INTRODUCCIÓN

El emprendimiento económico que llevan a cabo las organizaciones empresariales evoluciona con el desarrollo de la tecnología. En este sentido, los mecanismos de financiación y transacciones se crean constantemente en el entorno empresarial, donde las leyes y normas tributarias cambian al mismo ritmo (Pavón et al., 2019). Por tal razón, una empresa debe usar el juicio profesional para demostrar el cumplimiento de las directivas internas, la efectividad de los sistemas de control interno y el cumplimiento de las normas legales, comerciales, corporativas y tributarias (Carrión, 2019). En definitiva, debe asegurarse de que los recursos de la organización se gestionen de forma óptima, de lo contrario, tomar medidas correctivas.

El proceso para la fiscalización es una actividad muy antigua, anteriormente los designados como funcionarios debían cobrar tributos en especie y luego informar a los gobernantes sobre su gestión. Así ha ido evolucionado a lo largo del tiempo la recaudación de impuestos; sin embargo, en la actualidad cada nación está utilizando tecnología para un mejor proceso de recolección (Cano et al., 2019). La evasión fiscal es un fenómeno que las autoridades tributarias buscan disminuir mediante la introducción de nuevas administraciones tributarias y procedimientos de cumplimiento. Durante los últimos años, todos los contribuyentes, independientemente de su nivel de aportes, han sido controlados y puestos bajo la presión de las autoridades para hacerlos cumplir con sus obligaciones. (Mejía et al., 2019)

En este sentido, los gobiernos cuentan con una autoridad competente encargada de la supervisión y vigilancia del cumplimiento tributario, especialmente en materia de auditoría y fiscalización. Estas entidades se encargan de escrutar, registrar, investigar y controlar a los contribuyentes con la finalidad de recaudar impuestos. De este modo, toda acción que se realice en el proceso de revisión conduce a la búsqueda de mejoras, permitiendo siempre un incremento en la recaudación de impuestos como política fiscal de cada país (Ramírez, 2019).

La finalidad de la fiscalización es incrementar los ingresos tributarios mediante la detección de discrepancias y la determinación de la diferencia entre el impuesto declarado y lo que se debe pagar. Para lograrlo, se elige a los contribuyentes para concentrar al mínimo los limitados recursos del control tributario y verificar sus obligaciones de manera más efectiva porque es imposible fiscalizarlos a todos (Espinoza y Sarmiento, 2020).

Por otra parte, las empresas que no tienen una gestión y un control de inventarios bien ejecutado pueden tener problemas legales debido al incumplimiento de las obligaciones tributarias. En algunos casos por la falta de un procedimiento adecuado y en otros por la intencionalidad de evitar el pago de impuesto; es decir, evadirlos mediante la eliminación o reducción del monto tributario ya sea parcial o total (Ramírez et al., 2022).

Las discrepancias de inventario en las auditorías fiscales siempre han sido un problema para las empresas, ya que significa importantes inversiones presupuestarias. Entre las principales debilidades que se encuentran están: la necesidad de implementar sistemas informáticos, personal más capacitado y mantener estrictos registros de los suministros. Los desajustes de inventario pueden causar problemas ante la fiscalización tributaria que realiza el Servicio de Rentas Internas (SRI) en el Ecuador, lo que afecta negativamente la maximización de las ganancias.

El inventario tiene procedimientos que hacen que las operaciones de gestión sean más flexibles, por lo que el inventario de mercancía se transforma en una necesidad primordial, ya que brinda oportunidades para el desarrollo y la expansión de procesos. Otra función fundamental de la gestión de inventarios es la prevención de irregularidades en la entrega, compra o sobreproducción de existencias, lo que permitirá a las empresas realizar una gestión eficiente e integral.

La característica principal del inventario consiste en tener la cantidad adecuada de bienes en el momento y lugar adecuado, buena calidad y el precio. Si los bienes no se almacenan adecuadamente, es difícil igualar la oportunidad, la cantidad, la calidad y el precio cuando vayan a ser utilizados. Sin duda, el mayor problema que resuelve el control es reducir las pérdidas ocasionadas por una mala gestión de inventarios, ya sea reduciendo el desperdicio de productos, cumpliendo con los compromisos de venta, reduciendo los plazos de entrega y garantizando una respuesta oportuna sobre las demandas (Paredes et al., 2022).

