Sistemas y Computación
Sistema de información para consultorios jurídicos de instituciones de educación superior: SICJ-IES
Sistema de información para consultorios jurídicos de instituciones de educación superior: SICJ-IES
Scientia Et Technica, vol. 23, núm. 4, pp. 538-542, 2018
Universidad Tecnológica de Pereira
Recepción: 06 Marzo 2018
Aprobación: 28 Diciembre 2018
Resumen: En este artículo se presenta el resultado de un trabajo de investigación llevado a cabo en el grupo de investigación, desarrollo e innovación (I+D+i) en Sistemas y Tecnologías de la Información (STI), adscrito a la escuela de Ingeniería de Sistemas e Informática de la Universidad Industrial de Santander (UIS) cuyo objetivo fue proponer un sistema de información para apoyar las actuaciones de los Centros de Conciliación (CC) de los Consultorios Jurídicos (CJ) de las instituciones de educación superior en Colombia. Se tomó como caso de estudio el CJ y CC de la UIS donde se llevaron a cabo observaciones de campo y entrevistas a los diferentes actores para observar de cerca su trabajo, analizar sus problemáticas e identificar sus necesidades de información. El sistema desarrollado producto de esta investigación apoya a estas entidades durante todo el proceso conciliatorio de sus beneficiarios, asigna roles a cada usuario y permite tramitar solicitudes de casos de conciliación, registrar resultados de los casos, programar audiencias, gestionar la agenda tanto del recurso humano como del recurso físico disponible, generar informes estadísticos y a los tutores realizar seguimiento a las actuaciones de sus estudiantes. Utilizando diagramas de casos de uso se muestra las funcionalidades implementadas en el sistema de información.
Palabras clave: Centro de Conciliación, Consultorio Jurídico, Sistema de información.
Abstract: This article presents the result of a research work carried out in the group of research, development and innovation (R+D+i) in Systems and Information Technologies (STI), assigned to the School of Systems Engineering and Information Technology of the Industrial University of Santander (UIS) whose objective was to propose an information system to support the actions of the Conciliation Centers (CC) of the Legal Office (CJ) of higher education institutions in Colombia. The CJ and CC of the TUI were taken as a case study, where field observations and interviews were carried out with the different actors to closely observe their work, analyze their problems and identify their information needs. The system developed as a result of this research supports these entities throughout the conciliatory process of their beneficiaries, assigns roles to each user and allows the processing of requests for conciliation cases, recording results of cases, scheduling hearings, managing the agenda of both human resources as of the available physical resource, generate statistical reports and the tutors follow up on the actions of their students. Using diagrams of use cases shows the functionalities implemented in the information system.
Keywords: Conciliation Center, Legal Office, Information System.
I. INTRODUCCIÓN
Según [1] los sistemas de información entendidos como artefactos tecnológicos, son construidos para recibir, procesar, almacenar y ofrecer información.
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Excelencia operacional
Nuevos productos, servicios y modelos de negocios
Intimidad con los clientes y proveedores
Toma de decisiones mejorada
Ventaja competitiva
Sobrevivencia
Los CJ de instituciones de educación superior por su naturaleza académica, de extensión y en aras de prestar un servicio de calidad a la población más vulnerable, les resulta de gran importancia contar con las herramientas adecuadas que les permita llevar a cabo de forma ágil y ordenada sus actividades en el día a día. En este sentido el grupo de I+D+I STI ha venido contribuyendo durante varios años a la incorporación de Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) al CJ de la UIS y su centro de conciliación.
En el año 2006 se desarrolló el Sistema de Información para Apoyar el Control de las Actuaciones de los estudiantes del CJ de la UIS (CYSACJ-UIS) [3]. Posteriormente en el año 2012, se desarrolló la segunda versión de este sistema titulado CYSACJ 2.0, en esta versión se incluyeron mejoras a algunos procesos y fue flexibilizado y rediseñado para permitir su implantación en cualquier CJ de instituciones de educación superior [4]. Finalmente, en el año 2014 se desarrolló el portal web del CJ de la UIS [5].
Producto de esta experiencia se desarrolló un sistema de información para apoyar las actuaciones de los centros de conciliación de CJ de instituciones de educación superior en Colombia, el cual, se integró al CYSACJ 2.0, dando así origen al SICJ-IES, un sistema robusto y completo, que además de seguir brindando apoyo a las actuaciones propias de los CJ, adiciona nuevas funcionalidades que da soporte a las actividades desarrolladas en los CC adscritos a los CJ de instituciones de educación superior.
II. CONSULTORIOS JURÍDICOS Y CENTROS DE CONCILIACIÓN DE INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR EN COLOMBIA
El decreto 196 de 1971 dicta el estatuto para el ejercicio de la abogacía en Colombia. En el artículo 30 (modificado por la ley 583 de 2000) se establece que las facultades de derecho oficialmente reconocidas en el país, deben organizar consultorios jurídicos con los alumnos de los dos últimos años lectivos y estarán bajo la dirección de profesores designados o abogados de pobres, a elección de la facultad y su misión social es prestar servicios gratuitos de asesoría jurídica a la población de más escasos recursos. Así mismo, el decreto 1069 de 2015 da la facultad a los consultorios jurídicos de instituciones de educación superior a solicitar autorización para crear centros de conciliación que prestarán sus servicios de forma gratuita a personas que no pueden asumir el costo de una audiencia ante un Centro de Conciliación privado.
