1 Introdução

Ao realizar uma pesquisa acadêmica baseada em levantamento bibliográfico e documental sobre a prática arquivística de se fazer diagnósticos no Brasil, nos debruçamos sobre as tendências do pensamento arquivístico no contexto mundial, buscando depreender ideias internacionais que apresentam relação com a utilização de diagnósticos de arquivos no Brasil.

A prática de levantamento de dados sobre arquivos acontece em países de todo o mundo. Os procedimentos adotados, os aspectos abordados, os instrumentos utilizados e as finalidades desses levantamentos, no entanto, variam de uma circunstância para outra. Da mesma forma, a nomenclatura que define esses levantamentos difere bastante e a literatura arquivística não demonstra claramente os fundamentos que justifiquem tal diferença.

A imprecisão terminológica é um problema que permeia algumas definições da Arquivologia. O profissional atuante na área, bem como o pesquisador interessado em contribuir para o avanço de propostas metodológicas relacionadas a esses levantamentos, enfrentam a falta de um rigor científico que determine o uso de conceitos e noções relacionados ao tema.

Atentas a essa problemática, observamos que a literatura estrangeira sobre o tema, a ser apresentada adiante, está relacionada a importantes experiências de organismos internacionais. Dedicamo-nos então, neste artigo, a apresentar algumas concepções de autores estrangeiros acerca do que chamamos de “levantamentos de dados sobre arquivos”, assim como as definições dadas em dicionários e glossários da área, em âmbito nacional e internacional, que entendemos ser obras de referência baseadas em consensos terminológicos mais ou menos estabelecidos em diferentes países, e que certamente corroboraram para se formar a ideia dos diagnósticos de arquivos no Brasil.

Tais termos e definições estão atrelados às concepções e às principais tendências do pensamento arquivístico ao longo do século XX. No entanto, nos limitaremos neste artigo a fazer uma revisão de literatura antecedida de uma breve contextualização da linha de pensamento norte-americana do records management, em português “gestão de documentos”, e da Arquivística Integrada[1] canadense, por ambas tratarem de contextos em que a ideia dos diagnósticos de arquivos é discutida.

2 O records management e a visão norte-americana

O autor norte-americano Theodore Roosevelt Schellenberg influenciou a teoria arquivística com a publicação, em 1956, da obra Modern archives: principles and techniques[2], quando buscou sistematizar as ideias que obteve em sua visita à Austrália, em 1954, e que acabou por (re)apresentar diversos conceitos ainda hoje muito estudados na área de arquivos.

Até então, já existiam alguns manuais na Arquivologia. O primeiro, e talvez o mais memoroso, foi o Manual de arranjo e descrição de arquivos (Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven), conhecido como “Manual dos Arquivistas Holandeses”, publicado em 1898, e considerado por muitos autores como o precursor da teoria arquivística.

Em 1922, Hilary Jenkinson publicou na Inglaterra a obra intitulada A Manual of Archival Administration. Jenkinson é destacado ainda hoje por suas ideias sobre a imparcialidade e autenticidade dos documentos de arquivo.

As obras Archivística, do italiano Eugênio Casanova, publicada no ano de 1928, e Archivkunde: ein Betrag zur Theorie und Geschichte des Europäuschen Archivwesens (Archives: a contribution to the theory and history of European Archives), do alemão Adolf Brenneke, publicada em 1953, foram outras publicações importantes da primeira metade do século XX para a Arquivologia internacional.

Esses manuais, embora concebidos em realidades distintas, fizeram parte de uma Arquivologia, hoje denominada tradicional, em que o foco dos princípios, métodos e técnicas da área voltavam-se especialmente para o tratamento e preservação os documentos de arquivo de caráter histórico.

Esta concepção estática da arquivística, que dominou a teoria e a prática na Europa ao longo do século XIX e durante os vinte ou trinta primeiros anos do século XX, saltou em pedaços com o surgimento das massas documentais geradas, a partir da Primeira Guerra Mundial, pela evolução tripla das técnicas, legislações e mentalidades. (LLANSÓ SANJUAN, 1993, p. 11).

Uma nova abordagem da Arquivologia surgiu, no século XX, no cenário norte-americano, quando a quantidade de documentos produzidos pela administração pública do país aumentou significativamente devido a diversos fatores, sendo o mais proeminente deles a emergência de tecnologias que possibilitaram a produção e a reprodução documental mais rápida e em larga escala[3].

Com o crescimento das massas documentais acumuladas[4] nas instituições, começaram a aparecer dificuldades para preservar todos aqueles documentos. Assim, a organização dos documentos na sua fase de uso administrativo passou a receber mais atenção, sobretudo dos órgãos públicos norte-americanos. Surgia, então, o conceito de records management (gestão de documentos).

Essa nova realidade exigia princípios e técnicas diferentes daquelas até então esquadrinhadas pela Arquivologia. Um novo profissional poderia estar contrapondo o arquivista preconizado por Jenkinson e pela Arquivologia de outros países, sobretudo da Europa, mudando um pouco o seu perfil. Surgia, então, nos Estados Unidos, um profissional para lidar com os documentos administrativos: o record manager.

