El control interno como herramienta eficiente en las Pymes de la ciudad de Portoviejo

El control interno en la actualidad toma mayor importancia dentro de las empresas debido al hecho de encontrarse en un campo cada vez más competitivo y exigente. Desde esta perspectiva tanto en el ámbito administrativo como contable es necesario ejercer mayor control dentro de la empresa para poder lograr los objetivos empresariales.

Las MIPyME, tienen como principales características la falta de formlalidad y estructura organizativa, efecto que radica en su gran mayoría por tratarse de negocios familiares, donde no se encuentran establecidos procedimientos, estructuras organizativas o por el contrario existen estos lineamientos y son desconocidos por los miembros de la organización. Desde este punto de vista la existencia de un adecuado control interno es fundamental dentro de este tipo de organizaciones para lograr optimizar los recursos y fortalecer el desempeño de las empresas, tanto en la parte operativa como en lo administrativo, consiguiendo multiplicar las utilidades, generar mayor confiablidad sobre el crecimiento futuro y su permanencia en el tiempo, aprovechando la oportunidades externas de nuevas inversiones. Álvarez, M. y Durán, J. (2009).

Las Microempresas, pequeñas y medianas, a nivel de Ecuador tienen un elevado grado de importancia, no solo por el aporte a la economía nacional sino que por la adaptabilidad de las mismas a los cambios tecnológicos y a las nuevas exigencias legales.

El Control Interno dentro de las MIPyME

Dentro del entorno económico de un país las micro, pequeñas y medianas empresas forman parte esencial del tejido empresarial, independientemente si es un país desarrollado o subdesarrollado, debido a que este tipo de organización muchas veces son la base o el inicio de futuras grandes asociaciones. Aunque la mayoría de los autores coinciden en que es un organismo vivo y con independencia de su tamaño, reúne todos los aspectos de una organización tradicional. Claro está que el comportamiento varía de acuerdo al entorno económico en el cual se desenvuelve su actividad, incluso una micro empresa de las mismas características y fines, puede tener un desarrollo económico diferente al encontrarse en dos regiones distintas dentro de un mismo país.

El Servicio de Rentas Internas (2015) en su portal web define lo ya señalado como el conjunto de pequeñas y medianas empresas que de acuerdo a su volumen de ventas, capital social, cantidad de trabajadores, y su nivel de producción o activos presentan características propias de este tipo de entidades económicas. Por lo general en el Ecuador las pequeñas y medianas empresas existentes, realizan diferentes tipos de actividades económicas entre las que destacamos las siguientes:

•Comercio al por mayor y al por menor.

•Agricultura, silvicultura y pesca.

•Industrias manufactureras.

•Construcción.

•Transporte, almacenamiento, y comunicaciones.

•Bienes inmuebles y servicios prestados a las empresas.

•Servicios comunales, sociales y personales.

En el Ecuador las pymes están enfocadas en la producción de bienes y servicios, convirtiéndose en la base del desarrollo social del país, ya sea produciendo, demandando, comprando productos o añadiendo valor agregado, por lo que se constituyen en un actor fundamental en la generación de riqueza y empleo.

Por otra parte y de acuerdo a Rodrigo Estupiñán Gaitán en el 2012, define que

tradicionalmente el control interno comprende el plan de organización y el conjunto de

métodos y procedimientos que aseguran que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración; con lo cual se terminan estableciendo objetivos del control interno como:

•Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la organización.

•Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos

•Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.

•Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

Desde la perspectiva citada anteriormente, podemos darnos cuenta que al hablar del control interno dentro de las MIPyME se encontró la disyuntiva por tratarse de empresas pequeñas, en su mayoría unipersonales o familiares; la aplicación de cualquier tipo de control se vuelve deficiente y compleja, debido a la escasa o nula organización administrativa que se irá reflejando en la falta de manuales de procedimientos, muy importantes al momento de revisar el cumplimiento de los procesos para conseguir los objetivos de creación que han sido planteados dentro de cada una de estas empresas.

Para la realización de esta investigación se ha tomado como muestra representativa175 empresas de la ciudad de Portoviejo debido a la diversidad de actividades, dentro de las cuales podemos encontrar; ventas de artículos de bazar, electrodomésticos, computadoras, ventas de equipos de oficina entre otras. Para realizar la selección de los propietarios o involucrados en las empresas y negocios encuestados se utilizó la técnica del muestreo “accidental o casual” (Pinto, 2004): “Esta muestra se forma con sujetos que casualmente se encuentran en el lugar y en el momento decidido por el investigador”. Para la recolección de la información se realiza la técnica de la encuesta, aplicada a los dueños y administradores de las empresas seleccionadas.

Para la realización de esta investigación se han utiliza entre otros métodos como:

Investigación de campo.- Dentro de lo cual se realiza visitas a las empresas aplicando encuestas y conociendo la realidad de las mismas.