La gestión de inventario es un elemento clave de la cadena de suministro, enfocada en el seguimiento del inventario desde el sitio de fabricación, pasando por el almacén, hasta llegar el punto de venta (Agudelo y López, 2018). En el contexto internacional, el inventario está regulado por las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC 2 Inventarios) y Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF 13 Medición del valor razonable); sin olvidar la parte tributaria y contable, en este sentido los contribuyentes están en la obligación de presentar sus declaraciones en los tiempos establecidos como lo indica la ley (Castillo, et al, 2021, Soriano y Proaño, 2021).

En el caso de las empresas comerciales, el inventario es un activo realizable importante y en muchas ocasiones carecen de una gestión adecuada, lo que puede ocasionar sanciones por infracciones tributarias ante una fiscalización (Ortega et al., 2022). El entorno competitivo de las empresas comercializadoras hace que inviertan cada vez más capital en productos de compra-venta en un esfuerzo por competir en el mercado.

Una política destacada en las empresas es minimizar la inversión en días de inventario sin afectar la demanda del mercado. En la actualidad, se tiene en cuenta las previsiones actuales de venta de insumos de alto consumo para la gestión integrada de calidad de materias primas, procesos y productos terminados (Castro y Salas, 2022).

Una de las falencias en la gestión de inventarios, se basa en que no llevan un registro eficiente de las facturas de entrada y salida de la mercadería, debido a esto muchos de los productos no son vendidos y permanecen en stock. Los establecimientos que manejen inventarios indiferentemente de su tamaño deben contar con un sistema que les permita realizar un eficiente registro, control, consolidación y reporte del stock en sus bodegas (Cobo, 2019). El perfeccionamiento de los sistemas de gestión por parte de los gobiernos a escala local es una acción generada como mecanismo de mejora continua en el fortalecimiento de los sistemas de fiscalización y recaudación de los tributos en personas jurídicas (Ugando et al., 2022).

El sector ferretero es principalmente conformado por PyMEs y se encuentra en siempre en crecimiento. La actividad comercial principal consiste en la venta de productos de ferretería y materiales de construcción. No obstante, en algunas ferreterías suelen existir problemas de deterioro de inventarios, que se debe a la falta de regulación en la gestión de la tienda y los estándares establecidos. En este tipo de establecimiento, el inventario se representa como bienes y existen aspectos negativos asociados a una mala gestión de inventarios tales como: pérdida de bienes, pérdida de clientes y recibos de caja, que afectan directamente a los estados financieros (García, 2021).

En concordancia con lo anterior, se considera que una alteración del inventario de mercadería tiene efecto directo en la utilidad de la empresa, lo que significa una sobrestimación o subestimación en el pago de impuestos afectando sus obligaciones tributarias (Moreira y Peñafiel, 2019). En la ciudad de Manta, una gran cantidad de negocios especializados en la comercialización de productos ferreteros se han desarrollado. Este crecimiento rápido es positivo para las empresas, aunque también genera un desequilibrio en la demanda de materiales y la necesidad de incrementar las ventas y las ganancias (Aveiga y Vera, 2020).

En concordancia con lo antes mencionado, se planteó como objetivo de la investigación: analizar la incidencia de la gestión de inventarios en las fiscalizaciones tributarias en pymes del sector ferretero en el cantón Manta, en Ecuador.

MÉTODOS

Para el desarrollo del presente estudio se utilizó un enfoque mixto, con nivel descriptivo y una investigación de campo; el diseño fue no experimental ya que no se manipularon las variables. Los métodos de nivel teórico utilizados fueron el análisis y síntesis, inducción-deducción e histórico-lógico; además, el enfoque de sistema por el carácter sistémico de la gestión de inventarios.

