1. INTRODUÇÃO

A expatriação apresenta-se em evidência, devido ao crescente número de empresas internacionalizadas que se deparam com a necessidade de gerir as suas subsidiárias estrangeiras a partir do país de origem da matriz, de terceiros países, ou do país hospedeiro (Colakoglu, Tarique & Caligiuri, 2009; Fee, 2020).

A literatura que aborda o tema sobre expatriação e suas práticas, foca em estudos de adaptação cultural (Mendenhal et al., 2003; Pereira, Pimentel & Kato, 2005; Zhang, 2013), gerenciamento de expatriados no país de destino (Fee, 2020), expatriação e repatriação (Lima & Braga, 2010; Salgado, 2014), gestão de desempenho (Kochan, 1995; Slavic, 2014), desafios na expatriação (McNulty et al., 2019; Prestes, Grisci & Fraga, 2016; Schiavini et al., 2011), apresentando lacunas nos quesitos que tratam remuneração dos expatriados (McNulty, 2016), e etapas burocráticas e legais, principalmente relacionadas à tributação e encargos na expatriação (Crandall, 1992; Marketwired, 2013).

Dessa forma, além dos aspectos já conhecidos da expatriação, os problemas legais e fiscais nesses processos são críticos e pouco considerados pelas empresas no momento inicial da expatriação, muitas vezes por desconhecimento.

A preparação e o suporte ao expatriado durante as atividades no exterior são realizados pelo departamento de Gestão de Pessoas que, em algumas empresas, passa a ter um departamento exclusivo para atender a essa demanda, conhecido como Gestão de Pessoas Internacional (GPI), sendo responsável por conduzir o processo (Schiavini et al., 2011). Adicionalmente, em virtude das incertezas geradas durante o processo de expatriação, em muitos casos, as empresas buscam o apoio de consultorias para orientação nos processos de expatriação.

O processo de expatriação tem um custo alto para as empresas, pois além de envolver diversas etapas, como recrutamento e seleção, preparação, ajustamento cultural, performance, remuneração, repatriação (Tanure, Evans & Pucik, 2007), envolve também outros custos com tributação inerente à expatriação (Marketwired, 2013). Porém, um dos desafios dos gestores recai nas diferenças de legislação, o atendimento às questões tributárias e fiscais do país de origem e de destino e, ainda, problemas relacionados aos aspectos burocráticos e previdenciários, aumentando o custo operacional do processo de expatriação. Dessa forma, o foco está nas etapas internas do processo sob o olhar da empresa.

A Receita Federal do Brasil (RFB) é o órgão responsável pela administração dos tributos de competência da união, inclusive os previdenciários, e aqueles incidentes sobre o comércio exterior, abrangendo parte significativa das contribuições sociais do País (RFB, 2019). A RFB apresenta exigências burocráticas (fiscais e tributárias) que podem influenciar, inclusive, no Imposto de Renda Recolhido na Fonte (IRRF) e na forma de tributação para a empresa e o expatriado.

Não obstante, os acordos internacionais de reciprocidade que salvaguardam direitos daqueles que iniciaram seu labor em um país e se mudaram para outro, apresentam numerosas regras e a falta de clarificação dos conceitos, gerando barreiras burocráticas e gastos extras com consultorias especializadas (Oliveira, 2016). Os acordos diferem entre os países, fazendo com que gestores tomem providências prévias à saída do empregado do país de origem.

A legislação brasileira e os acordos internacionais deixam gaps de compreensão. Muitos estudos abordam a dupla tributação internacional de pessoa física (Castro, 2014; Marques, 2013), plano de taxas internacionais (Flouhi & Ghardallou, 2020), e mostram que as empresas já foram autuadas pela RFB, em função da dupla tributação internacional. Porém, as diversas margens de interpretação levam as empresas a atuarem de formas diferenciadas (Brandão, 2013) e nem mesmo o apoio das consultorias especializadas conseguem desmistificar todos os passos necessários para a expatriação.

A preocupação inicial da expatriação, tanto na prática como na literatura, recai sobre a escolha de um empregado de confiança, preparação cultural e o processo logístico da transferência para o exterior (Guimarães, Salles & Lontra, 2016; Schiavini et al., 2011; Zago, Domingues & Silva, 2019). Corroborando, Gallon e Antunes (2015) afirmam que ainda no processo de expatriação, podemos encontrar políticas de recrutamento e seleção, remuneração, treinamento (linguístico e cultural) do expatriado e da família, e gestão de carreira. Quanto às práticas, destacam-se: objetivos da expatriação, análise do perfil familiar, preparação da documentação do expatriado e de sua família, análise da saúde do expatriado e de sua família, esclarecimento das expectativas e das metas de desempenho, apoio logístico, e apoio psicológico (Tanure, Evans & Pucik, 2007).

Entretanto, além desses alinhamentos já conhecidos e estudados na expatriação, diversos são os fatores operacionais e preocupações com aspectos legais e burocráticos que a GPI necessita atenção. Porém, esses são deixados para um segundo momento. Constata-se que muitas empresas não possuem uma política ou práticas de expatriação que considere as diferenças na legislação e tributação antes da saída do expatriado, podendo influenciar no sucesso de sua atuação e no processo de internacionalização.

Considerando esse cenário, o foco deste artigo tecnológico recai sobre o processo de transferência internacional do empregado do país de origem para atender às demandas da organização no exterior sob o olhar da empresa e não do expatriado. Dessa forma, o artigo tem como objetivo consolidar as informações do processo de expatriação ao propor um guia que apresenta as etapas prioritárias necessárias, considerando, além das práticas e políticas de expatriação, os aspectos burocráticos, legais e operacionais do processo.

