1. Introducción¹

La historia de los archivos y de las prácticas archivísticas es un campo poco explorado en Colombia y en América Latina. Si bien existen trabajos sobre el tema, se hace necesario profundizar en muchos aspectos relacionados con el desarrollo histórico de los archivos para así contribuir a mejorar las compresiones del papel que juegan en los contextos actuales.

En ese sentido, es fundamental plantear trabajos de investigación que faciliten identificar, entre otras, la forma en que se ha constituido la institucionalidad archivística y las prácticas archivísticas y su evolución tanto en el ámbito público como privado y, en ese camino, identificar también el desarrollo de la formación y el ejercicio profesional. Así, este trabajo tiene como propósito el reconocimiento de las instituciones y prácticas archivísticas de la burocracia colonial en el territorio conocido hoy como Colombia, sin pretender una visión apologética de ellas. Su objetivo es aportar algunos elementos útiles para caracterizar el ejercicio archivístico colonial.

Dicho reconocimiento es importante, pues las prácticas archivísticas institucionalizadas, como ocurren actualmente en Colombia, tienen origen en aquellas impuestas por los españoles, donde la producción documental, el orden atribuido a los documentos y las normas de conservación y acceso son elementos importantes que ayudan a entender las herencias coloniales desde nuestros territorios y evitan formas monolíticas de entender los archivos (Stoler, 2010).²

2. Referentes teóricos

En la última década, dentro del campo archivístico, se han presentado importantes debates acerca de la necesidad de mejorar el conocimiento sobre el desarrollo histórico de la teoría y las diferentes tradiciones archivísticas según sus contextos (Archival Discourses, 2024). Mientras que, en la actualidad, la teoría y la práctica archivística se transforman y los archivistas imaginan nuevos futuros, los estudios archivísticos también plantean preguntas sobre nuevos pasados como una forma de profundizar en la historia de las prácticas archivísticas más allá de los discursos clásicos alrededor de la historia de los archivos (Lowry et al., 2021; Lowry y MacNeil, 2021).

En la búsqueda de nuevos pasados, la materialidad de los archivos ha adquirido un renovado impulso en trabajos que profundizan en el archivo como un objeto de investigación en sí mismo (Breakell y Russell, 2024; Buchanan, 2024). Los archivos son tangibles y las prácticas asociadas a ellos son el resultado de la interacción de productores y usuarios con dicha materialidad (Lester, 2024).

Por ende, las prácticas de archivo se encuentran dentro de entornos sociales, políticos, económicos y tecnológicos que están en constante cambio, influidos por las acciones de individuos e instituciones, así como por las funciones que desempeñan y la tecnología disponible en un determinado momento (Ketelaar, 2020). Aunque existen aspectos comunes en los archivos a nivel mundial, cada tradición archivística adapta sus prácticas de acuerdo con su propio desarrollo histórico y los contextos en los cuales se desenvuelve, abarcando nociones conceptuales, funcionales y profesionales (Gilliland, 2017).

Existe una extensa investigación sobre el archivo colonial, como parte de lo que Ketelaar (2017) denominó el giro archivístico, donde las ciencias humanas han prestado especial atención a los archivos, considerándolos tanto fuentes para la historia como herramientas para el ejercicio historiográfico (Adorno, 1992; Caimari, 2017; Certau, 2006). Se ha abordado el papel del archivo desde perspectivas filosóficas como una expresión del ejercicio del poder (Derrida, 1997; Foucault, 2000; Harris, 2020), así como desde enfoques literarios (Colombi y Añón, 2021; González, 2006), entre otros temas de estudio. En este trabajo, se reconoce la importancia del progreso conseguido desde esta perspectiva y se parte del enfoque propuesto por Caswell (2021) en los estudios de archivo, quien promovió una mirada crítica a las visiones tradicionales de la disciplina, tanto para reflexionar sobre su pasado como para considerar su presente y futuro.

Desde dicha óptica, la historia de los archivos y las prácticas archivísticas en Colombia es un área aún por explorar. Salvo los estudios de Rubio (2007, 2013, 2014, 2015, 2022) sobre los archivos de cabildo, que representaron importantes aportes al pensar el sentido de los archivos, sus prácticas y los funcionarios relacionados con ellos, no se cuenta con otros trabajos que aborden el tema. Para el caso de América Latina, la realidad es similar. Pueden mencionarse los trabajos de Villa (2009) respecto a documentos falsos en el México Borbón, el trabajo clásico de Stoler (2010) sobre archivos coloniales y gobierno, la investigación de archivos parroquiales en Chile por parte de Ogass (2017), o el trabajo de Oporto (2006) referente a la archivística en Bolivia, el cual dedicó un aparte a los archivos coloniales. Vale la pena mencionar los trabajos sobre historia de los archivos en España que estudiaron los archivos en América durante este período, sin embargo, el tema se trató como la historia de España en América, sin una perspectiva local; pueden verse Romero (1994), García y Fernández (1999), Navarro (2003) y Vivas et al. (2005).