La técnicas aplicadas fue la encuesta y entrevista mediante la cual se obtuvieron los datos. Para la encuesta se trabaja a partir de una lista de chequeo que evalúa la gestión de inventarios a partir de tres dimensiones: planificación, control y organización. La lista de chequeo cuenta con 18 ítems. Se propone una guía de entrevista de diez preguntas que estuvo orientada a conocer cómo se manejan las infracciones y multas tributarias en el sector ferretero.

En todo estudio, la población está conformada por los 112 negocios de la ciudad de Manta, que se encuentran en funcionamiento y se dedican a la venta de productos de metalurgia y ferretería. Se calcula la muestra de una población finita con un nivel de confiabilidad de un 95 % y un margen de error de 5 % donde se determina 87 gerentes o dueños de local. Los datos recopilados se tabularon con el software de Microsoft Excel para su posterior interpretación y análisis. En el caso de la entrevista, fue desarrollada a aquellos gerentes o dueños que tuvieron alguna infracción o multa tributaria durante el 2022, lo cual es manejado en pregunta personalizada.

RESULTADOS

Para el análisis de la situación del sector ferretero en la ciudad de Manta se aplica el cuestionario, de forma aleatoria a 87 gerentes, responsables o dueños de ferreterías. Los resultados se muestran a continuación por cada una de las dimensiones. En la tabla 1 se muestran los resultados de la dimensión planificación.

En la dimensión planificación, se aprecian algunos elementos inciden de manera negativa en el desempeño de las ferreterías encuestadas. Un 55,17 % de los encuestados plantea que no poseen un manual de procedimientos, el 56,32 % no estudia e identifica sucesos potenciales que afecten el proceso de ventas, un 71,26 % no cuentan con normas de contingencia y un 73,56 % no cuentan con procedimiento para la gestión de riesgos. No obstante, más de la mitad tienen objetivos y políticas específicas para el trabajo en bodega, lo que se considera importante desde el punto de vista estratégico.

En resumen, la dimensión planificación es la menos valorada por los encuestados, salvo la que tiene que ver con los objetivos específicos para el área de bodega, y la existencia de políticas en cuanto al ingreso y egreso de mercancía. Ante esta situación, se evidencia una falencia importante que puede perjudicar a las ferreterías en cuanto a las metas que tenga planteada, aunados al control de inventario y al cumplimiento de los procesos que son supervisados durante la fiscalización tributaria. Otra falencia importante, tiene que ver con el control interno y la gestión de riesgos que es muy importante para la gestión de inventario por su vulnerabilidad.

A continuación, en la tabla 2 se muestra los resultados de la dimensión control. El 74,71 % de los encuestados dijo que el departamento de bodega si está organizado y en funcionamiento; así mismo, el 87,64 % indicaron que si existe una buena comunicación entre la administración y el personal de bodega. Respecto a la constante existencia de mercancía en la bodega, el 4,6 % dijo no, y un 71,26 % manifestó que no hay de un plan de control de contingencia para afrontar futuros riesgos en ese departamento. Un 65,52 % de los participantes indicó que si informa sobre los reportes de las ventas para la verificación por la administración y el 72,41 % que esa información si es válida como herramienta de verificación para que se puedan cumplir los objetivos de la empresa.

Está dimensión estuvo en un rango superior al de planificación y una evaluación del 71,07 % de positividad. No obstante, se aprecia que no existe un plan de contingencia en la mayoría de las ferreterías; por tanto, en caso de presentarse un riesgo en el área de la bodega, no hay una medida de respuesta oportuna que pueda contribuir en la reducción o la supresión de los riesgos.

Por último, en la tabla 3 se muestran los resultados de la dimensión organización. El 74,71 % de los encuestados aseveró que la unidad de contabilidad si registra en el sistema contable los comprobantes emitidos, el 83,91 % registran las ordenes de pedidos y las facturas de manera cronológica. De los participantes, el 72,41 % aseguraron que si se ejecuta la comprobación física de la mercancía y esta es comparada con los registros contables. Sin embargo, el 33,33 % dijo que no se lleva un registro diario detallado del rubro de inventarios. El 74,71 % si hace comprobación de las guías de remisión cuando se acepta la mercancía, no obstante, un 35,63 % no cuentan con un sistema informático que facilite la información del área de inventarios.

