A política de indexação nos estudos publicados na área de Biblioteconomia e Ciência da Informação: uma revisão sistemática de literatura

Importance of indexing policy for information units: a systematic review of the literature

No âmbito acadêmico, a intensa produtividade científica tem dificultado a recuperação da informação com relevância e credibilidade. Situação semelhante tem ocorrido no contexto social, sobretudo com o uso da internet em razão da enorme massa de conteúdo que é produzida e disponibilizada on-line. Sabe-se, no entanto, que os campos voltados à análise temática e à recuperação da informação estão em nível de igualdade em termos de importância e relevância social, sendo, portanto, complementares e poderão contribuir com a organização e uso da informação produzida.

A indexação, entendida como processo de análise documentária, ao longo da história, tem se constituído como área de pesquisa da Biblioteconomia e Ciência da Informação (BCI)¹ de domínio quase exclusivo da profissão de bibliotecário. Todavia, nas últimas décadas, cuja recuperação eficiente e eficaz da informação é de interesse global, diversas áreas do conhecimento têm se apropriado de tal processo (LANCASTER, 2004).

Por essa razão, a qualidade da indexação pode influenciar a recuperação da informação, interferindo no uso dela para diferentes finalidades. Assim sendo, é consenso, no âmbito da literatura da área da BCI, que os processos de organização e representação da informação não podem ser dissociados da recuperação da informação. Isso porque o principal objetivo da representação, sobretudo no que tange ao conteúdo temático dos documentos, é atribuir diversos pontos de acesso, haja vista para facilitar a posterior localização do item inserido em um conjunto de documentos.

A dicotomia busca versus recuperação é precedida de outros processos técnicos como, por exemplo, a indexação, a classificação e/ou a catalogação. As transformações ocorridas a partir da segunda metade do século XX no âmbito da ciência e da tecnologia reforçam o quão a indexação é importante para o desenvolvimento científico e, do mesmo modo, pode interferir no avanço social. Naturalmente, com a incorporação de novas tecnologias para busca e recuperação da informação, o processo de indexação tornou-se mais complexo e polissêmico. Assim, esse processo deixou de ser de interesse circunscrito da Biblioteconomia, enquanto fazer profissional, e da Ciência da Informação, enquanto tema de pesquisa, para ocupar centralidade na agenda dos estudos de outros ramos do conhecimento, como a Ciência da Computação.

Embora a especificidade e a exaustividade sejam princípios clássicos da indexação e já estejam sedimentados na literatura da área da BCI, acredita-se que a falta de padronização no tratamento técnico da informação, sobretudo na atribuição dos termos da indexação, podem resultar em problemas na representação temática da informação. Assim, é preciso estabelecer diretrizes para subsidiar a indexação, sob pena de auferir apenas a competência (e experiência) técnica do indexador e a qualidade do processo de indexação. Ainda assim, entende-se que a subjetividade não pode ser negligenciada ou camuflada sob o discurso da neutralidade e/ou da imparcialidade, porque ela é falaciosa mesmo na realização de processos eminentemente técnicos.

Acredita-se que a adoção de diretrizes que formalizem uma política direcionada ao processo de indexação possa apoiar o trabalho técnico-intelectual do profissional indexador, responsável pela atividade. É possível que o papel da política vá muito além desse apoio, possibilitando, sobretudo, que o processo seja mais eficiente, em todos os seus aspectos, desde a representação até a recuperação da informação.

Nesse contexto, este estudo parte do pressuposto de que a política de indexação pode facilitar a representação temática e, por conseguinte, qualificar a recuperação da informação e nortear o trabalho do profissional indexador. Portanto, esta pesquisa² é guiada pela seguinte questão: O que os estudos publicados na literatura brasileira da área de BCI têm revelado sobre a política de indexação e as contribuições desse documento, tanto para a representação temática, quanto para a recuperação da informação?

Diante dessas questões, o presente texto aborda como tema de pesquisa tem como tema o processo e a política de indexação, cujo objetivo é demonstrar o uso da política de indexação, demonstrando o uso do serviço nas unidades de informação, como um instrumento capaz de auxiliar o indexador na tomada de decisão durante suas atividades, considerando os conteúdos dos documentos e a realidade dos usuários. Os objetivos específicos foram, assim, definidos: apresentar conceitos e características do processo e da política de indexação; identificar estudos que versam sobre a temática; e analisar resultados de estudos publicados acerca das contribuições dessa política.

Com essa proposta, foi realizada uma revisão sistemática, haja vista para auferir se a política de indexação auxilia efetivamente na consistência da representação temática e posterior recuperação da informação. A partir dos resultados, aponta-se a necessidade ou não da elaboração de uma política de indexação nas unidades de informação. Ressalta-se que a revisão sistemática é amplamente difundida. No entanto, poucas revisões se limitaram-se à análise das políticas, sobretudo com a explosão bibliográfica das últimas décadas.

