locais (Moreira & Ribeiro, 2016).

O desenho de um sistema de compras afeta a performance da gestão governamental, seja em termos de redução de gastos ou de alcance de metas além do dispêndio público. A melhor abordagem para essa gestão depende das circunstâncias dos órgãos e das regras que determinam a atuação pública (Moreira & Ribeiro, 2016; Patrucco et al., 2019).

Nesse contexto, uma abordagem utilizada no setor privado como alternativa para gestão da cadeia de suprimentos, que impacta o desenho de um sistema de compras, é o Vendor Managed Inventory (VMI). Esta pode trazer benefícios para cadeias de abastecimento (Salem & Elomri, 2017), oferecendo ao vendedor a visão necessária para previsão de demanda precisa e gestão enxuta de estoques, e ao comprador uma estrutura simplificada e eficiente para pedidos, com consequente redução de custos administrativos e operacionais (Casino et al., 2019).

Apesar de estudos sobre a aplicação do VMI no setor governamental (Krichanchai & MacCarthy, 2017; Riewpaiboon et al., 2015; Wasusri & Pongcheep, 2017), estes não o debatem como uma alternativa para a gestão integrada de compras públicas, nem sua capacidade para (re)desenho de sistemas de compra, ganho de eficiência, redução de custos e adaptação às variações do mercado. Considerando essa lacuna no conhecimento, o artigo foca na seguinte questão:

Q1 - Como o modelo de Vendor Managed Inventory pode ser proposto para o processo das compras de materiais em uma organização pública?

O objetivo é analisar pré-condições que permitam a análise inicial de viabilidade do VMI para o processo de compras de materiasi em uma organização pública, com implicações práticas para aprimorar os processos de compra da organização analisada, potencializando a redução de custos, a simplificação dos procedimentos administrativos, economias de escala, escopo e informação, além da escolha da melhor estratégia para sua organização administrativa.

Esses insights podem ser replicados para outros órgãos públicos, dada a similaridade das práticas administrativas no setor público e considerando a falta de integração entre os pressupostos da gestão de cadeias de suprimentos e as práticas de compras públicas no Brasil (Tridapalli et al., 2011).

O Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Amazonas (IFAM) é um objeto de análise favorável para este estudo devido à sua organização político-administrativa majoritariamente descentralizada. Com campi distribuídos em 14 municípios do interior do estado e mais 3 unidades na cidade de Manaus, o IFAM enfrenta desafios significativos para o abastecimento contínuo de suas unidades, alto índice de processos realizados e grande volume de recursos empregados, conforme ilustrado na Tabela 1.

Fonte: Portal da Transparência (licitações realizadas) (2022).

As problemáticas do arranjo atual do IFAM podem ser evidenciadas pela aquisição de um item comum pela Administração Pública: o açúcar. Em 2020, o IFAM realizou 10 processos administrativos para adquirir esse item, com 5 pregões eletrônicos e 5 dispensas de licitação, conduzidos pelas unidades de Coari, Eirunepé, Iranduba, Manaus Distrito Industrial, Presidente Figueiredo, São Gabriel da Cachoeira, Tefé e Reitoria (C. G. da U. Brasil, 2021).

O preço unitário final homologado variou de R$ 2,64 (Campus Tefé) a R$ 3,81 (Campus São Gabriel da Cachoeira), uma variação superior a 47%. Notavelmente, o menor valor foi obtido em uma unidade a mais de 250 km de Manaus (C. G. da U. Brasil, 2021).

A média de tempo entre a abertura e a homologação de um processo foi de 142 dias, com as unidades mais lentas sendo São Gabriel da Cachoeira, Presidente Figueiredo, Coari e Tefé (IFAM, 2021). Há processos repetidos para o mesmo item e unidade no mesmo ano. O Campus Eirunepé realizou dois processos de dispensa de licitação para adquirir o mesmo item, com demandas de 150 e 600 quilogramas e preços finais unitários de R$ 3,20 e R$ 3,35, respectivamente (Dados Abertos - Compras Governamentais, 2022).

Situação semelhante ocorreu no Campus Tefé, com a aquisição do mesmo item em dois processos distintos: um por pregão eletrônico, com 2.302 quilogramas e preço final de R$ 2,64, e outro por dispensa de licitação, com 600 quilogramas e preço de R$ 3,78 (M. da E. Brasil, 2022).

O volume de aquisições de materiais, a subutilização do sistema de informação integrada existente, a aparente perda de economia de escala nas compras do órgão e o longo tempo de espera para finalização das compras sugerem problemas de gerenciamento no suprimento de materiais.