Sob essa perspectiva, iniciava-se uma divisão entre os trabalhos de dois profissionais: os records officers (ou records managers), que lidavam com os documentos de valor primário, e os archivists, responsáveis pelos documentos de valor secundário. Essa dicotomia, tanto entre os profissionais encarregados de lidar com os documentos de arquivo na fase corrente e na fase permanente, quanto o próprio tratamento compartimentado da documentação, não foi assimilada por outros países como os do continente europeu e da América Latina. Mesmo na América do Norte, como será exposto adiante, a obra dos canadenses Jean-Yves Rosseuau e Carol Couture (1998), anos depois, contrapõe-se a essa visão, e também à tendência da Arquivologia tradicional, defendendo a importância de se manter uma visão integrada de todas as fases dos documentos de arquivo e enfatizando a necessidade de o arquivista estar presente nas decisões desde que os documentos são criados, denominando essa tendência de Arquivística Integrada (ROUSSEAU; COUTURE, 1998).

No Brasil, Lopes (2009) fez uma crítica àquela tendência ao afirmar que “O records management consiste em um conjunto de regras práticas, por vezes muito eficazes, mas que não possuem fundamentos científicos rigorosos, abrindo a porta à improvisação.” (LOPES, 2009, p. 132). Esse autor foi um dos disseminadores no Brasil da Arquivística Integrada canadense e defendia a ideia de que o arquivista deve se envolver com os documentos desde a sua produção.

3 A Arquivística Integrada canadense

No Canadá francês, a partir dos anos 1980, desenvolve-se a Arquivística Integrada, que reforça a ideia da reintegração da disciplina “[...] trabalhando novamente com todo o ciclo documental, dos documentos correntes até os permanentes.” (TOGNOLI, 2010, p. 33). De acordo com Tognoli (2010), a Arquivística Integrada se baseou na realidade europeia de documentos históricos e na realidade norte-americana da gestão documental fazendo com que ambas fossem trabalhadas de forma integrada.

A proposta da Arquivística Integrada surgiu no Quebec, com a ideia de considerar o documento desde a sua produção até sua eliminação ou guarda permanente.

Lopes (1996) elucida a proposta canadense dessa nova disciplina: “Gerar-se-ia uma disciplina autônoma, sem ser isolada dos demais ramos do saber, com um corpus teórico, objetos de estudo, paradigmas e metodologia próprios, adaptada às necessidades de nosso tempo.” (LOPES, 1996, p. 58).

Couture et al. (2003) relatam a experiência do lançamento do livro que está relacionado com a origem da Arquivologia no Canadá: Les archives au XXe siècle. Une réponse aux besoins de l'administration et de la recherche (Os arquivos no século XX. Uma resposta às necessidades da administração e da pesquisa, tradução livre), publicado em 1982 por Carol Couture e Jean-Yves Rousseau. Segundo os autores, algumas mudanças aconteceram na Arquivologia do Quebec na década de 1980, tais como:

[...] adoção de novas leis sobre os arquivos e leis de acesso à informação e proteção das informações pessoais no Canadá e Quebec, a criação de cursos acadêmicos em Arquivologia, mudanças irreversíveis na administração, com o uso massivo de recursos tecnológicos. (COUTURE et al., 2003, p. xii, tradução nossa).

A partir dessa nova realidade, os autores começaram a pensar na ideia de um novo livro, o que acabou por trazer dois resultados significativos para a Arquivologia quebequense: a publicação, em 1994, da obra Les fondements de la discipline archivistique[5] e, em 1999, Les fonctions de l'archivistique contemporaine. A primeira obra apresentou os aspectos teóricos da área e a segunda, que trata das funções arquivísticas, apresentou os aspectos práticos da disciplina (COUTURE et al., 2003).

A Arquivística Integrada, portanto, trata-se de uma perspectiva que envolve tanto os documentos administrativos quanto os documentos históricos. Lopes (1996) entende que, com a Arquivística Integrada “[...] poder-se-ia recompor a fratura existente entre os que se preocupam com os arquivos correntes e os que tratam dos permanentes” (LOPES, 1996, p. 57-58).

Na Espanha, Heredia Herrera (2007) explica que o gestor de documentos não era uma figura presente quando do reconhecimento do records management pelos Estados Unidos. Segundo a autora, na realidade hispânica foi preciso um período de assimilação para saber se iriam distinguir a gestão dos documentos administrativos daquela dos documentos históricos. Cruz Mundet (2001) também já apresentava sua visão orientada na perspectiva integradora. Segundo o autor, “Não existe uma função documental administrativa e outra histórica, ambas são faces de uma mesma moeda”. (CRUZ MUNDET, 2001, p. 145, tradução nossa).

