Introducción

La planeación es una herramienta crucial de la gestión empresarial que se utiliza para la operación cotidiana y la toma de decisiones en la organización. En los estudios de Masilo & Gómez (2016) se indica que la planeación formal, así como la financiera son herramientas importantes para la toma de decisiones administrativas y financieras; por lo tanto, se encontró una correlación positiva entre el uso de estas herramientas y el éxito de los proyectos empresariales [1].

En la investigación realizada por Saavedra & Espíndola (2016), afirman que la planeación financiera es un proceso de suma importancia para las empresas, dado que se constituye en la guía de acción para el buen uso de los recursos financieros [2]. Por consiguiente, la planeación financiera en el éxito de una empresa es fundamental, ya que permite gestionar los ingresos y gastos futuros, y tomar decisiones adecuadas para asegurar su permanencia en el mercado.

Por su parte Reisdorfer (2005) expone que, la planeación financiera tiene muchas ventajas, siendo una de ellas el conocimiento anticipado de los presupuestos financieros, lo que permite establecer en la empresa los parámetros necesarios para obtener el rendimiento económico deseado considerando el periodo presupuestado [3].

Dentro del ámbito de los presupuestos Gitman (2012), informa que son instrumentos que ofrecen una estructura para coordinar las diversas actividades de la empresa y actúan como mecanismos de control, estableciendo un padrón de desempeño contra el cual es posible evaluar los eventos reales [4].

Del mismo modo que hace Saavedra & Espíndola (2016) en sus aportaciones, Gitman (2012) señala a la planeación financiera como un proceso que inicia con los planes financieros a largo plazo. Estos, a la vez, dirigen la formulación de los planes y presupuestos a corto plazo y afirma que, por lo general, los planes y presupuestos a corto plazo implementan los objetivos estratégicos a largo plazo de la empresa [2,4].

Considerando los aspectos del proceso de planeación financiera, se observa que la finalidad primordial de elaborar presupuestos financieros consiste en analizar la situación a corto plazo del negocio para detectar áreas de oportunidad, y ayudar a que la empresa cumpla con los objetivos de rentabilidad económica a largo plazo.

Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, el objetivo de este estudio es analizar la situación actual de la elaboración de presupuestos en las micro y pequeñas empresas (MYPES) del sector comercio que operan en la ciudad de Aguascalientes, Ags. México, y evaluar las prácticas de presupuestación financiera como un proceso que surge a partir de la planeación financiera y estratégica.

Fundamentos teóricos

Introducción a la planeación financiera

La planeación financiera se trata de un proceso completo que brinda a las empresas la posibilidad de definir sus metas financieras a largo plazo y diseñar una estrategia para alcanzarlas. De manera similar, los autores Morales & Morales (2014) concuerdan en que la planeación financiera define el rumbo que tiene que seguir una empresa para alcanzar sus objetivos estratégicos, tiene como propósito mejorar la rentabilidad, establecer la cantidad adecuada de efectivo, así como de las fuentes de financiamiento, fijar el nivel de ventas, ajustar los gastos que correspondan al nivel de operación, entre otros [5].

Presupuestos en la planeación financiera

Siguiendo esta misma perspectiva, AyS Consultores (2011) indica que, para lograr una adecuada planeación financiera, una de las herramientas clave es el presupuesto de flujo de efectivo, es decir, ¿cómo va a entrar y salir el dinero mes a mes en el negocio? [6] Por lo tanto, la elaboración de presupuestos es una pieza fundamental del proceso de planeación financiera, ya que permite a las empresas proyectar y anticipar sus ingresos y gastos futuros para cumplir con sus objetivos financieros.

Por su parte, Vargas-Hernández y Casas (2019) hacen mención que los presupuestos representan una herramienta de control para las organizaciones, principalmente en materia financiera permiten establecer la dirección de estas y mediante su apropiada inspección, encausan los planes establecidos en términos monetarios [7].

