1. Introdução

A rápida transformação vivenciada na atualidade traz à discussão a dinâmica das interações entre os seres humanos, as organizações, sociedades e o meio ambiente, sendo esta dinâmica marcada por paradoxos, contradições, desafios, ameaças e oportunidades. Desta forma, observa-se que três tendências têm acelerado tais transformações: a globalização crescente, a explosão das comunicações e a matriz tecnológica.

Na esfera organizacional essas tendências estão levando às empresas a se voltarem para os seus processos de negócio, uma vez que as distâncias temporais e espaciais ficaram menores e menos significativas, obrigando as organizações a serem mais dinâmicas e responderem aos desafios da informatização.

Governos de países em desenvolvimento têm mostrado preocupação com a questão da informatização de seus órgãos, empresas e da sociedade como um todo. Segundo Takahashi (2000), a competitividade das empresas no mercado global depende, entre outros fatores, do alcance de determinados níveis ou graus de informatização que devem ser atingidos por suas sociedades e indústrias. Para isso hão de contribuir as políticas públicas, a infraestrutura de telecomunicações e a educação, sendo esta extremamente necessária para formar os trabalhadores do conhecimento que irão desenvolver e utilizar os sistemas e tecnologias da informação, como forma de atingir a competitividade empresarial e o desenvolvimento socioeconômico.

Neste contexto a Agência Nacional de Informatização da Coreia do Sul (apud Lim, 2001, p. 144) define informatização como:

a conversão dos principais recursos e energias de uma economia social para informações, por meio da revolução gerada pela tecnologia de comunicação de dados, e utilizando as informações produzidas mediante a consolidação, processamento e distribuição de dados dentro dos vastos campos da sociedade.

Tal definição ressalta a importância da utilização generalizada de tecnologias da informação em toda a sociedade. No Brasil, a preocupação com esse aspecto é evidenciada pelo Livro Verde, publicado pela Sociedade da Informação do Brasil (TAKAHASHI, 2000), que também consideram a informatização das organizações como um dos importantes pilares da informatização da sociedade.

A informatização e a busca por novas tecnologias são peças fundamentais para a gestão empresarial nos dias atuais. No entanto, a maneira como a informatização é administrada e aplicada nas empresas é uma preocupação constante, pois a falta de planejamento torna este processo difícil e oneroso.

Atualmente, as empresas podem contar com inúmeras tecnologias que facilitam a administração e seu bom desempenho junto ao mercado. Equipamentos a baixo custo, aplicativos robustos, Internet, Intranet e tantos outros recursos são disponibilizados para o aumento da produtividade e redução de custos, acessíveis até para as pequenas empresas. As condições básicas para a obtenção de sucesso no uso de recursos de Tecnologia da Informação - TI bem como no uso de Sistemas de Informação - SI, dependem que os recursos (humanos, hardware, software, dados e rede) sejam definidos e planejados.

O planejamento pode representar um passo fundamental para o sucesso da organização. A ausência deste leva a maioria das MPEs a abandonar ou usar de forma incompleta os recursos que toda estrutura tecnológica oferece, incorrendo em erros, elevando o nível de estresse dos funcionários sem o treinamento necessário e em sua maioria retornando aos antigos métodos e processos manuais. Estes fatores em sua maioria trazem sérias consequências às essas empresas que dispõem de poucos recursos para investimentos em tecnologia.

Neste contexto, o presente trabalho possui como objetivo compreender os principais fatores que levam à informatização empresarial, bem como as principais dificuldades e desafios que as MPEs - Micro e Pequenas Empresas enfrentam neste processo.

Na legislação nacional, as Micro e Pequenas Empresas - MPEs são definidas conforme o faturamento (artigo 3º da LC nº 123). Microempresa é toda a sociedade empresária, sociedade simples, empresa individual de responsabilidade limitada e o empresário individual que aufira, em cada ano-calendário, receita bruta igual ou inferior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais). Empresa de Pequeno Porte é aquela que, em cada ano-calendário, tenha receita bruta superior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais) e igual ou inferior a R$ 3.600.000,00 (três milhões e seiscentos mil reais).

A partir de 2012, foi determinado um limite extra para exportação de mercadorias no valor de R$ 3.600.000,00 (três milhões e seiscentos mil reais). Dessa forma, o Empresário de Pequeno Porte pode auferir receita bruta até R$ 7.200.000,00 (sete milhões e duzentos mil reais), desde que não extrapole, no mercado interno ou em exportação de mercadorias, o limite de R$ 3.600.000,00 (três milhões e seiscentos mil reais)^[1].