3. Metodología

Este trabajo sigue un enfoque cualitativo con un alcance exploratorio-descriptivo. Se parte de ejemplos puntuales y se intenta aproximar al reconocimiento y la descripción de prácticas y algunos usos de los archivos establecidos por la burocracia colonial, durante el período de dominación española en el Nuevo Reino de Granada. El propósito es aportar al reconocimiento de la historia del ejercicio archivístico en Colombia. La importancia de los estudios de este tipo radica en el reconocimiento de las características de un fenómeno que ha sido poco explorado (Guevara et al., 2020).

Al estudiar aspectos relacionados con el ejercicio archivístico entre los siglos XVI y XIX, se usaron técnicas de investigación documental a partir de la consulta de actas de cabildo, procesos judiciales, informes e inventarios de archivos coloniales existentes en el Archivo General de la Nación de Colombia, el Archivo Histórico de Medellín y fuentes primarias publicadas de diferentes archivos históricos del país. Se presentan ejemplos de la Audiencia de Santafé, cabildos de Medellín, Cali y Mompox e informes de visitadores a la provincia de Santafé y Antioquia. Estos ejemplos son una muestra de prácticas archivísticas y usos de los archivos en el Nuevo Reino de Granada. Aun así, se debe admitir que existe todo un universo de prácticas locales y usos particulares de los archivos coloniales que todavía debe ser investigado a profundidad.

El análisis de la información recolectada permitió formular las siguientes categorías de análisis: la institucionalidad archivística, las prácticas archivísticas, los funcionarios encargados y los usos de los archivos. Dichas categorías proporcionaron una aproximación al ejercicio archivístico colonial y, con base en ellas, se presentan los resultados.

4. Resultados

4.1. El archivo: instrumento de poder colonial

La introducción de prácticas archivísticas castellanas traídas por el sistema administrativo español a las Indias entre los siglos XVI y XIX desplazaron aquellas que cotidianamente usaban los pueblos originarios. Dichas prácticas se caracterizaron por la escritura alfabética en español, el uso del papel y el almacenamiento en archivos organizados (Navarro, 2003). Esta tradición archivística se soportaba en las nociones griegas de los archivos como un bien del estado y la costumbre medieval de conservar documentos como evidencia de privilegios y de la autoridad real (García, 1999; Posner, 2003).

Durante la empresa de exploración europea en las Indias Occidentales, separadas por un vasto océano, la única forma en que la Corona pudo asegurar el cumplimiento de sus condiciones fue mediante un riguroso registro de todas las acciones, tanto de lo concedido a las expediciones conquistadoras como de lo descubierto por ellos en el Nuevo Mundo (Friede, 1989). La amplia presencia de la escritura en el gobierno colonial tenía como objetivo principal garantizar la recaudación económica, la observancia de la ley y el establecimiento del poder real con toda su estructura burocrática. Asimismo, servía como medio para ejercer control social sobre todos los grupos que conformaban la sociedad colonial (Tovar, 2003, 2009).

A lo largo del período de dominación española, los archivos estuvieron en los centros urbanos ultramarinos, donde estaban ubicadas las principales instituciones. A pesar de ello, la Corona instauró una política de centralización documental en la península ibérica para asegurar que todas las acciones realizadas en ultramar quedaran registradas en archivos españoles. Esta estrategia, propia de un imperio colonial, garantizó el control sobre la información generada en toda su cadena burocrática. Como resultado, no se conformó un archivo de la magnitud del Archivo de Simancas o del Archivo de Indias, creado en 1785 en territorio americano.³

4.1.1 El establecimiento de archivos en el Nuevo Reino de Granada

El Nuevo Reino de Granada fue erigido en 1537, con el gobierno y la administración judicial a cargo de la Audiencia de Santafé desde 1550. A mediados del siglo XVIII, se constituyó el Virreinato del Nuevo Reino de Granada, el cual abarcaba las Audiencias de Panamá, Santafé, Quito y parte de Venezuela (Mayorga, 2013). Paralelamente, se desarrolló una red de ciudades, villas y pueblos que servían como centros de administración local. La administración religiosa, por su parte, incluía parroquias, monasterios, conventos, obispados, arzobispados y diócesis, además de tribunales eclesiásticos como la Inquisición (Aguirre y Villa Flores, 2009).

En este complejo aparato burocrático, la escritura desempeñó un papel central. Desde los inicios de la presencia española en ultramar, se expidieron disposiciones regulatorias sobre la conservación, custodia, manipulación y consulta de la gran cantidad de documentos producidos por las autoridades coloniales en todos sus niveles (Villa, 2009). La extensión territorial y las riquezas no fueron las únicas manifestaciones de poder; la acumulación de información también fue una parte crucial (Hull, 2012)

La primera disposición acerca de los archivos en el territorio hoy conocido como Colombia se considera la Real Cédula del 9 de octubre de 1549. Esta fue expedida a solicitud del conquistador Gonzalo Jiménez de Quesada, mediante la cual se ordenaba a los funcionarios de la Audiencia de Santa Fe, así como a los de ciudades y villas, inventariar los documentos (cédulas, provisiones y escrituras) y almacenarlos en un arca que requería tres llaves para su apertura:

