Introducción

La documentación es el reflejo de la actividad administrativa de las Instituciones de Educación Superior (IES). A nivel mundial, aún persisten problemáticas con la organización y administración de los archivos en la mayoría de este tipo de entidades, tanto públicas como privadas. Los documentos que se han producido a lo largo de la vida institucional, se han convertido poco a poco en fondos acumulados; esto debido a que en muchos de los casos se ven afectados por la mala gestión documental, impidiendo dar continuidad a los procesos internos de la organización (Freile, 2016).

Para las organizaciones y sociedad en general, resulta esencial la organización de documentos, lo que se logra a través de la gestión documental, que según Cruz (2006) “es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones” (p. 17). Todas las empresas son diferentes y la gestión documental no servirá para todos los tipos de empresa; por ello, ante esta situación, se han creado los Sistemas de Gestión Documental (SGD). La gestión documental controla de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos, incorporando, gestionando y facilitando el acceso a los documentos de archivo a lo largo del tiempo (Norma ISO-15489-1, 2001).

El rol que desempeña la gestión documental en áreas administrativas, dentro de una organización, influye directamente en el cumplimiento satisfactorio de las funciones y responsabilidades que allí se desarrollan; por lo tanto, el archivo es el espacio administrativo relevante para la gestión institucional. De acuerdo con Arias, Cano, García y Raposo (2015), “para implementarse un sistema de gestión de documentos (SGD) en las organizaciones, este debe realizarse sobre bases archivísticas sólidas y en estrecha colaboración entre gestores de información, archiveros y especialistas en tecnologías de la información” (p. 261). Lo expuesto, debe estar amparado por una Regla Técnica que se establece en cada país sobre gestión documental.

En el ámbito universitario es fundamental la implementación de un Sistema de Gestión Documental para viabilizar los procesos y lograr mejoras en función del acceso e integridad de los documentos e informaciones que se generen durante las actividades administrativas, académicas, sociales, entre otras, que tengan lugar. Al respecto, se plantea como problema de investigación: ¿Qué elementos están presentes en la Gestión documental de las universidades latinoamericanas? ¿Se cumple con los requisitos de la Norma UNE-ISO 15489?

En este sentido y, de acuerdo con la investigación realizada, se señalan en la literatura dos aspectos que se encuentran muy relacionados con el deterioro en la calidad de la gestión documental en las universidades. Primero, hay carencia de infraestructura técnica para facilitar el acceso, almacenamiento y procesamiento de la información; segundo, hay falta de documentos y normativas legales de gestión documental para administrar los procesos y asegurar que los documentos se puedan usar para la toma de decisiones. (Cárdenas et al., 2018). Cada dependencia debe contar con un Sistema institucional que estará compuesto por: los Archivos de Gestión o Activo; la Dirección de Gestión Documental y Archivo o la que haga sus veces; el Archivo Central; y, las autoridades y el talento humano calificado.

A decir de los autores, resulta habitual que la información se encuentre dispersa, sin la debida organización, y se almacene en lugares a los que rara vez se accede, lo que complica enormemente la capacidad de las autoridades para garantizar una adecuada toma de decisiones. En este contexto, la implantación de un Sistema de Gestión Documental (SGD) con una perspectiva integral, desarrollado sobre la normativa legal, con base en las tecnologías de la información y enfoque en procesos, aseguraría la calidad y mejora continua dentro de las universidades. (Cárdenas et al., 2018).

El objetivo del presente estudio está en analizar la tendencia de la Gestión documental en las universidades de Latinoamérica y su basamento en los requisitos de la Norma UNE-ISO 15489. Los indicadores de esta norma constituyen un medio para dar respuesta a las necesidades relativas a la administración, gestión, generación y flujo de documentos, así como la permanencia de los documentos de archivo en el tiempo, además de ir incorporando de forma progresiva las diferentes actividades y regulando las prácticas efectuadas, tanto por los responsables de su gestión como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus funciones.

Metodología (Materiales y métodos)

Se realizó un estudio descriptivo con aplicación del método de análisis documental. La revisión sistémica realizada, de acuerdo con los supuestos teóricos de Moreno et al., (2018), plantea que se trata de un resumen claro y estructurado de la información disponible en documentos, artículos, libros, revistas web, entre otras fuentes de información segura, orientadas a dar respuesta al objetivo investigado. Fue necesario realizar un análisis general de la información científica existente en diferentes bases de datos tales como: Dialnet, Latindex, Web of Science, Scopus, Redalyc y SciELO, tomando en consideración las siguientes palabras clave: documentación, archivística, organización de documentos, políticas de gestión y gestión documental, acotando la búsqueda a las universidades; ello permitió la elaboración del artículo. Siguiendo los requisitos de la Norma UNE-ISO 15489 y a partir de las diferentes estrategias de búsqueda, se logró recopilar información de universidades correspondientes a 12 países de la región latinoamericana, siendo éste el total de países que conformó el campo de acción de la investigación.