Sem dúvida, a teoria canadense influenciou significativamente a Arquivologia internacional. Couture (2015) considera que os estudos canadenses superaram as práticas aleatórias e empíricas. Segundo o autor, “A arquivística está agora mais madura e em melhor posição para reivindicar o que tem direito entre as ciências da informação.” (COUTURE, 2015, p. 156).

Após essa breve contextualização das principais tendências do pensamento arquivístico internacional que influenciaram a Arquivologia do Brasil no século XX, apresentamos os conceitos de diagnósticos de arquivos no Brasil e, em seguida, os termos utilizados para designar os levantamentos de dados sobre os arquivos, que se apresentam mais comuns em cada uma dessas linhas de pensamento.

4 Os conceitos de diagnóstico de arquivo no Brasil

Como dito na introdução, utilizamos, para a análise do termo diagnóstico, os dicionários de terminologia da área, por entendermos que estes expressam, em alguma medida, consensos terminológicos no país. De acordo com a Tabela de Ocorrência de Termos elaborada por Balmant (2016), o único dicionário brasileiro[6] que definiu “diagnóstico de arquivos” foi o Dicionário de terminologia arquivística publicado em 1996 pelo Núcleo Regional de Arquivos de São Paulo da Associação dos Arquivistas Brasileiros (AAB) por Camargo e Bellotto (1996).

O referido dicionário define “diagnóstico de arquivos” como:

Análise das informações básicas (quantidade, localização, estado físico, condições de armazenamento, grau de crescimento, frequência de consulta e outras) sobre arquivos a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação e demais atividades. (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 24).

A palavra “análise” utilizada para iniciar a definição do dicionário da AAB pode evidenciar um sentido próprio para a definição de “diagnóstico de arquivo”. Dessa forma, o “diagnóstico” não se trata da busca, da pesquisa, do processo de coleta ou de levantamento; trata-se, na verdade, do exame das informações que já foram coletadas.

É interessante notar que os termos equivalentes para “diagnóstico de arquivos” apontados por esse dicionário em inglês, espanhol e português, foram: “desklist”, “records survey”; “censo de archivos”; “censo de arquivos”.

A expressão “censo de arquivos” não está definida no mesmo dicionário, mas o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DIBRATE) apresenta uma definição: “Levantamento oficial, em geral periódico, dos arquivos [...] de um determinado universo, para obtenção de dados quantitativos e qualitativos.” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 46).

Embora a definição do DIBRATE para “censo de arquivos” mostre-se bastante abrangente, duas particularidades chamam atenção: a referência ao termo “oficial” e a menção a uma periodicidade. A relação a algo que seja “oficial” e periódico não é abordada na definição que encontramos de “diagnóstico de arquivos”.

Por fim, como pode-se observar no Quadro 1, enquanto a definição de “diagnóstico de arquivos” menciona a finalidade de “implantar sistemas e estabelecer programas de transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação e demais atividades”, a definição de “censo de arquivos” não indica finalidade alguma.

Após essas análises, questionamos: a Arquivologia brasileira possui respostas exatas para definir o que deve ser considerado “diagnóstico de arquivo” e o que não deve? Vejamos a seguir como ideias similares às de “diagnósticos de arquivo” são propostas em outros países e especialmente no âmbito das tendências de pensamento abordadas no início deste artigo.

5 Os records survey na perspectiva internacional

Na ocasião do 18° Encontro Anual da SAA, que aconteceu em 1954, no estado da Virgínia, Estados Unidos, Irving Zitmore, então vice-presidente e gerente-geral da empresa de consultoria Records Engineering Incorporated, realizou uma apresentação sobre planejamento de “Records Management Survey”. (ZITMORE, 1955).

De acordo com o 18° relatório anual do arquivista do Hall of Records, atualmente denominado Arquivo do Estado de Maryland, Estados Unidos, “Até o ano de 1941 não havia supervisão geral sobre as práticas de gestão de documentos utilizados pelos diferentes órgãos estaduais e municipais“ (EIGHTEENTH…, 1953, p. 16, tradução nossa). O relatório menciona que no ano de 1952 um contrato do estado de Maryland com a empresa Records Engineering foi assinado e Irving Zitmore dirigiu o trabalho de levantamento dos documentos do estado, que

[...] cobriu 98 diferentes órgãos estaduais e municipais e foi apresentado em 35 relatórios separados. Além disso, sete outros relatórios foram preparados, consistindo em um relatório de síntese e relatórios especializados sobre práticas de gestão de documentos. (EIGHTEEN..., 1953, p. 17, tradução nossa).

No ano seguinte à sua apresentação no encontro da SAA, Zitmore (1955) teve seu artigo Planning a Records Management Survey publicado na revista The American Archivist.

Antes de abordar os assuntos tratados pelo artigo de Zitmore, consideramos importante apresentar as definições da expressão “records survey” nos glossários da SAA. A Glossary for Archivists, Manuscript Curators, and Records Managers, publicado em 1992 na coleção Archival Fundamentals Series da SAA, apresenta a seguinte definição para a expressão “records survey”:

Uma pesquisa que reúne informações básicas sobre os documentos de uma organização a respeito de sua quantidade, forma, localização, condição física, instalações de armazenamento, grau de acumulação e usos para fins de planejamento da gestão de documentos e/ou operações e atividades de arquivo. (BELLARDO, Lewis; BELLARDO, Lynn, 1992, p. 29, tradução nossa).