En el artículo de Martínez (2007), hace referencia a que el presupuesto se refiere a la planificación sistemática de las condiciones y resultados que una empresa espera lograr en un período específico. Consiste en una estimación formal de los ingresos y gastos que se prevén durante ese período y es una herramienta esencial que permite a las empresas operar financieramente de manera óptima, maximizando los beneficios en los períodos favorables y protegiéndose en los momentos desafiantes [8].

Presupuestos en las pequeñas empresas

En la búsqueda por mejorar la eficiencia y efectividad en la gestión de recursos financieros Barradas et. al (2019) destacan que las pequeñas empresas tienen la exigencia de emplear el presupuesto, el cual se enfoca hacia la planeación y el control de las utilidades; lo que establece una pauta para analizar y evaluar el logro de los objetivos planteados. Bajo este escenario, para las Pymes es de suma importancia elaborar presupuestos de aspectos como los ingresos, costos, compras y gastos, así como también realizar estados financieros proforma; ya que de esta forma se dará seguimiento a las metas planteadas para alcanzar los objetivos de rentabilidad [9].

Los participantes en el estudio realizado por Invernizzi, et. al. (2016) identificaron la elaboración de presupuestos como una estrategia de planificación financiera que debe ajustarse de acuerdo con la tendencia del mercado o el entorno. El presupuesto se refiere a la predicción de expectativas y los recursos necesarios para cumplir con dichas expectativas [10].

Por otro lado, Parra y La Madriz (2017) llevaron a cabo una investigación centrada en el manejo adecuado del presupuesto en las pequeñas y medianas empresas de estructura familiar, el objetivo del estudio fue destacar el presupuesto como una herramienta administrativa dinámica que debe adaptarse a las necesidades, capitales y tamaño de la empresa, permitiéndole sobrevivir en situaciones de crisis económica. Los investigadores conceptualizaron el presupuesto como un instrumento que proporciona un plan global para el próximo ejercicio económico de la empresa, generalmente establecido para un año, con el fin de estimar los objetivos de utilidad económica y establecer un programa coordinado para lograrlos [11].

Proceso de elaboración presupuestal

De acuerdo con David (2020), el proceso de elaboración de presupuestos para las pequeñas empresas puede respaldar la capacidad del líder de la pequeña empresa para iniciar y desarrollar los recursos necesarios para alcanzar la sostenibilidad del negocio; un mal servicio al cliente, un alto inventario, pérdidas de capital y costos financieros pueden ser el resultado de una previsión inexacta de los recursos productivos [12].

A pesar de su valor, la elaboración presupuestal es una tarea compleja que demanda recursos y tiempo, lo cual puede ser especialmente desafiante para las micro y pequeñas empresas que enfrentan limitaciones en cuanto a personal y financiamiento. En concordancia con lo mencionado previamente, Gitman (2012) expone que la elaboración presupuestal inicia con el presupuesto de las ventas. A partir de este último, se desarrollan planes de producción que toman en cuenta los plazos de entrega (elaboración) e incluyen el cálculo de las materias primas requeridas. Con los planes de producción, la empresa puede calcular las necesidades de mano de obra directa, los gastos generales de la fábrica y los gastos operativos; una vez realizados esto.

cálculos, se elabora el estado de resultados proforma y el presupuesto de caja de la compañía. Con estas entradas básicas, la empresa finalmente puede desarrollar el balance general proforma [4].

Beneficios y utilidad de los presupuestos

En consonancia con lo expresado por el autor previo, Cárdenas (2008) destaca que los presupuestos ayudan a determinar cuáles son las áreas fuertes y débiles de la compañía. Siendo el control presupuestal el que genera la coordinación interna de esfuerzos. Además, planear y controlar las operaciones constituyen la esencia de la planeación de las utilidades y el sistema presupuestal provee un cuadro integral de las operaciones como un todo [13]. De allí que los presupuestos sean considerados como instrumentos valiosos en la previsión de los criterios del rendimiento aceptable de la organización en el futuro, además de proporcionar un mecanismo para asignar en forma racional y económica, la mano de obra, instalaciones y demás recursos [11].