Desarrollo Gestión documental

Gauchi (2012) plantea que la gestión hace referencia a las decisiones que se tomen para generar resultados, a la utilización de normas y procedimientos operativos para el desarrollo de actividades enfocadas en la consecución de los objetivos de la organización de manera eficiente. Para Mena (2005), uno de los aspectos más importantes de la gestión documental, desde el enfoque de los archivos totales, es la implantación de sistemas integrales de tratamiento de la documentación que se ocupen de su producción, conservación, uso y explotación, y eliminación, según las necesidades de cada tipo de usuarios, sean los propios productores o investigadores.

La gestión documental se considera responsable del control efectivo y sistemático, de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de documentos del área de gestión, incluido el proceso de fusión y mantenimiento de información y evidencia de documentos, como una operación organizacional. (UNE ISO-15489-1, 2006). Rodríguez (2010), supone que la gestión de documentos es un conjunto de operaciones y de técnicas relativas a la concesión, al desarrollo, a la implementación y a la evaluación de los sistemas administrativos que se requieren desde la creación de un documento hasta su destrucción o su transferencia a los archivos.

Cruz (2011), entiende la gestión documental como una serie de estándares, técnicas y conocimientos para el manejo de documentos desde el diseño documental hasta la conservación permanente; por su parte, Wright (2013), considera que esta se encarga de proveer un control sistemático sobre los documentos archivísticos para documentar los procesos de negocios, la toma de decisiones y las transacciones; mientras que para Maldonado, González y Duque (2018), la gestión documental busca incrementar la eficiencia operativa a través de la incorporación de herramientas tecnológicas en las operaciones de la organización.

La gestión de documentos y archivos es un proceso horizontal, que se integra a todos los procesos que se llevan a cabo en las distintas áreas de cada institución. La racionalización de los documentos en las diferentes etapas asegura una gestión eficaz y adecuada, integrando estrategias de procesamiento de documentos de soporte tradicionales y electrónicos en la gestión global de la organización (Secretaría Técnica del Comité Jurídico Interamericano, 2021).

El no contar con un Sistema de Gestión Documental, esto implica que no se aprovechan todos recursos, se dan malas prácticas, los procesos no se optimizan de forma adecuada, se dan tiempos prolongados de forma excesiva para la consulta y problemas que no son controlados como la pérdida de información, problemas en la recuperación, accesos no autorizados, falta de normalización, destrucción accidental de información y ausencia en el control de versiones (Bayona y Meneses, 2021).

Para las organizaciones, la gestión documental es considerada un proceso vital sin importar su tamaño o naturaleza; ellas deben tener la capacidad de analizar y controlar los documentos desde la creación hasta la su disposición final, sean estos físicos o virtuales. Las TIC cumplen un rol fundamental dadas las nuevas técnicas para el manejo documental, cuya aplicación debe fortalecer el ciclo de vida de los documentos.

Por lo que antecede, se puede decir que una correcta gestión documental contribuye a mejorar la eficiencia institucional. Destacando que, a pesar del incremento de la eficiencia, los documentos contienen datos e informaciones que forman parte de los bienes intangibles y del capital intelectual, de modo que, estos bienes deben estar disponibles para poderlos encontrar y utilizar en el momento en que se necesiten para la toma de decisiones de una forma estratégica.

Estas decisiones que se toman permiten articular de forma coherente los recursos y capacidades organizacionales para garantizar el cumplimiento de las metas, objetivos y la estrategia institucional, lo que permite un desarrollo continuo y los ajustes satisfactorios en la planificación estratégica de la organización (Rodríguez y Pinto, 2018). Por lo tanto, se requiere de una toma de decisiones estratégicas definidas como un proceso mediante el cual la máxima/alta dirección de una organización decide y ejecuta cursos de acción para enfrentar problemas y oportunidades externas e internas.

La gestión documental en el contexto universitario

Actualmente, el desarrollo de las instituciones de educación superior (IES) se lleva a cabo en un contexto de globalización, desarrollo científico y tecnológico y cambios políticos, que están jugando un papel transcendental en las entidades sociales. Frente a este nuevo entorno, el principal desafío de las universidades es transformar su labor académica, científica y cultural. Bajo un nuevo enfoque, combina las necesidades universales de la educación superior con mayor pertinencia y calidad para responder a las expectativas de la sociedad en la que viven.