O restante do artigo está organizado da seguinte forma: as duas próximas seções apresentam os argumentos teóricos que fundamentam o problema investigado, seguidos dos procedimentos metodológicos adotados, resultados e discussões, e, por fim, as considerações finais e propostas para pesquisas futuras.

O percurso metodológico combinou a pesquisa bibliográfica com a documental, e a coleta e análise de dados secundários para o alcance dos objetivos propostos, conforme a Figura 1 (Gil, 2002; Marconi & Lakatos, 2022; Vergara, 2016). A revisão bibliográfica teve como finalidade identificar abordagens teóricas e empíricas sobre , compras públicas e modelos de integração da cadeia de suprimentos que pudessem fundamentar a análise proposta (Simsek et al., 2023). Foram realizadas buscas nas bases Scopus e Web of Science, por serem repositórios internacionalmente reconhecidos e com amplo alcance de periódicos relevantes, com o recorte temporal de 2000 a 2023. A busca combinou os termos vendor managed inventory, public procurement, supply chain integration, economies of scale e os termos respectivos no idioma português. A análise dos artigos foi integrativa, no intuito de identificar os temas mais relevantes para o estudo e fundamentar a análise proposta (Moher et al., 2010).

Fonte: elaborado pelos autores

O período analisado foi de 2016 a 2020, pois o órgão adotou a tramitação digital de processos em setembro de 2015. A modalidade de compra escolhida foi o pregão eletrônico por três principais razões. Primeiro, é o meio mais utilizado para aquisição de bens e serviços comuns que não se enquadrem em hipóteses de dispensa ou inexigibilidade de licitação (Decreto n^o 10.024, de 20 de setembro de 2019, 2019). Segundo, essa modalidade abarcou a maior parte dos recursos homologados no período, representando 72,35% dos valores totais (R$ 187,5 milhões). Terceiro, visava reduzir os custos da pesquisa quanto à obtenção de dados e análise de processos administrativos.

No período, foram realizados 296 processos de compras por pregão eletrônico, excluindo-se os presenciais, anulados, revogados, de natureza mista (envolvendo itens de serviço e material) e aqueles com número identificador do processo incorreto. A amostra final foi de 256 processos, conforme mostra a Tabela 2.

Fonte: Portal da Transparência (2022).

Obteve-se um total de 13.738 itens. Excluindo-se os não homologados, a quantidade ficou em 10.360. Os itens foram organizados em planilha eletrônica usando o Microsoft Excel, com campos como código identificador, número de ordem, descrição detalhada, quantidade, unidade de medida, valores unitários e totais estimados e finais, número do processo, aviso de licitação, situação, tipo, datas de início e homologação, critério de julgamento, códigos do órgão e da unidade gestora, identificador da licitação, modalidade, fornecedor vencedor, código e descrição do material, código do padrão descritivo, classe e grupo. Os itens foram classificados conforme o Catálogo de Materiais – CATMAT do Ministério da Economia (M. da E. Brasil, 2020b).

Para calcular o tempo de duração dos processos, cada um foi consultado no SIPAC/IFAM pelo número de protocolo, lançado junto com a publicação do edital do pregão, onde se obteve a data de cadastro do processo no sistema. Os dados das compras por pregão foram obtidos a partir do Portal da Transparência e do Portal de Dados Abertos de Compras Governamentais – Comprasnet e combinados para gerar a amostra.

A base de dados utilizada para análise econométrica foi composta pelos dados de desconto (preço final - preço inicial, em %), quantidade (em unidades adquiridas) dos itens frequentes e comuns e variáveis binárias - dummies (1 se o item pertence ao respectivo grupo G, 0 caso contrário) organizados como um painel balanceado, com séries temporais empilhadas, contendo cinco observações para cada item (um valor de desconto e um valor de quantidade de itens para cada ano analisado).

A regressão linear múltipla foi aplicada para compreender a existência ou não de economias de escala nas compras de materiais, agregando todas as demandas dos itens frequentes e comuns a todas as unidades do IFAM. Utilizou-se uma amostra padronizada com observações dos produtos, contendo os campos descrição do item, ano de homologação, quantidade total homologada, percentual de desconto obtido e o código do grupo de materiais ao qual o item pertence.

As variáveis do modelo estão demonstradas no Quadro 1.

Fonte: Elaborado pelos autores.