2. CONTEXTO E A REALIDADE INVESTIGADA

A área de gestão de pessoas internacional vive diariamente as dificuldades e incertezas dos processos de expatriação, que estão muito além do recrutamento, treinamento ou, até mesmo, da adaptação cultural (Mendenhal et al., 2003). As questões burocráticas assombram as empresas e, por diversos gaps na legislação, a busca por consultorias para dar suporte nas questões burocráticas é frequente (Flouhi & Ghardallou, 2020). Foram convidadas a participar da pesquisa, empresas participantes do Grupo de Administradores de Expatriados de Santa Catarina e Paraná (GAE), composto por 20 empresas. O convite para participar desta pesquisa foi enviado para a totalidade e quatro empresas concordaram em participar, desde que a identificação fosse preservada.

A empresa A, uma multinacional do ramo automotivo, com operações comerciais em mais de 180 países, expatria profissionais há mais de 30 anos pelos cinco continentes e opera com 65 expatriados distribuídos em dez países. A entrevista foi realizada com a gestora de recursos humanos internacional, que atua há mais de 15 anos com processos de expatriação.

A empresa B, de capital nacional no ramo têxtil, conta com operações comerciais no Brasil e em mais 17 países da América Latina, e operações de outsourcing na China, país para onde expatria profissionais há 10 anos. A empresa tem cinco expatriados no continente asiático e a entrevista aconteceu com a gestora responsável pelos processos de expatriação.

A empresa C, do ramo plástico, possui operações em mais de 40 países, sendo 13 fábricas no exterior, atuando com expatriação há 12 anos. Atua com 13 expatriados distribuídos em oito países em três continentes e a entrevista realizou-se com o gestor de expatriação que atua no cargo há três anos.

A empresa D, especializada na fabricação de rótulos e embalagens personalizadas, possui planta fabril no Brasil e no exterior, atuando com processos de expatriação há seis anos. A empresa tem sete expatriados alocados em um país da América Latina e na Alemanha. A profissional entrevistada atua há dois anos na área de expatriação.

Esta pesquisa é de natureza qualitativa, de caráter descritivo, desenvolvida por meio de entrevistas semiestruturadas e observação-participante como método de levantamento de dados.

As entrevistas foram baseadas em um roteiro semiestruturado, considerando os objetivos deste estudo, a partir da literatura consultada, abordando práticas e políticas, etapas burocráticas e legais envolvidas no processo de expatriação, o que possibilitou analisar os desafios enfrentados pela GPI, segundo da percepção e o olhar da empresa. Nesse sentido, procurou-se investigar como as empresas organizavam suas políticas e práticas de expatriação, seus processos burocráticos, legais e operacionais, assim como a percepção dos entrevistados sobre a utilização e a efetividade as práticas adotadas.

A observação participante foi realizada em seis reuniões do GAE, nas quais são discutidas as práticas, angústias e acertos das empresas. As reuniões acontecem mensalmente, sendo, a cada mês, na sede de uma das empresas participantes, com duração média de quatro horas. Durante os encontros, foram realizadas anotações que possibilitaram uma maior compreensão dos fatos abordados pelos participantes. Ademais, contribuiu para a análise das informações, o material fornecido com as práticas de expatriação das 20 empresas participantes.

Além dos dados primários já mencionados, consultas à lei 11962/09, legislação previdenciária e tributária vigente no Brasil provenientes da RFB e do MPS (Ministério da Previdência Social) e informações disponíveis nos sites oficiais das empresas pesquisadas serviram como dados secundários utilizados na triangulação das informações para a presente pesquisa.

As entrevistas duraram, em média, 60 minutos cada, foram gravadas e transcritas, permitindo leitura aprofundada dos conteúdos, a fim de estruturar as etapas do processo de expatriação, com base no referencial teórico.

Como resultado da triangulação das informações, um guia foi estruturado e, por fim, aplicado em um processo de expatriação em uma das empresas participantes para testar e verificar a efetividade e aplicabilidade do processo, gerando, assim, uma pesquisa-ação.

O processo de aplicação durou um período de seis meses, em etapas de 1 a 12, apresentadas no guia (Figura 2). Devido a uma das autoras trabalhar na organização em que foi realizada a aplicação, foi possível acompanhar todo o processo e obter a consistência dos resultados.

3. DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO-PROBLEMA E OPORTUNIDADE

A expatriação é considerada por Tahir & Egleston (2019) como a necessidade de identificar executivos com um mix próprio de conhecimento, habilidades e competências e prepará-los para uma missão internacional, bem como prestar suporte e mantê-los na empresa após a missão internacional. Complementando, McNulty & Brewster (2016) definem o expatriado como toda pessoa realocada no exterior por iniciativa de uma organização, e que reside temporariamente em um país do qual não é cidadã, com o objetivo de cumprir uma meta profissional.

Dessa forma, apesar da importância de uma GPI estruturada, as organizações costumam tratar o processo de expatriação ainda de forma reativa, refletindo em políticas e práticas pouco formalizadas, resultando em um processo mal planejado e de caráter operacional (Gallon, Fraga & Antunes, 2019). Além disso, a GPI desenvolve um papel operacional, sem ter uma visão estratégica e sistêmica que contribua para a gestão de carreira do expatriado, bem como para planos de sucessão das multinacionais (Maciel, Oliva, Bianchi & Pauli, 2019).

Observou-se que, em duas empresas entrevistadas, A e C, os processos de expatriação são realizados por uma área focada em GPI. Enquanto nas empresas B e D, por não terem um departamento com o conhecimento específico em expatriação, principalmente no país de destino, a área de gestão de pessoas conta com o apoio de uma consultoria especializada para auxiliá-las desde a etapa de elaboração de uma política de expatriação, recrutamento, seleção, preparação do expatriado (vistos, seguros, acomodação), até todas as questões burocráticas e legais, aumentando os custos do processo.