As origens da indexação se encontram nas atividades realizadas pelos antigos escribas da Mesopotâmia em 30.000 anos A.C. Esses povos, a fim de identificarem “[...] o que continham as cestas de vime onde estavam depositados os documentos (tabuletas de barro) anexavam uma pequena etiqueta de barro com uma frase ou uma palavra. Desta maneira, conhecimento sem abrir a cesta.” (GIL LEIVA, 2012, p. 100).

Além dos povos da Mesopotâmia, no antigo Egito, a indexação também era realizada. Os egípcios, por meio do papiro enrolado a uma vareta de madeira, inseriam “[...] uma etiqueta ou cartela onde escreviam as primeiras frases do documento ou umas palavras.” (GIL LEIVA, 2012, p. 101).

Muitos séculos depois, em específico no ano de 1876, Amis Cutter demarcou os princípios para atribuição de assuntos na obra Rules for a Dictionary Catalog. Quase duas décadas após, a American Library Association publicou, em 1985, a List of Subject Headings for use in Dictionary Catalogs, uma ferramenta para indexação de catálogos de bibliotecas não especializadas e de médio porte (GIL LEIVA, 2012). Com o passar dos tempos, surgiram catálogos nas bibliotecas, haja vista com o objetivo de “[...] controlar e localizar livros numa coleção. Aos catálogos tradicionais de autor ou título se juntaram-se [sic] o catálogo de assunto no final do século XIX.” (GIL LEIVA, 2012, p. 65). Em linhas gerais, o objetivo desses catálogos era o mesmo: localizar todos os livros sobre determinado assunto.

No processo de indexação, comumente aparecem três importantes elementos, que estão interligados: o ato de indexar, o profissional indexador e a própria indexação. Embora a distinção dos termos seja facilmente inferida, no âmbito do tratamento temático da informação, a precisão conceitual é essencial, razão pela qual se faz necessário recuperar o conceito e noção de cada um dos termos mencionados.

Indexar significa “[...] atribuir a um documento, após sua análise, uma ou várias rubricas identificadoras, num sistema de classificação hierárquica ou um ou vários descritores, num sistema de indexação coordenada; indexificar.” (FARIA; PERICÃO, 2008, p. 397). Essas autoras caracterizam o processo como intelectual e operacional, com a finalidade de “[...] recuperar, selecionar e exprimir as informações. Trata-se de uma operação de descrição interna, cujo objetivo é o conteúdo intelectual dos documentos [...]”.

É por meio da indexação que a informação contida nos documentos é explicitada, por meio de termos pertencentes a uma linguagem natural ou artificial. O processo é constituído por etapas, as quais estabelecem ou identificam o assunto que melhor represente o documento (FARIA; PERICÃO, 2008). Constituem etapas do processo: a determinação do assunto, a identificação do conteúdo, a extração dos termos, a verificação da importância dos termos, a tradução em linguagem documental, a verificação da pertinência e a formalização da descrição. A linguagem utilizada, ao contrário da classificação, não é hierárquica, mas combinatória (FARIA; PERICÃO, 2008).

Cunha e Cavalcanti (2008, p. 193) corroboram essa perspectiva ao conceituar indexação como “representação do conteúdo temático de um documento por meio dos elementos de uma linguagem documentária ou de termos extraídos do próprio documento (palavras-chave, frases-chave)”, ou seja, é sinônimo de análise de conteúdo. Ainda segundo os mesmos autores, o termo indexação convencional (também conhecido como indexação manual ou indexação intelectual) constitui a “Indicação de palavras que representam os temas tratados num texto, após a sua leitura.” (CUNHA; CAVALCANTI, 2008, p. 194).

De modo similar, conforme descrito na norma técnica número 12.676 da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), a indexação é o “ato de identificar e descrever o conteúdo de um documento com termos representativos dos seus assuntos e que constituem uma linguagem de indexação.” (ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS, 1992, p. 2). Considera-se que essa atividade, na maioria das vezes, permeia “[...] o trabalho de organização da informação quando realizado nos chamados serviços de indexação e resumo [...]” (DIAS; NAVES, 2013, p. 5).

Dias e Naves (2013) discorrem sobre a prática da indexação no âmbito dos serviços informacionais. Destacam que tais serviços “[...] têm por finalidade organizar informações referentes, principalmente, a artigos de periódicos [...]” (DIAS; NAVES, 2013, p. 5-6). O principal objetivo da indexação, segundo Lancaster (2004), é indicar o assunto de que trata o documento, resumindo o conteúdo dele e atribuindo termos que servirão como pontos de acesso. Dessa maneira, o material torna-se passível de ser recuperado e localizado durante a busca por assunto no sistema de informação (LANCASTER, 2004).