El artículo de Whatman (2023), analiza los beneficios de la planificación financiera y la elaboración de presupuestos, donde menciona que ayuda a mantener a la empresa enfocada y en el camino correcto, comunicarse claramente con el personal e inversores, y construir un negocio moderno y transparente [14].

El proceso presupuestario, tal como señalaron Parra y La Madriz (2017), no debe ser considerado únicamente como un cálculo de cifras, sino más bien como un sistema integral. Este sistema permite a los pequeños empresarios prestar especial atención a la definición de los objetivos financieros, con base en los cuales planifican y controlan las diversas actividades de su administración. De esta manera, el proceso presupuestario les brinda la capacidad de prever de manera inteligente tanto los ingresos y gastos, como las operaciones administrativas, con el objetivo de obtener utilidades [11].

Mejores prácticas en creación de presupuestos

Por consiguiente, se puede afirmar que, para lograr el éxito en la preparación de presupuestos, es crucial que las micro y pequeñas empresas identifiquen las mejores prácticas y herramientas de la planeación financiera que les permitan aprovechar al máximo los beneficios y mejorar su eficiencia. El estudio buscó explorar las estrategias de gestión financiera utilizadas por los líderes de microempresas, lo cual podría incluir mejores prácticas en la creación de presupuestos [7].

Según Vargas-Hernández y Casas (2019), el objetivo principal de su estudio fue llevar a cabo un análisis de estrategias con el fin de mejorar la productividad y competitividad de las micro, pequeñas y medianas empresas. Se planteó la adopción de mejores prácticas administrativas, centrándose en la implementación de presupuestos operativos y financieros vinculados al proceso administrativo, como una forma de asegurar un proceso eficiente y confiable [7].

Además, es esencial que estas empresas adopten un enfoque sistemático y riguroso en la elaboración de presupuestos para maximizar sus oportunidades de éxito. Las prácticas contables y la planificación financiera sólida deben ser la adopción estándar por parte de las pequeñas empresas, para tener una gestión financiera eficaz [15].

Materiales y Métodos

Esta investigación tuvo como objetivo principal el identificar si las micro y pequeñas empresas (MYPES) del sector comercio y que operan en la Ciudad de Aguascalientes, parten de la presupuestación como práctica complementaria de planeación financiera, con base en ello este estudio es considerado como descriptivo y de campo, en primer lugar porque busca caracterizar desde el punto de vista de la planeación financiera a las empresas objeto de estudio, es decir, como menciona Hernández (2010) únicamente se pretendió medir y recolectar información de manera independiente y conjunta sobre conceptos o variables relacionadas, más no analizar su relación entre estas [16]..

Por otra parte, es considerada de campo, ya que se explica extrayendo datos e información directamente de la realidad a través del uso de técnicas de recolección, en este caso en particular encuestas, con el fin de dar respuesta a una situación o problema planteado previamente [16], es decir, se considera a la investigación de campo como una recopilación de datos extraídos de fuentes primarias para un propósito en específico. .

Con base en lo anterior, la presente investigación inicia siendo descriptiva de acuerdo con el objetivo planteado para esta, el cual se basa en caracterizar a las micro y pequeñas empresas del sector comercio que operan en la Ciudad de Aguascalientes, en términos de la aplicación de la presupuestación como una de las prácticas de planeación financiera, dicha caracterización se enfoca en determinar: (1) el contexto general de las empresas en estudio y, (2) el nivel de aplicación que en materia de presupuestación tienen como practica de planeación financiera..