Me ha hecho relación que una de las cosas más perjudiciales a esta república es no haber una tabla pública en la casa del consistorio que por inventario estén en ella las cédulas y las provisiones que por nos han sido dadas a favor de los vecinos y pobladores de esa provincia y de los privilegios y exenciones de que pueden y deben gozar para que todos lo sepan y gocen de ellas a cuya causa se habían perdido todas las que hasta ahora se habían dado y me fue suplicado mandase que la hubiese de aquí adelante y que las dichas cartas, cédulas y privilegios estuviesen en una caja de tres llaves las cuales estuviesen por inventario e cuenta de abecedario proveyendo que esa dicha audiencia tuviese archivo universal de las escrituras, cédulas y provisiones tocantes a ella. [...] E así mismo proveeréis que cada ciudad o villa que hubiere en aquella provincia haga su archivo particular [...] de manera que las dichas provisiones y cédulas y escrituras estén a recaudo como cosa importante (AGI, AF, L553, ff. 97v-28).

Las cédulas tenían como propósito la conservación de documentos, en tanto evidenciaban los privilegios y las exenciones de los vecinos del Nuevo Reino. Pero, para garantizarlos, se debía mantener el orden, el control y el almacenamiento y, con tal fin, debían establecerse archivos en todas las instancias administrativas coloniales de este territorio.

Los archivos o arcas estaban dispuestos en cajas de madera con sistemas de seguridad compuestos por varias cerraduras, cuyas llaves eran custodiadas por funcionarios de alto rango o almacenadas en salas privadas en las casas consistoriales para su resguardo (Rubio, 2022). Este nivel de seguridad estaba asociado al secreto en el que se debían mantener los tesoros documentales. Por ello, solo eran accesibles para el funcionario a cargo, esto los convirtió en espacios invisibles que solían pasar desapercibidos para la sociedad en general (Rubio, 2022). Tales sistemas de archivo seguían la tradición peninsular, basada en la Real Cédula del 9 de junio de 1500, que requería que los Concejos tuvieran arcones con tres llaves para custodiar documentos y objetos de valor (García y Fernández, 1999).

Para la Corona, designar un espacio físico llamado archivo representaba tener un «instrumento vital que constituye la extensión de la función coactiva del poder del Estado» (Rubio, 2022, p. 43). Es decir, el archivo servía como la proyección de la voluntad del monarca en aquellos territorios donde no estaba presente físicamente. Además, este espacio garantizaba la conservación y veracidad de los documentos, cuyos propósitos eran la legitimación jurídica, la prueba y el testimonio de los hechos, la garantía de privilegios y el control colonial. Según Bradley (1999), en el ámbito material del archivo se encontraba la seguridad de lo concreto, la pretensión de objetividad, verdad y la posibilidad de recuperación de un ideal de totalidad.

4.2. Prácticas archivísticas

La custodia de los documentos implicaba, entonces, su almacenamiento seguro, y esto, además de requerir la existencia de archivos, podía lograrse mediante la implementación de prácticas para el control físico y la ubicación de los documentos. Los procedimientos llevados a cabo en los archivos tenían una importancia significativa relacionada con el ejercicio del poder y el control real. Como afirmó Buchanan (2024), en la modernidad temprana, las buenas prácticas correspondían a un archivo bien organizado, alojado en armarios adecuados y con documentos agrupados para su clasificación y recuperación. Así, el orden material y físico estaba estrechamente vinculado con el orden intelectual, el control y el poder: «el archivo solo podía ser un recurso útil y operativo si se podía controlar» (p. 19).

Para controlar los archivos en el Nuevo Reino de Granada, fueron comunes las prácticas archivísticas propias de la cultura burocrática castellana con respecto al inventariado, los libros copiadores y los procedimientos de custodia y conservación implementados por los funcionarios a su cargo.

4.2.1 Inventarios

Precisamente, los inventarios surgieron para atender la necesidad burocrática de verificar el cumplimiento de las normas y el ejercicio de los oficiales reales (Ogass, 2017). Estos consistían en un listado de los documentos existentes en el archivo que, en ocasiones, incluía tipos documentales, breves resúmenes y ubicaciones topográficas. Funcionaron como un instrumento de control y representación, en especial debido al carácter secreto de los documentos (Rubio, 2022). Inicialmente, los inventarios se elaboraban sin pautas claras, dejando a criterio de los funcionarios su estructuración en cada corporación. Sin embargo, tras las Reformas Borbónicas, en el siglo XVIII, se comenzaron a elaborar de manera más exhaustiva, incluyendo hasta clasificaciones alfanuméricas. A menudo, estos inventarios eran revisados y corregidos durante décadas a causa de la falta de tiempo para crear nuevos instrumentos de este tipo (Rubio, 2013).