Em suma, os significados se aproximam de vocábulos muito utilizados para representá-las, traduzidos na forma de verbos de ação, tais como: “[...] reter, extrair, captar, resumir, descrever, caracterizar, escolher, analisar, identificar, traduzir, indexar, indicar, interpretar [...]”, dentre outros (GIL LEIVA, 2012, p. 68). Nesse sentido, apresenta-se o Quadro 1, o qual o quadro expõe outras definições de indexação, de modo a reforçar e complementar essa diversidade.

Quadro 1
Definições complementares de indexação.

Adaptado de Gil Leiva (2012, p. 68).

bserva-se que os conceitos apresentados se complementam e guardam relação entre si. Assim, para que o processo de indexação manual ocorra, “[...] previamente foi desencadeada uma sucessão interativa e simultânea de processos mentais que têm a ver com a percepção da informação, da memória e da compreensão”. (GIL LEIVA, 2012, p. 31). Tais operações mentais são denominadas “processos cognitivos”.

Os processos cognitivos são bastante abordados na literatura em conjunto com as bases históricas e teóricas da ação de indexar. Assim, diversos esforços foram empreendidos para sistematizar essas bases, sobretudo nas perspectivas linguísticas ou cognitivas (ANDERSON; PÉREZ-CARBALLO, 2001; BERTRAND; CELLIER, 1995; BORKO, 1977; JONES, 1976). Em resumo, a Figura 1 apresenta como se estrutura o processo cognitivo da indexação.

Figura 1
Processo cognitivo da indexação.
Gil Leiva (2012, p. 32).

A Figura 1 revela que, mesmo sendo um processo técnico, a organização da informação está associada a questões subjetivas, considerando a percepção que o sujeito tem da informação, junto à compreensão da memória (GIL LEIVA, 2012). Sobre esse aspecto, a dimensão teórica apoia-se em uma abordagem cognitiva que está centrada “[...] no aspecto semântico e no contexto social da informação, do bibliotecário indexador e do usuário.” (BOCCATO, 2012, p. 67).

A questão cognitiva se aproxima da indexação considerando aspectos ou critérios que estão centrados em quatro personagens: o texto, contexto, emissor e o receptor. O Quadro 2 sistematiza e detalha a inter-relação do processo cognitivo com a indexação.

Quadro 2
Relação entre processo cognitivo e indexação.

Gil Leiva (2012, p. 63).

Qualquer objeto (texto impresso ou digital, áudio, imagem fixa, imagem em movimento, obra de arte ou produto industrial) pode ser indexado, reduzido a representações conceituais. Essas representações têm o propósito de facilitar o armazenamento e a recuperação desses objetos em Sistemas de Recuperação da Informação (SRI), cujos produtos gerados com a indexação são variados, com destaque ao índice e ao catálogo (FUJITA; RUBI; BOCCATO, 2009).

Desse modo, independentemente do tipo de informação a ser indexada, alguns princípios são comuns e devem ser observados. Nem todos os princípios podem ser aplicados: os objetivos da biblioteca e a realidade dos usuários são fatores determinantes na adoção dos critérios. Em virtude disso, a política de indexação é feita para que norteie o profissional indexador durante o processo, na tentativa de reduzir a subjetividade e a ambiguidade no processo (NARUKAWA; SALES, 2012).

Ao considerar a indexação como um processo, regido por questões cognitivas, salienta-se a subjetividade acaba por ser inerente à ação de indexar documentos. É neste contexto que surge a importância da política de indexação. Ela tem como principal objetivo orientar o profissional indexador na tomada de decisão durante suas atividades, e é apontada como uma das diretrizes administrativas das instituições em geral. Esse documento é considerado um elemento norteador do profissional durante a indexação, pois auxilia a atividade, tornando-a mais coerente e objetiva (DUARTE, 2007; FUJITA; SANTOS, 2016).

Assim, a política de indexação deverá ser elaborada de maneira objetiva e estar acessível a todos os utilizadores ou envolvidos nos os processos de organização e busca da informação. Um dos propósitos dessa política é quantificar/limitar os termos e definir quais e que tipos de vocabulários controlados serão utilizados. Nesse contexto, a política manifesta-se na forma deum documento formal instituído na unidade de informação, que precisa ser acompanhado, revisado e atualizado. Além disso, ela não deve servir apenas como mais um manual existente na biblioteca: ela deve fazer parte da cultura organizacional (OLIVEIRA, 2017).

A esse respeito, salienta-se que a política de indexação não deve ser vista “[...] como uma lista de procedimentos a serem seguidos [...]”. Pelo contrário, ela deve conter “[...] um conjunto de decisões que esclareçam os interesses e objetivos de um sistema de informação e, particularmente, do sistema de recuperação da informação [...]” (FUJITA, 2012a, p. 17).

