Introducción

Desde los orígenes de la contabilidad, la cuenta ha sido el principal elemento de registro. A raíz de la revolución tecnológica y el avance informático, la cuenta ha dejado de ser representada en una o varias palabras que definen el hecho contable que se registra, para convertirse en un código numérico, mediante el cual se registran en los software contables, las transacciones y los hechos que se suceden en la organización.

Los diferentes software contables con los que se cuenta en el mercado, sean estandarizados o elaborados para una entidad particular, a menudo contienen errores relacionados con la codificación de las cuentas; errores que pueden ser detectados al momento de reportar (imprimir) los estados financieros.

Los catálogos de cuentas están conformados por diferentes niveles. Si en la codificación se cometen errores relacionados con la correcta ubicación de las cuentas en cada uno de esos niveles, el resultado contable no será el esperado y, peor aún, puede dar lugar a cometer errores de cuantificación de los diferentes grupos financieros contenidos en cada uno de esos niveles.

Otro error frecuente es que se estructuran catálogos de cuenta que no poseen la flexibilidad necesaria que permiten, por ejemplo, incluir nuevas cuentas que puedan surgir como consecuencia de un hecho contable que no se haya dado con anterioridad, o que las cuentas que contiene el estándar de catálogo no coinciden con las que necesita la entidad para el registro de sus hechos contables, por no estar creada en la base de dato;, o bien, las cuentas que tiene creadas no coinciden con el objeto social de la entidad que requiere del uso de esas bases de datos.

Los llamados planes de cuentas incluidos en los software comerciales normalmente son estructurados de forma tal que puedan ser universalmente utilizables, independientemente del tipo de empresa de que se trate y de las diferencias que a todas luces existen en cuanto a si se trata de empresas comerciales, de servicios, manufactureras o industriales, con fines o sin fines de lucro, micro, pequeñas, medianas o grandes empresas. Pero además, la codificación de las cuentas no es realizada siguiendo una metodología que permita que el resultado final del sistema de contabilidad, que no es otra cosa que los reportes financieros, presenten errores de ubicación de cuentas y posibles errores de resultados. En tal sentido, una cosa es que existan catálogos de cuentas estandarizados incluidos en los software que puedan adaptarse a las empresas, y otra muy distinta, es que esos catálogos cumplan con los requerimientos contables, pero fundamentalmente, con las necesidades de información de las empresas.

A raíz de que surgió la posibilidad de registrar los hechos contables mediante el uso de los diferentes software utilizando las computadoras, fue necesario sustituir el nombre de las cuentas contables, tal y como se conocían, por un código numérico que en lo sucesivo sería usado para poder registrar los hechos contables. En tal sentido, el proceso a través del cual se lleva el registro de los hechos contables, usando para ello los sistemas computarizados y software contables, se le ha denominado contabilidad computarizada.

La contabilidad computarizada puede definirse como el proceso a través del cual se registran los hechos contables que se suceden en la organización utilizando como herramienta la computadora y los diferentes software contables, estandarizados o elaborados, siguiendo las particularidades y requerimientos de la empresa.

La importancia de una codificación adecuada a las cuentas contables, radica en el hecho de que ese código en la contabilidad computarizada sustituye el nombre de la cuenta y por tanto, un error en la codificación automáticamente se convierte en un error de registro, en un error de resultados y posiblemente en un error al momento de tomar decisiones con la información contenida en el reporte financiero (estados financieros).

La gerencia de la entidad, responsable de analizar los estados financieros generados por la contabilidad computarizada, debe tener la capacidad no sólo de conocer los resultados de las transacciones realizadas, sino también debe estar en capacidad de detectar cualquier error cometido como consecuencia de una mala codificación de la cuenta con el consecuente resultado incorrecto.

Para desarrollar la codificación de las cuentas a ser utilizadas por un ente u organización, debe construirse lo que se conoce como el catálogo de cuentas el cual debe contener los códigos de las cuentas a ser utilizadas y los nombres de cada una de ellas. Para ello, deben definirse los dos elementos fundamentales: la cantidad de niveles a utilizar y la longitud de cada nivel. Con estos elementos, se define la estructura del catálogo de cuentas.

Los diferentes autores que abordan la codificación de las cuentas no exponen el significado de estos elementos, así como tampoco exponen la importancia de su uso en la estructuración del catálogo de cuentas.

El presente trabajo tiene como objetivo proponer lineamientos de codificación de cuentas como un inicio hacia el desarrollo de una metodología que garantice a la gerencia de la entidad identificar si los reportes financieros muestran en forma eficiente y oportuna el registro, resumen de los hechos contables y financieros que se han sucedido en la organización y poder proceder a la toma de decisiones.

Se inicia con una revisión bibliográfica relacionada con la literatura contentiva de la evolución histórica de la contabilidad, la cuenta, los sistemas de información, la evolución de las tecnologías de la información y su impacto en la contabilidad. Posteriormente, se presenta una serie de lineamientos a ser utilizados por las micro, pequeñas y medianas empresas para realizar la codificación de las cuentas de contabilidad, donde se plasmen cada una de las características que debe cumplir esa codificación para que los reportes contables contengan las transacciones realizadas durante el ejercicio económico.