Seguindo a mesma linha e acrescentando a nota de que “records surveys facilitam o planejamento de programas de gestão de documentos” (PEARCE-MOSES, 2005, p. 335, tradução nossa), o glossário mais atual da SAA, A glossary of archival and records terminology[7], apresenta a seguinte definição:

O processo de coleta de informações básicas sobre os documentos de uma organização, incluindo sua quantidade, forma, localização, condições físicas, instalações de armazenamento, grau de acumulação e processos de trabalho associados. (PEARCE-MOSES, 2005, p. 335, tradução nossa).

Com essa introdução ao significado dos records survey é possível entender melhor as ideias de Zitmore e de outros autores que abordam tais levantamentos. Zitmore (1955) explica que o propósito do levantamento a que se refere em sua obra é “[...] identificar problemas, determinar suas causas e criar soluções” (ZITMORE, 1955, p. 133, tradução nossa).

O autor apresenta nesse artigo a visão de um profissional que se preocupa em produzir resultados para a instituição e isso faz com que o foco esteja bastante relacionado à redução de custos. Zitmore (1955) menciona a existência, naquele período, de inúmeros levantamentos que culminaram em relatórios formais, muitas vezes bem escritos, mas que não trouxeram resultados para a instituição. Zitmore (1955) explica que os levantamentos precisam ser apresentados de forma que a alta direção seja convencida do valor de um programa contínuo de gestão de documentos.

Fleckner (1977), em uma das publicações da série Archives and Manuscripts[8], apresenta uma visão um pouco diferente sobre os levantamentos realizados sobre arquivos. O autor aborda os levantamentos como um meio pelo qual os arquivistas conhecem o acervo para que consigam explorá-lo. Segundo Fleckner (1977),

Arquivistas devem conhecer algo sobre esse grande número de documentos, se quiserem selecionar seus arquivos com competência, para auxiliar os pesquisadores em maior alcance e para planejar bons programas de arquivamento. O levantamento é um meio pelo qual os arquivistas obtêm esse conhecimento. (FLECKNER, 1977, p. 1, tradução nossa).[9]

Embora Fleckner (1977), ao mencionar os levantamentos sobre arquivos, não permita distinguir com clareza se ele se refere somente aos arquivos permanentes ou engloba todas as fases documentais[10], a sua visão tem a ver com uma concepção sobre o perfil do arquivista que, sob a ótica dele, deixou de ser “[...] um guardião passivo de antiguidades para [se tornar] um participante ativo no processo de seleção e preservação documental.”, propiciando um interesse maior pela documentação em todas as fases (FLECKER, 1977, p. 1, tradução nossa).[11]

Ainda nesse artigo o autor aponta que “[...] o levantamento dos documentos é uma ferramenta que amplia a visão do arquivista além das paredes da sua própria instituição.”[12] (FLECKNER, 1977, p. 1, tradução nossa). Fleckner (1977) alerta sobre a existência, naquele período, de poucas orientações sobre como planejar e administrar esses levantamentos e de como eles fazem parte de um projeto maior. Dessa forma, segundo ele, os levantamentos feitos eram entendidos por órgãos e instituições arquivísticas como projetos especiais e eram limitados em âmbito e duração sendo, muitas vezes, apoiados por financiamentos especiais.

É possível depreender que Fleckner (1977) visualiza a existência de uma certa relação entre os referidos levantamentos com inventários. O autor explica que

Muitos levantamentos, particularmente aqueles realizados por gestores de documentos, são chamados de inventários; a publicação de resultados de outros levantamentos, por exemplo, as publicações do Word Projects Administration´s Historical Records Survey (HRS), também são assim chamados; e o inventário continua a ser o principal instrumento de pesquisa do National Archives (FLECKNER, 1977, p. 1, tradução nossa). [13]

Cabe destacar que, no Brasil, o conceito de inventário é normalmente utilizado para se referir a um tipo de instrumento de pesquisa resultado da descrição arquivística das séries de um fundo e com a finalidade de atender ao usuário/pesquisador de arquivos permanentes.

O glossário A Basic Glossary for Archivists, Manuscript Curators, and Records Managers, reimpresso pela revista The American Archivist em 1974, e utilizado como base para Fleckner (1977), define o termo “inventory” da seguinte maneira:

(1) Um instrumento de pesquisa básico que geralmente inclui um breve histórico da organização e das funções da instituição cujos documentos estão sendo descritos; uma lista descritiva de cada série de documentos, fornecendo, no mínimo, dados como título, datas, quantidade, arranjo, relacionamentos com outras séries e descrição do conteúdo da matéria; e, se apropriado, apêndices que fornecem essas informações suplementares como um glossário de abreviações e termos especiais, listas de cabeçalhos de pastas em assuntos especiais ou índices seletivos.

