DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO DE POSGRADO DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MANABÍ

DIAGNOSIS OF THE DOCUMENTARY MANAGEMENT OF THE POSTGRADUATE INSTITUTE OF THE TECHNICAL UNIVERSITY OF MANABÍ

Resulta esencial para las instituciones y la sociedad en general, la organización de los documentos de archivos y precisamente se logra a través de la aplicación de sistemas de gestión documental (SGD) siendo definido como “el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficiencia y economía en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones”. (Campos Cruz, 2017 pág. 45)

De manera más explícita es posible mencionar que el término gestión documental, es el tratamiento y conservación que se les da a los documentos, desde que este es producido hasta su eliminación o conservación permanente, siguiendo las diversas etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos, el cual es base en los diferentes archivos: de gestión, central e histórico, en los cuales existen procesos que incluyen diversos instrumentos que harán posible la organización de la documentación.

A nivel internacional existen normas que regulan la organización y el control documental proporcionando una estructura metodológica en materia de gestión documental en todos los formatos y soportes. Dichas normas están conformadas básicamente por las ISO/TC46/SC11. En cuanto a ellas la Norma UNE – ISO 15489 – 1 pone en manifiesto sus beneficios cuando señala que: “la adopción de un criterio sistémico para la gestión de documentos resulta esencial para las organizaciones y la sociedad, a fin de proteger y conservar los documentos como evidencias de sus actos”. (Bonilla Velástegui, 2016 pág. 65)

“Un sistema de gestión de documentos de archivo se convierte en una fuente de información sobre las actividades de la organización, que puede servir de apoyo a posteriores actividades y toma de decisiones, al tiempo que garantiza la rendición de cuentas frente a las partes interesadas presentes y futuras” (Font, 2013 pág. 56).

En el caso de las Universidades, estas son igualmente generadoras y receptoras de documentos e información, que sirven para conocer su evolución académica y administrativa, facilitan la toma de decisiones a la vez que permiten dar respuestas oportunas a las consultas y solicitudes de la comunidad universitaria.

Estos documentos se encuentran sujetos a los procesos de gestión que la institución utilice condicionando su acceso y disponibilidad, todos deberán recurrir con frecuencia a los documentos que se han producidos o recibidos para verificar proyectos, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, mantener las evidencias y conservar la memoria para el futuro.

A pesar de que se han llevado a cabo diferentes procesos de capacitación al personal en la Universidad Técnica de Manabí en lo que refiere al manejo de documentos, este proceso no ha sido estandarizados dichos procesos en las diferentes facultades que componen a la misma, generando que el tratamiento de estos sea llevado a cabo de diferente manera entre cada una de las facultades.

Este es el caso del Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí, que no cuenta con un proceso adecuado para la gestión de documentos, afectado al personal y a la imagen institucional.

La finalidad de este estudio será desarrollar un diagnóstico de la gestión documental llevada a cabo por el Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí

Como antecedentes del estudio es posible mencionar la investigación llevada a cabo por Pérez Cruz, (2017) para la Universidad de Sevilla, titulada Diseño de un Sistema de Gestión de Documentos en una empresa constructora, en la que incorpora un SGD basado en la norma UNE-ISO 15489: Información y documentación, por la que es posible conocer que la gestión documental siempre ha constituido una necesidad y un problema para las organizaciones, pero es en la actual Sociedad de la Información, debido al creciente desarrollo de la información y la generación de contenidos, donde se ha erigido como una función clave del éxito empresarial, estableciéndose como una herramienta básica de soporte para otros procesos gerenciales como la gestión de la calidad, la gestión de riesgos, el control interno y hasta la lucha contra la corrupción.

A nivel nacional son pocas las instituciones que se han sujetado a un proceso que permita la normalización de un sistema para la documentación, generando falencia en los procesos de archivo y seguimiento de los mismos.

A pesar de la poca aplicación de estos procesos por las instituciones, se presenta una amplia gama teórica compuesta por estudios llevados a cabo por diversos autores, entre los que se pueden mencionar:

El estudio llevado a cabo por Quilumbaquin Fernández, (2014) titulada Sistema de Gestión Documental y Archivo en el Gobierno Autónomo Descentralizado de Gonzales Suarez de la provincia de Imbabura, cuyo proceso investigativo, permite determinar que el sistema de gestión documental propuesto, consentirá la estandarización de los procesos administrativos dentro del Gobierno Autónomo Descentralizado de González Suárez, facilitando la gestión de los trámites pertinentes, buscando respaldar la información requerida por los colaboradores y usuarios de la parroquia.

Partiendo de lo expuesto por el autor, es posible afirmar que el desarrollo de un SGD independientemente de la institución en donde se aplique, debe de ser estandarizado en los diferentes departamentos que le conforman, con la finalidad de lograr una cohesión en los procesos que lleva a cabo el organismo.