El inventario, como herramienta de control, reflejaba la desconfianza inherente a las administraciones coloniales, ya que permitía inspeccionar y verificar las acciones tanto del Estado como de los particulares (Hull, 2012). Por ejemplo, era común la producción y la consulta de inventarios documentales durante procedimientos como las visitas o los juicios de residencia, ya fuera para controlar y prevenir la alteración o eliminación de documentos de los visitados o para supervisar los documentos originados a raíz de la visita. Sobre el inventario, escribió el secretario del visitador Núñez Morquecho a la Audiencia de Santafé en 1607:

yo acordé al visitador viese lo que se había de hacer con los papeles de la visita y con los que tenían las personas que andaban fuera haciendo averiguaciones y me ordenó hiciese unos autos y entre ellos uno que siendo Dios servido de llevarle se recogiesen los papeles de la visita y por inventario se metiesen en un cajón de tres llaves (Carta de Bartolomé Álvarez de Prado al Rey, 24 de enero de 1607, como se cita en Mayorga, 2013, p. 202).

Las visitas, que evaluaban el desempeño de los funcionarios reales, imponían penas por la eliminación o sustracción de documentos relacionados con ellas. Por ejemplo, a finales del siglo XVI, los oidores Lorenzo de Terrones, Luis Enríquez y Diego Gómez de Mena fueron acusados de extraer «papeles de la visita», hacer desaparecer autos relacionados en el inventario, dejar de inventariar documentos y ocultar acusaciones para proteger los privilegios del presidente de la audiencia (Mayorga, 2013, p. 305). En las gobernaciones y cabildos también se llevaban a cabo inventarios para la entrega de cargos o como registro de préstamo de documentos. Su elaboración y revisión también tenían el objetivo de controlar la posesión de documentos públicos por parte de particulares (Rubio, 2015).⁴

De igual modo, el inventario contribuía a la seguridad del archivo al prevenir la pérdida de documentos. Un caso que ilustra esto fue el de Antonio José Serrano, escribano real e interino del cabildo de la Villa de Mompox, quien fue acusado de sustraer un libro capitular en 1754. Al respecto, se resaltó la importancia del inventario para evitar la pérdida de documentos:

Habiendo visto la Real Provisión antecedente dijeron que dándole como le dan un debido obedecimiento debían de mandar y mandan que para el primer cabildo ordinario se lleve original al ayuntamiento para la observancia y guarda de las leyes en ella prevenidas y que esté el señor fiscal para la recogida de todas las cédulas y provisiones dadas en beneficio y privilegio de esta villa y demás escrituras y papeles pertenecientes al regimiento para que estén en buena forma en el archivo sin que salga de él ningún papel original y todos estén debajo de tres llaves la una que tenga el Alcalde Ordinario por el año que ha de servir su oficio, otra un regidor y otra un escribano [...] y puesto todo por inventario sólo pueda quedar este fuera de dicho archivo para que fácilmente se pueda saber lo que se tiene y eviten las pérdidas y extracciones de los papeles que hasta aquí haya habido por la falta de esta (AGN, SC 6,8, D.3 f. 4).

Los inventarios, como instrumento de representación, servían como el vínculo entre los funcionarios y los documentos. Como lo expone la real provisión citada, el inventario era el único documento que podía estar fuera del archivo; los demás debían custodiarse como tesoros secretos. Siguiendo esta línea, también cumplían la función de registro, es decir, evidenciaban la existencia del documento, su volumen y la información contenida en él. Por ello, eran recursos importantes en casos de pérdida, ocultamiento o alteración. De esa forma, el inventario adquirió una importancia determinante en el ejercicio archivístico colonial, ya que era el testimonio de lo que sucedía en el archivo (Rubio, 2022).

En los cabildos o las gobernaciones se solicitaba anualmente la elaboración de inventarios de los documentos del archivo, pero no siempre se efectuaba, dada la falta de tiempo y el aumento del volumen documental. En 1767, en acta de cabildo de la Villa de Medellín se declaró:

En este estado el señor procurador general presentó un escrito el que leído hallo que pide se inventaríen los papeles de este archivo, que visto por sus mercedes dijeron que en atención a que el año próximo pasado se comenzó el inventario, que se pide y entrega de los papeles a los señores alférez real y procurador general para que se efectuase dicho inventario y entrega y aunque parece haberse principiado no hubo efectos por la poca asistencia de dicho procurador general según ha relacionado el señor alférez real y considerando ser esta providencia de la mayor consideración dijeron sus mercedes que se comete dicho inventario a los señores alférez real, alcalde mayor provincial y procurador general para que sumados sin pérdida de tiempo principiar y fenecer dicho inventario o juntos o separados habiendo inconveniente y convocando vecinos de su satisfacción y amanuense, a quien se le asigna cuatro pesos de los propios de este cabildo y que dicho escrito mandan sus mercedes se asigne a este libro capitular (AHM, FC, SC, t14, ff. 297v-298v).

