As BU não podem ser caracterizadas como elementos isolados, uma vez que coexistem como subsistema da universidade, em função da qual seus propósitos são estabelecidos. São organizações prestadoras de serviços e, pela sua origem, natureza e vocação funcional, estão intimamente relacionadas com: a difusão e partilha do saber; a investigação; a cultura; o conhecimento; a aprendizagem e os processos de socialização, conformação e transformação dos sistemas ideológicos da humanidade (CARVALHO, 2016).

Assim, as BU deixaram de ser consideradas meros depósitos ordenados de documentos, e passaram a ser consideradas organizações ou comunidades de atores, cujas práticas interativas asseguram a disseminação e a produção do conhecimento (WATSON, 2010). Tendem a converter-se em um espaço redimensionado, em uma plataforma integradora de conhecimento válido e adaptada a um modelo de ensino que, tendencialmente, deixou de estar centrado no papel do professor para estar fundado na autoaprendizagem (PEREZ RODRIGUEZ; MILANES GUISADO, 2008).

O Brasil não possui estatísticas a respeito dos diferentes tipos de bibliotecas existentes, porém, é possível calcular o número de bibliotecas em instituições de nível superior, tendo em vista que a autorização para o funcionamento destas depende, dentre outros fatores, da existência da biblioteca (CENDÓN et al. 2005). Diante do exposto, é possível mensurar a importância das bibliotecas no contexto universitário.

Conforme os resultados do Censo da Educação Superior do Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (2017), existem no país, pelo menos, 2.407 bibliotecas nas Instituições de Ensino Superior; das quais: 107 nas instituições federais; 123 nas estaduais; 66 nas municipais e 2111 nas privadas. Ante ao exposto, é possível inferir a importância das bibliotecas, nas diversas instituições, como suporte ao tripé: ensino, pesquisa e extensão.

De acordo com Lubisco (2014), as atividades das BU tradicionalmente se desenvolvem por meio de serviços aos usuários, serviços administrativos e serviços técnicos. Porém, Shoid e Kassim (2013) indicam que as mudanças constantes nos ambientes organizacional, tecnológico e informacional geram mudanças de comportamentos nos usuários e trazem novos desafios para as BU.

Para Almeida (2011), o planejamento implica em identificar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças, de modo que os fortes sejam maximizados, as oportunidades sejam aproveitadas, os fracos eliminados e as ameaças neutralizadas. O PE é um direcionamento para a Biblioteca Universitária em relação ao seu ambiente de atuação, conforme suas reais potencialidades. (LIRA, 2015).

Certo e Peter (2010) afirmam que a análise do ambiente permite identificar as oportunidades e os riscos que podem comprometer o alcance dos objetivos ou metas organizacionais. As variáveis que definem os ambientes organizacionais se apresentam na literatura de maneira diversificada e estão condicionadas às características de um determinado segmento.

De modo geral, as abordagens de segmentos e variáveis ambientais foram discutidas por Almeida (1997), e são apresentadas no quadro 1 em conjunto com algumas das abordagens de estudos mais recentes.

Quadro 1
Categorias de segmentos e variáveis ambientais abordadas nos estudos sobre o monitoramento de ambientes organizacionais

Fonte: Elaborado pelos autores.

Por meio da pesquisa nas bases de dados nacionais, pode-se perceber que a literatura da área da Ciência da Informação e Biblioteconomia não apresenta uma abordagem específica e amplamente difundida sobre a análise dos ambientes organizacionais das bibliotecas acadêmicas brasileiras.

Nessa perspectiva, algumas variáveis ambientais apresentadas no quadro 1 podem ser aplicadas ao contexto das BU. A semelhança entre as abordagens nos permite reuni-las em três grandes ambientes distintos:

• a) ambiente geral - externo à biblioteca onde se acham os componentes de nível macro, sobre os quais as BU não têm controle, como as variáveis econômicas, sociais, culturais, demográficas, políticas, tecnológicas, legais e ecológicas que influenciam o funcionamento das IES;

  b) ambiente organizacional ou operacional - também externo às BU, composto por setores relevantes com os quais as BU mantêm vários tipos de relacionamentos, como pessoas, grupos de pessoas (usuários), entidades, empresas e órgãos do governo, ou seja, públicos que normalmente têm implicações específicas e imediatas na organização;

  c) ambiente interno - formado pelos públicos relevantes internos, suscetíveis ao controle imediato da administração, composto pelas redes de comunicação, produção, marketing e recursos humanos.

Para cada cenário de atuação das BU brasileiras, existe um tipo de recurso ou fonte de informação que irá contribuir com a análise das variáveis ambientais necessárias para o estabelecimento de ações estratégicas.