A política decide não só sobre a consistência dos procedimentos de indexação em relação aos efeitos que se necessita obter na recuperação mas, principalmente, sobre a delimitação de cobertura temática em níveis qualitativos e quantitativos tendo em vista os domínios de assuntos e as demandas dos usuários. (FUJITA, 2012a, p. 17).

Antes da elaboração da política de indexação, Fujita (2012b) afirma que é ideal pensar para quem a política será direcionada. Com efeito, e de qualquer modo, a autora revela que é necessário definir os objetivos da política, estabelecendo critérios e princípios.

Rubi (2009) revela que toda política de indexação deve apresentar elementos condizentes com o próprio processo. Sendo assim, são estabelecidos como principais elementos da atividade: a exaustividade, a especificidade, a capacidade de revocação e a capacidade de precisão (RUBI, 2009).

Assim como os elementos da política são condizentes com o processo de indexação, outros aspectos também precisam ser relacionados, tais como os instrumentos e os grupos de usuários que utilizam os sistemas de informação. No que tange aos instrumentos, a política precisa descrever quais são as linguagens documentárias utilizadas, com menção aos vocabulários controlados. Quanto à comunidade a ser atendida, precisam ser estabelecidos o perfil dos usuários e os treinamentos que podem ser ofertados para garantir a utilização efetiva do sistema (GIL LEIVA, 2016). Nesse contexto, a política de indexação deve “[...] governar a operação da unidade de informações. É uma política sólida e a indexação deve estar ancorada no perfeito conhecimento da missão da entidade com seus usuários ou clientes.” (GIL LEIVA, 2016, p. 11, tradução nossa).

A estrutura de uma política de indexação precisa contemplar os elementos: cobertura de assuntos, documentos ou recursos de informação, estratégia de busca, o processo de indexação e a avaliação. Ademais, o processo é influenciado por variáveis associadas à recuperação da informação tais como: escolha da linguagem, exaustividade, especificidade, revocação e precisão (FUJITA; SANTOS, 2016).

As autoras citadas recomendam um documento estruturado em duas grandes partes: orientações gerais e procedimentos específicos (FUJITA; SANTOS, 2016). Com isso, a política de indexação conduzirá todo o processo, devendo ser constantemente avaliada. As formas e os métodos de avaliação precisam estar registrados nas diretrizes e realizados de modo sistemático e com periodicidade regular. Sugerem-se três etapas avaliativas, contemplando: diagnóstico da realidade, verificação da melhoria dos resultados (exaustividade e precisão) e uso efetivo da política (ROSAS et al., 2016).

Foi realizado um estudo sobre o tema política de indexação na literatura brasileira da área da BCI, cuja delimitação cronológica remonta a estudos publicados na metade da década de 1980. Nessa investigação, aplicou-se a revisão sistemática, com critérios preestabelecidos para busca na literatura. Segundo Galvão e Pereira (2014, p. 183), esse tipo de revisão é “[...] focada em questão bem definida, que visa identificar, selecionar, avaliar e sintetizar evidências relevantes disponíveis.”.

Todo o processo foi conduzido a partir de dois referenciais: o Cochrane Handbook for Systematic Reviews of Interventions (HIGGINS; THOMAS, 2019), referência mundial para condução de revisões sistemáticas; e as Diretrizes Metodológicas para Elaboração de Revisões Sistemáticas (BRASIL, 2012). Seguindo as orientações desses referenciais, constituíram etapas para esta revisão: (1) formulação da pergunta de pesquisa: definição clara e objetiva do problema a ser investigado; (2) localização/seleção dos estudos: conjunto de atividades de busca e seleção, considerando critérios de inclusão e exclusão para escolha dos estudos nas bases de dados; (3) avaliação crítica dos estudos: verificação do atendimento ou não à questão de pesquisa levantada, por meio do teste de elegibilidade; (4) coleta de dados: identificação dos dados que caracterizam os estudos selecionados; (5) análise e apresentação dos resultados: alinhamento dos dados coletados com o problema a ser solucionado; e (6) interpretação dos resultados: uso de técnicas que possibilitam apresentar indícios que respondam ao problema investigado.

O processo de revisão teve como ponto de partida (etapa 1) a elaboração da questão de pesquisa, estruturada do seguinte modo: partindo do pressuposto de que a adoção de uma política de indexação pode facilitar a representação temática e, por conseguinte, qualificar a recuperação da informação e nortear o trabalho do profissional indexador, há evidências na literatura brasileira da área da BCI que confirmem tal hipótese?

Partindo dessa questão, na etapa 2, procedeu-se à busca bibliográfica, realizada nas seguintes bases de dados, a saber: (1) Base de Dados Referenciais de Artigos de Periódicos em Ciência da Informação (BRAPCI); (2) Information Science & Technology Abstracts (ISTA); (3) Library and Information Science Abstracts (LISA); (4) Library, Information Science & Technology Abstracts with Full Text (LISTA); (5) Scopus; e (6) Web of Science. Além dessas seis bases, recorreu-se à busca nos catálogos de duas importantes bibliotecas digitais: o Portal de Periódicos da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES) e a Scientific Eletronic Library Online (SciELO).

