Auditorías de valor al sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo en empresas de transporte terrestre de carga seca

Value audits of the occupational health and safety management system in land transport companies for dry cargo

Auditorías de valor ao sistema de gestão da segurança e saúde no trabalho em transportadoras terrestres de carga seca

Los últimos estudios demuestran un alto incremento de accidentalidad vial. Dentro de los factores que influyen en los accidentes de tránsito se encuentra el mecánico, el físico y el humano. El factor mecánico representa el 3% y está influenciado por la dirección, la suspensión, los frenos, las llantas, los elementos del vehículo. El factor físico corresponde al 3% y está dado por condiciones de la vía, líquidos en la vía, hundimientos, derrumbes y presencia de obstáculos. El factor humano es la causa principal del 94% de los accidentes, que se generan por imprudencia, negligencia e impericia.

Atendiendo a este contexto y a la exigencia de la Resolución 1565 (Ministerio de Transporte, 2014), en la que se establecen los requisitos del plan estratégico de seguridad vial, se espera que estos lineamientos con- tribuyan a las organizaciones en el fomento de una cul- tura de cero accidentes de tránsito y en el desarrollo de las actividades de los colaboradores de una manera segura.

Adicionalmente, todas las organizaciones en Colombia, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1072 (Ministerio del Trabajo, 2015), deben diseñar, imple- mentar, evaluar y mejorar el sistema de gestión de se- guridad y salud en el trabajo (sg-sst). Asimismo, este Decreto contempla un requisito de integración con otros sistemas de gestión con los que cuente la organización. En este sentido, se espera que las organizaciones optimi- cen la gestión y articulen el sg-sst con el plan estratégico de seguridad vial.

El departamento de Boyacá reporta alta accidentalidad y de personas fallecidas a causa de los accidentes de trán- sito (Agencia Nacional de Seguridad Vial, 2019); en este sentido, se hace necesario la adopción y cumplimiento de la legislación colombiana sobre el plan estratégico de seguridad vial y las acciones aplicables del sg-sst que aporten en la reducción de la accidentalidad vial por parte de las empresas de la región.

Cabe destacar que Boyacá cuenta con un gran número de empresas del sector industrial, minero y energético, razón por la cual se ve la necesidad de fortalecer el sector transporte y a la vez contar con estrategias de auditoría que permitan evidenciar el cumplimiento de la legisla- ción mencionada, para así contribuir al incremento de la seguridad vial y de la seguridad y salud en el trabajo.

Aunque el Decreto 1072 de 2015 contempla requisitos para el desarrollo de las auditorías internas del sg-sst, las organizaciones no siempre logran tener criterios claros al momento de su realización. Se ha evidenciado que existen diversos criterios al momento de evaluar la efi-cacia de las acciones de seguridad y salud en el trabajo (Robson et al., 2007) y en los procesos de auditoría de este (Robson, Macdonald, Gray, Van Eerd, & Bigelow, 2012).

Si bien existen estudios sobre actividades dentro del sector transporte y las auditorías de primera, segunda y tercera parte, no se encuentran estudios de este tipo dirigidos a identificar, evaluar y priorizar condiciones asociadas a procesos de auditoría en sg sst de empresas de transporte. Por eso, en este artículo se presenta una propuesta de auditorías de valor para el sg-sst dirigido principalmente a empresas de transporte terrestre de carga seca.

La investigación también contempla un componente descriptivo, ya que permite ordenar el resultado de las observaciones de las conductas, las características, los factores, los procedimientos y otras variables de fenó- menos y hechos. Se busca crear un modelo que permita identificar el desempeño y los resultados de procesos de evaluación mediante auditorías de valor que contri- buyan en la identificación de oportunidades de mejora del sg-sst.

Los datos fueron recopilados a partir de informes, ha- llazgos y heurísticas puntuales del proceso de auditoría y de la experiencia de los auditores. Se buscó que, en una primera etapa del desarrollo del proyecto, la evaluación de los hallazgos obtenidos dentro del proceso auditado sea validada y confrontada por el sbc. Todos los datos e información obtenida dentro de la base de datos fueron suministrados por los expertos auditores y los resultados de las auditorías.