Considerando o PE em BU uma necessidade e, diante da ausência de publicações sobre fontes de informação para sua implementação no contexto das bibliotecas acadêmicas, realizou-se, por meio da pesquisa bibliográfica, um levantamento dos recursos informacionais capazes de auxiliar os bibliotecários gestores na elaboração de ações estratégicas em BU.

As BU, como unidades suplementares das IES inseridas em um contexto macro, necessitam atender aos valores, missão e visão das instituições nas quais estão inseridas. Nesse contexto, suas estratégias precisam obedecer tanto ao conjunto de diretrizes internas, explicitadas nos Planos de Desenvolvimento Institucional (PDI), como às externas, no que se refere à legislação que regula e avalia a educação superior nacional, estabelecida por órgãos governamentais.

No que concerne às diretrizes para implantação e organização de BU no Brasil, o Ministério da Educação (MEC) – por meio dos instrumentos dispostos nas portarias no. 1.382 e 1.383, de 31 de outubro de 2017 – fixa os procedimentos de avaliação externa do Sistema Nacional de Avaliação da Educação Superior (SINAES), incluindo a estrutura física e a pertinência das bibliografias básicas, complementares e periódicos (BRASIL, 2017a; 2017b).

A avaliação da educação superior firmou-se com a Lei no. 9.394, de 20 de dezembro de 1996, que estabeleceu as Diretrizes de Base da Educação Nacional (LDB) (BRASIL, 1996). Em 2002, o MEC publicou o Manual de verificação in loco das condições institucionais, que, conforme os trabalhos analisados, representa uma das fontes mais utilizadas pelas bibliotecas para observar os quesitos de avaliação do MEC (BRASIL, 2002).

Porém, atualmente, existem os instrumentos de avaliação institucional externa, que apontam os principais indicadores para a avaliação dos cursos de graduação presenciais e a distância oferecidos pelas IES, incluindo os critérios de análise para os indicadores de infraestrutura e plano de atualização dos acervos das BU (BRASIL, 2017c).

Os instrumentos supracitados dispõem sobre a estrutura física das IES, especialmente no que tange às atividades de ensino, pesquisa, biblioteca, recursos de informação e comunicação. Em relação às bibliotecas, consta no documento que são avaliadas suas estruturas físicas e seus acervos, observando-se as seguintes condições:

• a) acessibilidade física, disponibilidade de estações individuais e coletivas para estudos e recursos tecnológicos para consulta, guarda, empréstimo e organização do acervo, condições para o atendimento educacional especializado e recursos inovadores;

  b) políticas institucionais de aquisição, expansão e atualização do acervo conforme descritos nos PDI, considerando a alocação de recursos e as ações corretivas associadas ao acompanhamento e avaliação do acervo pela comunidade (BRASIL, 2017c).

Esses critérios são fundamentais para a implantação das BU, uma vez que exercem influência sobre a qualidade das atividades das IES. (LUBISCO, 2014). Embora sejam indutores do PE, os critérios apontados nos instrumentos de avaliação não se aprofundam em como as BU necessitam agir, ou seja, seus desempenhos estão condicionados aos esforços das unidades em cumprir com as exigências mínimas do MEC.

Diante das diversas diretrizes, recomenda-se observar a atualização dos instrumentos de avaliação do MEC, pois podem sofrer alterações, principalmente quando ocorre a troca de governos. Para além das alterações, os novos instrumentos não suprimem a importância dos instrumentos anteriores.

Entre os instrumentos norteadores, que orientam e oferecem diretrizes ao desenvolvimento de atividades no âmbito interno das IES, estão os Planos de Desenvolvimento Institucional (PDI), compreendidos como:

[...] o documento que identifica a Instituição de Ensino Superior (IES), no que diz respeito à sua filosofia de trabalho, à missão a que se propõe, às diretrizes pedagógicas que orientam suas ações, à sua estrutura organizacional e às atividades acadêmicas que desenvolve e/ou que pretende desenvolver. (BRASIL, 2007).

O PDI oferece informações relevantes para a compreensão das ações estratégicas das universidades, dispõe sobre o papel de cada unidade suplementar da instituição acadêmica, inclusive da BU, cuja missão é oferecer suporte informacional às atividades de ensino, pesquisa e extensão.

Do mesmo modo, Cobbe (2013) destaca a importância de criar equipes diversificadas de trabalho, compostas por gestores de unidades, coordenadores de curso, professores e técnicos administrativos, que, por meio de ferramentas de trabalho, possam coletar e analisar indicadores de desempenho para a solução de problemas e avaliação constante dos objetivos organizacionais.