Com o objetivo de atender às necessidades da expatriação e com uma pessoa ou área de GPI definida, faz-se necessário analisar a lei da expatriação, e a Consolidação das Leis de Trabalho (CLT). Porém, além da CLT, no Brasil, há a lei 7.064, de 6 de dezembro de 1982, e o Decreto 89339/84 (Moraes, 2009) que surgiu para atender à necessidade de expatriados das empresas prestadoras de serviços de engenharia, primeiro setor a se internacionalizar para projetos e obras no exterior, montagens, gerenciamento e congêneres. As empresas brasileiras que não se encaixavam nas áreas profissionais indicadas na referida lei não tinham nenhum amparo legal, além da CLT. Em 3 de julho de 2009, entrou em vigor a lei 11.962, destinada a preencher uma lacuna jurídica e formalizar os direitos e obrigações das empresas e expatriados na transferência do Brasil para o exterior, a qual passou a abranger todas as empresas brasileiras, não só as de engenharia.

Nesse contexto, é considerado, para efeitos da lei, o expatriado que permanecerá por mais de 90 dias no exterior. As demais cláusulas da lei 11.962/09 tratam de: (a) Respeitar as disposições sobre previdência social, fundo de garantia por tempo de serviço e programa de integração social; (b) Fixar o salário-base e o adicional de transferência (25% conforme determinado no artigo 469 da CLT); (c) O período de permanência no exterior não poderá ser ajustado a período superior a três anos, salvo quando for assegurado a ele e seus dependentes o direito de gozar férias anuais no Brasil; (d) A remuneração devida durante a transferência poderá, no todo ou em parte, ser paga no exterior, em moeda estrangeira; (e) Fica assegurado ao empregado o retorno ao Brasil ao término do prazo de transferência e na ocorrência de determinadas hipóteses; (f) Após dois anos de permanência no exterior, tem o direito de gozar férias no Brasil, com passagens custeadas pela empresa empregadora, tanto para o empregado, quanto para o cônjuge e dependentes; (g) Salário-base ajustado fica sujeito aos reajustes e aumentos compulsórios previstos na legislação brasileira e incidirão sobre os valores ajustados em moeda nacional; (h) É obrigatório fazer seguro de vida e acidentes pessoais a favor do trabalhador cobrindo o período do embarque para o exterior, até o retorno ao Brasil; (i) Garantir ao empregado, no local de trabalho no exterior ou próximo a ele, serviços gratuitos e adequados de assistência médica e social.

Ainda, vale ressaltar que o adicional de transferências, as prestações “in natura”, bem como quaisquer outras vantagens que se fizer jus no período de transferência, não serão devidas após o retorno definitivo ao Brasil (Lima & Braga, 2010).

Outro ponto bastante destacado nas entrevistas envolve o artigo quarto da lei 11.962/2009, que trata do adicional de transferência. O artigo 469 prevê um mínimo de 25% de adicional, porém fica evidente pelas entrevistas realizadas, que este percentual varia muito entre as empresas. As empresas C e D aplicam 25% de adicional, já a empresa B segue a prática de 30% de adicional de transferência. Apesar dos fatores mencionados na legislação e na CLT, a empresa A não aplica adicional de transferência, porém os empregados recebem todos os benefícios tributáveis em folha de pagamento.

Considerando a lei 11.962/09, CLT e benchmarking realizado com outras empresas, as entrevistadas elaboraram suas políticas e práticas de expatriação que direcionam, de forma geral, todo o processo, independente do país de destino. Entretanto, os processos de cada empresa seguem padrões distintos.

No que tange ao contrato de trabalho, as empresas A e C suspendem o contrato no Brasil, mantendo no país de origem somente a folha de pagamento para tributação de encargos, sendo o expatriado admitido novamente e recebendo seu salário completo no país de destino. As empresas B e D mantêm o contrato de trabalho no Brasil, realizando um aditivo contratual, tributando o IRRF somente sobre a diferença, conforme as orientações disponíveis no site da RFB.

Ademais, algumas empresas encerram o contrato de trabalho no Brasil e oferecem um contrato no país de destino. Nesses casos, descaracteriza-se o termo expatriação, pois o empregado perde vínculo com o país de origem, sendo considerado um funcionário local no país de destino. As empresas que adotam essa prática na expatriação estão cientes dos riscos com a legislação brasileira. Entretanto, existe demanda por novas políticas e práticas para os expatriados, mesmo que eles percam seu significado inicial de expatriação (Gallon, Fraga & Antunes, 2019).

O envolvimento entre GPI e área de gestão internacional precisa estar alinhado para que as duas áreas, atuando em conjunto, possam definir quando há ou não necessidade de uma expatriação ou de contratação de um funcionário local. A entrevistada da empresa D relatou que participa desde o início da definição da estratégia de internacionalização, analisando a legislação do país de destino, questões culturais e necessidade de uma expatriação. Desde então, os resultados de expatriação foram mais assertivos. Entretanto, as demais entrevistadas realizam somente o trabalho operacional da expatriação.

Um fator preocupante para as empresas entrevistadas está na tributação de determinado indivíduo em um território onde este é ou não um nacional. É necessário atentar-se às possibilidades de existirem acordos internacionais para fins de evitar a dupla tributação, bem como reciprocidades de tratamento (Bellaver & Macei, 2014). A forma de tributação deve considerar os acordos internacionais que o Brasil mantém com outros países, sendo essencial na orientação aos expatriados, no sentido de não pagar impostos duplicados ou deixar de pagar e ter consequências negativas futuras.