Es importante destacar que la presente investigación parte de un diseño de investigación tipo no experimental y transversal, pues exhibe el conocimiento de la realidad tal cual como se presenta en el tiempo y espacio determinado para esta investigación, considerando como preguntas de rigor las especificadas por Rojas (2015) cuyo enfoque se basa en ¿Qué es?, ¿Cómo es?, ¿Dónde está?, ¿Cuándo ocurre?, Cuantos individuos o casos se observan?, ¿Cuáles se observan? [17], y se considera transversal ya que no está limitada a un periodo especifico de tiempo.

El instrumento de recolección de la información, conto con las características de un cuestionario para ser aplicado a manera de encuesta, y fue diseñado de tal manera que permitiera recolectar información general de la empresa y los aspectos que, en materia de presupuestos, deberían considerar las empresas en estudio como prácticas de planeación financiera. El cuestionario se integró por un total de 27 preguntas, 3 de ellas abiertas por su naturaleza, 4 con opciones relacionadas a variables de razón y 20 medidas en escala de Likert.

Dicho cuestionario fue aplicado a los directores, gerentes o dueños de las empresas en estudio, mismas que debían tener operaciones en la Ciudad de Aguascalientes, del Estado del mismo nombre. El cuestionario se aplicó a las figuras mencionadas pues se espera que ellas cuenten con la información referente a la gestión financiera de la empresa.

Con la finalidad de poder caracterizar los aspectos mencionados anteriormente como objeto de estudio de la presente investigación en una muestra de empresas de la población objetivo y poder en su caso realizar inferencias de manera general al respecto, se llevó a cabo el diseño probabilístico de la muestra, de tal manera que sus características cumplieran con suficiencia estadística para dichos fines. En referencia a esto, la población objeto de estudio está conformada por un total de 16 311 micro y pequeñas empresas con operaciones basadas en el sector comercio en la Ciudad de Aguascalientes, Ags., según la consulta realizada el día 28 de junio de 2020 en el Directorio Estadístico Nacional de Unidades Económicas (DENUE) del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI).

El tamaño de muestra se determinó con base en la fórmula para estimar una proporción, con el supuesto de que se tiene conocimiento del total de la población objeto de estudio, además de considerar una confianza del 95% y asumiendo que se desconoce la proporción de éxito, se determinó que la proporción de eventos exitosos p sería de 0.5 y por lo tanto de no exitosos q de 0.5 (siendo este último la diferencia de 1-p), además de determinar como un error máximo proporcional de 0.12. Lo anterior derivó en una muestra de 67 empresas a las cuales les fue aplicado el instrumento, siempre y cuando reunieran las características de la población en estudio.

Resultados y discusión

En este estudio se analizó la situación de la elaboración de presupuestos en las micro y pequeñas empresas (MYPES) del sector comercio en la ciudad de Aguascalientes, México. El objetivo principal fue evaluar las prácticas de presupuestación financiera como un proceso que surge a partir de la planeación financiera y estratégica.

Para llevar a cabo el análisis, se aplicó un cuestionario a directores, gerentes o dueños de las 67 empresas participantes en el estudio, quienes tienen operaciones en la ciudad de Aguascalientes, Ags., México. A través de este cuestionario, se recopiló información relevante sobre la aplicación de la presupuestación y la planeación financiera en estas empresas.

En cuanto al contexto general de las empresas estudiadas, se encontró que el 84% eran microempresas con un máximo de 10 colaboradores. El cargo dentro de la empresa predominante de los encuestados fue de 70% propietarios, mientras que el 22% fue el administrador o contador.

Referente al nivel de aplicación de la presupuestación como práctica de planeación financiera, los resultados mostraron que un porcentaje significativo de las empresas encuestadas utiliza la presupuestación de manera formal. El 54% de las empresas afirmaron contar con un presupuesto financiero formal, mientras que el 21% lo hace de manera frecuente, el 16% lo hace de manera parcial, el 3% lo hace muy poco y el 6% restante no lo considera dentro de sus gestiones financieras.