Esta solicitud demuestra la ausencia de claridad en las funciones relacionadas con los archivos y la falta de prioridad que, en muchos casos, asignaron los funcionarios locales. Esto se debió, entre otras causas, a que las tareas manuales implicadas en ordenar un archivo e inventariarlo resultaban desagradables para funcionarios quienes consideraban que sus títulos los eximían del trabajo físico. Este hecho ocasionó que los funcionarios coloniales promovieran constantemente la importancia del archivo destacando su potencial, pero pocas veces describían las características del trabajo que suponía (Buchanan, 2024).

4.2.2 Libros copiadores

Otra medida de control y protección de los documentos fueron los libros copiadores, que comenzaron a ser comunes aproximadamente en el siglo XVIII. Estos libros eran confeccionados por los mismos escribanos para copiar documentos importantes de la administración colonial, una práctica que se remonta a las cancillerías medievales y a los ayuntamientos españoles, donde eran útiles para asegurar el contenido, garantizar la consulta, comprobar la autenticidad o contar con respaldo ante pérdida o deterioro (Rubio, 2022). Fueron un instrumento de referencia para la expedición de copias a terceros, así como una estrategia de conservación documental y, además, determinaron escalas valorativas archivísticas.

Existían diferentes tipos de libros copiadores, como cedularios para la copia de cédulas reales, copiadores de actas o de autos, entre otros (García y Fernández, 1999; Real, 1970). Su fabricación requería inversión de papel, tiempo y dedicación del escribano a fin de transcribir los documentos en su poder. Al servir como instrumentos de referencia, facilitaban la emisión de copias solicitadas, ya fuera por funcionarios o miembros de la sociedad colonial, y contribuían a evitar el deterioro de los documentos. Estas copias eran el único medio para acceder al archivo por parte de quienes estaban excluidos del círculo burocrático autorizado (Rubio, 2022), este hecho las hacía muy importantes en el ejercicio archivístico colonial. Expedir copias representaba una fuente adicional de recursos para los escribanos, lo que en muchos casos significaba un negocio sin regulación. Además, como herramientas de referencia, estos libros a menudo contenían índices alfabéticos que permitían ubicar los documentos:

En este estado dijeron sus mercedes que en atención a ser muy útil y conveniente el que se forme un libro de copias que hasta aquí no se había practicado para copiar todos los despachos superiores, reales provisiones, títulos y demás providencias que necesiten la referida copia mandan sus mercedes se forme el referido libro de trescientas hojas con su subscripción y abecedario de la providencia que se copiare en cual hoja se halla, dándose principio a la referida copia por los títulos de los cuatro señores regidores que están recientes en el recibimiento de sus oficios, cuyo costo del libro se satisfará de las rentas de propios de esta Villa y los costos de las copias las que fueren propiamente de esta del cabildo deberá hacerlas de oficio y las que fueren de partes las satisfarán los interesados (AHM, FC, SC, T24, ff. 46v-50v).

Mediante los libros copiadores también se podían identificar aquellos documentos que debían ser preservados con mayor celo, ya que determinaban cuáles eran importantes para ser copiados por razones de relevancia o consulta, esto evidencia escalas valorativas incipientes en una época cuando la selección y la eliminación no eran prácticas habituales. Los documentos normativos, que representaban la ley y el mandato real, adquirían mayor interés al ser el vehículo de la voluntad de la Corona. Aparte de su contenido, se consultaban y utilizaban constantemente para su implementación; así mismo, los documentos que registraban los tributos y las rentas de la Corona (Rubio, 2022). En particular, los protocolos notariales relacionados con el registro de la propiedad y los negocios eran de los más copiados.

4.2.3. Conservación y custodia

Controlar los documentos conllevaba velar por su protección y custodia física. Se pueden identificar, entre otras, dos estrategias básicas de conservación de los documentos: una relacionada con los lugares de almacenamiento y otra con las técnicas de encuadernación para prevenir la pérdida.

Los lugares de almacenamiento, a pesar de los esfuerzos de las autoridades coloniales por erigir archivos y mantenerlos ordenados, solían carecer de mobiliario adecuado y las edificaciones que los albergaban incumplían las condiciones mínimas de iluminación, ventilación o seguridad. El aumento gradual de los documentos hizo que, más allá de las arcas, el archivo se extendiera a habitaciones en las casas de gobierno equipadas con armarios para guardar los documentos (Rubio, 2022).

Por ejemplo, en la construcción de la Casa del Cabildo de Cali se asignó una habitación con ventanas para el archivo, y en 1675 se ordenó dotarla de mobiliario como mesas y sillas para la consulta (Arboleda, 2018, p. 66). El hecho de que se haya mandado la construcción de ventanas en la habitación es significativo, porque garantizaba la ventilación y la iluminación natural, lo cual ayudaba a la protección de los documentos. En el mismo sentido, en Medellín, los miembros del cabildo expresaron en 1720:

Y por cuanto los autos y papel del archivo se están maltratando por no tener resguardo ninguno y están en unas barbacoas y con el tiempo se consumirán y para que se ataje este daño mandamos se haga un escaparate con sus puertas y cerradura para que queden bien acondicionados y seguros (AHM, FC, SC, T5 f112).