Una vez obtenidos los hechos y las heurísticas de las evaluaciones de los hallazgos en las auditorías, se es- tablecieron las relaciones entre sí. Las relaciones se implementaron por medio de reglas del tipo si una con- dición, entonces una acción o conclusión. Estas relaciones se ejecutan de acuerdo con el razonamiento que sigue la metodología Forrester. Un ejemplo de una relación es el siguiente: si se evaluó la auditoría, entonces se han generado unos hallazgos; si se generaron los hallazgos, entonces se generan unas acciones.

Como resultado se consideró el análisis de la competen- cia del auditor a la hora de realizar la auditoría. Su obje- tivo fue derivar la nueva información de la evaluación de los hallazgos obtenidos en el proceso de ejecución de la auditoría en sus diferentes etapas: planificación, ejecución y elaboración del informe final.

Para dar solución a la problemática de realizar auditorías internas que generen valor del sg-sst en empresas de transporte, tomando como base un grupo empresarial de Boyacá, se consideraron las dimensiones de la metodo- logía Forrester, que considera cuatro aspectos: personas (fisiológicos, psicosociales y de competencias), objetivos (del proceso de auditoría), estrategias (normas y están- dares) y tecnologías.

Para ello, se usó la dinámica de sistemas en la que se consideraron diagramas causales que permiten realizar un esquema de la interrelación entre las variables, de manera que se perciba fácilmente la estructura y el comportamiento del sistema. Con ello, se contribuye al mejoramiento de la calidad de vida, la seguridad y salud en el trabajo, y la productividad de los trabajadores de este sector.

Se consideraron como criterios de análisis los factores que influyen en los procesos de auditoría la iso 19011 y la gtc 45, instrumentos que son dinámicos para la recolección, tratamiento y análisis. Algunos de los fac-tores que pretende analizar esta investigación no están contemplados en dichas normas, para lo cual se deberá ajustar las variables analizadas al mismo protocolo.

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1072 (Ministerio del Trabajo, 2015), se requiere efectuar una auditoría de cumplimiento del sg-sst de forma anual y será planificada con la participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. Además, “el programa de auditoría debe comprender entre otros, la definición de la idoneidad de la persona que sea auditora, el alcance de la auditoría, la periodicidad, la metodología y la presentación de informes, y debe tomarse en consideración resultados de auditorías pre- vias” (Ministerio del Trabajo, 2015, Artículo 2.2.4.6.29, resaltado nuestro).

La recolección de datos es un proceso mediante el cual el sujeto, a través de la observación sistemática, y apoyado en un instrumental ad hoc, registra de manera selectiva y codificada los indicadores del estado de las variables con el propósito de hacer referencia a estas y no al objeto, con lo cual se logra resaltar que se trata de un proceso de observación de un área definida conceptualmente y no de un todo indefinido e indiscriminado. Para ello, se elaboró un diagnóstico de los criterios basado en la norma ohsas 18001:2007 y ruc que incluye factores de riesgo presentes en los lugares de trabajo a través de una encuesta aplicada a una muestra representativa de traba- jadores de este sector que nos permita evaluar aspectos ocupacionales y condiciones de trabajo; este se establece mediante matriz de correlación con un resultado de 36% en avance frente al cumplimiento de requisitos ruc y ohsas 18001:2007.

La organización de la información se basó en un análisis sistemático y exhaustivo de los riesgos vinculados a esta actividad. Además de ayudar a poner de relieve y evaluar los distintos riesgos que puedan estar relacionados con este sector, el análisis y priorización de los factores de riesgo permite disponer de una estructura uniforme para la rápida familiarización y fácil orientación, así como el empleo de términos y expresiones normalizados para toda la gama de riesgos referidos, lo que favorece un reconocimiento instantáneo de los riesgos similares vin- culados a esta actividad.

Con base en lo anterior, se priorizaron los riesgos me- diante la aplicación de la gtc 45 (Icontec, 2012), y se elaboró la matriz para la identificación de peligros y valoración de riesgos de acuerdo con lo solicitado en el anexo técnico de esta norma. Frente a dicho análi-sis, los riesgos valorados con mayor relevancia (alto y muy alto) son tránsito, en actividades de conducción y mensajería; psicosocial, en actividades administrativas y de conducción; químico, en actividades de manteni-miento; mecánico, en actividades de mantenimiento; trabajo en alturas, en actividades de mantenimiento y conducción.

