FORMAÇÃO DE PREÇO PARA HONORÁRIOS CONTÁBEIS: ESTUDO DE CASO EM UM ESCRITÓRIO DE CAMPO GRANDE-MS

TRAINING OF PRICE FOR ACCOUNTING HONORARY: CASE STUDY IN AN ACCOUNTING OFFICE IN CAMPO GRANDE MS

A atividade contábil feita em escritórios de contabilidade e com profissionais independentes é caracterizada como uma prestação de serviço. Então, seguindo os padrões capitalistas da atualidade essa profissão visa o lucro. Com isso, faz-se necessária a correta formação de preço dos honorários contábeis de forma justa para o cliente e rentável para o profissional.

Dentro dessa premissa, verifica-se que desde os primórdios da contabilidade no Brasil não há ainda uma tabela oficial de preços de honorários, o que pode ocasionar uma diferença de valores, no qual pode ser pela falta de um referencial, ou pela concorrência entre os profissionais.

Tendo em vista a necessidade de padronização dos honorários contábeis, surge a dúvida de como e quanto cobrar. Diante disso, sugere-se a mensuração, de alguns fatores que podem influenciar na formação do preço justo para o cliente e para o contador.

Sendo assim, o problema a ser analisado é verificar se é possível chegar a um método de formação de honorários contábeis que seja lucrativo para o profissional, justo para o cliente e compatível com a concorrência.

A hipótese inicial deste trabalho, com base em levantamentos preliminares, acredita-se que sim; pois a formação de preço de serviços contábeis é de acordo com o perfil do cliente e/ou qualidade do serviço prestado, levando em conta o grau de dificuldade do serviço e tendo como base a quantidade de hora trabalhada.

Assim, este estudo teve por objetivo chegar a um padrão de formação de honorários contábeis, fazendo uso da contabilidade de custos, de modo que seja leal com a concorrência, justo ao cliente e rentável ao contador. Essa pesquisa teve como base a metodologia bibliográfica com abordagem qualitativa e pesquisa de campo, sendo efetuada a análise em um escritório contábil da cidade de Campo Grande (MS).

Analisou-se a implantação da contabilidade de custos para uso como ferramenta na formação de preço, suas vantagens e desvantagens e dificuldades de aplicação, e ainda a possibilidade de uma tabela como referencial na precificação. A empresa estudada não autorizou o uso de seu nome, apenas a verificação de dados e observação de seu dia a dia para análise de serviços prestados.

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Conhecer a realidade de uma empresa, ter ciência de quanto efetivamente a organização gera lucro é uma competência da Contabilidade de Custos. Por meio de estudos e técnicas atribuídas ao profissional contador e interessados pela área é possível chegar aos custos e lucros que cada produto e/ou atividade produz.

De acordo com Padoveze e Takakura Junior (2013, p. 27) “a contabilidade de custos é o ramo da ciência contábil que tem por finalidade básica um processo de mensuração analítico do custo unitário dos produtos e serviços para fins contábeis e para o processo de tomada de decisão sobre eles”, ou seja, é o ramo que permite por meio de técnicas específicas, chegar aos custos dos produtos ou serviços.

Essa área da contabilidade começou com o objetivo de avaliar estoques no setor industrial; atualmente, pode-se usar a contabilidade de custos como ferramenta de planejamento, controle e tomada de decisão, e não somente em indústrias, e sim em todos os setores (Martins, 2010).

Assim como objetivos principais, para os autores Padoveze e Takakura Junior (2013, p. 27) estão as premissas de: “apurar o custo unitário dos produtos e serviços para fins da contabilização dos estoques industriais, para gestão eficiente e produtiva dos recursos, para otimizar o mix de produção e vendas, objetivando padronização de custos e metas”.

Sendo assim, pode-se constatar que é possível a utilização da contabilidade de custos na formação de preço de serviços. Para tal, deve-se definir o método de custeio a ser aplicado. A decisão a que método utilizar influencia diretamente nos resultados, e também, a utilização errônea do mesmo pode gerar distorções consideráveis.