Revisión de la literatura

2.1 Origen y uso de la cuenta: herramienta para el registro contable

A través de la historia, ha sido necesario el uso de alguna herramienta para realizar el registro de los hechos contables. Para efectos de la presente investigación, se hará mención a cuatro momentos significativos en la contabilidad, particularmente con el uso de la cuenta como herramienta. En tal sentido, se hará un resumen de los siguientes momentos: hacia los 8.000 años a.C., cuando se tiene indicio de los primeros registros contables; cerca de los 3.500 años a.C. cuando se cambia la forma de registro de la mercadería; hacia los 3.300 años a.C. cuando surge la escritura y comienza a usarse para el registrar los actos relacionados con la contabilidad; y finalmente, para el año 1975 de nuestra era cuando inicia la revolución tecnológica y se masifica el uso de los equipos de computación y los diferentes software contables.

En Mesopotamia, hacia los 8.000 años a.C, el hombre comenzó su vida sedentaria y a agruparse. En ese momento, tuvo la necesidad de registrar los productos agrícolas que de algún modo producía así como sus excedentes, especialmente de granos y ganado. Para llevar el control del intercambio de la mercancía, se hizo uso de pequeñas fichas de arcilla de múltiples formas, las cuales se constituyeron en la evidencia más primigenia de la contabilidad. En este sentido, Suarez y Pinilla (2004) plantean que para la época, los sistemas contables llevados a través de fichas lograron satisfacer las necesidades de registro que se requerían para controlar la comercialización de la producción agrícola excedente.

Ya para los años 3.500 a.C., se conoce del uso de “fichas contables complejas”, caracterizadas por múltiples formas nuevas o muescas distintas. Se dice que, a diferencia de las fichas anteriores, éstas eran usadas para representar productos terminados, tales como pan, aceite, perfumes, lana, sogas, y artículos producidos en talleres, como utensilios en metal, brazaletes, clases de paños y vestidos.

Cerca de los años 3.300 a.C., nació la escritura. Hernández (2010), señala que “la escritura nació precisamente para satisfacer las necesidades de llevar las cuentas y de guardar las memorias de los hechos económicos” (p.15). La escritura cuneiforme se usó durante un período de unos 3.400 años (desde los 3.300 a.C. hasta 100 años d.C.); sin embargo, pese a su existencia, continuó usándose las fichas para el registro de las cuentas por su sencillez para quien realizaba el registro. También, posiblemente la razón de esta situación fue la que planteó Ferreiro (1997), al expresar que desde que se inventó el alfabeto, hasta aproximadamente un siglo después de Cristo, se desconocía que hubiese un proceso de alfabetización y por tanto, se estima que tan solo el 20% de los hombres urbanos estaba alfabetizado.

Según lo planteado por Seri (2014), si se quiere observar a la contabilidad desde la ciencia, se puede decir que ésta tuvo su primera manifestación escrita en los trabajos de Benedetto Contrugli Rangero. Este científico, humanista, comerciante, economista y diplomático, nativo de Dalmacia y radicado en Nápoles, en 1458 escribió del comercio y del comerciante perfecto (Della mercatura et el mercante perfetto). Posteriormente, en el año 1494, Luca Paccioli publica en Venecia el libro Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni e Proportionalita, donde se describen los métodos contables empleados por los comerciantes venecianos. El mayor aporte que se atribuye a Luca Paccioli es el establecimiento de la teoría de la partida doble para registrar los hechos contables, teoría que actualmente permanece vigente. Igualmente, una vez iniciado el uso de la escritura para el registro de la contabilidad, la cuenta, tal y como se conoce, se ha mantenido a lo largo del tiempo.

Ahora bien, un nuevo acontecimiento mundial marca un cambio significativo para el hombre y las organizaciones. Silveira (2005) argumenta que el surgimiento de la revolución tecnológica que se produjo hacia la década de los 70’s permitió el uso masivo de las tecnologías de la información, los equipos de computación y los software que se desarrollaron para llevar adelante los procesos a través de los sistemas computarizados. En esta época, se produjo el avance de las comunicaciones y la masificación del uso del internet.

Producto de la necesidad de adaptarse y hacer uso de las nuevas tecnologías de la información disponible en el mercado, la disciplina de la contabilidad dio un vuelco a los procedimientos que hasta ahora había utilizado en el registro de los hechos contables realizados en forma manual. En tal sentido, tuvo que a dejar de usarse la cuenta tal y como se había venido utilizando y conocido hasta entonces para dar uso a un nuevo lenguaje que se adaptara a las nuevas tecnologías; en consecuencia, la cuenta pasa a ser representada por un código numérico que la identifica, dado que uno de los requerimientos necesarios para el uso de las nuevas tecnologías consiste en codificar, de alguna manera, la información a procesar.