Investigación histórica.- Se obtuvo información histórica de las empresas y también de la aplicación del control interno en otras empresas y en el mundo de los negocios.

Fuentes de información:

Primaria: La información primaria será recopilada a través la observación, aplicándose en la elaboración de encuestas y su aplicación.

Secundaria: Esta información será obtenida en libros y páginas Web que mantenga directa relación con el estudio presentado.

En el sondeo realizado en 175 empresas de la ciudad de Portoviejo, los empresarios encuestados conocen el significado de Control Interno, ya que lo aplican directa o indirectamente.

Con este resultado se conoció también que el 79% de la población, materia de estudio, ejecutan básicamente actividades de control del área de efectivo y equivalentes de efectivo, como es el caso del arqueo de caja, el más utilizado por ser más rápido, y las conciliaciones bancarias, en menor porcentaje, por ser más seguro. Sin embargo, no solicitan ningún tipo de coacción a los empleados que laboran dentro de ésta área porque consideran ir contra sus principios y por evitar problemas legales.

El control de inventarios de artículos disponibles para la venta o en proceso de fabricación en el 72% de los casos es realizado, ya que los inventarios que manejan en su mayoría son bienes tangibles propios del giro ordinario del negocio o para ser autoconsumidos en las actividades administrativas, necesarias para el buen funcionamiento de la empresa.

La confirmación periódica de los saldos de las cuentas por cobrar a través de datos solicitados a los clientes, es apenas verificado por un 62% de los encuestados en forma desordenada, los demás lo omiten por desconocimiento y por restarle importancia a este tipo de control. Se identifica como responsables o encargados de esta revisión a propietarios, contadores y muy pocas veces al Departamento de Crédito y Cobranzas.

La constatación periódica y física de la existencia y condiciones de los equipos de cómputo, maquinarias, muebles de oficina es realizada solo por el 66% de los objetos de estudio, y de éstos el 38% lo hace mensualmente, el 19% semestralmente, el 13% anualmente y el 30% solo cuando se dañen o deterioren dichos artefactos.

Dentro del proceso de reclutamiento de personal en estos tipos de empresas, por sus características particulares está dado el 15% por recomendación, el 13% de acuerdo a técnicas de selección de personal, por sugerencia del propietario 7%, mientras que el porcentaje restante se lo hace empíricamente. El control de la entrada y salida del personal que labora es realizado de manera informal con registros simples en la mayoría de las veces, mientras que otro grupo prefiere confiar en su personal.

Los resultados expuestos se pueden ver reflejados en los gráficos siguientes:

1.- ¿Conoce el significado del Control Interno?

De las 175 empresas encuestadas, el 35% de ellos no Conoce el significado del Control Interno ya que carecen de esta herramienta en su PYMES y el 65 % manifestó conocerlo ya que han estado involucrado directa o indirectamente con su aplicación.

2.- Realiza alguno de las siguientes actividades dentro del área de efectivo y equivalentes de efectivo dentro de su empresa.

Para complementar esta investigación fue necesario indagar con la pregunta sobre si Realiza alguno de las siguientes actividades dentro del área de efectivo y equivalentes de efectivo dentro de su empresa las actividades ,básicamente se obtuvo un

54 % en la primera opción ya que el análisis de las transacciones del efectivo para ellos era más fácil de realizarlas y un 27 % escogieron la otra alternativa porque para este grupo considero que preferían llevar un poco más de tiempo pero era más seguro esta opción; dejando un grupo de 19 % de encuestados que indicaron que no llevan ninguna de las dos alternativas propuesta en dicha investigación.

3.-Realiza un control de inventarios de artículos disponibles para la venta, o en proceso de fabricación

En relación a la pregunta que si realiza un control de inventarios de artículos disponibles para la venta, o en proceso de fabricación el 72 % encuestados contesto que si realiza un control de inventarios de artículos disponibles para la venta, o en proceso de fabricación por que los inventarios que ellos manejan en su mayoría son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización .Pero el otrogrupo recalco que el 28 % dijeron que no porque hacen solo compras y dejan de lado la cuantificación de lo que tienen ya piensan que es irrelevante ,mientras haya artículo es suficiente

4.- Realiza la revisión anual de los saldos de sus cuentas por cobrar y las concilia con los datos solicitados a sus clientes:

De acuerdo a la pregunta que si realiza la revisión anual de los saldos de sus cuentas por cobrar y las concilia con los datos solicitados a sus clientes respuesta de los usuarios obtuvimos una respuesta positiva que al menos el 62 % de ellos lo hace desordenadamente pero lo realiza, las otras personas respondieron con un 38 % que ni siquiera eso hacen por motivo de que no lo saben hacer, es decir que no toman en serio este tipo de acción.

5.- ¿Si la respuesta a la pregunta anterior es si, ¿Cuál es la persona encargada de este proceso dentro de su empresa?