Ainda com os procedimentos da segunda etapa, definiu-se o recorte temporal, que foi de 1985 a 2018 e o tipo de documento, restrito a artigos de periódicos. O ano de 1985 representa um marco, porque corresponde à data na qual o tema começou a ser discutido com maior frequência, com destaque para o estudo realizado por Carneiro (1985). Na estratégia de busca, optou-se por utilizar apenas o termo “política de indexação”, e as variações do termo nos idiomas inglês e espanhol. Ressalta-se que essa etapa da revisão foi realizada nos meses de abril e maio do ano de 2019.

Na segunda etapa, com as atividades de busca, foram recuperados 1057 artigos. A partir desse quantitativo, aplicaram-se os procedimentos da etapa 3, mediante as estratégias de leitura dos títulos e resumos desses artigos, utilizando os seguintes critérios de inclusão e exclusão, quais sejam: (1) – trabalhos publicados no idioma português, espanhol e inglês; (2) – temática focada na política de indexação; (3) – artigos publicados em periódicos brasileiros; e (4) – trabalhos com acesso livre ao texto completo. Além desses critérios, foram retirados os textos duplicados (954 trabalhos), resultando no total de 103 artigos para análise.

Em seguida, os 103 artigos foram submetidos a uma leitura integral do texto, o que possibilitou uma avaliação mais minuciosa, com o fim de identificar os dados que respondessem à questão de pesquisa. Dessa maneira, aplicando-se o teste de elegibilidade, ao longo da leitura, os textos precisavam mencionar: (1) - que a política de indexação facilita a representação temática; e (2) – que essa política qualifica a recuperação e norteia o trabalho do indexador. Os resultados desse teste possibilitaram a seleção de 18 artigos alinhados ao problema definido na revisão. Os resultados alcançados são apresentados na Figura 2.

Figura 2
Fluxograma da seleção dos artigos.
Dados da pesquisa (2019).

Como é possível perceber da Figura 2, a amostra de pesquisa foi composta por 18 artigos, os quais foram submetidos às atividades da etapa 4. Assim, com uma nova leitura integral, foram extraídos os seguintes dados dos artigos: identificação da avaliação Qualis dos títulos dos periódicos (considerando a classificação para o quadriênio 2013-2016); ano de publicação dos artigos; tipo de biblioteca ou unidade de informação.

Mediante a análise da Qualis dos documentos, percebeu-se que os artigos foram publicados em periódicos com distintas avaliações (A1, A2, B1, B5 e periódicos não avaliados). Mesmo com essa diversificação, o número mais expressivo está nos periódicos A1, que concentrou 38,89% da amostra analisada (Gráfico 1).

Gráfico 1
Avaliação Qualis dos títulos dos periódicos (porcentagem x nota Qualis).
Dados da pesquisa (2019).

Essa diversificação apontada no Gráfico 1 evidencia que o tema que a política de indexação tem tido bastante impacto na literatura veiculada em periódicos, e grande parte dessas publicações possui avaliação Qualis. A partir dessa constatação, é possível que os estudos desenvolvidos contemplem investigações com menor nível de profundidade, até pesquisas mais avançadas.

Quanto ao ano de publicação dos estudos, apresenta-se o Gráfico 2, que expõe a evolução temporal das publicações. Pelas observações, nota-se que o tema tem despertado interesse pesquisadores, embora, durante muito tempo, o número de publicações tenha se mantido.

Gráfico 2
Relação dos anos de publicação (porcentagem x anos).
Dados da pesquisa (2019).

O gráfico anterior demonstra que o número de publicações aumentou a partir de 2011, sofrendo uma leve queda em 2017 e voltou a registrar aumento, em 2018. Presume-se que esse crescimento pode estar associado ao aumento exponencial do número de publicações científicas, propiciadas pelo desenvolvimento tecnológico, o que estimula a prática da indexação, por conseguinte, o uso das políticas.

Dentre os artigos analisados, foi identificado estudos que realizaram a investigação nas bibliotecas universitárias (treze artigos). Dentre os demais, cinco foram desenvolvidos no âmbito das unidades de informação, como em biblioteca escolar (um artigo), organizações (dois artigos) e centros de informação especializados (dois artigos).