Segundo dados do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas - SEBRAE (2015) e Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística - IBGE (2015), são características gerais das Micro e Pequenas Empresas - MPEs a baixa intensidade de capital, as altas taxas de natalidade e de mortalidade, forte presença de proprietários, sócios e membros da família como mão de obra ocupada nos negócios, poder decisório centralizado, estreito vínculo entre os proprietários e as empresas, não se distinguindo, principalmente em termos contábeis e financeiros, pessoa física e jurídica, registros contábeis pouco adequados, contratação direta de mão de obra, utilização de mão de obra não qualificada ou pouco qualificada, baixo investimento em inovação tecnológica, maior dificuldade de acesso ao financiamento de capital de giro, e relação de complementaridade e subordinação com as empresas de grande porte.

A importância econômica e social do segmento das MPEs torna-se relevante quando se analisa os dados referentes à geração de renda e postos de trabalho no nível municipal, estadual, regional e nacional. Em 2011, as MPEs representaram 99% dos estabelecimentos e foram responsáveis por 51,6% dos empregos privados não agrícolas formais no país e quase 40% da massa de salários. Entre 2000 e 2011, de cada R$ 100 pagos aos trabalhadores no setor privado não agrícola, cerca de R$ 40, em média, foram pagos por micro e pequenas empresas. No que se refere à sua contribuição para a formação do Produto Interno Bruto - PIB, estima-se que sua participação gire em torno de 20% a 27%. Entre os anos de 2000 a 2011, o número de MPE cresceu 50%, passando de 4,2 milhões para 6,3 milhões. Entre 2000 e 2005, foram gerados 2,4 milhões de postos de trabalho nas MPEs, isso equivale a um crescimento médio anual de 5,1% a.a. Esse movimento se intensificou entre os anos de 2005 a 2011, resultando na geração de 4,6 milhões de novos postos de trabalho, o que representa crescimento médio anual de 5,9% a.a.

Atualmente, a informação adquiriu um significado diferente, mais abrangente e de extrema relevância no cenário organizacional. A importância da informação se estende a todos os âmbitos da sociedade e principalmente às MPEs, que antes não se preocupavam com o valor da informação, e agora precisam investir em tecnologia para a tomada de decisões, estratégia competitiva e sustentabilidade.

Neste contexto, para garantir eficácia, sucesso e qualidade no negócio, faz-se necessário realizar uma boa informatização. Informatizar significa agregar qualidade, eficiência e rapidez nas operações diárias, melhorando a produtividade da empresa e não apenas investir em máquinas e equipamentos. Entre os benefícios que podem ser listados estão informações mais precisas e atualizadas sobre o empreendimento, por exemplo, fluxo de caixa, controle de estoque ou acompanhamento de contas a pagar e contas a receber; melhores condições para que os colaboradores trabalharem com maior rapidez e precisão; qualidade no atendimento prestado ao cliente etc.

No entanto, para obter sucesso na informatização da empresa é preciso conhecer, planejar e definir as necessidades reais do negócio, dando atenção para os hardwares, softwares e as suas aplicabilidades na empresa, minimizando assim as dificuldades inerentes ao processo.

Assim, espera-se que este trabalho possa contribuir para uma melhor reflexão sobre o tema e sua importância nas organizações, compreendendo os fatores, dificuldades, desafios e também possa ser de utilidade para outros pesquisadores e organizações, como um material de referência no processo de informatização empresarial das Micro e Pequenas Empresas - MPEs.

Após a introdução será apresentado o Referencial Teórico, a Metodologia com o delineamento da pesquisa, os Resultados e Discussões e as Considerações Finais da pesquisa.

2. Tecnologia da Informação - TI

Segundo Rezende e Abreu (2000), a TI, surgiu para atender às necessidades e complexidades empresariais, sendo também usadas na comunicação e gestão empresarial, de modo a manter a competitividade entre as pessoas e organizações em seus respectivos mercados de atuação.

A expressão tecnologia envolve uma variedade de conceitos, ideias e significados. Ela tanto pode ser vista como o conhecimento utilizado na criação ou no aperfeiçoamento de produtos e serviços, como também, o conhecimento científico que exerce efeitos no modo como a sociedade se desenvolve e molda seu comportamento.

A TI compreende todos os recursos tecnológicos para armazenagem, tratamento e recuperação de dados, que são então transformados em informações úteis à sociedade. Devido

a utilização da TI, importantes transformações ocorrem neste momento, principalmente à medida que rotinas físicas ou intelectuais originalmente realizadas por pessoas são gradualmente, e de forma irreversível, substituídas por rotinas executadas por máquinas.

