INTRODUCCIÓN

Principalmente, se debe señalar que el inventario es una parte fundamental dentro de las operaciones de una organización, pues este lleva a cabo el registro de las actividades productivas y comerciales. Por ello, debe presentarse en un estado que impida el sobreabastecimiento de productos que le cueste una gran suma de dinero a la empresa; al mismo tiempo, el gestor debe calcular los pedidos a través del inventario para que no se hallen faltantes. Por ese motivo, Hillier y Lieberman (2010) mencionan que

“[…] los inventarios prevalecen en el mundo de los negocios. Mantenerlos en un buen nivel es necesario para las compañías que operan con productos físicos, como fabricantes, distribuidores y comerciantes (p. 772).

En Colombia, las cifras aproximadas indican que las pymes:

[…] constituyen más del 90% de las entidades económicas, el 75% de los nuevos puestos de empleo y el 53% de la producción bruta de los sectores industrial, comercial y de servicios se conviert[e]n en parte de la esencia de la economía nacional, no sólo por el volumen de este tipo de empresas, sino también por la relevancia que tienen en la contribución a los índices de empleo del país. (Quintero, 2018, p. 12 )

De esta forma, datos como los proporcionados por la Gran Encuesta a las Microempresas, elaborada por la Asociación Nacional de Instituciones Financieras (2018), revelan los problemas más comunes que enfrentan estas pequeñas y medianas empresas. Algunas de ellas han sido evidenciadas también en el estudio de Regalado (2007), donde se menciona que el

Acceso restringido a las fuentes de financiamiento, bajos niveles de capacitación de sus recursos humanos, limitados niveles de innovación y desarrollo tecnológico, baja penetración en mercados internacionales, bajos niveles de productividad, baja capacidad de asociación y administrativa (p. 73).

Asimismo, investigaciones anteriores evidencian problemas que han permanecido en el tiempo, como lo muestra el estudio de Gutiérrez y Rodríguez (2008), el cual concluye que las empresas pymes en Colombia no llevan un control de ventas y pérdidas que permita medir el nivel del servicio prestado con el fin de determinar el nivel óptimo de inventario de cada producto terminado. Se analizaba también el hecho de que la mayoría de empresas tome decisiones con base en la experiencia y en modelos de gestión apoyados en técnicas cualitativas; y, por otro lado, en menor proporción con base en métodos estadísticos de pronóstico de demanda. Además, se encontró que el 10% de las empresas que implementaron algún tipo de tecnología para ayudar al control del inventario de la organización tuvieron que adaptar sus procesos a los requisitos del software, cuando debería ocurrir al contrario.

Todos los inconvenientes mencionados en el párrafo anterior pueden ser solucionados ―destaca Argüello (2015) en su diagnóstico de la gestión de inventarios de las pymes del sector industrial― a través de una eficiente gestión del inventario. De acuerdo con lo propuesto, se establece que las TIC juegan un papel clave en la gestión de inventarios, puesto que en el mercado existen diferentes herramientas informáticas destinadas al apoyo en la gestión de la cadena de suministro. Entre ellas podemos encontrar las siguientes: VMI (inventario administrado por el proveedor), CPFR (planeamiento participativo, pronóstico y reabastecimiento), el RFID (identificación por radiofrecuencia) y el código de barras, las cuales son utilizadas para la identificación, registro de operaciones y trazabilidad; y WMS (sistema de gestión de almacenes) y LMS (sistema de manejo de personal), las cuales apoyan la gestión de los flujos de información al ser realizados de forma correcta (Correa y Gómez, 2009).

Pese al apoyo que las herramientas informáticas brindan, las pymes colombianas argumentan que no implementan alguna TIC por desconocimiento o capacidad de inversión; mientras que aquellas que deciden realizar la implementación no cuentan con personas con conocimiento de las TIC y su grado de aplicación en las organizaciones (Correa, Álvarez y Gómez, 2010; Argüello, 2015).

Por otro lado, según analizan Servera, Gil y Fuentes (2009), las TIC juegan un papel clave en la calidad del proceso de gestión de inventarios de las empresas, pues demuestran en su investigación la relevancia de realizar un estudio sobre estas, aplicadas a la función logística y de gestión de materia prima. Así, la incorporación con rapidez de los avances en las TIC en la función logística es un factor diferencial que permite mejorar la eficiencia de todos los procesos porque genera valor al cliente.