Quanto às características relativas à metodologia, os dados indicam uma disparidade de resultados, explorando diferentes métodos de investigação, conforme apontado na amostra. Dos dezoito artigos, seis (25%) utilizaram o método de questionário; cinco (20,84%) estudos aplicaram revisão de literatura; quatro (16,67%) utilizaram protocolo verbal em grupo; dois (8,34%) recorreram à pesquisa participante; dois (8,34%) foram conduzidos por análise comparativa entre os sistemas; outros dois (8,34%) realizaram o protocolo verbal individual; um (4,17%) efetuou a análise intrínseca e extrínseca, medindo a consistência da catalogação e comparando os resultados da determinação do assunto; um (4,17%) foi embasado na análise de conteúdo; e um (4,17%) executou uma análise quantitativa para avaliação da técnica de indexação.

Além dos dados que identificaram as características dos estudos, considerando a avaliação dos periódicos, o ano de publicação, os tipos de unidades de informação e as metodologias escolhidas, nas etapas 5 e 6, as análises centraram-se nos resultados alcançados em cada estudo. Em linhas gerais, esses dados de conteúdo foram destacados com o intuito de avaliar a relevância da política de indexação para auferir consistência à representação temática da informação. Para a apresentação desses resultados, optou-se por apresentá-los pela ordem cronológica das datas de publicação.

O primeiro trabalho analisado foi da autora Leticia Strehl, publicado no ano de 1998, intitulado “Avaliação da consistência da indexação realizada em uma biblioteca universitária de artes”. A proposta desse estudo foi discorrer sobre a avaliação da consistência da indexação em uma biblioteca universitária (especializada nas áreas de Artes Plásticas, Música e Teatro) (STREHL, 1998).

No ano 2000, o autor José Augusto Chaves Guimarães publicou um artigo intitulado “Políticas de análisis y representación de contenido para la gestión del conocimiento en las organizaciones”. O objetivo foi analisar como são criadas as análises de assunto e políticas de indexação de uma unidade de informação (GUIMARÃES, 2000).

Já no ano de 2003, o artigo intitulado “Elementos de política de indexação em manuais de indexação de sistemas de informação especializados”, das autoras Milena Polsinelli Rubi e Mariângela Spotti Lopes Fujita, teve o objetivo de identificar os elementos da política de indexação. Tal identificação foi conduzida mediante a verificação dos manuais de três centros de informação especializados (RUBI; FUJITA, 2003).

Mariângela Spotti Lopes Fujita e Milena Polsinelli Rubi publicaram o artigo “O ensino de procedimentos de política de indexação na perspectiva do conhecimento organizacional: uma proposta de programa para a educação à distância do bibliotecário”, em 2006. Nesse estudo, as autoras apresentaram uma proposta prática de ensino de política de indexação direcionada aos alunos de Graduação e Pós-Graduação para a educação a distância com formação do bibliotecário em serviço. As autoras analisaram o curso de biblioteconomia a distância “Políticas de indexação em sistemas de informação”. Esse curso foi ministrado em cinco módulos e com duração de cinco semanas, e teve o objetivo de colaborar com a prática da indexação na Biblioteconomia (FUJITA; RUBI, 2006).

Em 2010, Milena Polsinelli Rubi e Mariângela Spotti Lopes Fujita publicaram o trabalho “Política de indexação na catalogação de assunto em bibliotecas universitárias: a visão sociocognitiva da atuação do profissional com protocolo verbal”. As autoras definiram como objetivo identificar e analisar, na Rede de Bibliotecas da Universidade Estadual Paulista (UNESP), os elementos para a elaboração de uma política de indexação para bibliotecas universitárias (RUBI; FUJITA, 2010).

O artigo “Políticas de indexação no âmbito da gestão do conhecimento organizacional” foi publicado por Mariana Lousada e outros autores, em 2011. Nele, são esclarecidas as relações existentes entre os conceitos de política de indexação. Para tanto, foi utilizado o modelo de contribuição proposto por Bukowitz e Williams, no ano de 2002, composto por sete etapas, que sugere aumentar a geração de novos conhecimentos a partir da aproximação do usuário como produtor da informação (LOUSADA et al., 2011).

As autoras, Milena Polsinelli Rubi, Mariângela Spotti Lopes Fujita e Vera Regina Casari Boccato, em 2012, publicaram o artigo intitulado “Do conhecimento tácito ao conhecimento explícito: a elaboração de manual de política de indexação em bibliotecas universitárias”. O objetivo do estudo foi demonstrar como a política de indexação pode ser elaborada a partir do conhecimento tácito do indexador, por meio do método do protocolo verbal em grupo e, desse modo, consegue transformar o conhecimento tácito em conhecimento explícito na forma de um manual de indexação. Concluiu-se que o conhecimento explícito não é um processo complexo, visto que é considerado um conhecimento; já a identificação do conhecimento tácito é um processo mais complexo devido à necessidade de explanar o conteúdo subjetivo pelo indivíduo. O artigo também concluiu que a política de indexação deve ser realizada como uma decisão administrativa e deve refletir os objetivos e interesses da biblioteca (RUBI; FUJITA; BOCCATO, 2012).