A teoria clássica das economias de escala define uma relação entre o comportamento do custo de produção industrial como função da quantidade produzida do tipo C ~ aX^b, em que C é o custo e X a quantidade produzida e o expoente “b” é o coeficiente de escala. Seu objetivo inicial foi testar se uma planta produtiva apresenta retornos crescentes (b<1), constantes (b=1) ou decrescentes (b>1) de escala (Haldi e Whitcomb, 1967).

Na área de Administração Pública, as economias de escala passaram a ser estimadas por em sua forma funcional quadrática (Bernardelli et al., 2021; Curado et al. 2021). A quantidade de itens já foi amplamente caracterizada como fator significativamente determinante de preços e descontos em aquisições públicas, na presente pesquisa tem-se a quantidade de itens adquiridos como proxy da quantidade produzida e os preços como proxy dos custos (Faria et al. 2010, Pavlou et al. 2015). Considerando que as economias de escala apresentam um efeito quadrático, incluiu-se no modelo o quadrado da quantidade para verificar até que ponto maiores quantidades trazem maiores descontos e onde começam as deseconomias. Para estimar a existência de economias de escala nas aquisições públicas, tal relação foi estabelecida em sua forma quadrática, conforme Equação 1.

Equação 1 – Modelo Econométrico

Foi utilizado o software livre Gretl. Adotou-se um nível de confiança de 90% para validar o modelo e seus coeficientes. Para testar a significância dos coeficientes das variáveis explicativas no modelo de regressão linear, espera-se p-valor<0,10, ou seja, não aceitar a hipótese nula de que β=0. Para validação do modelo, foram realizados os testes de autocorrelação, homoscedasticidade, normalidade dos resíduos, dependência de corte transversal e especificação do painel. Ao contrário do teste de hipótese para os coeficientes das variáveis explicativas, nos testes de hipótese para validação do modelo espera-se aceitar a hipótese nula de que o modelo é válido, nesses casos o p-valor>0,10.

Embora a especificação empírica se baseie nas quantidades compradas, no comportamento de descontos e nas características dos itens, esse foco é consistente com a literatura sobre análises iniciais de viabilidade de VMI (Riewpaiboon et al., 2015). Alguns estudos indicam que a primeira dimensão a ser examinada ao avaliar se um acordo de VMI é economicamente plausível é a estrutura da demanda e até que ponto as economias de escala se materializam nos resultados de compras observados (Dong et al., 2014; Krichanchai & MacCarthy, 2017). A concentração da demanda, frequência de compra e os padrões de descontos são reconhecidos como pré-requisitos necessários para o VMI, pois podem determinar se os fornecedores têm incentivos econômicos para assumir responsabilidades de estoque (Niranjan et al., 2012). Consequentemente, o presente modelo, sem exigir construções adicionais, procura capturar as condições estruturais que antecedem qualquer avaliação operacional do VMI em contextos de compras públicas.

O estudo traz contribuições teóricas e práticas para o campo das compras públicas, destacando a possibilidade de se adotar o VMI para proporcionar gestão integrada nas aquisições. Ele demonstra a aplicabilidade das teorias das Economias de Escala nas aquisições públicas por pregão eletrônico, destacando que seu comportamento tende a variar entre categorias distintas de produtos, reforçando a necessidade de se identificar uma faixa ótima de operação para melhores ganhos de escala (Moreira & Ribeiro, 2016; Oliveira et al., 2017; Patrucco et al., 2019; Petersen et al., 2020; Sorte, 2013).

A análise detalhada das diferentes categorias de produtos revelou que a gestão integrada pelo VMI poderia racionalizar os processos de aquisição e distribuição, aumentando a eficiência operacional e reduzindo custos administrativos (Almeida & Sano, 2018; Faria et al., 2010; Inamine et al., 2012; Petersen et al., 2020; Tridapalli et al., 2011). Os resultados também reforçam que a discussão sobre centralização, descentralização ou solução híbrida das compras é crucial para entender como o VMI pode ser pensado e que aspectos do cenário regulatório brasileiro poderiam ser melhorados a partir disso (Lee et al., 2019; Niranjan et al., 2012; Sorte Junior, 2022).

Do ponto de vista prático, a pesquisa é útil por fornecer um roteiro de como analisar a aptidão do arranjo organizacional quanto ao VMI em uma organização pública, fornecendo aos tomadores de decisão informações valiosas para planejamento de estruturas de compra mais eficientes (Estache & Iimi, 2011; Patrucco et al., 2019).