Desde el punto de vista de Correa, Álvarez y Gómez (2010), el máximo grado de control del inventario se logra en las empresas con la implementación de sistemas automatizados de control e identificación de productos, como

Las tecnologías de código de barras y la radiofrecuencia (RFID) [que] son sistemas de identificación de productos y captura de datos que contribuyen a que los flujos de información en la gestión de la cadena de suministro se realicen de manera eficiente y ágil (pp. 117-118).

No obstante, estos sistemas presentan problemas de almacenamiento y lecturas erróneas debido al nivel de madurez de la tecnología actual; por eso, Duong, Wood y Wang (2015) plantean dos opciones: utilizar estos dos sistemas de forma simultánea o buscar nuevas alternativas tecnológicas más rápidas, libres, ajustables y de menor costo tecnológico. A partir de ello, surge una opción novedosa de almacenamiento para gestión de inventarios: los códigos QR (respuesta rápida). Según Sandoval (2016), estos fueron creados por la empresa japonesa Denso Wave con fines logísticos y de control de inventario, pues

Los códigos QR son un mobile tag, es decir, un conjunto de imágenes bidimensionales que se descodifican con un teléfono móvil y que permiten dar información más directa al usuario (Vila, 2011, p. 1).

Si bien todas estas TIC deben estar soportadas bajo una metodología de control de inventarios, autores como Osorio (2008) recomiendan varios sistemas de gestión de inventarios para pymes, a los cuales los organiza en orden de dificultad e implementación:

Control manual, sistema Two-Bin, revisión visual, puntos de reorden EOQ, puntos de reorden con lotes dependientes de inventario, revisión periódica con lotes dependientes del nivel de inventario y revisión periódica con puntos de reorden y lotes dependientes del nivel de inventario (p. 6).

Para diseñar el sistema gestor de inventarios, en el caso de este estudio, se desarrolló un software capaz de calcular la cantidad económica de pedido, generar códigos QR y administrar la información en una base de datos. Con esta aplicación se evitarán los datos faltantes, se disminuirán los costos de almacenamiento y de personal, se ahorrará tiempo, se reducirán los niveles de inventario y se planeará la cantidad óptima de pedidos. Esto se logrará al tener al alcance del bolsillo un lector estándar con el cual actualizar en forma real la información de las existencias (Hillier y Lieberman, 2010).

METODOLOGÍA

En primer lugar, se elabora el cuestionario de entrevista dirigido al gerente, a la contadora y al supervisor de producción de la empresa con el fin de recolectar las variables más relevantes de la cadena de valor del inventario. Posteriormente, se tabulan los datos obtenidos en las entrevistas, de la misma manera como Hernández, Fernández y Baptista (2014) lo realizan. En último lugar, se verifica que el nivel de inventario que la empresa almacena no sea demasiado alto, pues se deben evitar pérdidas económicas por las fluctuaciones de la demanda. Así, lo más adecuado es que la empresa mantenga el stock del inventario en el nivel óptimo (Render y Heizer, 2004).

El sistema de gestión de inventarios debe ser diseñado de acuerdo con las necesidades de la empresa, ya que estas han sido identificadas en el diagnóstico inicial y se basan en las teorías de autores que han escrito sobre gestión de inventarios. De este modo, el inventario comprende las unidades de un bien como la materia prima, producto en proceso y producto terminado de la organización, y se encuentran disponibles para su uso en el almacén o en la planta de producción. En ese sentido, Chase, Jacobs y Aquilano (2009) definen al inventario como “las existencias de una pieza o recurso utilizado en una organización”. Asimismo, señalan que:

Un sistema de inventario es el conjunto de políticas y controles que vigilan los niveles del inventario y determinan aquellos a mantener, el momento en que es necesario reabastecerlo y [saber] qué tan grandes deben ser los pedidos (p. 547).