El problema de la gestión documental que presenta en diferentes instituciones a nivel internacional, es palpable también en la Universidad Técnica de Manabí, en la que a pesar de que se han llevado a cabo diferentes procesos de capacitación al personal en lo que refiere al manejo de documentos, estos no han sido estandarizados en las diferentes facultades que componen a la misma, generando que el tratamiento de estos sea llevado a cabo de diferente manera entre cada una de las facultades.

Este es el caso del Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí, que no cuenta con un proceso adecuado para la gestión de documentos, afectado al personal y a la imagen institucional.

Partiendo de los previamente expuso es posible mencionar la siguiente formulación del problema ¿Cuáles son los principales problemas que presenta la gestión documental llevada a cabo por el Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí?

Objetivo de la investigación.

Desarrollar un diagnóstico de la gestión documental llevada a cabo por el Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí

Objetivos específicos de la investigación

• Diagnosticar la situación inicial del manejo de la documentación receptada en el Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí.

  Valorar la pertinencia y factibilidad que tendría el diseño del sistema de documentación en el Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí.

La generación del diagnóstico se llevó a cabo por medio de la aplicación de la modalidad no experimental misma que se centra en el estudio de las variables, siendo el caso del presente artículo la gestión documental aplicada por el instituto de posgrado.

El estudio fue de campo debido a que gran parte de las actividades de recopilación de información se realizaron en el campo directo de investigación siendo el Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí; descriptiva debido a que la mayor parte de la información se centró en los datos obtenidos mediante encuestas a la población objetivo de este estudio.

Por último, es posible establecer que fue bibliográfica misma que consiste en la revisión de material bibliográfico existente con respecto al tema a estudiar. Se aplicó con la finalidad de analizar teóricamente los temas necesarios para la ejecución del respectivo estudio.

Como población del estudio se consideró el 100% del personal que labora en el Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí 20 miembros; debido al tamaño de la muestra no se aplicó fórmula.

El método empleado fue análisis – síntesis por medio del cual se generó el análisis e interpretación de los resultados obtenidos por medio de los instrumentos de recolección de información, mismo que fue una encuesta basada en una escala de Likert aplicada al personal responsable de la gestión documental con la siguiente escala: Muy de Acuerdo, Acuerdo, Medianamente de acuerdo, Casi de acuerdo, En desacuerdo.

Resultados

Con la finalidad de tener una visión general referente a la gestión documental del Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí se aplicó una escala de Likert al personal responsable de la gestión documental con la siguiente escala: muy de acuerdo, de acuerdo, medianamente de acuerdo, casi de acuerdo, en desacuerdo, proceso por medio del que se llevó a la obtención de los siguientes resultados.

1. ¿Indique si un manejo adecuado de documentación generada en su área reduciría los tiempos de búsqueda de los mismos?

Análisis e interpretación: Por medio de la aplicación de la escala de Likert fue posible establecer que el 100% de los encuestados respondieron que están muy de acuerdo que un manejo adecuado de documentación generada en su área reduciría los tiempos de búsqueda de los mismos. El contar con procesos pertinentes en el manejo de documentos optimizaría de manera oportuna la gestión del instituto de posgrado.

2. ¿Considera que se debe mejorar los protocolos de almacenamiento y archivo de información vital y sensible?

Análisis e interpretación: Por medio de la aplicación de la escala de Likert fue posible establecer que el 45% respondió que está muy de acuerdo en que se debe mejorar los protocolos de almacenamiento y archivo de información vital y sensible, el 15% determino estar acuerdo referente a este punto; el 30% determino que se encuentra medianamente de acuerdo y el 10% respondió que se encuentra casi de acuerdo referente a la mejora de los protocolos.

3. ¿Considera que el proceso de manejo documental actual debería ser ajustado en una nueva normativa?

Análisis e interpretación: Por medio de la aplicación de la escala de Likert fue posible establecer que el 60% respondió que está muy de acuerdo en que el proceso de manejo documental actual debería ser ajustado en una nueva normativa, el 20% determino estar acuerdo referente a este punto; el 20% determino que se encuentra medianamente de acuerdo. Se considera que deben de estructurarse las etapas y procesos del sistema de gestión de la institución.

4. ¿Cree usted que implementando un sistema de gestión documental ayudaría a solucionar los problemas que se presentan en relación a los documentos?

Análisis e interpretación: Por medio de la aplicación de la escala de Likert fue posible establecer que el 100% del personal encuestados se encuentra muy de acuerdo en la implementando un sistema de gestión documental ayudaría a solucionar los problemas que se presentan en relación a los documentos; por lo que es de suma importancia desarrollar la estructura del mismo y socializarlo con el personal de la institución.

5. ¿Considera usted que deben coexistir procesos de manejo de archivos en físico y digital?

Análisis e interpretación: Por medio de la aplicación de la escala de Likert fue posible establecer que el 75% respondió que está muy de acuerdo en que deben coexistir procesos de manejo de archivos en físico y digital, el 25% determino estar acuerdo referente a este punto. Por lo tanto, la información que aún no se encuentre digitalizada deberá procedes a ser convertida en los formatos digitales pertinentes.