Segundo Cobbe e colaboradores (2015), para que possam atender às exigências do MEC, as IES necessitam incorporar mudanças no ambiente a partir da implantação de duas medidas estruturantes:

• a) construção de seus PDI, alicerçado nos indicadores de qualidade do MEC, permitindo a avaliação sistemática e periódica das metas;

  b) difusão das metas em todas as instâncias da IES, bem como a conscientização dos seus colaboradores frente ao progresso da instituição.

Dada à necessidade de avaliar a qualidade dos bens e produtos de informação em BU, a NBR ISO 9001:2015, que dispõe sobre os requisitos para os sistemas de gestão de qualidade, consiste em uma fonte de informação potencialmente útil para as unidades de informação, pois pode contribuir para o desempenho global das ações estratégicas definidas no âmbito das instituições.

Os benefícios potenciais para uma organização pela implementação de um sistema de gestão da qualidade baseado nesta Norma são: a) a capacidade de promover conscientemente produtos e serviços que atendam aos requisitos do cliente e aos requisitos estatutários e regulamentares aplicáveis; b) facilitar oportunidades para aumentar a satisfação do cliente; c) abordar riscos e oportunidades associados com seu contexto e objetivos; d) a capacidade de demonstrar conformidade com requisitos especificados de sistemas de gestão da qualidade. (ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS, 2015, p. 7).

A norma supracitada implementa a abordagem do processo que incorpora o ciclo do Plan-Do-Check-Act (PDCA) e, assim, assegura à instituição utilizar recursos suficientes para o gerenciamento adequado, desvendando oportunidades e auxiliando na tomada de decisão.

Igualmente, a norma ISO 11620:2014, que trata dos indicadores de desempenho para avaliar bibliotecas, pode contribuir com o diagnóstico, bem como auxiliar para se descobrir como melhorar a alocação de recursos, pois aponta os pontos fortes e fracos, mede o uso de serviços, detecta a baixa produtividade e, assim, facilita a escolha de alternativas para combater as debilidades encontradas. (PIMENTA; COELHO JÚNIOR, 2016).

As leis, decretos, diretrizes e normas supracitadas operam como indutores do PE, pois estabelecem normativas que guiam as BU em direção a um padrão global de decisões.

Os anais de eventos são fontes de informação importantes para encontrar pesquisas mais recentes, fontes relacionadas e especialistas no campo de pesquisa e identificar melhores práticas e inovações numa área particular. (CUNHA, 2016).

No contexto das BU, os eventos destacam-se por abordar temas relacionados à tecnologia, inovação, implementação de produtos e gestão dos serviços de informação contidos nos relatos de experiência e estudos de caso publicados em seus anais de eventos.

Nesses congressos e conferências, as comunicações permitem acompanhar as tendências em pesquisas aplicadas, visualizar oportunidades de parcerias e contatos com instituições e profissionais, além de representar um recurso para a educação continuada de bibliotecários gestores no contexto brasileiro.

Ademais, acessar o conteúdo das publicações em eventos pode dar suporte a uma ferramenta de gestão denominada benchmarking, que permite medir a produtividade local, inspecionando outras bibliotecas para melhorar sua performance pela adoção ou adaptação das melhores práticas. Barbêdo (2002) afirma que “[...] a grande contribuição do Benchmarking em bibliotecas é descobrir o que outras bibliotecas estão fazendo que poderia ser utilizado para adicionar valor em serviços e processos.” (BARBÊDO, 2002, p. 6).

O benchmarking consiste em ter, para cada atividade, um alvo ou uma fonte de comparação (referencial comparativo), ou seja, essa ferramenta identifica as boas práticas (BEHR; MORO; ESTABEL, 2010). Nesse aspecto, os anais se destacam entre as publicações como uma das principais fontes de informação utilizadas.

Segundo Cunha (2016), os diretórios podem conter listas de pessoas, organizações ou assunto, endereços e nomes de dirigentes além de produtos e serviços oferecidos por instituições. Tais diretórios se configuram como fontes de informação para estabelecer parcerias, visualizar tendências e buscar oportunidades no contexto das bibliotecas universitárias.

Faria e Gadelha (2016) destacam a importância da cooperação entre bibliotecas universitárias e institutos de pesquisa, a partir da elaboração de um planejamento estratégico baseado na gestão da informação. Os autores propõem o uso de ferramentas para a análise de impacto das parcerias entre universidades e empresas na produção do conhecimento científico e tecnológico, a partir de informações extraídas das bases de dados que revelam como ocorrem as parcerias entre instituições.