(2) Em gestão de documentos o termo é utilizado para descrever um levantamento dos documentos antes da preparação ou desenvolvimento de programas de conservação. (EVANS; HARRISON; THOMPSON, 1974, p. 424, tradução nossa). [14]

O autor manifesta em seu texto que a utilização do termo “inventory” foi evitada nessa obra, tendo ele optado por utilizar “records survey” e “guide”. (FLECKNER, 1977, p. 1).

Couture (2003) correlaciona o inventário de documentos com o que chama de “analyse des besoins”, ou “análise das necessidades”, em tradução livre. Couture (2003) baseia-se nas afirmações de Couture e Rousseau (1982), em que os autores correlacionam o inventário de documentos com a aquisição do conhecimento necessário para desenvolver um programa efetivo:

O inventário de documentos constitui um instrumento de trabalho essencial para o arquivista. Nunca se deve esquecer que os documentos refletem as atividades de uma pessoa física ou jurídica. Assim, o inventário permite que se faça uma avaliação dessas atividades e dos documentos que elas geram, analisar a situação, diagnosticar os problemas, para estabelecer um programa de tratamento realista. (COUTURE; ROUSSEAU, 1982, p. 67, tradução nossa).

Rousseau e Couture (1998) reconhecem que os inventários podem ter sido as primeiras ações para organização, tratamento e recuperação de documentos. Duranti e Franks (2015) mencionam a utilização dos dados coletados em um inventário de documentos na elaboração de instrumentos de gestão de documentos. Entendemos, então, que a finalidade do inventário de documentos não é exclusivamente a finalidade de um levantamento dos documentos.

Fleckner (1977) lista seis finalidades dos levantamentos. São elas: (1) fomentar a eficiência administrativa; (2) ajudar pesquisadores; (3) promover a preservação dos documentos de arquivo; (4) promover um programa de recebimento de documentos; (5) melhorar o planejamento do programa arquivístico; e (6) educar e treinar alunos com a experiência de um levantamento.

O autor (FLECKNER, 1977) explica, ainda, como planejar o levantamento, observando quem irá conduzir a pesquisa, as estratégias para coleta de informações, as informações que serão coletadas, como compilar e difundir os resultados do levantamento e como deve ser a administração do projeto de levantamento.

Segundo Fleckner, a forma de utilização dos dados coletados é definida no momento do planejamento e podem resultar em diferentes situações:

Alguns projetos irão apenas reunir dados, arquivá-los de alguma forma simples e torná-los disponíveis mediante solicitação. Em outros levantamentos realizarão uma análise mais aprofundada dos dados para produzir um relatório. Finalmente, muitos projetos de levantamentos produzirão um guia para os materiais pesquisados. (FLECKNER, 1977, p. 10, tradução nossa).

A terceira forma de utilização dos dados coletados evidencia mais uma vez a relação dos levantamentos com instrumentos de pesquisa. A definição do termo “guide” no glossário “A Basic Glossary for Archivists, Manuscript Curators, and Records Managers” aponta a proximidade entre os termos:

No nível de repositório, um instrumento de pesquisa que descreve brevemente e indica as relações entre acervos, que contenham fundos, papéis, coleções ou conjuntos de documentos que possam ser unidades de descrição. Os guias também podem ser limitados à descrição das explorações de um ou mais repositórios relativos a temas, períodos ou a áreas geográficas específicas. (EVANS; HARRISON; THOMPSON, 1974, p. 423, tradução nossa).

Ainda que tenha existido uma certa confusão entre os chamados “records surveys” e os inventários, percebemos que os inventários são parte importante desses levantamentos, mas sozinhos não cumprem todas as finalidades às quais os records survey se propõem.

6 A busca de consenso terminológico por organismos internacionais

Observa-se que o cenário internacional da década de 1970 indicava preocupações quanto à necessidade dos arquivistas de várias partes do mundo conhecerem seus acervos e as condições relacionadas aos documentos neles contidos. Havia uma preocupação em padronizar a terminologia e as unidades de medida utilizadas pelos diferentes países em levantamentos de níveis nacionais sobre arquivos.

Um contrato celebrado entre o Conselho Internacional de Arquivos (ICA) e a Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura (UNESCO), em 1977, criou dois grupos de trabalho: o primeiro para preparar um projeto de modelo estatístico, e o segundo para iniciar um trabalho para elaboração de um glossário internacional multilíngue (EVANS; KETELAAR, 1983).

Diversos encontros foram organizados pelo ICA e o modelo estatístico para os arquivos foi apresentado por Eric Ketelaar no documento publicado em 1978 com o título Towards International Standardization of Statistics on Archival Institutions and Records Centres. Ketelaar (1978) ressaltou a importância de se estabelecer critérios básicos para estatísticas sobre arquivos para melhorar a comunicação entre os arquivistas de várias partes do mundo e mencionou a dificuldade do ICA para determinar tendências e necessidades a partir das informações fornecidas por diferentes países.