Por tanto, era común acondicionar espacios físicos con puertas y cerraduras controladas por el escribano para evitar el ingreso de personas no autorizadas al archivo y, con ello, la extracción de los secretos y tesoros que albergaba (Rubio, 2022).

De igual forma, la protección de los documentos suponía implementar técnicas de encuadernación que, para la época, consistían en unir documentos mediante costuras con hilo cubiertas por pasta de pieles de animales. Este fue el origen de lo que hoy se conoce como expedientes, cuyo proceso de clasificación moldeó la forma como se almacena la información, siguiendo un orden específico y garantizando su conservación (Cain, 2024). Por ejemplo, en la Audiencia de Santa Fe se acusó en varias ocasiones a los oidores por no guardar ni encuadernar las cédulas y provisiones reales, lo cual ocasionó la pérdida de los documentos propios del ejercicio de la corporación.

En uno de estos casos, durante la primera década del siglo XVII, se acusó al fiscal Buenaventura Cuadrado de Solanilla de no ordenar a los funcionarios tener un «archivo decente donde estuvieran guardadas las Cédulas Reales y que estuviesen bien tratadas y encuadernadas; antes ha consentido que anduviesen rotas y maltratadas por los escritorios» (Mayorga, 2013, p. 434). Así, reunir los documentos de forma ordenada mediante tecnologías como la costura era sinónimo de buenas prácticas en los archivos y, por lo tanto, una garantía de custodia segura. El inventario, los libros copiadores y los espacios físicos adecuados respaldaban la custodia de los documentos, en consecuencia, se aseguraba contar con la verdad de los hechos y, como fin último, el ejercicio del poder real.

4.3. El rol protagónico de los escribanos en los archivos coloniales

No siempre hubo claridad sobre la potestad del archivo. Sin embargo, fue el escribano, debido a sus funciones de escritura y fe pública, el responsable visible de la producción documental y su conservación, esto los convirtió en «guardianes y protectores privilegiados del archivo» (Rubio, 2015, p. 148). A pesar de ser un cargo considerado menor, fueron los pilares de la administración colonial. Para ser escribano se requería comprar el cargo mediante remate público, ser descendiente de conquistadores, tener tradición familiar en el oficio y respaldo económico, saber leer y escribir y mostrar cualidades personales como el sigilo y la prudencia al encargarse de velar por el secreto de la administración (Rubio, 2014).

Debido a lo anterior, las tareas en las escribanías y, por consiguiente, en los archivos, eran exclusivas de hombres blancos. Sus conocimientos sobre los archivos provenían de la experiencia y la tradición, pues los cargos eran monopolizados por familias durante generaciones. Entonces, cada escribano llevaba su archivo según su propia interpretación (García y Fernández, 1999).

La mayor parte del aprendizaje del trabajo en el archivo se adquiría en el puesto de trabajo y se transmitía de maestro a aprendiz (Buchanan, 2024). Adicionalmente, se apoyaban en las normas; las Leyes de Indias detallaban, a partir de la casuística, las funciones de cada entidad o cargo y los documentos y procedimientos que debía producir cada uno. A saber, el título siete, De los Libros Reales, listaba los libros que debían llevar entidades como las cajas y la hacienda real sobre caminos, tributos o impuestos, especificando la forma en que debía realizarse cada uno (Recopilación de las Leyes de Indias, 1681, f. 46). Si bien, no siempre existió claridad sobre las funciones asociadas a los archivos y fue común la ausencia de cargos dedicados exclusivos para atender el archivo. Por ello, los funcionarios solían destacar la importancia de los archivos, pero pocas veces admitían la naturaleza material del trabajo (Buchanan, 2024).

De esa forma, en los archivos quedó registrada la vida administrativa de los reinos españoles en ultramar a través de los ojos del escribano, quien desde su visión plasmó las acciones políticas, sociales y económicas en los documentos civiles, judiciales, militares y eclesiásticos.

4.4. Algunos usos de los archivos

Los documentos fueron la representación simbólica del poder real, se usaban en actos ceremoniales como objetos que demostraban sujeción y obedecimiento al rey. Las autoridades recibían una provisión real besando el documento y poniéndolo sobre sus cabezas como forma de acatamiento y cumplimiento. Las provisiones emitidas por la Audiencia eran recibidas en gobernaciones y cabildos con la misma solemnidad. Estos ceremoniales evidencian que, a falta de la presencia de la Corona en ultramar, los documentos fueron sus vehículos más cercanos (Pérez, 2017).

A partir de esta función simbólica y ceremonial (Rubio, 2022), el archivo adquirió una relevancia para la administración colonial. Sus usos fueron variados y son una muestra de las relaciones propias de la burocracia peninsular con la sociedad. Debido al carácter secreto, el acceso a los archivos estaba limitado a los funcionarios de la Corona autorizados. En ese sentido, resaltan tres usos del archivo como instrumento: sirvió a la Corona para el control de sus funcionarios y para el control social; y, a algunos funcionarios para sacar beneficios personales.