El pronóstico de demanda se calcula con el modelo de suavizamiento exponencial, que es la técnica de pronóstico más común y parte integral de casi todos los programas de pronóstico por computadora; por ello, se usan con mucha frecuencia al ordenar el inventario en empresas minoristas, compañías mayoristas y comercializadoras de productos perecederos. De esta forma, el estudio de Pérez, Mosquera y Bravo (2012) se sirve de esta práctica para comparar la utilidad entre los diferentes métodos de pronóstico en productos de consumo masivo en la canasta familiar. La conclusión a la que llegan es que el método de suavizamiento exponencial responde bien cuando la tendencia de ventas es creciente, tal y como se presenta en este caso de estudio.

La metodología de control de inventario seleccionada fue el modelo de cantidad económica de pedido (EOQ), escogida a partir del estudio de Osorio (2008), el cual recomienda que los modelos de gestión de inventarios se adecúen a las pymes colombianas. El modelo EOQ forma parte de la cuarta complejidad después de los modelos control manual, sistema Two-Bin y revisión visual, utilizados antes en la empresa analizada. Además, Piña (2012), al obtener buenos resultados en su investigación, recomienda este sistema de control en empresas con materias primas perecederas. El modelo EOQ floreció hacia el año de 1913 y fue uno de los modelos pioneros en el control de inventarios (Andriolo, Battini, Grubbström, Persona y Sgarbossa, 2014).

La ecuación (1), planteada por Hillier y Lieberman (2010), representa la fórmula EOQ, utilizada para calcular la cantidad óptima de productos a ordenar o producir por lote.

Asimismo, la ecuación (2) corresponde al tiempo del ciclo.

Punto de reorden = (tasa de demanda) x (tiempo de entrega)

Donde:

K = costo de preparación para ordenar un lote, d = tasa de demanda, y

h = costo de mantener el inventario por unidad de tiempo.

El diseño y la programación del software son procesos necesarios para la creación de sistemas de información dentro de las organizaciones, ya que permiten gestionar la información con mucha efectividad y administrar los datos de forma rápida, confiable, segura, en tiempo real y trazable. De acuerdo con Pressman (2010),

El software se ha incrustado profundamente en casi todos los aspectos de nuestras vidas (p. 10)

Por lo que antes de desarrollar un software, es necesario entender plenamente el problema que se quiere solucionar.

Para Quigley y Gargenta (2007), el software diseñado abarca las especificaciones y la estructura del sistema de gestión de inventarios requeridas por la organización, la cual se sostiene en la lectura de códigos QR para su alimentación y actualización de datos (Duong, Wood y Wang, 2015). Al ser una tecnología que puede almacenar más información que los códigos de barras, permite una mayor velocidad con los sistemas informáticos de la actualidad y cumple con las especificaciones requeridas para una pequeña empresa.

A partir de la afirmación de Pressman (2010), quien manifiesta que el software debe comprender un conjunto de programas escritos, se certifica que los lenguajes utilizados para programar el sistema de gestión de inventarios son PHP (preprocesador de hipertexto). Según Converse, Park y Morgan (2004), estos son un software libre, garantizado por un conjunto de esquemas de licencias que no tiene las restricciones de copyleft o copyright; es decir, que es un lenguaje de código abierto, como lo señalan Quigley y Gargenta (2007). Por otro lado, HTML (HyperText Markup Language) significa lenguaje de marcas de hipertexto, el cual usa un lenguaje de etiquetas para construir páginas web (Gauchat, 2012). Desde otro ángulo, CSS (Cascading Style Sheets) son hojas de estilo en cascada, que es un mecanismo simple para agregar estilos; por ejemplo, fuentes, colores o espaciado, a los documentos web (Quigley y Gargenta, 2007). Por otra parte, JavaScript® es un lenguaje interpretado, orientado a objetos de programación dinámico, que se utiliza en millones de páginas web y aplicaciones de servidor en todo el mundo (Valderrey, 2013). Por último, Quigley y Gargenta (2007) indican que el sistema gestor de bases de datos llamado MySQL es

La base de datos de código abierto más popular del mundo (p. 7) [traducción propia]

Pues es alimentado por un lector estándar de QR que parte de la innovación y optimización en costos y tiempo. Así, cualquier operario que posea un smartphone o iPhone podrá actualizar dicha información, con lo que se evitará el paro de producción en tareas de conteo y la actualización de inventarios manuales o por observación.