Para os autores, inicialmente, qualquer método de custeio é valido na precificação de um produto ou serviço porém, neste estudo se tem como base o Custeio Baseado em Atividades, por sua melhor alocação dos custos indiretos aos serviços com um grau mínimo de arbitrariedade.

O Activity-Based Costing (ABC), traduzido como Custeio Baseado em Atividades, consiste em um método de custeio que objetiva reduzir a arbitrariedade no rateio dos custos indiretos, com intuito de diminuir distorções e, além disso, pode ser usado também como ferramenta de gestão de custos. É um método que se baseia no custo das atividades. Atividades essas que são a utilização de recursos para produzir bens ou serviços e são necessárias para concluir um processo (Martins, 2010).

No entanto, tem-se a contabilidade de custos para chegar ao valor do produto ou serviço, mas, para cumprir com o objetivo de formar preço de venda, é necessário acrescentar ao custo a margem de lucro almejada e inserir os custos variáveis.

Para esse fim, aplicar-se-á o multiplicador sobre os custos, conhecido como Mark Up, “é uma metodologia para se calcular preços de venda de forma rápida a partir do custo” Bernardi (2017, p. 205). Com esse multiplicador é possível estabelecer um percentual de lucro e aplicar diretamente ao custo, chegando ao preço de venda.

O preço praticado após a constatação dos custos e aplicação do mark up deve ser suficiente para cobrir os custos, as despesas, os impostos, e ainda alcançar o lucro. Visto que a aplicação deste multiplicador não é somente para atingir a margem de lucro.

Para Bernardi (2017, p. 139) “desenvolve-se a estrutura do mark up, cujo preço é igual ao somatório dos elementos: Custos; Despesas; Impostos s/ vendas e Lucro Pretendido”. Dessa forma, para cumprir com o objetivo desse estudo, o mark up é ferramenta útil e necessária.

Nesse contexto, após a apresentação da metodologia aplicada a este estudo, será feito o estudo de caso com base no referencial teórico aqui apresentado.

A metodologia utilizada para a produção deste trabalho foi a pesquisa bibliográfica com abordagem qualitativa, em conjunto com um estudo de caso para verificar a implantação da contabilidade de custos na formação de preço em um escritório contábil. No referencial teórico foi esclarecido sobre o serviço contábil e suas atribuições, assim como a formação de preço e sua relação com a contabilidade de custos.

O estudo teve como objeto de pesquisa um escritório contábil da cidade de Campo Grande (MS), no qual houve um levantamento de dados, análise de documentos contábeis e arquivos de controle interno para a mensuração de custos reais, com base no exercício de 2018. Além disso, pela análise do software utilizado na prestação do serviço, foi possível acusar o tempo utilizado em cada tarefa.

A seguir, são apresentados os resultados obtidos e a conclusão do trabalho, de acordo com o proposto.

Neste estudo a empresa em questão é optante pelo regime de tributação Simples Nacional; consiste em um escritório contábil com dois sócios contadores. O escritório tem pouco mais de um ano de atividade, e possui 18 clientes sendo 78% pessoas jurídicas microempresas, empresários individuais ou empresas de pequeno porte tributadas pelo Simples Nacional. O estudo levou como base os custos e serviços do ano 2018.

Seu faturamento mensal é pouco mais de R$ 10.500,00 (dez mil e quinhentos reais) e atualmente não há método de formação de preço, visto que, segundo os proprietários, esta cria seus preços de acordo com mensuração prévia de demanda e dificuldade do serviço, e na maioria das vezes utiliza do salário mínimo vigente como parâmetro.