Las IES se centran en la búsqueda sistemática para mejorar sus procesos, consciente de que no solo deben buscar la eficacia, sino que también deben trabajar paulatinamente hacia un modelo de gestión que mejore la eficiencia. (Muñoz, Rodríguez y Barrera, 2013). En este sentido, la literatura señala dos aspectos que están íntimamente relacionados con el deterioro de la calidad de la gestión:

1) Falta de infraestructura técnica para facilitar el acceso, almacenamiento y procesamiento de la información;

2) Falta de gestión y un sistema que asegure que los documentos se pueden utilizar para la toma de decisiones. En este sentido, la información a menudo se distribuye, se almacena en archivadores y, en muchos casos, en lugares de poco acceso, lo que aumenta enormemente la capacidad de las autoridades para garantizar una toma de decisiones adecuada (Cárdenas et al., 2018).

Según Parra (2017), la gestión documental aplicada en las universidades debe abarcar todas las etapas o procesos de la totalidad del documento, pues la gestión administrativa tiene como finalidad lograr economía y eficiencia en la creación y mantenimiento de las operaciones, uso y máxima protección o eliminación. El plan de gestión documental de la universidad debe construir su sistema en base a los siguientes aspectos:

• La existencia de tres etapas de archivo: archivo de gestión, archivo central y archivo histórico.

• Estructura funcional interna, gerencia, departamentos y unidades de apoyo.

• La existencia del archivo en la estructura orgánica y su dependencia orgánica al más alto nivel.

En síntesis, se trata de lograr la implementación de un sistema de gestión documental (SGD) con una perspectiva integral, que se desarrolle sobre la base de las leyes y normativas, que adopte un enfoque basado en procesos y se gestione con el apoyo de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC), lo que incidiría favorablemente en la política de calidad y mejora continua. El sistema permitirá a estas instituciones optimizar sus métodos de información, su gestión y recuperación de información, convirtiéndose en una herramienta de apoyo a todos los procesos para agilizar los resultados y la toma de decisiones.

Por tanto, el desafío se presenta de dos formas, una es el aumento masivo de información y la otra es la falta de buenas prácticas para el manejo de la información. A partir de este último, la organización necesita evaluar su impacto y determinar el riesgo del activo de alguna manera y especificar el costo de mitigar el riesgo (Cárdenas, Wilches, Peñate y Lozada, 2018). En este contexto, el diagnóstico debe ser el punto de partida para que las universidades comprendan las oportunidades de mejora en la gestión documental, legitimando así el proceso de mejora y potenciando la excelencia de la gestión de la calidad en la educación.

Las universidades tienen que organizar y utilizar sus archivos como recursos básicos de información para actualizar a la administración. La mayoría de los archivos universitarios se han encontrado con el mismo problema: los fondos de los archivos de documentos se encuentran almacenados y dispersos en lugares mal acondicionados, falta de ordenamiento jurídico, falta de estructura administrativa, manuales insuficientes o inadecuados, falta de comités de archivos y muy deficientes estrategias de manejo y conservación (Font, 2013).

La gestión documental de los colegios y universidades constituye un marco en el cual, a través de principios metodológicos, tecnología y herramientas de archivo, se especifica, concibe, organiza, desarrolla y evalúa el sistema de archivo de la organización, que brindan el soporte necesario para el procesamiento de documentos. Esto hace que la accesibilidad, tratamiento y difusión del patrimonio documental de la universidad se convierta en evidencia de sus actividades (Rodríguez y Mena, 2016).

Los documentos generados por la oficina universitaria se guardan en los archivos de gestión o de oficina que constituyen la primera etapa de los archivos del sistema de archivos institucionales, durante los cuales se codifican, organizan y conservan hasta su traslado al archivo general, donde se procede a revisar y recodificar aquí, es decir: organizar, evaluar y guardar, hasta que después de que se determine el plazo para cada tipo de composición de la serie de documentos, continúe seleccionando los documentos a procesar.

A criterio de González, Cardentey y González (2017), poseer un sistema que integre documentos y funciones de gestión de la calidad en las instituciones de educación superior, se convierte en una excelente alternativa a la modernización y gestión de archivos (como fuente básica de información académica y administrativa) utilizando la normativa aplicable con base a estándares enseñados.

Resultados y discusión

A pesar de las buenas iniciativas que se tienen para mejorar la gestión documental, tal como se observa en la tabla 1; son muy pocas las universidades, a nivel de Latinoamérica, donde se lleve de forma correcta estos procesos y se logre mejoras en función del acceso e integridad de los documentos e informaciones que se generen durante las actividades administrativas, académicas y sociales, entre otras que tienen lugar en la institución.