As questões burocráticas e legais impactam, tanto no país de origem, como no de destino. Muitas empresas, ao estabelecer uma subsidiária no exterior, contratam uma consultoria no país de destino para dar suporte ao expatriado, também para evitar uma dupla tributação de encargos de previdência social e de IRRF. Nas entrevistas realizadas, identificou-se que três empresas contam com consultoria para auxiliar nos processos de expatriados, porém, além da consultoria, as empresas por meio do GAE, trocam experiências e acabam tomando decisões com base em combinadas fontes. Essa dificuldade é decorrente de uma legislação dúbia no Brasil (Lima & Braga, 2010) e desconhecimento das exigências no país de destino.

A empresa A ressalta que “a nossa empresa, com o apoio do departamento jurídico, analisa as causas e consequências da expatriação, utiliza a consultoria e ainda discute com frequência no GAE antes de decidir qual prática utilizar”. As empresas B e C contam, além disso, com escritórios de advocacia externo para auxiliar nos processos no Brasil, bem como assessorias de escritórios especializados em cada país em que atuam. Já a empresa D, que iniciou seu processo de expatriação em 2014, conta apenas com um escritório de advocacia no Brasil para, principalmente, resolver questões fiscais da expatriação.

No que tange aos acordos bilaterais para a tributação da expatriação, deve-se analisar os dois âmbitos da localização, o país de origem e o de destino do expatriado. O país de destino pode ou não tributar as rendas nele geradas por não residentes, sem nenhum tipo de limitação, tributá-los até certo limite, ou, ainda, isentá-los de qualquer forma de tributação (Mendes, 2009). As práticas adotadas pelas empresas diferem, sendo que, nas empresas participantes do GAE, cinco pagam o salário total no país de origem, nesse caso o Brasil, nove empresas pagam o salário total no país de destino e seis empregas pagam 50% do salário no Brasil e 50% do salário no exterior. De acordo com a lei 11.962/09, o salário pode ser pago, em parte ou totalmente, no exterior, porém, os encargos sobre o salário deverão ser pagos no Brasil, sendo esse um fator relevante no processo e não seguido por todas as empresas pesquisadas.

No caso de um brasileiro não residente, aquele que saiu definitivamente do país e auferir renda no exterior, não será considerado como contribuinte de IRRF no Brasil, porém isso só é permitido para expatriados sem nenhum tipo de renda no Brasil, devendo realizar o comunicado de saída definitiva do país (RFB, 2019). Ressalta-se que, quando o expatriado mantém o recebimento de rendas no Brasil, o fato é tratado diferentemente, ou seja, a renda precisa ser declarada no Brasil, como apresentado pela empresa D “após a transferência para o exterior, o expatriado manteve o recebimento de rendas externas no Brasil, como a renda proveniente de aluguel de imóvel” e a empresa precisou ter o conhecimento da informação para conseguir auxiliar o expatriado nas questões burocráticas, pois pode acontecer que algum empregado em designação internacional não perca a condição de residente fiscal no país de origem, mas concomitantemente, adquira a residência fiscal no país de destino (Stoffel, 2014).

Além dos acordos para evitar a dupla tributação de IRRF, os acordos previdenciários também são fatores de preocupação e merecem análise. Os acordos sobre previdência social não são muito difundidos e o Brasil, no intuito de evitar a dupla tributação, ou mesmo a não tributação, vem buscando firmar mais acordos desde 1967. O Brasil possui acordo multilateral com o Mercosul e com a Secretaria Geral Ibero-Americana, além de acordos bilaterais com outros países (MPS, 2022). O conhecimento dos pactos firmados pelo Brasil, suas regras e exceções, permitem o adequado planejamento tributário, bem como a regularidade fiscal das empresas, resultando em benefício para o empregado, que poderá usufruir de seus benefícios previdenciários (Silva, 2014).

Conhecidas as questões de acordo de tributação e previdência, a empresa consegue mensurar os custos que terá com o expatriado, e dessa forma, consegue definir a remuneração a ser praticada. Para a elaboração da tabela de remuneração, as empresas pesquisam a remuneração internacional em cargos similares, para adequar os benefícios a serem praticados, bem como a remuneração. A legislação determina o mínimo de 25% do adicional de salário, mas, dependendo do custo de vida no país de destino e da diferença na conversão da moeda, é necessário apresentar ao expatriado uma proposta diferenciada.

As empresas costumam estabelecer tabelas de remuneração e benefícios nos países que atuam, juntamente com análises de pesquisas salariais e de benefícios (McNulty, 2016). As empresas B e D utilizam essa prática, bem como costumam determinar as regras para os benefícios na política de expatriação da empresa. Já as empresas A e C, que possuem o maior número de expatriados, além da tabela de remuneração e benefícios, apresentam valores adicionais, de acordo com a necessidade de cada país de destino. Os aspectos como remuneração, níveis hierárquicos, benefícios, recompensas, meios de avaliação de desempenho e outros fatores são considerados à luz da legislação no país de origem da organização, como também no país de destino para definir-se a remuneração (Gallon, Fraga & Antunes, 2019; Schulze & Bustamante, 2015), bem como as condições econômicas de cada país em que a empresa atuará (Salgado, 2014).

Foi identificada, em quatro empresas participantes do GAE, a diferenciação nos benefícios oferecidos de acordo com o cargo que será expatriado, com uma divisão entre cargos técnicos, coordenação e gerência operacional, sendo oferecido um pacote de benefícios X. No entanto, para gerentes estratégicos e diretores, um pacote de benefícios Y, e para CEO um pacote de benefícios Z.