III. CONSULTORIO JURÍDICO Y CENTRO DE CONCILIACIÓN UIS
El Consultorio Jurídico de la UIS se creó mediante el Acuerdo 127 del 27 de Julio de 1999 del Consejo Académico y fue tomado como caso de estudio para el desarrollo de esta investigación a través de la cual surge el SICJ-IES. Este consultorio presta un servicio social de asesoría jurídica en las Áreas de derecho penal, Laboral, Público, Civil y Familia enfocado a personas de escasos recursos de Bucaramanga y su área metropolitana. Actualmente, el consultorio jurídico está compuesto por su directora, secretaria, el profesional del centro de conciliación (profesional CC), monitores, asesores y estudiantes estructurados como se muestra a continuación. Según el acuerdo 063 de 2010 del consejo superior de la UIS el CC es una entidad adscrita al CJ que obedece a la misión y al proyecto educativo de la UIS como institución de educación pública.
Figura 1 .
Organigrama del Consultorio Jurídico de la UIS
Autor
El CC de la UIS es una unidad adscrita al CJ de la Escuela de Derecho y Ciencia Política de la Universidad Industrial de Santander, allí, los estudiantes de últimos semestres de derecho de esta institución ejercen sus funciones de conciliadores (en formación) supervisados por un abogado profesional del centro de conciliación (Profesional CC).
El proceso llevado a cabo en este CC se resume de la siguiente manera: En primera instancia los usuarios deben acercarse al CJ para exponer su caso. Cuando el CJ determina que un caso es susceptible de conciliación, este se remite al CC donde se intentará llegar a un acuerdo común entre las partes involucradas antes de remitirse iniciarse un proceso judicial. El CC nombra un estudiante conciliador y se programa una audiencia de conciliación donde las partes involucradas se reúnen voluntariamente para buscar una solución de común acuerdo, en compañía de otro estudiante que actuará como abogado defensor o apoderado de la parte convocante, siempre debidamente supervisados por el profesional CC.
IV. RESULTADOS DE LA OBSERVACIÓN DE CAMPO Y ENTREVISTAS A ACTORES INVOLUCRADOS
En esta etapa de la investigación se realizaron visitas periódicas al CC del CJ de la UIS donde se identificaron
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Solicitud de conciliación
Desarrollo de la audiencia de conciliación
Registro de resultados de la audiencia de conciliación
En la figura 2 se describe brevemente los procesos observados desde que una solicitud de conciliación es recibida hasta que finaliza exitosamente [6]. Estos procesos eran llevados a cabo de forma manual.
Figura 2.
Procesos del CC de la UIS
Autor
V. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONALIDADES INCLUIDAS EN EL SICJ-IES
El SICJ-IES soporta 5 roles: Administrador de servicios, Director, Estudiante, Asesor y Profesional del Centro de Conciliación. El administrador de servicios es quien asigna los permisos a los usuarios para acceder a las funcionalidades correspondientes a su rol. El rol Estudiante es un caso especial, pues dependiendo del papel que desempeñe en el trámite de la conciliación puede ser Estudiante Apoderado o Estudiante Conciliador, pero nunca ambos en un mismo caso de conciliación.
Diagramas de casos de uso
Según [7] los casos de uso son una técnica de descubrimiento de requerimientos que se introdujo por primera vez en el método Objectory y hoy en día se han convertido en una característica fundamental del modelado UML. En su forma más sencilla, un caso de uso identifica a los actores implicados en una interacción, y nombra el tipo de interacción y se documentan con el empleo de un diagrama de caso de uso de alto nivel.
A continuación, se presentan los diagramas de casos de uso diseñados para el desarrollo del SICJ-IES
A. Solicitud de conciliación
Para iniciar el proceso de conciliación en el SICJ-IES, el estudiante Apoderado cita al beneficiario, se entrevista con él y se diligencia la solicitud en el sistema. Seguidamente el asesor de área revisa la solicitud e indica si es rechazada o si tiene visto bueno y finalmente el profesional del centro verifica la solicitud, si es de asunto conciliable y si necesita correcciones para registrar la solicitud [8]. Ver figura 3.
Figura 3.
Solicitud de conciliación
Autor
B. Audiencia de Conciliación
El Profesional es el encargado de programar y reprogramar audiencias y enviar la citación a las partes. También puede consultar la información detallada de cada una de las audiencias y, de ser necesario, eliminar una audiencia. El estudiante puede consultar las audiencias que tiene programadas [8]. Ver figuras 4 y 5.
Figura 4
Programación y reprogramación de Audiencias de conciliación y desistimiento de solicitudes
Autor
Figura 5.