De las interrogantes planteadas en la dimensión organización, ninguna tuvo una percepción negativa generalizada respecto a el registro diario y a la no existencia de un sistema informático actualizado. Ambas preguntas tienen relación, de aplicarse las herramientas digitales, se haría más sencillo llevar el registro diario de toda la existencia y ayudaría a evitar riesgos que perjudiquen a la empresa cuando sea fiscalizada. No obstante, si se considera en la situación actual, y a partir de la necesidad de implementar la facturación electrónica, que esta sea amparada por un sistema informático de los inventarios; rubro clave en el sector ferretero.

A continuación, en la tabla 4 se muestra un resumen de las dimensiones y los resultados obtenidos. De forma general un 62,28 % de los indicadores obtuvieron en las ferreterías un resultado favorable en cuanto a las dimensiones evaluadas. Se muestra que la dimensión planificación es la con principales problemas y con mayor cantidad de indicadores evaluados de negativos.

Adicionalmente, para tener mayor conocimiento acerca de la problemática planteada en las ferreterías de la ciudad de Manta, se aplicó una entrevista que contenía 10 preguntas orientadas a conocer cómo se preparan para una posible fiscalización. En ese sentido, se presenta el resumen y análisis de las respuestas recogidas con este instrumento:

- En el planteamiento hecho en cuanto a las políticas contables aplicadas por la empresa, se pudo apreciar que esta no cuenta con políticas contables propias, solo se consideran las que ofrece el SRI.

- El personal no está claro con las funciones y responsabilidades que tiene en la empresa, debido a que no se hacen reuniones o retroalimentación de las labores a desempeñar, de la mercadería, su manejo y sobre las cantidades en existencia.

- Hasta la presente son pocas las empresas que han sido fiscalizadas.

- Todos concuerdan que debe utilizarse el Kardex para los registros de inventario, de modo que sean electrónicos.

- Los productos que no han podido venderse se quedan almacenados en la bodega, por lo tanto, no se les da un tratamiento contable, lo que evidencia una falla en el manejo de los inventarios.

DISCUSIÓN

La gestión de inventarios es una función fundamental en una organización debido a que su contexto implica cierta incertidumbre. Si se conociera lo que depara el futuro, es posible determinar claramente la cantidad de existencias que se mantendrán para satisfacer la demanda futura, incluso se podría mantener alguna cantidad, pero hay variaciones en torno a todo el trabajo organizativo, por lo que no es posible. Su principal objetivo radica en aumentar la rentabilidad y reducir los costes de capital al mismo tiempo que se cumplen los requisitos de servicio al cliente (Coronel et al., 2021). En este sentido, la gestión de inventario puede ser concebida como un conjunto de decisiones, reglas, lineamientos y políticas que mantienen los niveles de inventario, los tiempos de reposición y los tamaños de inventario según las demandas de los clientes, aspecto que el sector ferretero de la ciudad de Manta debe tener en cuenta. Una buena gestión de inventario ayuda a proporcionar tantos detalles como sea posible sobre cada artículo que contiene para que la gerencia pueda tomar la decisión correcta al realizar un nuevo pedido con un proveedor, reduciendo así los costos al evitar pedidos innecesarios. Por el contrario, una mala gestión de inventarios crea altos niveles de mantenimiento, gastos innecesarios, dificultades para responder a los clientes y costos incurridos debido a materiales defectuosos.

Toda empresa debe tener un espacio físico donde se organiza el inventario. Su gestión controla y mantiene todos los artículos del inventario y debe proporcionar la protección adecuada para evitar el robo de mercancías y cualquier daño debido al envejecimiento, la caducidad y la manipulación. La administración de inventario debe considerar mantener registros que puedan ayudarlo a ubicar artículos de inmediato (Rodríguez y Montenegro, 2019). El almacén se considera un factor interno que afecta la adecuada gestión del inventario, ya que esta función puede utilizarse para recibir, manipular, proteger y reenviar mercancías para garantizar su disponibilidad cuando sea necesario.