Para McGee e Prusak (1994), o mundo dos negócios está sendo alterado grandiosamente pela TI. Desde a sua introdução na década de 50, a forma de agir das organizações, o modelo e comercialização de seus produtos mudaram radicalmente, além de alterações nas formas de processos e estilos de vida dos indivíduos.

Muitas organizações estão evoluindo da típica estrutura hierárquica da sociedade industrial para estruturas com uma base operacional mais larga e um reduzido número de níveis hierárquicos. Esta transformação está sendo efetivada buscando as seguintes melhorias: redução de perdas de comunicação entre o topo da organização e seu nível hierárquico mais baixo; maior autonomia dos níveis operacionais, delegando maior responsabilidade e poder para a base da organização; eliminação dos filtros de comunicação introduzidos pelo nível de gerência intermediária, principalmente com relação à filtragem de problemas, a soluções e novas ideias (Agrasso & Abreu, 2000).

Moraes, Terence e Escrivão Filho (2004) elencam no papel da TI o quanto ela pode contribuir de modo eficaz para o sucesso e maior competitividade das organizações no mercado:

a) necessidade de uma clara visão estratégica tanto do negócio quanto da TI, ou seja, necessidade de que se considere a TI um meio para obtenção de vantagens competitivas no negócio, um meio voltado ao mercado e ao usuário de TI;

b) manutenção da vantagem competitiva por mais tempo, com base na gestão da TI e no alinhamento estratégico do negócio;

c) consideração de aspectos técnicos e operacionais para que se atualizem as evoluções em TI e haja uma integração entre as estratégias e sua estrutura;

d) busca da eficácia, não somente da eficiência, por medir os resultados relativamente aos objetivos e às metas da organização;

e) importância de um bom relacionamento entre os executivos de TI e os negócios;

f) avaliação da TI a partir de critérios variados, abrangendo aspectos técnicos, organizacionais e estratégicos;

g) gestão e avaliação dinâmicas da TI, com acompanhamento contínuo e flexível, a fim de que se possam promover mudanças e atualizações externas.

A TI que apoia todos esses processos pode ser um fator importante no aperfeiçoamento do uso da informação de forma estratégica, agregando valores e unificando as empresas por meio de padrões intrínsecos à tecnologia.

3. Sistemas de Informação - SI

Atualmente, as organizações têm vivenciado uma acirrada concorrência, sendo que a luta pela sobrevivência e competitividade, saíram do cenário local para o mundial. Neste ambiente globalizado da economia, os consumidores tornam-se mais exigentes e impõem novas regras ao mercado. As organizações, então, pressionadas por esta competição e por este cenário quase que imprevisível, passam a produzir produtos e serviços, cada vez melhores, tendo qualidade e custo como pré-requisitos.

Desta forma, tais exigências fazem com que as organizações tenham que se modernizar, se transformar, investir em tecnologias para acompanhar a evolução dos mercados, além de se tornarem cada vez mais competitivas para que possam crescer, evoluir e sobreviver a estes mercados altamente competitivos. Segundo Laudon e Laudon (2004, p. 07),

Um Sistema de Informação pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. Além de dar suporte à tomada de decisões, à coordenação e ao controle, esses sistemas também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos.

Complementando, o SI é uma solução organizacional e administrativa baseada na TI para enfrentar um desafio proposto pelo ambiente. Tal definição deixa clara a ênfase sobre a natureza administrativa dos SI, pois para compreendê-los, o administrador precisa conhecer as dimensões mais amplas da organização, da administração e da TI, bem como entender o poder de fornecer soluções para os desafios e problemas inerentes ao processo de informatização empresarial. Segundo O’Brien (2010), os SI desempenham três papeis vitais em qualquer tipo de organização:

Figura 1 -
Principais papeis dos Sistemas de Informação nas empresas
O’BRIEN, 2010, p. 06

Para O’Brien (2010), os conceitos de sistemas são subjacentes ao campo dos sistemas de informação, sendo definido por um grupo de componentes interrelacionados que trabalham juntos rumo a uma meta comum, recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de transformação. Para o pesquisador, um sistema possui três componentes ou funções básicas em interação:

a) Entrada - envolve a captação e reunião de elementos que entram no sistema;

b) Processamento - processos de transformação que convertem insumo (entrada) em produto;

c) Saída - transferência de elementos produzidos na transformação até seu destino final.