Los resultados obtenidos revelaron importantes hallazgos sobre la situación de la elaboración de presupuestos en las MYPES del sector comercio en la ciudad de Aguascalientes.

Se identificó que la mayoría de las empresas encuestadas tienen conocimiento sobre la importancia de la planeación financiera y reconocen los beneficios que esta puede brindar. Esto concuerda con los estudios previos realizados por Masilo & Gómez (2016) y Saavedra & Espíndola (2016), quienes destacan la correlación positiva entre el uso de herramientas de planeación financiera y el éxito empresarial.

Se observó que la aplicación de prácticas de presupuestación en las empresas estudiadas es constante. La mayoría de las empresas encuestadas cuentan con un proceso formalizado de presupuestación e integran planes financieros a largo plazo. Esto sugiere que estas MYPES elaboran de manera anticipada una predicción de dónde provienen los ingresos y sus cantidades y cuánto se tiene que pagar en servicios, nómina o proveedores.

Sin embargo, se detectó que algunas empresas encuestadas enfrentan desafíos en términos de recursos y conocimientos para llevar a cabo una planeación financiera efectiva. Algunas empresas mencionaron la falta de personal capacitado y la falta de tiempo y recursos como obstáculos para implementar prácticas de presupuestación. Estos hallazgos coinciden con los planteamientos de Reisdorfer (2005), quien destaca que la planeación financiera proporciona el conocimiento anticipado de los presupuestos financieros, pero su implementación requiere de recursos y capacidades adecuadas.

Conclusiones

Retomando el objetivo planteado para la presente investigación, establecido como: evaluar las prácticas de presupuestación financiera como un proceso que surge a partir de la planeación financiera y estratégica en un grupo de micro y pequeñas empresas de Aguascalientes, México, se tienen las siguientes conclusiones y recomendaciones.

Los resultados de este estudio evidencian la importancia de la planeación financiera y la práctica de presupuestación en las micro y pequeñas empresas del sector comercio en la ciudad de Aguascalientes.

Si bien, se pudiera considerar en su mayoría que las empresas micro y pequeñas a nivel general presenta problemas en sus sistemas de gestión, mismos que se reflejan en sus prácticas de presupuestación financiera, para el caso de las empresas MYPES de la ciudad de Aguascalientes, México, estas presentan buenos niveles de empleabilidad.

Sin embargo, aunque la mayoría de las empresas tiene una conciencia sobre la importancia de la planeación financiera, algunas empresas cuentan con una implementación de prácticas de presupuestación limitada y enfrenta desafíos relacionados con recursos y conocimientos. Estos hallazgos resaltan la necesidad de brindar apoyo y capacitación a esas empresas para mejorar su capacidad de llevar a cabo una planeación financiera efectiva y aprovechar los beneficios que esta puede ofrecer para su éxito a largo plazo.

Las recomendaciones derivadas de la presente investigación se enfocan en fortalecer las prácticas de presupuestación financiera, pues el estudio mostro que algunas micro y pequeñas empresas del sector comercio que tienen actividad en Aguascalientes, México, tienen baja utilización. Dentro de lo que se recomienda a las MYPES es fortalecer y considerar: realizar de manera mensual un análisis de los costos y gastos en relación con los ingresos obtenidos por el negocio, para evaluar la productividad que se está teniendo al respecto e identificar áreas de oportunidad que les permita incrementar los ingresos y a su vez disminuir los gastos, sin sacrificar la calidad de sus productos.

El presente estudio se basó en un grupo de empresas en un contexto específico, por lo que los resultados pueden no ser representativos de todas las micro y pequeñas empresas del sector comercio en otras ubicaciones geográficas, por lo que se establecen las bases para realizar investigaciones futuras que aborden una muestra más amplia y consideren otros sectores de actividad económica para obtener una visión más completa de la situación de la elaboración de presupuestos en las MYPES.

Referencias

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