As empresas relatam que, além dos custos adicionais obrigatórios, oferecem benefícios como escola para filhos, moradia, alimentação, plano de saúde, seguro de vida, escola de idiomas, entre outros. Este fato facilita a integração do expatriado e sua família, o que, conforme mencionado por todas as empresas entrevistadas, é um fator de equilíbrio e ajustamento. Outro item que gera discussão é como operacionalizar o benefício. Para a empresa A, os benefícios são transitados em folha de pagamento; na empresa B, são pagos diretamente ao expatriado; e nas empresas C e D, os benefícios são pagos no país de destino, pela subsidiária. As empresas B e C comentam que benefícios geram muitas dúvidas, pois algumas consultorias recomendam que todos sejam transitados em folha de pagamento para gerar a tributação sobre o salário “in natura” (lei 11.962/09) e evitar futuras multas. Porém, como essa situação não está clara na legislação, cada empresa adota uma forma de atuar.

Para explicar de forma detalhada a remuneração e os benefícios, elaborou-se a Figura 1, apresentando as diferenças entre um empregado local e um expatriado.

Após definir as etapas estruturais do programa de expatriação, a empresa tem todo o material necessário e pode partir para o processo de recrutamento e seleção. Para a escolha do profissional, algumas empresas convidam diretamente um empregado potencial, bem como podem abrir um processo seletivo. Nos casos em que não há um candidato interno, abre-se um processo seletivo externo. Como apontado por todos os entrevistados, nesse caso, é dada a preferência para um processo seletivo interno. Na empresa D, uma das etapas do recrutamento e seleção envolve, inclusive, uma entrevista com o cônjuge do expatriado, visto que esse fator é considerado crucial para a permanência do expatriado durante a missão internacional.

Definido o profissional a ser expatriado, o momento exige uma atenção especial e mais focada no expatriado, como a necessidade de preparação cultural e treinamentos de idioma. Nessa etapa, as empresas relataram contratar consultorias externas para realizar treinamentos antes da expatriação.

Quando abordados sobre o processo operacional, a contratação da documentação necessária para a partida, como visto, contratação de residência no exterior, seguro de vida e plano de saúde internacional, tanto do expatriado, como de cônjuge e filhos, observou-se que na empresa B o expatriado viaja como turista e solicita o visto no país de destino, enquanto na empresa A, o processo é realizado todo internamente pela GPI.

Antes do expatriado partir, duas empresas relatam a necessidade de realizar o comunicado de saída do país aos órgãos, como RFB, realizado pela área de GPI com o suporte do departamento jurídico. Enquanto para duas entrevistadas esse processo não acontece, fica pela iniciativa do expatriado, pois também envolve a vida pessoal dele. O envolvimento da empresa é essencial, considerando as peculiaridades do expatriado, por exemplo, quando o expatriado continua a receber algum tipo de receita no Brasil e não deve realizar a declaração de saída definitiva, devendo, então, permanecer com a residência fiscal no Brasil (Lima & Braga, 2010).

Após o início da missão internacional, o expatriado enfrenta desafios, como a adaptação no país de destino (Hippler, Caligiuri & Johnson, 2014), abordado pela teoria da curva em forma de “U” nas 4 fases existentes, sendo: (1) “Lua de mel”; (2) “Choque cultural”; (3) “Fase de ajuste”; (4) “Domínio no país de destino” (Black, Mendenhal & Oddou, 1991). Esse momento é marcado pelo ajustamento cultural do expatriado e de sua família, que pode contar com a continuidade de um trabalho de preparação como o ensino de idioma (Schulster, Holtbrugge & Engelhard, 2019). Além disso, durante toda a expatriação, conta-se com o apoio da consultoria de tributação ou do departamento jurídico da empresa para o suporte anual na realização da declaração de IRRF. Nessa etapa, o conhecimento específico da área tributária ou jurídica é importante, pois envolve receitas e despesas provenientes, tanto do país de origem, como de destino.

Outra etapa do processo de expatriação envolve o desempenho do expatriado. Esse processo é realizado internamente pela empresa e pode ser realizado, tanto no país de origem, como no de destino, ou em ambos. A empresa C relatou que este processo é realizado por meio de uma avaliação do gestor no país de destino, com o suporte da GPI do país de origem. Em seguida, a empresa realiza um plano de desenvolvimento individual para o expatriado, visando ao seu crescimento e alinhando as expectativas da empresa e do expatriado, considerando, inclusive, a repatriação, ou seja, o retorno para a empresa após o período da expatriação.

Há relatos, no estudo de Lima e Braga (2010) que as políticas e práticas são mais voltadas a oferecer apoio operacional do que direcionadas a um plano estratégico de aproveitamento de competências e experiências do repatriado. No entanto, as repatriações dependem do contrato, podendo ser de seis meses de expatriação (expatriação short-term), até três anos, nos casos das expatriações de long-term. O tempo de expatriação pode mudar de empresa para empresa, podendo ser determinado na política de expatriação. Observou-se que a empresa B tem um caso que está há seis anos expatriado, enquanto para a empresa C, o limite da expatriação é de no máximo três anos em todos os casos, e não pode ser superior, pois o custo torna-se elevado e o empregado passa a exercer um papel de empregado local.

Após o retorno do expatriado, a empresa deve definir o cargo que assumirá, pois, dificilmente, o repatriado assumirá a mesma função que exercia anteriormente à expatriação. Durante a missão no exterior, o expatriado adquire conhecimento, desenvolve competências interculturais que agregam valor à carreira profissional. Na empresa D, durante a avaliação de desempenho, é realizado o planejamento da carreira e, em seu retorno, geralmente, assume uma posição superior, considerando o conhecimento adquirido no exterior, bem como o desenvolvimento de suas competências. Porém, nas demais empresas, esse fator não segue um padrão, sendo que na empresa B não há uma preparação para o expatriado retornar.