Ketelaar (1978) descreveu ainda os acontecimentos que acarretaram na criação do modelo desenvolvido pelo grupo de trabalho da UNESCO em conjunto com o ICA. Segundo o autor, na Round Table Conference[15] de 1973, em Luxemburgo, o então diretor do Provincial Archives of Sealand (Dinamarca), Harald Jorgensen, apresentou um relatório preliminar com os custos dos serviços de arquivo de importantes instituições de arquivo.

Diante do acolhimento do relatório no evento, decidiu-se pela continuação do trabalho e um segundo relatório foi apresentado por Jorgensen na Round Table Conference de 1974, no Canadá. Nesta ocasião surgiu, então, uma proposta de se estabelecer um sistema de estatísticas uniformes de arquivo. (KETELAAR, 1978).

Jorgensen ficou responsável por empreender o início desse trabalho e, na conferência do ano seguinte, realizada na Ucrânia, distribuiu uma proposta de questionário. O trabalho de Jorgensen, segundo Ketelaar (1978), buscava facilitar a comparação entre dados estatísticos de instituições de arquivo na Europa e América do Norte.

Também na conferência de Kiev, um representante da UNESCO destacou o fato de que as estatísticas da área de arquivo não estavam presentes nos anuários da UNESCO, onde já estavam incluídos dados sobre bibliotecas, museus e instituições similares.

Diante das circunstâncias, o ICA decidiu apoiar a criação de um modelo estatístico para a área de arquivos que pudesse ser utilizado em todo o mundo. Foi a partir de então que teve início o projeto para normatização de estatísticas de arquivo do ICA com a UNESCO.

De acordo com Ketelaar (1978), eram objetivos do referido projeto:

(i) Definição dos dados quantitativos a introduzir num modelo estatístico.

(ii) Padronização das unidades de medida para cada um dos dados.

(iii) Proposta sobre os dados que poderiam ser utilizados pelo Unesco Office of Statistics para inclusão no anuário estatístico.

(iv) Elaboração de um projeto de recomendação os estados-membros da Unesco segundo o modelo da recomendação relativa à normatização internacional de estatísticas das bibliotecas adotada pela Conferência Geral da Unesco em 1970.

(v) Proposta para a publicação periódica de um levantamento internacional de arquivos. (KETELAAR, 1978, p. 2, tradução nossa)

Ketelaar (1978) explica que o escopo do modelo é reduzido a fim de resumir dados sobre sistemas de arquivos em diferentes países, não se referindo a estatísticas coletadas em âmbito nacional. O autor justifica esse escopo pelo fato de que alguns dados relevantes em levantamentos nacionais não precisam ser incluídos em estatísticas de âmbito internacional. Como exemplo disso, Ketelaar (1978) menciona os dados sobre a nacionalidade dos usuários dos arquivos. Segundo ele, para a política arquivística de um país, esse dado mostra-se bastante útil, mas não é uma informação relevante para outros países nem para as estatísticas internacionais.

No entanto, o grupo de trabalho reconheceu a necessidade de modelos estatísticos também em âmbito institucional e nacional, “[...] como base para a gestão de arquivos e para a política nacional de informação” (KETELAAR, 1978, p. 3, tradução nossa). Assim, Ketelaar (1978) recomendou a continuidade do trabalho iniciado por Jorgensen para elaborar um modelo estatístico para instituições de arquivo, em que o grupo entendeu ser necessário um detalhamento maior das funções arquivísticas juntamente com o levantamento do tempo dedicado pelos funcionários da instituição a cada uma das funções.

Outras recomendações foram registradas no documento. Uma delas é um levantamento, em separado, sobre os edifícios de arquivo, observando os níveis de desenvolvimento da infraestrutura dos diferentes países. Um outro levantamento, em separado, que aborde as áreas de treinamento e planejamento de mão de obra também foi recomendado. De acordo com Ketelaar (978), a UNESCO estava estimulando pesquisas sobre o assunto e as diferenças de padrões e de terminologia dificultavam discussões sobre desenvolvimento profissional em arquivos.

A última recomendação registrada no documento trata de questões procedimentais na implementação do modelo proposto: propõe a apresentação do modelo na CITRA de 1978, para discussão entre os membros e sugestão de possíveis ajustes, a avaliação da viabilidade do modelo por meio de um projeto-piloto e a formulação de recomendações sobre a normalização internacional das estatísticas de arquivo elaborada por um comitê de especialistas e considerada pela Conferência Geral da UNESCO. O modelo foi testado em um levantamento piloto iniciado em 1978 pelo Unesco Office of Statistics em cooperação com o CIA e revisado em encontro de especialistas em 1979.