A empresa em análise presta serviços nas áreas fiscal, trabalhista e contabilidade. As atividades executadas no departamento trabalhista são: confecção dos holerites mensalmente por meio de software, confecção de aviso e recibo de férias por meio de software, confecção do termo de rescisão do contrato de trabalho por meio de software; confecção de aviso prévio por meio de software; confecção de seguro desemprego por meio de site disponibilizado pelo ministério do trabalho; confecção de guia de recolhimento rescisório do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) por meio de aplicativo disponibilizado pela Caixa Econômica Federal; movimentação de saída do trabalhador motivada pela rescisão feita por site disponibilizado pela Caixa Econômica Federal; apuração e confecção da guia do imposto da previdência social sobre a folha de pagamento, GPS; apuração e confecção da guia de recolhimento do fundo de garantia do trabalhador (FGTS); geração de informação Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP), por meio de site disponibilizado pela Caixa Econômica Federal (CEF); geração de informação ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), por meio de aplicativo disponibilizado pelo ministério do trabalho; admissão de trabalhadores e confecção de contrato de trabalho. Como se pode ver, no momento deste estudo a aplicação do e-Social não se fez obrigatória, portanto, a unificação das declarações das obrigações trabalhistas de fato não ocorreu.

As atividades executadas dentro do departamento fiscal são: confecção de notas fiscais por meio de site da prefeitura para notas de serviço ou programas específicos para notas de comércio e lançamentos desta no software da contabilidade; apuração de impostos mensais sobre o faturamento por site do Simples Nacional ou quando empresas em geral, por meio do software; entrega mensal Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação (DeSTDA); entrega de Escrituração Fiscal Digital (EFD) por meio de programa fornecido pela Receita Federal; emissão de certidões de regularidade dos clientes por meio de sites específicos e emissão e assinatura de faturamento.

As atividades executadas no departamento de Contabilidade são: lançamentos de despesas, pagamentos e receitas por meio de software; conciliação das contas contábeis; confecção de livro-diário; confecção de livro-razão; organização de documentos para arquivo; emissão de Balanço Patrimonial, Balancetes e Demonstração de Resultado do Exercício por meio de software.

A Tabela 1 apresenta os custos fixos anuais e mensais da empresa:

Diante das atividades descritas na Tabela 1, em primeiro lugar foram expostos os custos fixos da entidade, que foram cotados de maneira mensal. Alguns custos são anuais, tais como a anuidade da entidade de classe e o valor da utilização do software; cujo valor é único, foram divididos por doze para melhor visualização. Como custo variável, são 6% (seis por cento) sobre o preço de venda a título de tributos.

Descritos todos os custos fixos e variáveis da empresa, foi alocado a cada departamento a quantidade de hora disponível por mês, tendo como base a análise do tempo médio utilizado em cada área. O levantamento do tempo foi feito por meio de análise de produção disponível no software e consulta com os contadores. Considerando 8 horas de trabalho por dia e 222 dias úteis no ano, chega-se a 1.776 horas de trabalho úteis ao ano, que divididas pela quantidade de meses no ano que são 12, tem-se 148 horas de trabalho úteis por mês, descartando assim, feriados e finais de semana. As 148 horas foram multiplicadas por 2 por conta dos dois profissionais que intercalam entre os departamentos. Na tabela 2, está a quantidade de horas mensais destinadas a cada departamento e sua porcentagem para melhor visualização:

Com base nisso, o próximo passo foi alocar o custo direto da mão de obra aos três departamentos com base no tempo disponível na Tabela 2. Foi considerado como custo direto o pró-labore dos sócios de valor R$ 2.500,00 (dois mil e quinhentos reais) cada, totalizando R$ 5.000,00 (cinco mil reais) demonstrado na Tabela 3:

Nesse contexto, seguindo o mesmo critério de rateio, com base no tempo de mão de obra direta, distribuiram-se os custos indiretos a cada departamento, estes que R$ 1.955,07 (hum mil, novecentos e cinquenta e cinco reais e sete centavos) foram alocados conforme a Tabela 4. Não houve um método específico de rateio para os custos indiretos pela dificuldade de uma alocação mais precisa a cada departamento, pois no local da empresa em estudo, os sócios dividem a mesma sala e os mesmos recursos para realizar suas atividades, de forma que os custos são consumidos por igual. Desse modo, o melhor método nesse caso foi a alocação com base no tempo da mão de obra direta dedicada a cada departamento por mês.