El análisis de la gestión de inventarios permite determinar que la baja oferta de productos en el mercado tiene una relación significativa con los inventarios. Cuando los bienes son limitados, su valor aumenta significativamente y el nivel de servicio en la organización tiende a disminuir, lo que se traduce en un aumento de los costos debido a la falta de negocios y la cantidad de clientes. La baja disponibilidad de productos también crea restricciones de suministro por parte de los proveedores que se relacionan con su falta de capacidad y compromiso para cumplir con los pedidos que la organización necesita para llevar a cabo las actividades de comercialización (Angulo, 2019). Esto hace que los encargados de la bodega en conjunto con el inventario tengan un registro adecuado de toda la mercadería que posee la empresa para evitar que se agoten los productos.

La gestión de inventarios se considera como una de las funciones centrales de las empresas ferreteras, ya que además de ser en una importante inversión, también puede afectar directamente los servicios prestados a los clientes (Patín, 2022). Actualmente, a pesar de las filosofías y sistemas de gestión que existen como apoyo a la toma de decisiones, las organizaciones enfrentan serios problemas con la gestión de inventarios. Por tanto, el primer paso es obtener un sistema efectivo que funcione a partir de estas empresas para entender su comportamiento y establecer diferentes mecanismos de respuesta.

Al realizarse una revisión del contexto ferretero, se trata de identificar qué factores afectan la gestión de inventarios, permitiendo argumentar que la gestión de inventarios es una función influenciada por diversos aspectos y que es un elemento poco valorado en las organizaciones en las que opera (Alay y Yagual, 2019). Esto tiene un impacto negativo en la implementación de los objetivos de la gestión que se identifican como equivalentes a la gestión de adquisiciones, de demanda, de información, de los recursos financieros y del control de costos. Una gestión inadecuada impedirá la acción oportuna para llevar un producto hasta el almacén de la empresa, mientras que una gestión deficiente de la demanda dará como resultado un análisis y pronóstico de exigencias, trayendo como consecuencia percepciones erradas porque se han basado en datos incorrectos (Pacheco, 2019).

Cuando se trata de fallas en la bodega de una empresa, estas inciden directamente en la gestión de los sistemas de almacén al controlar y asegurar los bienes de manera inadecuada. Asimismo, la gestión ineficaz de la información puede repercutir en no conocer los niveles de inventario precisos en cada momento, así como información crítica para la planificación de compras, producción y distribución (Espinoza y Loarte, 2019). Por otro lado, la mala gestión de los recursos financieros puede imposibilitar las compras por no tener el dinero para realizarlas, y la falta de control de gestión no permite medir los procesos para buscar mejoras.

Por otro lado, la revisión ayuda a identificar factores externos a la organización que también inciden negativamente en la gestión de inventarios y corresponden al entorno económico de países en vías de desarrollo como Ecuador, donde pueden existir situaciones como el control de precios y, como resultado, restricciones de suministro (Salas et al., 2017). Todas estas variables impactan negativamente en los planes de producción de aprovisionamiento, de adquisición de materiales y de abastecimiento, dando como resultado la escasez de materia prima en el mercado. Está situación obliga a que en el sector ferretero la gestión y el control de inventarios se haga de forma adecuada y apegada a las sugerencias brindadas por los organismos fiscalizadores.

Analizando los elementos observados en la empresa sobre la praxis de la gestión de inventarios, las falencias pueden también afectar otros departamentos entre los que están: caja, ventas y compras, influyendo en la contabilidad conllevando a que los estados financieros no sean los correctos (Cruz et al., 2019). La gestión del inventario siempre tendrá un impacto positivo en la rentabilidad de la empresa, pero los registros muestran señales tempranas de que se necesitan cambios en los procedimientos de inventario debido al menor control de la planificación.