RESULTADOS

Pronóstico de ventas del producto

Por un lado, el método de suavizamiento logró una buena exactitud de pronóstico para el siguiente periodo, mientras que la gráfica de series de tiempo permitió indagar tendencias en los datos que se optiman a lo largo de un periodo (Morcela y Nicolao, 2011). Para calcular el pronóstico se empleó la metodología propuesta por Andriolo, Battini, Grubbström, Persona y Sgarbossa (2014).

La Tabla 1 muestra los datos de ventas del producto durante 14 meses, todos los de 2016 y dos de 2017. Con base en esta serie de tiempo histórica, se estima el nivel de ventas real para usar estos datos como valores futuros.

Para este caso, en la Tabla 2 se eligió como constante de suavizamiento a α = 0,2 porque el promedio es bastante uniforme y cuenta con pocas probabilidades de cambiar. Además, no presenta picos fluctuantes que requieran un alfa elevado, lo que significa que el resultado del nuevo pronóstico es muy cercano a los datos de las ventas (Morcela y Nicolao, 2011).

En la Figura 1 se observa que las ventas reales fluctúan entre cada mes con picos y valles moderados. Por otro lado, en los primeros dos meses del año las ventas descendieron pero luego se recuperaron. Se desea hallar un pronóstico para el siguiente periodo con error mínimo con el fin de mantener exactitud en las proyecciones del periodo futuro y que varíe a largo plazo alrededor de este promedio. De acuerdo al resultado del modelo EOQ, la empresa puede planear ventas de 2 195 313 unidades de producto para el periodo siguiente (Lind, Marchal y Wathen, 2012).

Aplicación del modelo EOQ

El movimiento de la empresa muestra una tasa de demanda conocida y constante, por lo que se aplica el modelo EOQ básico. Para elaborar el producto se realizan tres procesos al día, durante el cual se incurren en gastos como mano de obra, luz, agua, carbón, bolsas, etiquetas, empaques, entre otros, que son variables para calcular la cantidad económica de pedido (EOQ), con el propósito de fabricar un lote óptimo y determinar cuándo y cuántas unidades producir (Taha, 2012). Para realizar los tres procesos al día, se incurre en un costo de preparación de 987 462 COP (pesos colombianos), que incluyen los gastos necesarios para ordenar o producir las unidades demandadas. De esta forma, se fabrican 73 718 unidades en promedio al día. El costo unitario de producción por unidad es de 29,9 COP, independientemente del tamaño del lote, el cual no incluye el costo de preparación. El tiempo que los productos permanecen almacenados en la fábrica es de 1 o máximo 2 días, mientras que el costo de mantener una unidad es de 6,80 COP por día (ver tabla 3).

La cantidad económica de pedido (EOQ) óptimo en:

Tiempo de ciclo:

Punto de reorden:

= (73 718,64⁄1)(1) = 73 718,64

En conclusión, para producir el producto se debe realizar una preparación de producción cada 1,99 días y elaborar 146 354,21 unidades cada vez. Así, la solución óptima, redondeando a la unidad más próxima, es producir 146 354 unidades cada 2 días o, en consecuencia, cuando el stock baje a 73 719 unidades.

El software para el sistema de gestión de inventarios

Se diseñó una base de datos para llevar los registros de los movimientos del inventario con el fin de tratar grandes volúmenes de información de forma organizada. Por ello, para su diseño se siguió la metodología de Valderrey (2013).

A partir de ello se han definido las cuatro relaciones:

• La relación entre las entidades proveedores y productos tiene el tipo de correspondencia [1:N]; es decir, un proveedor vende uno o más productos (1,N) y un producto es vendido por uno o varios proveedores (1,N).

• La relación entre las entidades productos y entradas tiene el tipo de correspondencia [1:N]; es decir, un producto tiene cero o más entradas (0,N) y una entrada tiene uno y solo un producto (1,1).

• La relación entre las entidades productos y salidas tiene el tipo de correspondencia [1:N]; es decir, un producto tiene cero o más salidas (0,N) y una salida tiene uno y solo un producto (1,1).

• La relación entre las entidades productos y stock mínimo tiene el tipo de correspondencia [1:1]; es decir, un producto tiene uno y solo un stock mínimo (1,1) y un stock mínimo tiene uno y solo un producto (1,1).