Com os custos alocados, o custo por hora por departamento foi calculado conforme demonstra a Tabela 5, foi dividido o custo total por 148 horas mensais, que, conforme demonstrado, é o tempo realmente útil por mês utilizado pela empresa para oferecer seus serviços.

Definidos os custos, o próximo passo deste estudo foi alocar os custos por departamento a cada atividade executada. Foi alocado o custo de acordo com o tempo gasto em minutos em sua execução. O tempo em questão foi com base em análise de demonstrativo de produção fornecido pelo software e entrevista com os contadores. Na Tabela 6, observam-se as atividades separadas por departamentos, os minutos necessários para sua execução e seu custo unitário calculado com base na Tabela 5.

Constatado o custo de cada atividade, por meio deste, foi possível se chegar ao custo do pacote de serviço total que cada cliente utiliza, com base no histórico do cliente ou por meio de estimativa de quais serviços vai utilizar. E, descoberto o custo total, é possível estimar o lucro desejado para a partir daí formar o preço mínimo. A seguir, para validar tal método, foi realizada uma análise de sua aplicação, como medida de comparação com dois clientes da empresa em estudo.

Os clientes em questão são empresas tributadas pelo regime Simples Nacional, o que torna menor a quantidade de trabalho e sua dificuldade. Porém, o cliente A consome boa quantidade dos departamentos por sua quantidade alta de funcionários, sua rotatividade de pessoal, seu volume de notas e seu alto movimento contábil. O cliente B, por sua vez, demanda menor trabalho, porém em entrevista inicial com os sócios, foi dito que o honorário pago pela empresa B não condiz com a realidade, e que a empresa paga abaixo do que poderia.

Na Tabela 7, a quantidade consumida por cliente, por departamento e por atividade. Numerou-se os serviços para melhor visualização conforme segue:

• Atividade 1: Confecção de holerites;

• Atividade 2: Confecção de aviso e recibo de férias;

• Atividade 3: Confecção de rescisão do contrato de trabalho;

• Atividade 4: Efetuar o registro do trabalhador;

• Atividade 5: Transmissão de Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social, SEFIP;

• Atividade 6: Transmissão de Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, CAGED;

• Atividade 7: Confecção e envio de Guia de Recolhimento do FGTS, GRF;

• Atividade 8: Confecção e envio de Guia da Previdência Social, GPS;

• Atividade 9: Confecção e envio de Guia de Imposto de Renda Retido na fonte do trabalhador;

• Atividade 10: Confecção e envio de Boleto de Contribuição ao Sindicato;

• Atividade 11: Entrega da Relação Anual de Informações Sociais, RAIS;

• Atividade 12: Entrega da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte, DIRF.

Dessa maneira, entender o consumo de serviços mensais por departamento se faz necessário.

As atividades que são executas uma vez por ano foram divididas por doze, e nas de caráter esporádico foi feita uma média mensal conforme a demanda utilizada.

A Tabela 8 apresenta as atividades do Departamento Fiscal que serão enumeradas conforme abaixo:

• Atividade 1: Lançamento de notas fiscais;

• Atividade 2: Cálculo e envio de Guia do Simples Nacional;

• Atividade 3: Emissão de Faturamento, assinatura e envio;

• Atividade 4: Envio da Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação, DESTDA.

Os serviços que não são mensais foram divididos para se obter uma média, como a atividade 4 que a empresa solicita por volta de três vezes ao ano.