Finalmente, após a chegada no Brasil, faz-se necessário realizar os comunicados de retorno no país de origem, bem como no exterior, como reativação/suspensão da folha de pagamento e respectivos pagamentos de impostos. A partir do momento que o expatriado retorna ao país de origem, novo acompanhamento de readaptação deverá ser realizado. Além disso, deve ficar claro ao repatriado que os benefícios e adicionais recebidos no exterior deixam de ser recebidos após o retorno (Lima & Braga, 2010), como inclusive é previsto pela CLT e lei 11962/09.

O diagnóstico destacou etapas não abordadas nas práticas e políticas de expatriação, realizadas de forma não padronizadas e, por vezes, negligenciadas. Relatos como “a política e prática de expatriação é fácil administrar, porém os processos burocráticos não estão descritos na política e a legislação não é clara, com isso, podem surgir as falhas”. Ainda, “as dificuldades à falta de clareza da lei geram diferentes interpretações, cabendo a cada empresa analisar, com o apoio do departamento jurídico e decidir qual prática adotar”, bem como “a legislação é vaga e deixa muitas dúvidas sobre como proceder” deixam claro as preocupações que as empresas enfrentam.

Assim sendo, resulta em distintas formas de atuação e custos adicionais gerados pela necessidade de um suporte jurídico ou assessoria para decidirem as melhores práticas e calcularem os riscos aos quais estarão sujeitas (Lima & Braga, 2010). Os processos de expatriação tornam-se incertos e, diante das dificuldades vivenciadas pelas empresas, ressalta-se a importância de uma ferramenta que direcione o processo de expatriação de forma assertiva.

4. ANÁLISE DA SITUAÇÃO-PROBLEMA E PROPOSTAS

Na análise dos dados, considerou-se a literatura pesquisada, o processo, as práticas e políticas de expatriação, além da legislação, entrevistas, observações, RFB e MPS, e verificou-se como essas ações são realizadas pelas empresas participantes da pesquisa. Dessa forma, diante das angústias identificadas nas entrevistas relacionadas a diversos fatores, referentes às leis 7.064/82 e 11.962/2009, bem como RFB e MPS, evidenciou-se a dificuldade enfrentada pelas empresas.

A discussão existente entre a prática, literatura e legislação estão desconectadas ao passo a passo do processo de expatriação. Identificou-se nas entrevistas que há uma falta de clareza da legislação, bem como fatores do processo de expatriação que são negligenciados por falta de conhecimento, incertezas quanto à legislação, ou mesmo do momento correto de executar cada etapa da expatriação. E, apesar da importância das questões burocráticas e legais no processo de expatriação ser identificado com um fator de grande preocupação para as empresas, identificou-se um gap de pesquisas na área de expatriação direcionadas para as etapas burocráticas e legais do processo.

Assim, propõe-se o guia envolvendo o passo a passo da expatriação, para melhorar essa compreensão que nem a prática, nem a lei e a literatura existente encontram soluções em que a empresa esteja atenta e preparada para executar todos as etapas. O guia proposto considera todas as etapas do processo de expatriação, sendo que as etapas em destaque não podem ser negligenciadas pela empresa.

Etapa 1 – Define-se um responsável pela expatriação, que pode ser executado por uma consultoria especializada, no entanto, algumas empresas realizam o processo de expatriação com uma área específica interna de GPI e contam com apoio de consultorias.

Etapa 2 – Análise da lei 11.962/09 e fatores da CLT que precisam ser atendidos no processo de expatriação.

Etapa 3 – Define-se as práticas e políticas de expatriação, considerando os itens abordados na etapa 2, sendo dos itens “a” ao “e” obrigatórios pela lei 11.962/09, enquanto os demais são adicionais oferecidos pelas empresas, não padronizados, e foram elaborados considerando a política de expatriação das empresas participantes da pesquisa. Cabe ressaltar também que as empresas utilizam dos benefícios como uma forma de minimizar os custos diretos em folha de pagamento, bem como proporcionar uma melhor experiência ao expatriado e sua família, evitando uma repatriação antecipada (Goede, 2020). São apresentados a seguir:

• Plano de saúde e odontológico;

• Seguro de vida;

• Home leave trip – Regras de férias;

• Adicional de transferência – Valores pagos durante a expatriação;

• Tributos – Montantes que incidirão em folha de pagamento (INSS, IRRF, FGTS);

• Veículo – Budget e tipos de veículos;

• Housing – Detalhes como moradia e budget definido pela posição hierárquica;

• Daily allowance – Valor de diária determinado como ajuda de custo;

• Temporary leaving – Tempo e budget de pagamento de hotel até a mudança ser efetivada;

• Assessoria tributária ao expatriado para questões de IRRF;

• Spouse support – Suporte oferecido para família durante a expatriação;

• Escola – Definição dos critérios de escola para os filhos dos expatriados;

• Mudança – Itens permitidos na mudança, como carro, animais de estimação, tamanho do container;

• Remuneração – Critérios de pagamento (total ou em parte, no país de origem ou destino);

• Demissão – Regras de rescisão de contrato na expatriação;

• Tempo de expatriação – Tempo determinado para expatriação.

Etapa 4 – As transferências internacionais devem considerar a legislação brasileira, independente da escolha do país de destino, porém é necessário considerar as leis no país de destino e estar atento para questões como: Quando há necessidade de expatriar? Quais fatores que levam a escolher o país de destino?