Em setembro de 1979, a UNESCO publicou os resultados do levantamento piloto no documento denominado Results of the international pilot survey on archival institutions and records centers statistics. Nesse documento, a importância de expandir a coleta de dados para os arquivos foi mais uma vez ressaltada e a dificuldade em lidar com a ausência de dados compatíveis foi mencionada:

A ausência de dados compatíveis no campo das instituições arquivísticas e dos centros de documentação tem sido um obstáculo para os contatos profissionais entre arquivistas de diferentes países e para as tentativas de determinar necessidades profissionais e tendências gerais. (UNITED NATIONS EDUCATIONAL, SCIENTIFIC AND CULTURAL ORGANIZATION, 1979, p. 1, tradução nossa).

Em 1982, o ICA e a UNESCO publicaram, então, o modelo internacional para estatísticas de arquivo a ser utilizado por instituições de arquivo e centros de documentação. O documento apresenta um glossário e menciona a intenção de utilizar “terminologia arquivística comum e categorias uniformes”. (INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES, 1982, p. 1, tradução nossa).

O estudo Records and Archives Management Programme (RAMP) da obra A Guide for Surveying Archival and Records Management Systems and Services, desenvolvido por Evans e Ketelaar (1983), foi resultado da simplificação do modelo estatístico desenvolvido pela UNESCO em conjunto com o ICA. Segundo Evans (1987), o modelo simplificado é utilizado pelo Office of Statistics da UNESCO em cooperação com o ICA na condução de uma pesquisa mundial. Porém, o autor destaca que

O modelo estatístico também se destina ao uso operacional, bem como a repositórios especializados, estudos nacionais e regionais, já que ele permite o registro e a obtenção de uma grande variedade de dados em diferentes níveis. (EVANS, 1987, p. 59, tradução nossa).

Concomitante a toda a experiência da UNESCO com o ICA, outro documento da UNESCO publicado em 1981 registra as contribuições do seu General Information Programe (PGI) no evento Seminar on Methodologies for Evaluating Information Infraestructures and Related Experiences in Latin America, ocorrido naquele mesmo ano em Santiago do Chile. O documento registrou a experiência da UNESCO com o título Unesco Experience in Elaborating Methodologies for the Diagnosis of Information Activities and Services for Development.

É notável o fato de se utilizar o termo “diagnosis”, sendo que os levantamentos e estudos conhecidos até então utilizavam expressões como “records surveys”, “survey on archival institutions and records centres” ou “archival statistics” ao se referirem aos levantamentos de dados relacionados aos arquivos.

Nesse documento, a UNESCO registra que a sua preocupação com a coleta de informações, de forma coordenada por seus estados-membros, teve início na década de 1970.

Como uma abordagem coordenada era obviamente necessária, a Unesco lançou vários tipos de atividades durante os últimos dez anos, desde inventários de pesquisa, publicação de diretrizes e coleta de dados numéricos, até estudos de possíveis modelos para avaliar as atividades de informação e seu impacto no desenvolvimento nacional, considerando o global. (UNITED NATIONS EDUCATIONAL, SCIENTIFIC AND CULTURAL ORGANIZATION, 1981, p. 1, tradução nossa).

Por se tratar de um registro do PGI, além das informações referentes aos arquivos, o documento apresenta dados relativos a bibliotecas e informações científicas e tecnológicas. O documento foi dividido em quatro tipos de estudo[16] para os quais a UNESCO buscou encontrar um quadro conceitual básico e questionários e/ou metodologias para uso global. (UNITED NATIONS EDUCATIONAL, SCIENTIFIC AND CULTURAL ORGANIZATION, 1981).

O documento da UNESCO registra a necessidade de uma ação coordenada, com uniformidade terminológica e variáveis comuns para alcançar eficácia com os modelos de diagnósticos. Fica registrado, também, que a harmonização entre esses projetos da UNESCO significava um fator-chave para o êxito e que a complementariedade de todos os esforços regionais iria providenciar “[...] instrumentos de comparação para medir a informação e a aplicação de políticas, planos e programas de informação coerentes no apoio do desenvolvimento socioeconômico.” (UNITED NATIONS EDUCATIONAL, SCIENTIFIC AND CULTURAL ORGANIZATION, 1981, p. 8, tradução nossa).

7 Considerações finais

Os estudos e as iniciativas aqui discutidos fornecem uma noção de como os levantamentos de dados sobre arquivos foram gradualmente recebendo mais atenção na segunda metade do século passado. O desígnio da UNESCO e do ICA em elaborar e definir um padrão para os levantamentos de dados certamente influenciou seu uso em muitos países.

Na Arquivologia brasileira, esses levantamentos são comumente chamados de “diagnósticos de arquivos”. Mas o termo “diagnóstico” nem sempre é utilizado em outras línguas. Podemos observar o uso da expressão em inglês “records survey” ao invés de “diagnosis”. Vimos que Couture et al. (2003) utilizaram a expressão em francês “analyse des besoins” e não “diagnostic”.

Ainda que essas propostas não sejam totalmente equivalentes, são estudos a respeito de levantamentos de dados sobre arquivos que se apresentam de forma consistente.

Assim, linhas de investigação precisam continuar sendo aprofundadas por arquivistas. Noções e conceitos sobre o assunto são encontrados na Arquivologia brasileira. Porém, esses não são suficientes para que uma definição seja apresentada de forma precisa e determinante.