É importante destacar também como mecanismos já difundidos na legislação de compras brasileira, como é o caso do Sistema de Registro de Preços, podem ser úteis na adoção de modelos de gestão de compras como o VMI, servindo como um instrumento de agregação de demandas e integração entre governo e mercado (Lei n^o 8.666, de 21 de junho de 1993, 1993; Sorte Junior, 2022; Sorte, 2013).

Outro aspecto relevante é a potencial replicabilidade dos resultados em outras instituições públicas brasileiras. As semelhanças estruturais e operacionais entre diversas entidades governamentais sugerem que o VMI pode ser uma solução viável para a otimização das compras públicas em um contexto mais amplo. No entanto, é necessário considerar adaptações específicas a cada realidade local (Estache & Iimi, 2011; Patrucco et al., 2019; Petersen et al., 2020).

Vale destacar também uma limitação que diz respeito ao enquadramento jurídico em que este estudo foi realizado. Os resultados empíricos refletem os processos de aquisição executados entre 2016 e 2020, quando a antiga lei de aquisições (Lei nº 8.666/1993) governava as práticas de contratação. No entanto, desde 2021, o regime brasileiro de aquisições foi reformulado pela Lei nº 14.133/2021, que consolida procedimentos e fortalece a rastreabilidade digital, a interoperabilidade e os ambientes de dados unificados (Brazil, 2021). Como o VMI depende da troca de informações em tempo real, de acordos contratuais mais longos e da visibilidade centralizada dos níveis de estoque, esses novos requisitos institucionais acabam por se mostrar facilitadores, já que eles se sobrepõem diretamente às condições estruturais nas quais o VMI pode operar de forma eficaz (Adirektawon et al., 2024; Boechat, 2022). Portanto, qualquer discussão sobre a aplicabilidade do VMI deve reconhecer essa mudança regulatória, não como uma ruptura na validade do estudo, mas como uma modificação do ambiente institucional no qual suas recomendações seriam agora implementadas.

Essa distinção entre o período analisado e o regime jurídico atual reformula a relevância das conclusões, uma vez que os resultados mostram uma fragmentação da demanda, processos de compra duplicados e altos tempos de espera para conclusão dos processos em todas as unidades da IFAM, padrões que são consistentes com os problemas que o VMI se propõe a resolver (ref). Esses padrões permanecem substancialmente inalterados pela transição da LLC para a NLLC, pois as ineficiências podem ter origem na estrutura organizacional e nos fluxos de informação, não no texto jurídico em si. Além disso, alguns estudos demonstram que o sucesso do VMI depende de sistemas de informação integrados e alinhamento contratual (Dong et al., 2014; Niranjan et al., 2012), e estudos do setor público em setores como a saúde mostram ganhos mensuráveis no desempenho quando o VMI é aplicado (Krichanchai & MacCarthy, 2017; Riewpaiboon et al., 2015), reforçando que a lógica gerencial central subjacente ao VMI permanece válida, independentemente da mudança legislativa que ocorreu em 2021.

Os resultados da análise econométrica contribuem para a questão da plausibilidade do VMI. A identificação dos efeitos de escala através da relação entre quantidades e descontos revela se a demanda agregada produz sinais econômicos compatíveis com os modelos de VMI. Estudos anteriores mostram que o VMI tem maiores chances de viabilidade quando o perfil de compras do comprador apresenta previsibilidade e volume suficientes para justificar o investimento do fornecedor em coordenação logística, integração de dados e compromissos de nível de serviço (Dong et al., 2014; Riewpaiboon et al., 2015). Ao demonstrar como o comportamento de compra do setor público se traduz (ou não se traduz) em respostas de preço mensuráveis, os achados oferecem insights sobre o ambiente econômico que condicionaria qualquer implementação futura do VMI, mesmo que não testem diretamente o desempenho operacional.

Para o IFAM, as compras repetidas dos mesmos itens comuns entre unidades e longos tempos médios para homologação (Tabela 8) indicam que uma solução mista poderia ser planejada: manter o pregão eletrônico para descoberta de preços e transparência, consolidar especificações e adotar SRP para itens previsíveis e comuns, e testar contratos VMI para bens padronizados de alta frequência e baixo valor (açúcar, café, artigos básicos de papelaria). Os projetos-piloto devem ser regidos por acordos de nível de serviço monitorados com um indicadores de performance como prazo de aquisição e um índice de atraso de aquisição, para que o efeito do piloto no tempo de processamento (e no número de dispensas) possa ser quantificado e comparado com o desempenho de referência (Niranjan et al., 2012; Dong et al., 2014; Ottou et al., 2024). A implementação dessas etapas visa diretamente as causas fundamentais da duração do processamento de 315 (no caso de Coari) dias e reduz os incentivos para dispensas e compras fragmentadas.