En lo concerniente al control de los funcionarios, los archivos fueron lugares en donde los visitadores daban seguimiento y verificaban el accionar administrativo. Téngase por caso el proceso interpuesto a José Miguel Ramón de Ibiricu, alférez real y alcalde ordinario interino de la Villa de Mompox, por retención de documentos en juicio de residencia al gobernador de Cartagena:

Vistos estos autos [...] en el presente juicio [...] acerca de no haberse recibido los papeles de su cabildo correspondientes al tiempo del gobierno residenciado [...], quedando defraudada la real voluntad y sin efecto la justicia con que su majestad pretende desagraviar a sus vasallos de la opresión de los poderosos e injustos y sin la noticia que corresponde para saber cómo se ha administrado justicia en dicha villa y se ha gobernado el público de ella, como se han administrado sus propios de ella y si la real hacienda ha sido en poco o en mucho o indicada y si los vasallos han sido oprimidos con gravámenes injustos, repartimiento y otras pensiones y finalmente como ha cumplido cada cual de los residenciados con sus ministerios (AGN, SC 6,8,D.3, ff. 10-11).

En efecto, sin documentos no había constancia de la forma en que el gobernante actuaba. Por lo tanto, el archivo garantizaba «la real voluntad», de ahí la necesidad de mantenerlo ordenado y disponible.

Con respecto al control social, a través del archivo se registraba el ideal de orden peninsular de la sociedad blanca y criolla y las quejas a su infracción por parte de los pobladores mestizos, indios, negros y esclavos. Los documentos registraron el orden social, político, económico y religioso (Tovar, 2019). La voz de indios, esclavos y mujeres quedó plasmada en los documentos de archivo, en ocasiones de forma directa y, en otras, mediada en muchos casos por los procuradores. La presencia de poblaciones marginales, como arrochelados (pobladores que vivían sin sujetarse a la ley civil ni religiosa) o cimarrones (esclavos fugados), quedó consignada, en la mayoría de los casos, en procesos judiciales, quejas o padrones.

De un lado, los documentos sirvieron para reconstruir una imagen europea del mundo americano y, a su vez, como vía de integración de los diferentes grupos sociales al mundo hispano. Los archivos y los documentos fueron los medios para consignar, por ejemplo, clasificaciones raciales construidas con el objetivo de mantener monopolios de poder y garantizar orden y control social.

La validación legal de dichas clasificaciones estuvo supeditada a su inscripción en un documento público, hecho que no siempre coincidió con las características genéticas u orígenes étnicos y cuyo acto significó el establecimiento de un orden social de acuerdo con los intereses de peninsulares (Rappaport, 2015). Para ingresar a una orden religiosa o militar, un cargo público o un colegio, se requería un estudio genealógico de limpieza de sangre. Estos expedientes consistían en la recolección de testimonios avalados por funcionarios públicos y la búsqueda en padrones y testamentos de los orígenes familiares de las personas. A finales del período colonial fueron requeridos para demostrar la riqueza o nobleza en matrimonios (Hering, 2011). Con un rápido ascenso del mestizaje, los documentos determinaron la calidad racial de las personas y se usaron para su negociación (Hering, 2011). Siempre existió un «manejo político» de la limpieza de sangre y en muchos casos se pasó por alto o se alteró mediante falsificación de documentos (Garrido, 1993).

De otro lado, la integración del mundo americano a la racionalidad peninsular se ve también en documentos. Los testamentos indígenas dan cuenta de ello. Estos documentos escritos por mujeres y hombres de cualquier origen social contenían el recuento de la vida, decisiones sobre misas, entierro, declaración y destinación patrimonial (Rodríguez, 2006). Los indígenas adquirieron esta costumbre paulatinamente llevando su voluntad ante escribanos o maestros de capilla en castellano, lengua indígena traducida u originaria. Los documentos se emplearon, en muchos casos, para la defensa de la población indígena en pleitos por la propiedad de tierras, herencias y hasta demostración de linajes (Rodríguez, 2006; Turbay, 2012).

Así, el conocimiento construido por los españoles sobre indios, negros, esclavos, mestizos, libres, aquello diferente a lo peninsular, se registró en documentos y archivos con el fin de ejercer el poder y justificar la subordinación. A la vez, estas mismas herramientas fueron usadas por grupos marginales para elevar su voz. Por esto, el orden se ve en el archivo, pero no de forma estática, allí también «se crean, se renuevan, se defienden y se modifican los valores que sustentan tal orden» (Restrepo, 2020, p. 23); en el archivo no está lo que sucedió en el sentido de objetividad documental, sino la forma en la que los sujetos coloniales interpretaron lo sucedido.

Con relación a los usos de los archivos para beneficios personales, es importante reconocer que la administración colonial se caracterizó por un alto grado de corrupción e ineficacia. En ella los privilegios personales fueron más importantes que los intereses generales y el archivo y los documentos se usaron para dichos fines (Fajardo, 2002). De ese modo lo manifestó el informe del visitador Francisco Silvestre (Santafé, 1789):

Siendo el fin principal [...] no aprovecharse en otros, y a hacer crecer indebidamente los derechos de Escribanos y asesores, habiéndose visto con extrañeza pública, que hasta de una limosna, que se pidiera al Virrey, o una carta política o familiar que se le escribiese, se reducía a expediente, se mandaba correr vista al Fiscal y se cobraban derechos. Se ha acusado a algunos de los oficiales de haber supuesto órdenes. Pero lo cierto es, que si se le preguntase si las había firmado, acaso no habría memoria de alguna; si por lo mismo no sería difícil suplantárselas (Silvestre, 1789, p. 210).