Etapa 5 – Analisa-se as variáveis que compõem a tributação do expatriado em questões de RFB e MPS, atentas aos acordos estabelecidos entre o país de origem e o país de destino, de modo a evitar problemas de bitributação ou pagamentos indevidos.

Etapa 6 – Mensurar os custos e estabelecer remuneração e benefícios nos países que atuam. Para essa etapa, conta-se com o apoio de consultorias externas de remuneração internacional, para entender os valores praticados em cada país, bem como os benefícios. Essa é uma etapa de extrema importância para que o expatriado consiga considerar as necessidades mínimas diante dos custos de carência básica enfrentados no país de destino.

Etapa 7 – O processo de recrutamento e seleção pode ser realizado interna ou externamente. Em alguns casos, as empresas não utilizam processo seletivo, visto que têm uma nomeação de um profissional interno específico para atender à necessidade da empresa no exterior. Pontualmente, observou-se, nas práticas das empresas, que a maioria opta pelo interno, visto que quer levar para uma expatriação a cultura e os processos da empresa, não sendo possível isso quando realiza o recrutamento externo.

Etapa 8 – Realiza-se a preparação cultural, para a qual as empresas costumam contratar consultorias externas para realizar treinamentos culturais e de idiomas, sendo algumas somente para o expatriado e, outras, para a família também, com o objetivo de minimizar os impactos do choque cultural que o expatriado enfrentará.

Etapa 9 – Preparação da documentação necessária como visto, moradia e mudança, em que todos os entrevistados utilizam serviços de consultoria externa.

Etapa 10 – São realizados comunicados no país de origem para atender à legislação. Evidenciou-se nas entrevistas que essa etapa não está nas práticas e políticas de expatriação, ficando a responsabilidade para a GPI e/ou consultorias especializadas.

Etapa 11 – A partir do momento de início da expatriação, há a adaptação e o ajustamento cultural (Hippler, Caligiuri & Johnson, 2014), tanto para o expatriado, quanto para a família, em questão de adaptação ao novo idioma, colegas de trabalho, cultura no ambiente de trabalho, ritmo de trabalho, bem como todo os desafios enfrentados pela família do expatriado, como escola, idioma e adaptação. Esse fator precisa ser acompanhado pela GPI para fornecer suporte em casos necessários e evitar uma repatriação antecipada.

Etapa 12 – Realização da avaliação de desempenho do expatriado e acompanhamento e preparação para evolução na carreira. Essa fase pode ser realizada pela subsidiária, com a participação da matriz, visto que o expatriado retornará às atividades no país de origem.

Etapa 13 – Repatriação do expatriado e da família, a qual deverá ser acompanhada pela área de GPI, bem como o gestor da área. É importante frisar que, a partir do momento que o expatriado ficou no exterior, adquiriu conhecimento, desenvolveu competências que podem e devem ser absorvidas pela empresa no retorno, bem como atender à expectativa do expatriado.

Etapa 14 – Preparação de mudança, transporte, encerramento de contratos de moradia e contas bancárias no exterior no retorno do expatriado. Esse serviço pode contar com o apoio de empresas terceirizadas, como relocation consultancy, visto que precisa de um profissional no país de destino para a realização desse trabalho.

Etapa 15 – Na chegada do expatriado ao país de origem, são necessárias as alterações e os comunicados junto aos órgãos pertinentes, bem como o acompanhamento de readaptação, que não está estruturada nas práticas das empresas entrevistadas.

Em um formato de fluxo, a Figura 2 apresenta todas as etapas, considerando desde o momento que decide se internacionalizar, até o momento da repatriação.

Vale ressaltar que, como todo guia, deverá permear as etapas previstas, fluindo na ordem apresentada e conjuntamente, não devendo nenhuma etapa ser realizada de maneira isolada.

Com o objetivo de verificar a efetividade do guia, partiu-se para a aplicação do fluxo proposto em uma das empresas participantes. Utilizou-se um processo de expatriação para a China, conforme será apresentando na Tabela 1, com itens que merecem maior atenção e dedicação para a execução, a fim de evitar multas e gastos desnecessários, tanto para a empresa, como para o expatriado.

Justifica-se a aplicação na empresa B, em virtude de processos anteriores de dois expatriados, por um período de cinco anos, que apresentou diversos problemas e multas para a empresa.

Anteriormente, a empresa não seguiu etapas consideradas essências, como: (a) adicional de 25% para transferência internacional incorporado ao salário do expatriado, o que, na prática, não seguiu o determinado pela lei 11.962/09, e gerou recálculo da folha de pagamento de todo o período como expatriado; (b) a empresa manteve a tributação do IRRF em 27,5%, considerado somente para empregados locais, e isso resultou em recálculo das folhas de pagamento dos últimos cinco anos; (c) pagamento mensal de taxa de INSS sobre o salário total do expatriado, tanto no país de origem, como de destino, porém, como há acordo de previdência entre os dois países, o pagamento no país de destino deveria ter sido realizado somente sobre a diferença de valores de tributação, não sobre o total. As falhas no processo resultaram em um custo adicional para a empresa de aproximadamente 40% do salário total do expatriado no período de cinco anos. Os valores foram preservados a pedido da empresa, mas para a melhor compreensão, elaborou-se a simulação dos custos praticados antes do guia e seguindo todas as etapas propostas.