En confirmación a la pregunta de que si la respuesta a la pregunta anterior es si, ¿Cuál es la persona encargada de este proceso dentro de su empresa? Se identificó cuatro alternativas las cuales se observó que tuvieron, mayor incidencia tales como; el propietario con el 9 % por motivo que eran empresas pequeñas o familiares, el departamento de crédito con el 0,1 % ya que carecían de más personal según ellos especializados en eso, el contador con el 9% los que tenían y podían pagarlo y otros con el 52 % porque les daba igual o no y el 30 % manifestó indiferencia

6.- ¿Solicita algún tipo de coacción a los empleados que laboran dentro del área de cajas y por ende manejan efectivo

La apreciación en ambas respuesta se observó que fue algo incomoda dar su criterio ya que los que respondieron positivamente fue el 29 % por que directa o indirectamente fueron impuesta a decir o a hacer algo contra su voluntad con referencia en esas áreas en mención, y el 71 % dijo que no porque consideraban que iba en contra de sus principios y no querían tener problemas legales.

7.- ¿Constata periódica y físicamente la existencia y condiciones de los equipos de cómputo, maquinarias, muebles de oficina?

Los encuestados manifestaron que el 66 % si lo hace y el 34 % no lo hace porque no le toma la importancia debida a esta situación ya que creen que solo lo realizaran cuando se dañen dichos artefactos.

8.- Si su respuesta anterior es si, cada que tiempo realiza esta constatación:

En consecuencia a la respuesta de la pregunta anterior la cual fue Si su respuesta anterior es si, cada que tiempo realiza esta constatación: se identificó cuatro alternativas las cuales se observó que lo hacen en forma mensual el 38 %, semestral el19%, 13% anual y nunca lo hace el 30%.

9.- Existe en su empresa el control de la entrada y salida del personal que labora dentro de la misma:

En respuesta a esta pregunta de que existe en su empresa el control de la entrada y salida del personal que labora dentro de la misma: se enuncio que el 60 % de los encuestados realiza el control de la entrada y salida de personal que laboran en su mayoría en forma empírica y el 40% no lo hace porque no lo sabe hacer correctamente y prefiere confiar en su personal .

10.- Cuando se requiere nuevo personal dentro de su empresa, de qué manera realiza este proceso:

Ante la pregunta de cuándo se requiere nuevo personal dentro de su empresa, de qué manera realiza este proceso: Se encontró cuatro alternativas que tuvieron mayor incidencia en son respuestas las cuales fueron; Recomendación con el 15 % , selección de personal el 13 %, propietario 7% , otros 46% y ninguna 19%.

Al analizar los resultados de la encuesta aplicada y teniéndose en cuenta que ha sido una muestra significativa, esta termina reflejando la existencia de una brecha considerable entre las empresas que opinan que el control interno es necesario e importante dentro de la empresa, sin embargo a nivel gerencial y sobre todo a nivel de los dueños de estos negocios se maneja una perspectiva donde se incluye el hecho que resulta un gasto en muchos casos innecesario implementar sistemas de control interno propios para sus negocios y optan por utilizar los que se vienen implementando en empresas similares.

Pero no es prudente para los fines empresariales ya que debido al desconocimiento al final del día se termina obteniendo resultados que no satisfacen las expectativas de los dueños, y que si se hubiere aplicado un adecuado control dentro de las actividades que se realizan, es muy probable que se obtuvieren mejores y más satisfactorios resultados.

Una vez analizado los resultados y al haber realizado el estudio de campo dentro de las microempresas, se observó que se cumple la premisa que sobresale el hecho de que este MIPyME de empresas son de tipo familiar, lo cual conlleva a encontrarse con fricciones en la toma de decisiones, hecho que dificulta en ocasiones que estas decisiones se las ejecute a tiempo y sean útiles para mejor la economía de la organización.

Aproximadamente hace diez años lo ya señalado no se conocía el significado del control interno, en la actualidad esto ha mejorado mucho y ya se conoce el ámbito, teniendo una noción básica de lo que abarca un buen control interno. Pero aun así se desconoce la metodología a aplicar y los procedimientos acertados para realizarlos y solo se lo aplica de forma empírica, teniendo mayor relevancia los controles realizados a los componentes del circulantes, realizables y exigibles dentro de la empresa, debido que estos representan mayor liquidez a sus propietarios y descuidan en cierta forma al talento humano, que al nombrarlo de esta forma da la impresión que no genera recursos

Se evidencia que hace falta mayor énfasis por parte de las autoridades o entidades a quienes les concierne al ámbito empresarial, tales como Servicio de Rentas Internas, Superintendencia de Compañías, Cámara de Comercio, entre otras en brindar capacitaciones a los microempresarios para mejorar el control dentro de sus organizaciones y los niveles de recaudación y puedan incrementar sus utilidades, ya que si las empresas crecen es obvio que los impuestos, tasas y contribuciones que éstas generan también lo hará proporcionalmente.