Además, se realizó un análisis de causas frente a uno de los riesgos con mayor relevancia en el grupo empresarial de Boyacá.

Con base en la valoración de los factores clave y variables del modelo tomados de la fase anterior, se identifican los planes y programas que requieren evaluación prioritaria, como se presenta en la tabla 1.

Con base en los resultados de la valoración de los riesgos, se determina que esta información es prioritaria en la inclusión de criterios de auditoría en programa y plan de auditoría; en esta se identifican las siguientes variables:

• Proceso de auditoría (iso 19011)

• Criterio de auditoría (resultados de la valoración de riesgos)

• Auditor competente (habilidades, formación, expe- riencia, educación)

La evaluación inicial y continua de los auditores y au- ditores líderes debe estar planificada, implementada y registrada de acuerdo con los procedimientos del pro- grama de auditoría para proporcionar un resultado que sea objetivo, coherente, veraz y fiable. El proceso de evaluación debe identificar las necesidades de formación y de mejora de otras habilidades.

A continuación, se ilustra la relación entre la evaluación inicial de un auditor, la selección del equipo auditor, el desarrollo profesional continuado, el mantenimiento de la capacidad de auditar y el proceso continuo de evalua-ción del auditor.

Finalizado el proceso de implementación de dichos pro- gramas y planes, así como su priorización según valora- ción, se procede a realizar auditorías internas con base en la aplicación de la norma ntc 19011 y el procedimiento de auditorías internas de la organización que incluye: programa de auditorías, plan de auditorías, listas de ve- rificación, modelo de informe de auditoría. Además, por cada plan o programa evaluado se identifican los tipos de hallazgos de incumplimiento y se monitorea la aplica- ción del procedimiento de auditorías internas existente, para lo cual se asocian los hallazgos de la auditoría a cada programa, y estos a su vez se relacionan con los eventos de los resultados de la aplicación del procedimiento de la auditoría interna mediante la matriz de causalidad.

Evaluación de competencia del auditor

Se establece el análisis de la competencia del auditor con base en criterios definidos en iso 19011, así: B = Deficiente (0-40), R = Regular (41-70), M = Aceptable (71-100). Del análisis se identifica que, para el plan es- tratégico de seguridad vial, el auditor con el nivel más alto de competencia es el EA1 con 75%.

Del presente análisis se identifica que, para el programa de riesgo químico, el auditor con el nivel más alto de competencia es el EA3 con 77%.

Del presente análisis se identifica que, para el programa de trabajo en alturas, el auditor con el nivel más alto de competencia es el EA1 con 75%.

Del presente análisis se identifica que, para el programa de riesgo psicosocial, los auditores con el nivel más alto de competencia son EA1 y EA2 con 75% y 76%.

Diagrama causal

El conjunto de los elementos que tienen relación con el presente problema permite en principio explicar los procesos de auditoría observados, junto con las relacio- nes entre empresa-auditor-auditado y el escenario en la ejecución de la auditoría. El diagrama causal que aquí se presenta (figura 4) es un modelo que recoge los elemen- tos clave del proceso de auditoría interna y las relaciones entre sus variables.

En la figura 4 se puede evidenciar que uno de los prin- cipales problemas para la implementación del sg-sst son los auditores, que no cuentan con la competencia necesaria para llevar a cabo el proceso de auditoría; una prueba de ello son las fallas recurrentes en los informes de auditoría interna, en los que los resultados no aportan hallazgos significativos que generen un mejoramiento en el desempeño de los procesos.

La gama mínima de elementos y relaciones ha permitido reproducir la referencia histórica, que permite formar la estructura básica del sistema. Una vez conocidas globalmente las variables del sistema y las hipotéticas relaciones causales existentes entre ellas, pasamos a la representación gráfica de la relación de la retroalimentación entre los componentes del sistema (figura 5).

En la figura 6, que expone las causas y comportamiento de niveles de investigación, se evidencia que cuando un auditor tiene mayor competencia se espera que los re- sultados sean mejores y su desempeño se vea acorde con empresas grandes y de mayor complejidad. Por lo tanto, el auditor competente hace que sus auditados estén más preparados para enfrentar el proceso de auditoría y no permite la identificación de hallazgos de incumpli- miento por parte del auditor, por lo que se esperaría que dichos auditados tengan mayor competencia.