Figura 2 -
Sistemas
O’BRIEN, 2010, p. 12

Os dois conceitos adicionais do conceito de sistema (entrada, processamento e saída) incluem o feedback e o controle. Um sistema dotado de componentes de feedback e controle às vezes é chamado de um sistema cibernético, ou seja, um sistema auto-monitorado, auto-regulado.

a) Feedback - são dados sobre o desempenho de um sistema.

b) Controle - envolve monitoração e avaliação do feedback para determinar se um sistema está se dirigindo para a realização de sua meta. A função de controle faz os ajustes necessários aos componentes de entrada e processamento de um sistema para garantir que seja alcançada a produção adequada.

O’Brien (2010) exemplifica também que os Sistemas de Informação envolvem os seguintes recursos conforme destacado na figura a seguir:

Figura 3 -
Recursos dos Sistemas de Informação
O’BRIEN, 2010, p. 29

A seguir são descritos cada um dos recursos conforme os conceitos apresentados pelo pesquisador.

Nos Recursos humanos são necessárias pessoas para a operação de todos os sistemas de informação. Esses recursos incluem:

a) Usuários finais - pessoas que usam um SI ou a informação que ele produz.

b) Especialistas em SI - são pessoas que desenvolvem e operam sistemas de informação.

c) Analistas de Sistemas - projetam SI com base nas demandas dos usuários finais e podem envolver desenvolvedores de Software (criam programas de computador seguindo as especificações dos analistas de sistemas) e operadores do sistema (monitoram e operam grandes redes e sistemas de computadores).

Os Recursos de hardware incluem todos os dispositivos físicos e equipamentos utilizados no processamento de informações como por exemplo:

a) Máquinas - dispositivos físicos (periféricos, computadores).

b) Mídia - todos os objetos tangíveis nos quais são registrados dados (papel, discos).

Exemplos de hardware em SI computadorizados são: Sistemas de computadores - consistem em unidades de processamento central contendo microprocessadores e uma multiplicidade de dispositivos periféricos interconectados e periféricos de computador - são dispositivos, como um teclado ou um mouse, para a entrada de dados e de comandos, uma tela de vídeo ou impressora, para a saída de informação, e discos magnéticos ou ópticos para armazenamento de recursos de dados.

Já os recursos de software incluem todos os conjuntos de instruções de processamento da informação como:

a) Programas - conjunto de instruções que fazem com que o computador execute uma certa tarefa.

b) Procedimentos - conjunto de instruções utilizadas por pessoas para finalizar uma tarefa.

Exemplos de recursos de software são: Software de sistema - por exemplo, um programa de sistema operacional, que controla e apoia as operações de um sistema de computador e Software aplicativo - programas que dirigem o processamento para um determinado uso do computador pelo usuário final.

Os recursos de dados são transformados por atividades de processamento de informação em uma diversidade de produtos de informação para os usuários finais e devem ser efetivamente administrados para beneficiar todos os usuários finais de uma organização. Os recursos de dados dos sistemas de informação normalmente são organizados em:

a) Bancos de dados - uma coleção de registros e arquivos logicamente relacionados. Um banco de dados incorpora muitos registros anteriormente armazenados em arquivos separados para que uma fonte comum de registros de dados sirva muitas aplicações.

b) Bases de conhecimento - que guardam conhecimento em uma multiplicidade de formas como fatos, regras e inferência sobre vários assuntos.

c) Dados - são fatos ou observações crus, normalmente sobre fenômenos físicos ou transações de negócios. Mais especificamente, os dados são medidas objetivas dos atributos (características) de entidades como pessoas, lugares, coisas e eventos.

d) Informações - são dados processados que foram colocados em um contexto significativo e útil para um usuário final. Os dados são submetidos a um processo onde sua forma é agregada, manipulada e organizada; seu conteúdo é analisado e avaliado e são colocados em um contexto adequado a um usuário humano.

Os Recursos de Redes de telecomunicações como a internet, intranets e extranets tornaram-se essenciais ao sucesso de operações de todos os tipos de organizações e de seus SI baseados no computador. Essas redes consistem em computadores, processadores de comunicações e outros dispositivos interconectados por mídia de comunicações e controlados por software de comunicações. O conceito de recursos de rede enfatiza que as redes de comunicações são um componente de recurso fundamental de todos os SI. Assim, os recursos de rede incluem:

a) Mídia de comunicações - cabo de par trançado, cabo coaxial, cabo de fibra ótica, sistemas de microondas e sistemas de satélite de comunicações.

b) Suporte de rede - recursos de dados, pessoas, hardware e software que apóiam diretamente a operação e uso de uma rede de comunicações.

Referências

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Notas