O termo “diagnóstico” tem sido utilizado, frequentemente, em seu sentido mais genérico, sem que tenham sido fixadas as características que o identificam. A sua apropriação pela Arquivologia não parece estar alicerçada em embasamentos científicos que a legitimem. Além disso, discussões teóricas sobre essa apropriação não estão registradas com visibilidade e destaque para a comunidade científica da área no Brasil.

Talvez essa não seja uma questão que diz respeito somente à Arquivologia, e sim às Ciências Sociais como um todo. Porém, ao utilizar esse termo, a Arquivologia passa a ser responsável por atribuir a ele uma definição que possa delinear o seu uso pela área de forma singular e que permita reconhecer suas características.

Referências

ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

BALMANT, Fabrício Vieira. Terminologia arquivística brasileira: exploratório de publicações e termos. 2016. Dissertação (Mestrado Profissional em Gestão de Documentos e Arquivos) - Centro de Ciências Humanas e Sociais, Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, 2016.

BELLARDO, Lewis J.; BELLARDO, Lynn Lady. A glossary for archivists, manuscript curators, and records managers. Chicago: Society of American Archivists, 1992.

BROOKS, Phillip Coolidge. Seleção de documentos para guarda permanente. Revista do Arquivo Público Mineiro, Belo Horizonte, v. 48, n. 1, p. 146-157, jan./dez. 2012.

CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Heloísa Liberalli (Org.). Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros, 1996.

COUTURE, Carol. La politique de gestion des archives. In: COUTURE, Carol et al. (Org.). Les fonctions de l'archivistique contemporaine. Sainte-Foy: Presses de l'Université du Québec, 2003. p. 3-30.

COUTURE, Carol et al. (Org.). Les fonctions de l'archivistique contemporaine. Sainte-Foy: Presses de l'Université du Québec, 2003.

COUTURE, Carol. A Arquivística, os arquivistas e os arquivos do Canadá. Acervo, Rio de Janeiro, v. 28, n. 2, p. 147-163, jul./dez. 2015.

COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves. Les archives au XXe siècle. Montréal: Université de Montréal, 1982.

CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 2001.

DURANTI, Luciana; FRANKS, Patrícia C. Encyclopedia of archival science. Maryland: Rowman & Litlefield, 2015.

EIGHTEEN annual report of the archivist of the hall of records. Maryland: Maryland State Archives, 1953. v. 455.

EVANS, Frank Bernard. Promoting archives and research: a study in international cooperation. American Archivist, [S.l.], v. 60, n. 1, p. 48-65, Jan. 1987.

EVANS, Frank Bernard; HARRISON, Donald F.; THOMPSON, Edwin A. (Org.). A basic glossary for archivists, manuscript curators, and records managers. Toronto: The American Archivist, 1974.

EVANS, Frank Bernard; KETELAAR, Eric. A guide for surveying archival and records management systems and services: a RAMP study. Paris: UNESCO, 1983.

FLECKNER, John A. Archives & manuscripts: surveys. Chicago: Society of American Archivist, 1977.

HEREDIA HERRERA, Antonia. ¿Qué es un archivo? Gijón: Ediciones Trea, 2007.

INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. International model for archival statistics: 1980. Paris: UNESCO, 1982.

INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. About CITRA. [S.l.]: ICA, 2016.

KETELAAR, Eric. Towards international standardization of statistics on archival institutions and records centeres. Paris: UNESCO, 1978.

LLANSÓ SANJUAN, Joaquim. Gestión de documentos: definición y analisis de modelos. Bergara: IRARGI, 1993.

LOPES, Luís Carlos. A informação e os arquivos: teorias e práticas. Niterói: EdUFSCar, 1996.

LOPES, Luís Carlos. A nova arquivística na modernização administrativa. 2. ed. Brasília: Projecto Editorial, 2009.

PEARCE-MOSES, Richard. A glossary of archival and records terminology. Chicago: The Society of American Archivists, 2005.

ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Dom Quixote, 1998.

SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1974.

SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVES. A glossary of archival and records terminology. 2016.

TOGNOLI, Natália Bolfarini. A contribuição epistemológica canadense para a construção da arquivistica contemporânea. 2010. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) - Faculdade de Filosofia e Ciências, Universidade Estadual Paulista, Marilia, 2010.

UNITED NATIONS EDUCATIONAL, SCIENTIFIC AND CULTURAL ORGANIZATION. Results of the international pilot survey on archival institutions and records centers statistics: 1978-1979. Paris: UNESCO, 1979.

UNITED NATIONS EDUCATIONAL, SCIENTIFIC AND CULTURAL ORGANIZATION. Contribution of the general informational programme to the seminar on methodologies for evaluating information infraestructures and related experiences in Latin America. Paris: UNESCO, 1981.

ZITMORE, Irving. Planning a Records Management. The American Archivist, [S.l.], v. 18, n. 2, p. 133-140, Apr. 1955.

Notas

Autor notes