Também no ano de 2012, Franciele Marques Redigolo e outros autores publicaram o artigo intitulado “Elementos de política de indexação em biblioteca universitária da área médica”. Nessa investigação, o intuito foi compreender como a atividade de catalogação de assunto está sendo realizada pelo catalogador. Além disso, houve a intenção de elaborar diretrizes para uma política de indexação em bibliotecas universitárias (REDIGOLO et al., 2012).

Ainda em 2012, outro estudo foi publicado, com o título “Avaliação do uso de catálogos coletivos de bibliotecas universitárias pela perspectiva sociocognitiva do usuário”. Desenvolvido pelos autores Eduardo Graziosi Silva e Vera Regina Casari Boccato, o propósito do estudo foi avaliar o uso do catálogo coletivo das bibliotecas universitárias (SILVA; BOCCATO, 2012).

Já no ano de 2016, foi publicado o estudo das autoras Paula Regina Dal’Evedove e Mariangela Spotti Lopes Fujita intitulado “Proposta de diretrizes para elaboração de política de indexação em bibliotecas universitárias: um estudo sociocultural com protocolo verbal”. Foi feita uma proposta de novas diretrizes para política de indexação no contexto das bibliotecas universitárias, sendo identificadas oito condutas que permeiam as fases de preparação e desenvolvimento da política (DAL’EVEDOVE; FUJITA, 2016).

Outro artigo publicado, também, em 2016, pelas autoras Vera Lucia Ribeiro Guim e Mariângela Spotti Lopes Fujita, tem como título “Política de indexação e linguagens documentárias nas bibliotecas escolares”. Esse estudo contextualizou a consistência das linguagens documentárias presentes na política de indexação em bibliotecas escolares (GUIM; FUJITA, 2016).

Ainda no ano de 2016, o artigo “Política de indexação em bibliotecas universitárias: estudo diagnóstico e analítico com pesquisa participante”, desenvolvido por Mariângela Spotti Lopes Fujita e Luciana Beatriz Piovezan dos Santos, foi conduzido por meio do diagnóstico amostral em bibliotecas universitárias das regiões Sul e Sudeste. Ademais, recorreu-se ao estudo analítico com pesquisa participante, com o objetivo de identificar quais bibliotecas possuem políticas de indexação e se os profissionais indexadores as utilizam. Os resultados revelaram que a minoria das bibliotecas possui um manual de política de indexação; por outro lado, as que não possuem realiza, a indexação sem formalização da política, mediante o uso de um manual (FUJITA; SANTOS, 2016).

O último artigo publicado em 2016 tem como título “Planejamento e elaboração de uma política de indexação para bibliotecas universitárias: um estudo realizado a partir da análise da indexação e da recuperação da informação em catálogo online”. O estudo foi publicado por Francisco Edvander Pires Santos e outros autores, e analisou os aspectos necessários para o planejamento e elaboração de uma política de indexação para bibliotecas universitárias. O procedimento adotado nesse estudo foi a aplicação de um questionário aos bibliotecários de um Sistema de Biblioteca para definir critérios a serem contemplados nas diretrizes para a indexação. Compreendeu-se, portanto, que para a elaboração de uma política de indexação, é necessário atentar ao contexto institucional (SANTOS et al., 2016).

Já no ano de 2017, as autoras Ana Paula da Fonseca Vieira, Lais Pereira de Oliveira e Tatielle Marques Cunha publicaram o artigo “Incursões sobre o tratamento temático da informação: estudo da política de indexação em bibliotecas universitárias goianas”. O propósito da investigação foi analisar o uso da política de indexação nas bibliotecas universitárias de Goiânia, Estado de Goiás (VIEIRA; OLIVEIRA; CUNHA, 2017).

Ainda no ano de 2017, identificou-se a publicação intitulada “Avaliação da consistência da indexação em bibliotecas universitárias federais da região nordeste do Brasil”. Tal publicação, com autoria de Roberta Cristina Dal’Evedove Tartarotti, Paula Regina Dal’Evedove e Mariângela Spotti Lopes Fujita, realizou um estudo diagnóstico da representação temática de livros em catálogos coletivos on-line de bibliotecas universitárias (TARTAROTTI; DAL’EVEDOVE; FUJITA, 2017).

Em 2018, as autoras Roberta Cristina Dal’Evedove Tartarotti, Paula Regina Dal’Evedove e Mariângela Spotti Lopes Fujita publicaram o artigo intitulado “Política de indexação em ambiente colaborativo: uma análise em bibliotecas digitais brasileiras de teses e dissertações”. Esse texto objetivou analisar a existência de políticas de indexação em ambiente colaborativo (bibliotecas de teses e dissertações do Brasil) (TARTAROTTI; DAL’EVEDOVE; FUJITA, 2018).