Control de trámite de las solicitudes de conciliación
Autor
C. Registro de Resultados
Durante el desarrollo de la audiencia de conciliación el estudiante conciliador verifica la asistencia para realizar informe de inasistencia si se da el caso, o suspender si es necesario, regresando el proceso al paso anterior para que la audiencia sea programada en otra fecha. Si todo está correcto, se procede a celebrar la audiencia de conciliación, luego finaliza la audiencia con un acta de acuerdo o una constancia de imposibilidad de acuerdo, y se entrega copia al estudiante apoderado para ser registrada en el sistema [6]. Ver figura 6.
Figura 6.
Registro de resultados de audiencias de conciliación
Autor
D. Reportes
El sistema SICJ-IES permite al usuario con rol Director y Profesional CC consultar reportes estadísticos sobre el estado de las solicitudes de conciliación y los resultados de las audiencias [6]. Ver figura 7.
Figura 7.
Consulta de reportes
Autor
· Diagramas de estados
Según [9] un diagrama de estados es un método de representación del comportamiento de un sistema que ilustra sus estados y los eventos que ocasionan que el sistema cambie de estado, entendiéndose por estado cualquier modo de comportamiento observable desde el exterior.
A continuación, se presentan los diagramas de estados diseñados para el desarrollo del SICJ-IE
A. Solicitud de conciliación
En la figura 8 se muestra el diagrama de estados diseñado para el proceso de solicitud de conciliación [6].
Figura 8.
Diagrame de estados para el proceso de solicitud de conciliación
Autor
B. Audiencia y registro de resultados
En la figura 9 se muestra el diagrama de estados diseñado para el proceso de audiencia y registro de resultados [6].
Figura 9.
Audiencia y registro de resultados
Autor
VI. CONCLUSIONES
Los CC de instituciones de educación superior enfrentan un reto mayor que los CC tradicionales, ya que además de prestar el servicio de conciliación, brindan un escenario de aprendizaje a los estudiantes de último semestre de derecho, razón por la cual su actividad se hace más compleja.
Para la dirección de una organización como los CC de instituciones de educación superior es indispensable contar con una herramienta que le permita gestionar su información y tomar decisiones basadas en históricos estadísticos.
RECOMENDACIONES
Sabiendo que ya se encuentra en funcionamiento el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición (SICAAC) a través de cual todos los CC del país están obligados a reportar sus actuaciones al Ministerio de Justicia y del Derecho, futuras versiones del SICJ-IES podrían integrar el reporte automático de estas actuaciones mediante el web service de SICAAC.
Es importante que los datos almacenados en la base de datos se mantengan actualizados, removiendo usuarios que ya no pertenecen al CC para evitar accesos no autorizados.
REFERENCIAS
[1]. Y.A. Olave and L.C. Gómez, "Sistemas de información: un acercamiento a la disciplina," Revista Universidad EAFIT, vol. 41, No. 138, pp. 29-43, Apr. 2005.
[2]. Laudon, K. C., Laudon, J. P., & Romero Elizondo, A. V. (2012). Sistemas de información gerencial: Kenneth C. Laudon; Jane P. Laudon ; traducido por Alfonso Vidal Romero Elizondo (12a.ed.). México D.F.: Pearson.
[3]. O. S., Mariutsi, “Sistema de Información para apoyar el control de las actuaciones de los estudiantes del Consultorio Jurídico de la UIS CYSACJUIS”, Proyecto de grado Ingeniería de Sistemas, Bucaramanga: UIS, 2006.
[4]. A. F., Carlos, “Sistema de Información para apoyar el Control de las Actuaciones del Consultorio Jurídico de la UIS: CYSACJUIS 2.0”, Proyecto de grado Ingeniería de Sistemas, Bucaramanga: UIS, 2012.
[5]. M. T., Manuel, V. Y., Pedro, “Creación de un portal web para facilitar el acceso a los recursos y a la información del Consultorio Jurídico de la Universidad Industrial de Santander”, Proyecto de grado Ingeniería de Sistemas, Bucaramanga: UIS, 2014.
[6]. C. M., Jefferson, C. A., Jiri, “Implantación e implementación del portal web del consultorio jurídico UIS y del módulo del centro de conciliación del sistema de información para consultorios jurídicos de instituciones de educación superior SICJ-IES”, Proyecto de grado Ingeniería de Sistemas, Bucaramanga: UIS, 2016.
[7]. Sommerville, I., & Campos Olguin, V. (2011). Ingeniería de software (9ª. ed.). México D.F.: Pearson.
[8]. A. C., Harold, “Sistema de información para el apoyo de las actividades del centro de conciliación adscrito al consultorio jurídico de la UIS: SICJ IES.”, Proyecto de grado Ingeniería de Sistemas, Bucaramanga: UIS, 2015.
[9]. Pressman, R. S. (2010). Software Engineering: A practitioner´s approach / Roger S. Pressman (7a. ed.). Boston: McGraw-Hill.