Lo expuesto en la tabla 1, muestra que aún existen falencias en las universidades latinoamericanas para establecer las estrategias de mejora de sus actividades administrativas y académicas; es decir, que no todas han desarrollado un proyecto para la consolidación de un Sistema de Gestión de Documentos y Archivos, que les permita rescatar, organizar y poner a la orden de la comunidad universitaria los documentos que son producto de la ejecución de sus diversas actividades diarias, de acuerdo con el cumplimiento de la responsabilidad y calidad establecidas en cuanto a las leyes y reglamentos de los diferentes países con respecto a las IES. Estos resultados se contraponen con lo establecido en la Norma UNE-ISO 15489, la mima indica que “La gestión documental es el área responsable de un control eficaz y sistemático, de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos de archivo” (Rubio et al., 2017, p. 6).

De las universidades tomadas para este estudio, únicamente 4 establecen normas legales en correspondencia con la archivística y gestión documental; es decir, cumplen con “el conjunto de procedimientos y operaciones técnicas referentes a la producción, tramitación, uso, evaluación y archivado de documentos institucionales producidos y recibidos por las instituciones del Poder Judicial en el ejercicio de sus actividades, independientemente del soporte en que la información está registrada” (Rubio et al., 2017, p. 6).

Se puede decir que están cumpliendo con la “declaración de intenciones que asume toda la institución como un pilar estratégico en la cual se exponen las principales líneas de actuación, procesos, responsables y objetivos que se pretenden desarrollar en materia de gestión de documentos y archivos” (Comité Jurídico-Interamericano, 2021, p. 6). Lo expuesto se corrobora con el estudio de Gómez (2018) para quién la gestión de documentos aplicada a las instituciones de educación superior trae grandes beneficios, porque los profesores, empleados, estudiantes y proveedores pueden beneficiarse de una organización y gestión adecuadas de los documentos.

De igual manera, se pudo percibir que las universidades deben cumplir su misión con base en principios y valores, debido a que tienen funciones de docencia, promoción, investigación y proyección social; producen documentos que acreditan su trabajo, y tienen que manejar estos documentos de manera transparente, aplicar estándares internacionales y normativas nacionales validadas en el país para crear y transferir conocimiento innovador a toda la comunidad académica y ciudadanos.

Lo abordado reconoce que la gestión de documentos y archivos debe sustentarse en una política común, con tendencias universales irreversibles de estandarización y aprobación, así como la existencia de una organización de gestión con liderazgo y autoridad sobre el sistema de archivo, permitiendo el adecuado trabajo con los documentos en todo su ciclo de vida. (Alcaldía de Quito, 2018).

De acuerdo con la Secretaría Técnica del Comité Jurídico Interamericano (2021), en la gestión de documentos y gestión de archivos, es necesario adoptar controles y estándares adecuados, así como procedimientos efectivos para asegurar la confiabilidad de los datos extraídos de los archivos y la existencia de documentos completos que reflejen las actividades. Las organizaciones tienen que realizar los cambios pertinentes que den respuesta a las exigencias sociales. Ello requiere de una perspectiva técnica y de gestión y de personal capacitado para la realización de un trabajo confiable, rápido y oportuno.

Conclusiones

A través de la disertación se observa que aún persiste la necesidad de las universidades en fortalecer sus conocimientos sobre gestión documental para que les facilite aplicar con mayor rigurosidad la legislación de los países, que se presenta en tres niveles: leyes del archivo nacional o archivo general de la Nación, leyes de carácter específico y las leyes del Sistema Nacional de Archivos.

Los hallazgos evidenciados indican que se está trabajando de forma empírica y con recursos limitados, que hay factores que influyen en la obtención de mejores resultados en menor tiempo, entre los que se destacan: factores culturales, presupuesto, estandarización de procesos y aplicación de una política de gestión de documentos y archivos.

Como línea futura de investigación se pudiera pensar en la elaboración de una propuesta marco para la gestión documental en universidades latinoamericanas a partir de un proyecto de investigación y colaboración que las convoque, lo que facilitaría la homogeneidad de estos procesos en el ámbito universitario latinoamericano.

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Información adicional

Citación/como citar este artículo: Zambrano,I. E., Quindemil, E. M y Rumbaut, F. (2021). Gestión documental en universidades: Una mirada desde Latinoamérica. ReHuSo, 6, 108-119. Recuperado de: https://revistas.utm.edu.ec/index.php/Rehuso/article/view/3779