Considerando o salário fictício de R$ 5.000,00 proposto na simulação, a empresa tem um custo mensal adicional por expatriado de 1.872,78 (8,2%), maior do que vinha pagando antes de usar o guia proposto. Porém, é possível perceber as diferenças de valores em relação a IRRF, INSS, FGTS, bem como adicional de transferência. O cálculo de encargos assegura uma expatriação correta atendendo a todo o processo burocrático, minimizando riscos. Ainda, a RFB aplicou uma multa por falta de comunicação de expatriação, além de considerar os erros no pagamento dos impostos durante cinco anos, o que correspondeu a 15% do total do salário do expatriado no período.

Além da aprendizagem adquirida pela empresa, devido aos problemas de autuação da RFB anteriormente, a empresa utilizou o guia para esse novo processo de expatriação, auxiliando na redução de erros e num processo de expatriação assertivo. Após seguir todas as etapas propostas, com exceção da repatriação, visto que o expatriado não foi repatriado durante a pesquisa, os resultados da aplicação apresentaram-se de forma positiva, tanto para a empresa, como para o expatriado, garantindo a regularidade legal perante as obrigações burocráticas no país de origem e no destino.

Com a aplicação do passo a passo do processo de expatriação para um novo expatriado, seguindo detalhadamente o guia proposto e todas as exigências dos órgãos envolvidos, a empresa evitou problemas de bitributação, assegurando o envio das informações aos órgãos competentes, resultando numa economia de 40% em encargos pagos em duplicidade no país de destino e multas no país de origem, além de assegurar um processo justo ao expatriado.

Dessa forma, a aplicação do guia, resultou na redução de erros e custos adicionais e tornou o processo de expatriação transparente, com um fluxo a ser seguido. Ainda, proporcionou uma gestão de expatriados assertiva e com a prevenção de futuros conflitos e custos adicionais para a empresa e o expatriado.

5. CONCLUSÃO E CONTRIBUIÇÃO TECNOLÓGICA

As questões burocráticas e legais devem ter a atenção das empresas internacionalizadas no momento em que decidirem expatriar. Enquanto estudos sobre expatriação focam nos problemas vivenciados pelos expatriados (McNulty et al., 2019; Prestes, Grisci & Fraga, 2016), poucos voltam a atenção aos desafios enfrentados pelas empresas (Slavic, 2014), principalmente nas questões burocráticas e legais. Por meio das entrevistas e das observações no GAE, verificou-se que cultura internacional é um aspecto importante na expatriação, porém aspectos burocráticos e legais são considerados os mais complexos e não podem ser negligenciados.

Dessa forma, este estudo evidencia a necessidade do conhecimento da legislação e dos acordos internacionais envolvendo o processo de expatriação, de modo a evitar custos adicionais e reduzir os riscos, tanto para as empresas, como para o expatriado. Compreender as possibilidades e os limites impostos por esses instrumentos burocráticos permite que a empresa atue de forma estratégica, afastando a possibilidade de dupla tributação internacional, ou mesmo possibilitando a ausência de qualquer tributação nas situações de expatriação.

O guia do processo de expatriação (Figura 1), além de proporcionar um processo mais assertivo, profissionaliza a gestão da expatriação e considera todos os fatores burocráticos do processo de expatriação. A padronização dos processos em GPI pode trazer mudanças, e quanto maior o gap, maior parece a chance de padronização das práticas globais trazerem desenvolvimento (Caldas, Tonelli & Lacombe). Ainda, para os expatriados, a implementação do guia, assegura a certeza de que a empresa estará atenta às questões burocráticas e legais que podem envolver as questões fiscais do expatriado.

Os benefícios apresentados na etapa 3 consideram o exigido pela legislação, bem como os praticados pelas empresas participantes que podem variar de empresa para empresa, como a cultura, política, necessidade e objetivo que cada empresa tem com o processo de expatriação. Além disso, os resultados ilustrados no Quadro 2, por meio de um processo real dos custos envolvidos na expatriação, ressalta a importância de as empresas atentarem aos diversos acordos multilaterais e bilaterais, a questão previdenciária e a legislação do país de origem e destino.

Este estudo contribui para a área de GPI, destacando a relevância do setor em empresas brasileiras internacionalizadas. Espera-se provocar uma discussão em torno da expatriação e do papel estratégico que a área de GPI pode desenvolver (Maciel, Oliva, Bianch & Pauli, 2019), de forma a contribuir com o desenvolvimento e manutenção de vantagens competitivas para a organização. Desta forma, também visa contribuir para o “Ajustamento Antecipado”, em que os benefícios e precauções são planejados no país de origem, antes de se chegar ao país de destino.

Pretende-se que este guia contribua com empresas brasileiras que estão ingressando na internacionalização para que iniciem seus processos de expatriação corretamente e sigam o fluxo, não deixando de cumprir nenhuma das etapas propostas, evitando problemas futuros, redução de custos e mitigação de riscos de atuação por parte da RFB. Para empresas que já expatriam, esse guia poderá servir para a revisão de processo, no intuito de reduzir os erros e reverter possíveis problemas identificados e melhorar o processo de expatriação. Para as empresas multinacionais, que atuam no Brasil, esse guia contribui para que possam seguir a legislação dos acordos internacionais e adaptar os processos, considerando a legislação brasileira.

Como contribuição acadêmica, os achados deste artigo apontam as questões burocráticas e legais do processo de expatriação apresentadas num fluxo, considerando as etapas do processo de expatriação (Tanure, Evans & Pucik, 2007; Harvey, Napier & Moeller, 2009), bem como as questões burocráticas, tão relevantes como os aspectos já tratados na literatura, o ajustamento cultural e a repatriação.

Futuros estudos deveriam analisar também o papel das instituições públicas envolvidas nos processos de expatriação e em que medidas colaboram com o sucesso ou as dificuldades enfrentadas pelas empresas nessa área.

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