6. ¿Considera usted que es necesario reglamentar la organización y conservación de los documentos?

Análisis e interpretación: Por medio de la aplicación de la escala de Likert fue posible establecer que el 65% respondió que está muy de acuerdo en que es necesario reglamentar la organización y conservación de los documentos, el 20% determino estar acuerdo referente a este punto; el 15% determino que se encuentra medianamente de acuerdo. Para el desarrollo de la propuesta se deberá de reglamentar de manera oportuna la organización y conservación de la documentación.

7. ¿Considera que se puede consultar documentos de años anteriores para la toma de decisiones?

Análisis e interpretación: Por medio de la aplicación de la escala de Likert fue posible establecer que el 80% respondió que está muy de acuerdo en que se puede consultar documentos de años anteriores para la toma de decisiones, el 20% determino estar acuerdo referente a este punto. Esto debido a que en la actualidad se ha digitalizado un porcentaje de la información documental que maneja la institución.

8. ¿Considera importante, que las organizaciones opten por tener un sistema de gestión Documental?

Análisis e interpretación: Por medio de la aplicación de la escala de Likert fue posible establecer que el 85% respondió que está muy de acuerdo en que las organizaciones opten por tener un sistema de gestión Documental, el 15% determino estar acuerdo referente a este punto. Partiendo del análisis es correcto afirmar que se debe de aplicar el modelo de gestión documental, debido a que el personal de encuentra de acuerdo con el mismo.

9. ¿Usted cree que por medio del sistema de gestión documental la información tendrá una mayor organización?

Análisis e interpretación: Por medio de la aplicación de la escala de Likert fue posible establecer que el 100% respondió que está muy de acuerdo en que por medio del sistema de gestión documental la información tendrá una mayor organización.

10. ¿Le gustaría estar al tanto del flujo que realiza el documento, desde la radicación hasta la generación de la respuesta?

Análisis e interpretación: Por medio de la aplicación de la escala de Likert fue posible establecer que el 50% respondió que está muy de acuerdo en que le gustaría estar al tanto del flujo que realiza el documento, desde la radicación hasta la generación de la respuesta, el 30% determino estar acuerdo referente a este punto; el 20% determino que se encuentra medianamente de acuerdo.

Discusión

Del proceso de recolección de información que llevo a cabo con el personal que labora en el Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí y que cuyas funciones se encuentran relacionadas con la gestión de documentos es posible establecer que se debe mejorar los protocolos de almacenamiento y archivo de información vital y sensible, por lo que los procesos de manejo documental actual deberían ser ajustado en una nueva normativa; partiendo de ello se considera que implementando un sistema de gestión documental ayudaría a solucionar los problemas que se presentan en relación a los documentos; estos datos concuerdan con investigaciones de similar índole como se lo detalla a continuación:

Amaya León (2011), en su estudio titulado “Propuesta de implementación de un sistema de gestión documental informatizado en la universidad Francisco Gavidia de El Salvador” establece que en Ecuador de manera general es casi nula la importancia que se le da a los Archivos independientemente del tipo de que se trate incluyendo como parte de la problemática las Instituciones de Educación Superior. En tal sentido es evidente la necesidad de organizar los Archivos en las universidades para facilitar el proceso y disponer de los documentos debidamente organizados en series documentales, con su cuadro de clasificación, identificados y valorados, con su tabla de valoración y demás procesos archivísticos. (pág. 134),

Bajo una línea de pensamiento similar, el autor Font Aranda (2013) en su estudio “Implementación de un Sistema de Gestión Documental en la Universidad Central "Marta Abreu" de las Villas, Cuba: Facultad de Ciencias de la Información y de la Educación” estableció que “con los sistemas de gestión documental se asegura la conservación de los documentos, las evidencias, un servicio más eficiente, el control y organización de la documentación que conllevará a obtener la mejora continua de la institución, la excelencia, que no es más que la calidad” (2013 pág. 215).

De los resultados obtenida y por medio del análisis de las investigaciones previamente mencionadas, se hace evidente la necesidad diseñar un sistema para la documentación en el Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí.

Por medio del proceso de diagnóstico fue posible establecer se deben de mejorar los protocolos de almacenamiento y archivo de información vital y sensible, de la misma manera es necesario que el proceso de manejo documental deba reajustarse una nueva normativa misma que se base en la Norma ISO 15489 por medio de la que sea posible reglamentar la organización y conservación de los documentos

Una vez terminado el proceso de diagnóstico, es posible mencionar que es un aspecto esencial que se aplique un sistema para la documentación en el instituto de posgrado de la Universidad Técnica de Manabí basado en la norma la Norma ISO 15489 para el instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí en la cual se estandaricen los procesos de gestión de documentos y archivos de la institución.