Rafaela Carolina da Silva e Jean Fernandes Brito, ainda em 2018, desenvolveram a pesquisa “Proposta de um manual de indexação para bibliotecas universitárias”. A intenção do estudo foi propor, por meio de uma revisão de literatura, acerca do vocabulário controlado utilizado pela Universidade de São Paulo, um manual com recomendações de política de indexação para bibliotecas universitárias (SILVA; BRITO, 2018).

“Keeping the beat: how controlled vocabularies affect indexing” foi o último artigo analisado nesta revisão, desenvolvido pela autora Marti Heyman, no ano de 2018. Os resultados desse estudo indicaram que o vocabulário controlado influencia na qualidade da indexação e é considerado um componente que mantém o sistema coerente e eficaz (HEYMAN, 2018).

Além da exposição dos propósitos e das conclusões dos estudos, diante das análises, foram estabelecidas cinco categorias de assuntos principais associadas à política de indexação, considerando a similaridade dos assuntos. Tais categorias possibilitaram o alinhamento dos trabalhos, conforme discorrido através da análise de conteúdo proposta por Bardin (2011).

Desse modo, identificaram-se seis artigos abordando a avaliação de uma política de indexação; cinco estudos que realizaram a análise sobre a elaboração de uma política de indexação a partir de diretrizes; quatro artigos que mencionaram a utilização da política ou até mesmo a utilização de algum tipo de manual com parâmetros preestabelecidos para subsidiar decisões dois artigos abordaram artigos que a política no escopo da recuperação/busca da informação; e, por fim, um artigo que realizou análise focada no ensino.

Nota-se que os assuntos mais recorrentes dizem respeito aos modos ou aspectos associados à avaliação de uma política de indexação. Com efeito, foram constatados alguns elementos que permeiam esse processo, como a exaustividade e a especificidade. Em todos os casos, percebeu-se que devem ser considerados a importância de se levar em conta as necessidades do usuário, possibilitando, assim, a recuperação da informação de qualidade.

Além dessas constatações, a análise do conteúdo possibilitou identificar que a maioria dos trabalhos cita o artigo da autora Marilia Vidigal Carneiro. Esse estudo foi publicado no ano de 1985 e é considerado um clássico na área da BCI. Outro aspecto que este artigo também se destaca são as formas ou estratégias de elaboração da política, cujo contexto institucional, a partir das necessidades dos usuários, precisa ser considerado como o fator que mais interfere na definição das diretrizes norteadoras.

Este estudo demonstrou o uso da política de indexação, nas unidades de informação, como um instrumento que auxilia ao indexador na tomada de decisão indexador durante suas atividades, considerando os conteúdos dos documentos e a realidade dos usuários. Além disso, ao longo da revisão, foram levantados conceitos e características do processo e da política de indexação, além de identificar estudos que versam sobre esse tema. Nesses estudos, o foco ateve-se aos objetivos e aos resultados obtidos em cada um dos estudos selecionados utilizando os critérios de inclusão/exclusão e de elegibilidade. Isso indica que os objetivos definidos para este artigo foram devidamente atingidos.

A partir dos procedimentos de busca, a amostra de pesquisa foi composta por 18 artigos. Com a análise dos resultados dessas publicações, foi possível constatar a contribuição da política, caracterizada como um instrumento formal que orienta o trabalho do indexador em bibliotecas e demais unidades de informação, os aspectos mais recorrentes nos estudos dizem respeito à avaliação e à elaboração desse documento. Pelas análises, concluiu-se que a política promove a redução da subjetividade e que os elementos “exaustividade” e “especificidade” são indispensáveis no documento, pois possibilitam uma representação mais adequada às necessidades dos usuários.

É importante destacar que o processo de indexação é de grande importância tanto para o tratamento técnico dos documentos, quanto para facilitar a posterior recuperação, acesso e uso da informação. Assim sendo após as análises dos artigos, ficou evidente o quanto é importante, para as unidades de informação, a existência de uma política de indexação, formalizada com diretrizes claramente instituídas, norteando, assim o profissional indexador que realizará o processo.

Analisando os resultados, constatou-se que a adoção de diretrizes para o processo de indexação não só apoia o trabalho técnico-intelectual do indexador, como também orienta toda a integridade do processo. Isso confirma os pressupostos formulados anteriormente à execução da revisão. Mesmo constatada com a relevância associada do tema, os dados analisados demostraram a falta de publicações e de novas pesquisas sobre o tema, identificando que não há diversificação de autores publicando ou até mesmo realizando alguma nova pesquisa sobre o tema.

Em suma, ficou claro o quão é importante que a unidade de informação elabore e utilize uma política de indexação. Isso porque torna o processo de indexação coerente, objetivo e reduz a subjetividade, orientando, da melhor forma possível, o profissional indexador em relação ao trabalho desenvolvido durante o desenvolvimento do trabalho direcionado com a organização temática da informação.