O VMI depende do compartilhamento de informações a longo prazo e de um fornecedor assumir o controle operacional do reabastecimento. As organizações públicas muitas vezes resistem em abrir mão do controle porque as regras de aquisição, as normas de responsabilidade e as culturas de prevenção de riscos punem a percepção de perda de controle. Aplicações de VMI na área da saúde e em empresas públicas repetidamente relatam a confiança, a relutância do comprador em delegar e as relações fracas entre comprador e fornecedor como os principais obstáculos (Adirektawon et al., 2024).

A implementação do VMI requer disposição organizacional para delegar decisões de reabastecimento e compartilhar dados operacionais com fornecedores. No IFAM, as licitações repetidas e descentralizadas e a variabilidade substancial do lead time (Tabela 8) indicam uma coordenação fraca entre as unidades e incentivos institucionais que favorecem o controle local em detrimento da eficiência central. Qualquer projeto piloto de VMI deve, portanto, incluir salvaguardas de governança, acordos formais de compartilhamento de dados e indicadores de performance vinculados ao desempenho para superar a resistência cultural.

Este estudo teve como objetivo analisar a aplicabilidade do Vendor Managed Inventory (VMI) na gestão de compras públicas, especificamente em um instituto federal brasileiro. O contexto empírico envolveu a análise de dados de 256 processos de compras realizadas por pregão eletrônico, abrangendo 13 unidades administrativas de um órgão público brasileiro.

O estudo não afirma que o VMI é imediatamente implementável; em vez disso, analisa se o ambiente de compras da instituição apresenta características que a literatura identifica como pré-requisitos para o VMI. Os padrões de escala observados, as estruturas de descontos e a heterogeneidade ao nível dos itens fornecem uma base para avaliar a viabilidade econômica, que é uma fase necessária que precede as avaliações organizacionais e tecnológicas (Niranjan et al., 2012; Krichanchai & MacCarthy, 2017). Pesquisas futuras podem incorporar fatores adicionais, como capacidade de integração de fornecedores ou mecanismos contratuais, mas a abordagem atual permanece alinhada com estruturas estabelecidas que avaliam a viabilidade do VMI, examinando primeiro os dados de compras e o comportamento dos preços.

As principais contribuições teóricas deste estudo residem na ampliação do conhecimento sobre a aplicabilidade do VMI no setor público, um campo ainda pouco explorado na literatura existente. Os resultados reforçam a viabilidade do VMI como uma alternativa para a gestão integrada de compras, destacando seu potencial para melhorar a eficiência operacional e reduzir custos, corroborando com as teorias das economias de escala e os estudos sobre a aplicação da gestão da cadeia de suprimentos nas compras públicas.

Do ponto de vista prático, o estudo oferece insights valiosos para gestores públicos e formuladores de políticas, sugerindo que a implementação do VMI pode ser uma solução eficaz para promover a gestão integrada de compras.

A análise revelou que certas categorias de produtos são particularmente adequadas para a implementação do VMI, incluindo materiais de escritório e gêneros alimentícios. Esses itens, devido à sua alta rotatividade e necessidade de reabastecimento constante, são ideais para um sistema de gestão como o VMI, otimiza o fluxo de reposição e minimizar o excesso de estoque.

A legislação brasileira pode se beneficiar de mecanismos já existentes para facilitar a integração com o mercado. Ao combinar o VMI com o Sistema de Registro de Preços (SRP), seria possível garantir preços competitivos e estabilidade no fornecimento, enquanto se mantém a flexibilidade necessária para ajustes de estoque baseados na demanda real. Essa sinergia entre VMI e SRP pode potencializar os benefícios de ambos os sistemas, resultando em uma gestão de compras mais eficiente e economicamente vantajosa.

As limitações incluem a análise de dados históricos de uma única instituição, o que pode não capturar todas as variáveis relevantes e limitar a generalização dos resultados. Além disso, a pesquisa não envolveu a implementação prática do VMI, mas sim uma análise teórica e empírica de sua potencial aplicabilidade.

Para pesquisas futuras, sugere-se explorar a aplicação do VMI em diferentes contextos do setor público, bem como realizar estudos de caso e simulações mais detalhadas para avaliar a eficácia do VMI em ambientes reais de compras públicas. Investigações adicionais sobre os desafios de adaptação e resistência à mudança também são recomendadas para uma implementação mais eficaz dessa estratégia.