Comprender los elementos que inciden en la gestión de inventarios es fundamental, especialmente en los países subdesarrollados, donde las condiciones económicas, políticas y sociales son muy variables y afectan el funcionamiento de la organización. Esto hace necesario complementar los resultados obtenidos utilizando sistemas administrativos y de gestión de inventarios, para analizar todos los escenarios y así lograr la eficiencia y los resultados deseados (Hernández et al., 2021).

Una característica de las empresas en sus operaciones diarias es que están constantemente tratando de obtener ganancias, crecer, obtener más ganancias y, por lo tanto, sus negocios deben administrarse de manera efectiva y eficiente, todo lo cual requiere una buena planificación y gestión de inventario. La importancia de un adecuado control de los inventarios radica en que son una inversión cuyo único propósito es generar utilidades para la empresa y los accionistas, pero estas se materializan cuando se generan ventas. La gestión de inventario es una actividad imprescindible para que un negocio sea competitivo, esto obliga a que su administración utilice estrategias que puedan hacerlo más rentable y productivo en términos de ventas y egresos. Además, se tiene que utilizar una ruta que optimice los costos y reponga el inventario en tiempo real en función de la cantidad de productos. Para satisfacer a todos los clientes, es necesario tener todo lo que requiere una buena gestión eficaz y eficiente.

La gestión de inventario correcta debe incluir elementos relacionados a todos los factores que pueden crear costos para la empresa, por ello, cualquier decisión de compra debe estar ligada a planes de ventas o proyecciones de ingresos. Los costos de inventario disminuirán si se reduce la cantidad de materiales requeridos, pero pueden aumentar si la frecuencia de pedidos es mayor, el posicionamiento empresarial debe encontrar un equilibrio adecuado entre la oferta y la demanda.

En concordancia con lo evidenciado, para mejorar la gestión de inventarios de las empresas del sector ferretero en la ciudad de Manta, es necesario que las estrategias estén relacionadas con la fijación de precios, recepción y almacenamiento de los materiales. El encargado del almacén debe analizar y comparar precios y si es necesario, buscar nuevos proveedores para reducir costos. La recepción de productos debe revisarse mediante inventario físico y entradas de facturas para verificar la cantidad y calidad para su aprobación y dejar constancia de que la mercancía no está dañada.

CONCLUSIONES

En el sector ferretero de Manta, las principales debilidades de la gestión de inventarios se presentan en la planificación; de las seis interrogantes propuestas se obtuvo una valoración de 57,85 %. Entre los principales problemas están la falta de existencia de un manual de procedimientos, no cuentan con un plan de contingencia, no desarrollan estudios dirigidos a identificar posibles sucesos que afecten las compras, ni cuenta con procedimientos que ayuden a reducir o mitigar los riesgos que puedan presentarse en las bodegas.

Al evaluar el control en las empresas de ferretería en la ciudad de Manta tuvo un nivel de positividad de un 71,07 %, donde resalta los niveles de comunicación existentes, las existencias de mercancías en bodega y el sistema de información que proporciona la información adecuada. Al igual que en la planificación el indicador con menor evaluación tiene que ver con la existencia del plan de contingencia para afrontar riesgos.

La dimensión mejor valorada fue la de organización con un 72,8 % de positividad, ahí se destacaron aspectos como el registro de los comprobantes una vez son emitidos, además de llevarse mediante un orden cronológico. Asimismo, se comprueba físicamente la mercancía y se compara con los registros contables, aunado a ello se comprueban las guías de remisión cunado se recibe la mercancía.

En general, varios de los procesos de las empresas ferreteras no se cumplen correctamente, ya que ante la aplicación de los instrumentos; se observó que no posee manual de funciones y procedimientos de manejo de inventario realizando los procedimientos de forma empírica. Las falencias también se presentaron en el proceso de almacenamiento, el control de registros, la falta de políticas para formalizar los procedimientos y la falta de formatos apropiados para cada actividad de almacenamiento. No se lleva a cabo una inspección física periódica de los bienes, por lo que el inventario no refleja los saldos reales y no tienen un sistema informático que responda a las necesidades reales de la empresa.

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