As atividades relativas ao setor contábil e seu consumo são utilizadas conforme o Tabela 9, e, para melhor visualização, segue abaixo a lista das atividades:

• Atividade 1: Lançamentos contábeis;

• Atividade 2: Conciliação de contas contábeis;

• Atividade 3: Emissão de Livro-Diário;

• Atividade 4: Emissão de Livro-Razão;

• Atividade 5: Organização e arquivo de documentos;

• Atividade 6: Emissão de Balanço Patrimonial;

• Atividade 7: Emissão de Balancetes;

• Atividade 8: Emissão de Demonstração de Resultado do Exercício.

Agora, a aplicação dos custos identificados na Tabela 5 na empresa A e B, deu-se andamento nas atividades por números para melhor visualizar a tabela. Os custos descritos na Tabela 10 são provenientes da multiplicação da quantidade demandada com o custo da atividade.

A seguir a Tabela 11 com os custos ao Departamento Fiscal:

E, por fim, a Tabela 12 com os custos totais levantados ao Departamento Contábil.

Diante do demonstrado nas tabelas acima, chegamos ao custo total dos serviços oferecidos às empresas A e B. Somando os custos das Tabelas 9, 10 e 11, temos:

• Empresa A: R$ 869,10 (oitocentos e sessenta e nove reais e dez centavos);

• Empresa B: R$ 418,30 (quatrocentos e dezoito reais e trinta centavos).

Nesse momento, com o custo por cliente definido, podemos aplicar o método Mark Up para acrescentar ao custo a tributação e a margem de lucro desejada, chegando assim a uma sugestão de preço de venda.

A margem de lucro mínima desejada pelos sócios é de 35% e a tributação é a base do regime Simples Nacional a alíquota de 6%. Foi separada a aplicação do multiplicador em duas etapas; primeiro, a aplicação da Margem de Lucro sobre o custo total: 1,35%, e posteriormente, a alíquota do tributo de 1,06%. A Tabela 12 demonstra essa aplicação:

Sendo assim, praticando o lucro mínimo desejado, o preço de venda do serviço fica para a empresa A: R$ 1.243,68 (hum mil, duzentos e quarenta e três reais e sessenta e oito centavos) e empresa B: R$ 598,59 (quinhentos e noventa e oito reais e cinquenta e nove centavos). Comparando com o preço praticado para análise, temos a seguir na Tabela 13 a variação do preço cobrado com o preço sugerido nesse estudo.

Verifica-se que para o cliente A o preço cobrado está acima do esperado pela empresa. Para a empresa B, o preço praticado não atinge o mínimo estipulado por esse estudo, mas é capaz de cobrir os custos que causa à empresa.

Por meio da pesquisa buscou-se questionar sobre a aplicação da contabilidade de custos ao serviço contábil para a formação de honorários e criação de uma tabela referencial de preço. A princípio acreditava-se que tal método era o mais adequado para tal atividade. Por meio desta pesquisa realizada em uma organização contábil da cidade de Campo Grande (MS) no ano 2018, constatou-se que é possível a formação de uma tabela de preço com base nos custos, desde que esse sistema de precificação esteja em constante adaptação à realidade da empresa, levando em consideração como preço base, podendo variar de acordo com o preço que o cliente se dispõe a pagar e análise da concorrência.

Foi possível constatar a eficácia da Contabilidade de Custos como ferramenta para gestão de preços e sua aplicabilidade em uma empresa de prestação de serviços. Neste trabalho, essa ferramenta foi fundamental para, a partir dos custos se chegar ao mínimo a ser praticado como preço. O uso desse método consiste em constante adaptação de seus parâmetros de custos para estar sempre condizente com a realidade da empresa. Usando a gestão de custos a seu favor é possível ter mais segurança no momento da formação de preço, podendo maximizar lucros e diminuir possíveis perdas. É necessário levar em conta, que o uso de tal ferramenta isolada, pode não fazer sentido, sendo necessário um conjunto com análise de mercado, preço que o cliente está disposto a pagar e principalmente a qualidade do serviço prestado e o valor do capital intelectual que exerce aquele serviço.

Diante do exposto, a hipótese foi comprovada, porém, o estudo deve estar em constante atualização para que sua eficácia seja cumprida.