No Brasil, merece destaque o Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT), por oferecer suporte tecnológico e capacitação em competência informacional para a implementação de produtos e serviços de informação em bibliotecas e centros de pesquisa. A missão do IBICT é “[...] promover a competência, o desenvolvimento de recursos e a infraestrutura de informação em ciência e tecnologia para a produção, socialização e integração do conhecimento científico e tecnológico.” (INSTITUTO BRASILEIRO DE INFORMAÇÃO EM CIÊNCIA E TECNOLOGIA, 2017, doc. não paginado).

O IBICT desenvolve projetos e estabelece parcerias com as BU, especialmente nas áreas de preservação digital, repositórios digitais, acesso aberto e cooperação bibliotecária. Dessa forma, caracteriza-se como uma fonte de informação governamental para a implementação de projetos e ações estratégicas voltadas para o incremento dos serviços de informação.

Igualmente, a Fundação Biblioteca Nacional (FBN), como órgão responsável pela execução da política governamental de captação, organização, preservação e difusão da produção intelectual do país, é uma instituição de renome e vanguarda, destacando-se por oferecer suporte técnico-informacional no que concerne: depósito legal; elaboração e divulgação da bibliografia corrente através dos catálogos online; serviço de intercâmbio de materiais informacionais; fonte de autoridade de autor e assunto; e ações internacionais, por meio de parcerias com bibliotecas nacionais de outros países, para troca de conhecimentos e boas práticas, promoção de pesquisas, exposições, entre outras. (FUNDAÇÃO BIBLIOTECA NACIONAL, 2017).

O portal institucional da FBN é uma fonte de pesquisa para o incremento de produtos, serviços e cooperação bibliotecária, pois consolida informações sobre a instituição, seu acervo e serviços, permitindo o acesso aos catálogos online, ao acervo digital e ao conjunto de serviços disponibilizados via internet.

No que diz respeito ao incentivo e fortalecimento do campo profissional, os diretórios das entidades de classe na web – como comissões, associações e federações – como canal de informação para divulgação de congressos, conferências, eventos e capacitação de bibliotecários. No Brasil, destacam-se a Federação Brasileira de Associações de Bibliotecários, Cientistas da Informação e Instituições (FEBAB), a Comissão Brasileira de Bibliotecas Universitárias (CBBU), a Associação Nacional de Pesquisa e Pós-Graduação (ANCIB), a Associação Brasileira de Educação em Ciência da Informação (ABECIN), e a Associação Brasileira de Profissionais da Informação (ABRAINFO).

As editoras e os agregadores de conteúdo são fontes de informação para cotação de preços, licenciamento e aquisição de materiais informacionais impressos ou eletrônicos. As editoras são empresas comerciais responsáveis pelo lançamento das publicações que fornecem materiais informacionais para as bibliotecas. Os agregadores de conteúdo são os distribuidores, quando a editora não possui uma plataforma própria (SERRA; SILVA, 2014; CUNHA, 2016).

Para que as BU acompanhem o processo de inovação tecnológica, é preciso notar as tendências do setor. Os diretórios de empresas de tecnologia de informação representam um tipo de fonte de informação para conhecer os serviços e recursos tecnológicos capazes de atender às necessidades informacionais dos usuários de bibliotecas na era digital.

Entre os recursos tecnológicos para a inovação de serviços, França e Carvalho (2014) destacam os softwares de gerenciamento de bibliotecas, aplicativos em dispositivos móveis, sistemas de aquisição e licenciamento de material informacional, especialmente os e-books, sistemas de autoempréstimo e devolução, tecnologias assistivas e bases de dados.

Nesse aspecto, os diretórios ou páginas eletrônicas na internet representam um dos tipos de fontes de informação para visualização de oportunidades e ameaças no entorno das BU e para estabelecer parcerias com entidades e empresas.

Para a elaboração e implementação do plano estratégico, as organizações precisam considerar a participação de todos os setores e de seus membros, pois são esses que, no nível tático, irão desempenhar as ações propostas. Nesse aspecto, conscientizar e orientar a equipe de trabalho na direção das metas estabelecidas é fazer com que as organizações continuem perseguindo o caminho ao qual se propuseram percorrer para atingir seus objetivos organizacionais.

Lion e Gomes (2013) partem da premissa de que a competência básica das BU é o trabalho com a informação, traduzida na focalização da missão, visão e planos da instituição. Tais elementos contribuem para que os bibliotecários gestores e toda a equipe trabalhem ativamente em função do alcance dos objetivos previstos e das metas estabelecidas.

Ademais, acompanhar, controlar e avaliar as atividades desempenhadas pelas equipes de trabalho produz indicadores, os quais se caracterizam como informação relevante para a tomada de decisão, caso algumas das ações estratégicas não estejam ocorrendo conforme o planejado.