Pero la utilidad más importante de esta concepción es comprender cómo la estructura de los sistemas provoca su comportamiento. En una misma empresa y un mismo sistema de gestión (tomando el caso del grupo empre- sarial oit) hay varios auditores que realizan auditorías y presentan resultados muy diferentes; por lo tanto, en realidad deberían estudiar por qué los sistemas que controlan sus empresas tienen unos resultados que no aportan a la real identificación de sus problemas estructurales, situación que conlleva a que sea menos competitiva que en otros escenarios de evaluación que han presentado mejores resultados.

Finalmente, se diseña el Modelo de Gestión de Auditorías de valor gi-pd-008, documento que establece cómo evaluar el avance al proceso de implementación del sistema de gestión, incluyendo el plan estratégico de seguridad vial. El concepto auditoría de valor nos plantea que el sistema de gestión de la empresa es un reflejo real de lo que tiene, y que mientras más experiencia tiene el auditor, este logra identificar los hallazgos; de esta manera, el juicio de valor es que el auditor sea competente para entender la situación real de la empresa. Comparando lo bueno y lo malo de la salida, la auditoría muestra la situación real de la empresa, para que se identifiquen los hallazgos que la organización realmente necesita para poder establecer acciones correctivas de manera eficaz.

El modelo de auditoría de valor inicia con la abstracción de las variables que permiten entender el problema, es decir, una abstracción de la realidad. El análisis causal permite construir un modelo que muestra la relación del análisis de causas y las tablas históricas para tratar de entender el funcionamiento de un proceso de au- ditoría. Por su complejidad, se lleva a cabo una simu- lación que valide y pueda reproducir la realidad con un análisis estadístico histórico. Este modelo se asocia a un modelo de tipo probabilístico, de modo que se modela el problema para el análisis de causa, tratando de en-tender el modelo para comprender la interacción en los escenarios relevantes en un escenario de auditoría. Este modelo permite garantizar la estructura para realizar una buena auditoría, con valores agregados, y que permita minimizar los efectos de variables que pueden afectar su calidad.

Para validar el modelo de la figura 7 se propone realizar una simulación en tiempo discreto, que busca reproducir el comportamiento de las tablas históricas y que mues- tre que las variables expuestas en el modelo anterior sí afectan la calidad de la auditoría interna. La muestra tomada para la realización de los históricos corresponde a 69 empresas de diferentes sectores y tamaños, que han permitido el análisis de las tablas de probabilidad y que resume las frecuencias de las variables registradas en las auditorías, para lo cual se plantea el modelo de simu- lación aplicando herramientas estadísticas y Promodel.

Este modelo sintetiza las diferentes etapas de los pro- cesos de auditoría, que se presentan en el análisis de la realidad. Los planteamientos de los modelos de gestión como el taylorismo obedecen a algunas etapas adoptadas en el modelo de auditoría de valor, para representar el aporte en la gestión de auditorías de valor, teniendo en cuenta diferentes etapas como la observación, la experi- mentación, la inducción, el análisis y la síntesis.

La competencia del personal encargado de llevar a cabo las auditorías es fundamental, ya que se busca evitar la subjetividad en la obtención de hallazgos. Se ratifica que los hallazgos derivados de un proceso de auditoría deben ser oportunidades de mejora y no conformidades que conlleven a la organización a realizar un buen análisis de causas y, a la vez, a establecer planes de acción y mecanismos para la evaluación de la eficacia de las acciones, de tal modo que se garantice la no recurrencia de los problemas.

Además, se plantea la realización de procesos de formación al personal sobre la nueva metodología y formación específica en la gtc iso 19011, para adquirir las habilidades necesarias para la ejecución de auditorías con el concepto de auditorías de valor.

Finalmente, este proyecto se constituye como un aporte al grupo empresarial abordado, en la identificación de su estado frente al cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios, así como en la incorporación de metodologías de mejoramiento para la implementación de las normas ohsas 18001:2007, la guía ruc y el plan estratégico de seguridad vial.