Software: interfaz gráfica del sistema de gestión de inventarios

Es la parte del sistema que interactúa directamente con el usuario, quien prefiere usar un sistema fácil y sencillo. Por ese motivo, se han utilizado estrategias que favorezcan las relaciones de entradas y salidas de productos (ver Figura 3) y también se ha proyectado una comunicación usuario-sistema más asequible. Asimismo, se ha hecho uso de la ingeniería de software para su diseño y construcción basándose en las facilidades del usuario (Díaz, Harari y Amadeo, 2013).

La Figura 4 presenta un ejemplo de interfaz gráfica de software, cuyo sistema cuenta con varios módulos que facilitan el estilo de iteración con el usuario, entre los cuales se encuentran el módulo de ingreso, el de inicio, el de proveedores, el de productos, el de stock mínimo, el de generar código QR y el de EOQ. De esta forma, cada uno de ellos tiene diferentes funciones que permiten administrar la base de datos, donde destaca el uso del código QR en el módulo de ingreso y en el de stock mínimo, los cuales son suministrados y descargados mediante la lectura de los códigos instalados con anterioridad en los contenedores de materia prima y en las estibas de embalaje final de cada producto.

DISCUSIÓN

El inventario es parte fundamental de las operaciones de las empresas. Además, es el mecanismo donde la empresa se apoya para realizar sus procesos productivos y poder cumplir con la demanda del mercado. También representa un activo de la empresa; pues, de acuerdo con Osorio (2008), existen organizaciones que no administran sus inventarios de forma correcta, lo cual origina un cálculo erróneo de sus pedidos de reabastecimiento y, en consecuencia, carecen de tiempo suficiente para evitar faltantes.

Entonces, se evidencia que el inventario es el responsable del control de productos en toda organización y lleva registros actualizados de la existencia de un bien o recurso. Asimismo, debe asegurar que su cantidad siempre sea óptima y, de no ser así, tiene que implementar un sistema de inventarios para determinar los niveles ideales. Es relevante saber el momento de restablecer los productos y conocer qué tan grandes deben ser los pedidos; por ello, Chase, Jacobs y Aquilano (2009) mencionan que es de gran utilidad el uso de ayudas tecnológicas que eviten las actividades repetitivas, como el conteo manual del inventario, y permitan la consulta en tiempo real.

Por otro lado, Gutiérrez y Rodríguez (2008) plantean que los sistemas de la información como las TIC deben permitir desarrollar un software a medida de cada organización en particular. En esta investigación, se desarrolla el sistema de control de inventarios vinculado al modelo EOQ con la tecnología (bases de datos, software y código QR) con la finalidad de optimizar el sistema de gestión del inventario.

RECOMENDACIONES

Se recomienda, a la organización interesada en implementar un sistema de control de inventarios apoyado en códigos QR, realizar una caracterización previa de todas las actividades que la organización lleva a cabo, con el objetivo de controlar sus inventarios, determinar la metodología de gestión más adecuada para la organización en particular y llevar esos requerimientos al software o a las TIC a utilizar.

CONCLUSIONES

• El sistema de gestión de inventarios es una herramienta muy útil al momento de tomar decisiones que contemplan todas las actividades de aprovisionamiento y distribución de productos.

• El uso del modelo EOQ o de alguna de sus variantes garantiza a la organización una minimización de costos de mantenimiento de inventario, pérdidas por faltantes y escasez de tiempo por actividades de conteo tradicional de productos. Además, se garantiza un punto de reorden que mantendrá bajo control las variables mencionadas y responderá de mejor forma a la demanda del mercado.

• El software, desarrollado para controlar el flujo del inventario con apoyo del código QR, hace más rápido el proceso de administración del inventario y permite almacenar la información de forma segura en una base de datos. Asimismo, permite una posterior consulta, análisis y toma de decisiones en tiempo real.

• Este mecanismo ha sido diseñado para una organización en particular, en la cual las TIC se acoplaron a los requerimientos de la pyme, como es aconsejable que suceda. Además, funciona como una solución efectiva que no requiere gran capacitación para su uso y responde a las necesidades de la tecnología actual a un bajo costo.

• Finalmente, la implementación del sistema de gestión de inventarios es una respuesta tecnológica a los desafíos de la transformación digital en las organizaciones pequeñas, como las pymes, de manera estratégica y operativa teniendo en cuenta que es una necesidad presente de las entidades del futuro.

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