Dessa forma, coletar dados sobre as atividades desenvolvidas no âmbito das bibliotecas permite não somente conhecer o estado de cada unidade de informação, como também acompanhar e avaliar, com base nesses indicadores, se as metas estabelecidas foram alcançadas. Nesse aspecto, a principal fonte para o levantamento desses dados é o relatório de gestão, que, segundo Almeida (2011, p. 39):

[...] é indispensável na coordenação de um sistema de bibliotecas, servindo para o gerenciamento de projetos e para o acompanhamento e avaliação do desempenho tanto das unidades, isoladamente, quanto do sistema como um todo. É com base no conjunto dos relatórios das bibliotecas que a coordenação poderá definir metas para o sistema [...].

Os relatórios de gestão das BU, na maioria das vezes, estão disponíveis nas páginas eletrônicas das universidades. Eles podem se apresentar por meio de uma compilação de indicadores das atividades, organizada por período cronológico específico, que pode variar de um a cinco anos.

Nessa perspectiva, Ferraz (2014) destaca a importância de acompanhar as atividades desenvolvidas pelos setores e membros das bibliotecas capazes de produzir indicadores de gestão, em especial no que diz respeito ao controle e avaliação dos projetos desenvolvidos.

A autora endossa, ainda, que as ferramentas para gestão de projetos podem ser utilizadas para melhorar a qualidade e a eficiência dos processos e disponibilizar novos serviços e produtos, desenvolvidos por meio de projetos alinhados aos objetivos estratégicos da organização, possibilitando um gerenciamento mais eficaz.

De acordo com Rodrigues e Paixão (2016), a aplicação de princípios e técnicas da gestão de projetos permite contribuir para o alcance do sucesso nos projetos desenvolvidos pelas organizações, de forma a gerar uma maior efetividade na execução, controle e acompanhamento das ações estratégicas.

Nos trabalhos analisados, foi possível identificar a pertinência do uso de fontes de informação pessoais para o PE. Os usuários da informação correspondem às fontes de informação pessoal externas à organização, pois são variáveis do entorno das bibliotecas acadêmicas, enquanto os funcionários ou colaboradores caracterizam-se como fontes de informação pessoal internas, pois estão suscetíveis ao controle imediato da administração das BU.

No tocante às fontes pessoais internas, Paletta e colaboradores (2016) afirmam que os gestores de bibliotecas necessitam fazer consultas permanentes aos seus clientes, buscando identificar quais são suas necessidades informacionais e de que maneira elas podem ser melhor atendidas, para assim desenvolver produtos e serviços de informações eficientes. Nesse sentido, as BU aplicam estudos de uso e de usuários da informação, com o intuito de identificar as características e demandas da comunidade que atendem.

Segundo Sepúlveda e Araújo (2012), conhecer o perfil dos usuários contribui, entre diversas iniciativas, para a formulação de políticas de desenvolvimento de coleções, de serviços de disseminação seletiva da informação e de ações de marketing que oportunizem a promoção da inovação de produtos e serviços de informação.

Os recursos humanos, ou seja, os funcionários ou colaboradores que atuam nas unidades de informação, por sua vez, exercem um papel fundamental no processo de implementação do planejamento estratégico, pois são eles que executam as ações definidas no âmbito organizacional. Assim, as estratégias são formuladas considerando o componente humano.

[...] a estratégia não emerge do nada; pode-se dizer que ela é construída a partir dos problemas e oportunidades e que, dependendo do que ocorre com e ao redor das pessoas (com liberdade e com capacidade de percebê-la), ela é identificada. Para esse caso, a capacidade em percebê-la não requer práticas de formalização ou regras predefinidas, requer basicamente da capacidade de interpretar informações e também da própria experiência das pessoas envolvidas nesse processo na organização. (BRITO; ESCRIVÃO FILHO, 2011, p. 102).

As organizações possuem uma estrutura organizacional composta por um quadro de pessoas, distribuídas nos níveis estratégico, tático e operacional. Cada colaborador possui atribuições específicas, dentro da estrutura organizacional, para somar esforços e atingir o objetivo da organização. Para que os objetivos sejam alcançados, os gestores precisam envolvê-los e motivá-los a cooperar. (OLIVEIRA, 2013).

Carmo (2008) considera importante a participação das pessoas no desenvolvimento das estratégias organizacionais, pois o sucesso da organização depende do esforço dos gestores no processo de alinhamento das ações da equipe aos objetivos e metas organizacionais definidas no nível macro. Para isso, é preciso motivar o engajamento de todos os membros da organização.