Como se observa, en gran cantidad de casos, los escribanos abusaban de su poder y aumentaban los trámites para incrementar sus ingresos personales. Esto, unido a prácticas comunes de ocultamiento y falsificación de documentos, contribuyó con prebendas particulares en negocios, salvoconductos, quejas, etc. Sobre el particular, afirmó el visitador Juan Antonio Mon y Velarde en su informe de 1788:

Otro de los grandes perjuicios que experimentaba la buena administración de justicia en la Provincia de Antioquia era la frecuente pérdida de papeles y actuaciones que se substraían, ya por los mismos jueces que eran interesados en su ocultación acaso por las conexiones de su familia y ya por soborno y venta de los escribanos (que por desgracia se han conocido pocos hombres de bien sirviendo este ministerio en aquella provincia. Para evitar esto, se ha mandado que después de formado inventario general de todos los papeles se continúe todos los años por los jueces; y al concluir el de su empleo, entreguen al sucesor las actuaciones que hayan formado; firmándose esta diligencia por ambos, con autoridad de escribano; entregando una copia de ese documento del cabildo para que se coloque en el archivo público y haya siempre constancia en lo sucesivo (Robledo, 1954, pp. 95-96).

Aunque la falsificación y la alteración de documentos se consideraba delito contra la fe pública y el rey y estaba penalizada por las Siete Partidas con destierro, destitución, servicio en galeras y, en casos graves, hasta con la muerte (Villa, 2009), en la administración colonial existió una tendencia al incumplimiento de las órdenes reales por parte de las administraciones, las cuales, por tiempos, eran bastante laxas.

5. Conclusiones

El archivo en el Nuevo Reino de Granada encarnó una nueva forma de conocimiento, diferente al de las poblaciones indígenas; su constitución sirvió para administrar, controlar e incorporar a la «racionalidad imperial» lo que convenía del conocimiento indígena o negro y eliminar aquello contrario a sus intereses. Su lógica institucionalizó el ejercicio archivístico, por lo que sus prácticas son un referente significativo para los archivos en la actualidad.

Las prácticas archivísticas coloniales fueron útiles para controlar los documentos, los funcionarios también fueron esenciales para determinar las acciones del Estado. Sin embargo, su aplicación real evidencia que el orden no fue literal y siempre convivieron las adaptaciones locales de acuerdo con los contextos propios de cada institución, temas que todavía no han sido abordados con profundidad por la investigación archivística. Por eso, el archivo colonial no solo permite ver esta sociedad de forma monolítica, sino también trae a la luz múltiples maneras de entender el mundo colonial: la presencia de españoles y, al mismo tiempo, la acción de los indios, negros y mestizos y la construcción de dichas identidades como categorías que con frecuencia fueron dinámicas.

Aun así, las autoridades peninsulares introdujeron en este territorio una visión del registro y de la memoria caracterizada por la acción de la burocracia estatal, el registro escrito y la linealidad temporal, nociones de custodia, control y secreto, propias de la tradición europea del momento. La incorporación de esta noción de archivo ha sido determinante en el ejercicio del Estado desde el período de dominación española hasta hoy.

Tal noción del archivo desplazó a la marginalidad otras formas de registro, orden y custodia. Las personas, las comunidades y los pueblos indígenas han preservado su identidad por medio de formas propias que no siempre siguen la lógica expuesta. En ese sentido, pensar una visión flexible y plural de los archivos actualmente, que involucre la diversidad de nuestra sociedad y sus múltiples formas de registro, también incluye una comprensión crítica de la lógica colonial y de las creencias y prácticas implícitas y explícitas de los archivos.

Este trabajo plantea un acercamiento panorámico al ejercicio archivístico de la época colonial, nuevas preguntas surgen de él. En lo relacionado con las prácticas archivísticas, por ejemplo, el conocimiento a profundidad de los sistemas de ordenación documental mediante estudios sistemáticos de inventarios en diversos niveles de la administración colonial, brindaría luces sobre las adaptaciones locales de las tradiciones archivísticas castellanas. Por su parte, un estudio exhaustivo de la relación entre archivo y corrupción a partir, por ejemplo, de informes de visitas y procesos judiciales aportaría nuevos elementos para comprender sus raíces y la estrecha relación con los documentos. Asimismo, emerge una necesidad imperiosa de estudiar el desarrollo histórico y actual de otras concepciones y prácticas de registro de la memoria, como las indígenas, que evidencien la pluralidad en la forma de entender los archivos y que ayuden a comprender el uso detallado de los archivos por diversos grupos sociales.

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Notas

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