A partir de ese momento y con la adecuación del nuevo lenguaje codificado, las entidades hicieron uso de los sistemas computarizados para registrar los hechos contables y emitir los reportes financieros.

2.2 Lenguaje de la codificación

Existe lenguajes de codificación de los cuales las entidades buscan el que mejor se adapte a sus necesidades de registro y posterior información. En este sentido, Catacora (1997), resume los siguientes lenguajes de codificación:

1. Código de secuencia: Este sistema consiste a asignar a la lista de partidas colocadas en un orden cualquiera, un número comenzando con uno (1)

2. Sistema decimal de Dewey: Es un sistema de codificación de estructura jerárquica que se conforma de categorías y sub categorías donde se van formando grupos y sub grupos, los cuales dependen unos de otros.

3. Sistema Nemotécnico: Por este método, la codificación se realiza asignando la combinación de letras y números. Las letras pueden ser seleccionadas de acuerdo al grupo financiero que representan. Es poco usado pero sin embargo puede aplicarse perfectamente.

4. Combinación de los sistemas decimal y centesimal: Permite codificar con mayor facilidad por cuanto se puede colocar a las cuentas del primer orden, los números del 1 al 9 y, a las cuentas control y de detalle, los números del 01 al 99 o los números 001 al 999 según la necesidad.

De acuerdo con la revisión de la codificación de las cuentas a las empresas que llevan los registros contables a través de sistemas computarizados, este tipo de codificación es el mayormente utilizado en las PYME al permitir incluir un número ilimitado de cuentas pero además, la inclusión de nuevas cuentas que puedan surgir como consecuencia de los hechos contables.

2.3 Catálogo de cuentas: elemento fundamental del sistema de contabilidad general

El sistema de contabilidad general puede definirse como un sistema de información consistente de un conjunto de elementos, lógicamente organizados e interrelacionados entre sí, tales como: cuentas, libros, formas, asientos y reportes financieros y operativos; los cuales, mediante una acción coordinada, conllevan a la obtención de la información contable, para la toma de decisiones. En él, la cuenta representa el elemento esencial por cuanto es el insumo que lo nutre para poder procesar la información contable y emitir los informes siempre que, según Herz (2015), las operaciones se registren en las cuentas correspondientes a su naturaleza.

Romero (2014), define el catálogo de cuentas como “una lista ordenada de cuentas, esto es, un listado de las cuentas que en un momento determinado son requeridas para el control de las operaciones de una entidad quedando sujeto, por ende, a una permanente actualización” (p. 289).

Según Uribe (2016), un catálogo de cuentas debe contener una “relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costo de ventas y costos de producción o de operación, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación” (p. 93)

Para Rincón, Lasso y Parrado (2012), el Plan Único de Cuentas “es un instrumento concebido para armonizar y unificar el sistema contable de los principales sectores de la economía colombiana, cuyo fundamento legal encuentra asidero en la norma técnica de clasificación de los hechos económicos” (p. 31).

Para el diseño de un catálogo de cuentas se debe considerar que el plan de cuentas es una herramienta, no un requerimiento técnico; por tanto, no debe convertirse en una limitante para los preparadores y usuarios de la información financiera que se origina como consecuencia de la existencia de un código o un concepto. Por el contrario, éstos deben tener la posibilidad de incluir en el plan, los códigos, descripciones y dinámicas necesarias, para reconocer e interpretar sus hechos económicos (Medina, 2016).

Metodología de la investigación para elaborar el catálogo de cuentas aplicable a la contabilidad de las pequeñas y medianas empresas

A partir de la experiencia profesional en el ejercicio de la contaduría pública, se observa cómo en la mayoría de los casos, los gerentes o personas que tienen la responsabilidad registrar los hechos contables, no poseen conocimiento acerca del origen, contenido y funcionamiento del catálogo de cuenta; por cuanto éstos, son normalmente extraídos de un catálogo general incorporado en los software, los cuales son adaptados a la empresa. En este sentido, Rincón et al. (2012) argumentan que existe una legislación para regular la forma de representar los hechos económicos en las empresas, denominado Plan Único de Cuentas. Sin embargo, precisamente por pretender adaptar un plan único de cuentas a cualquier empresa sin tomar en cuenta sus características particulares, pero además, sin que los responsables de tomar decisiones hayan participado en los criterios de elaboración, es que se propone una serie de lineamientos como un inicio al desarrollo de una metodología para la construcción y diseño del catálogo de cuentas.

Por lo anterior, para recopilar y analizar la información que permitió el alcance del objeto del estudio, se diseñó una investigación no experimental, de tipo documental, mediante la consulta exhaustiva y actualizada de fuentes secundarias sobre los sistemas contables. También la investigación se desarrolló a partir del contexto empresarial del funcionamiento del sistema contable computarizado, fundamentada en la experiencia del ejercicio profesional de la contaduría pública, así se pudo recolectar y conocer las necesidades de información más resaltantes de las Pymes, según sus operaciones comerciales o de prestación de servicio.

De acuerdo con el nivel y método, la investigación se considera de tipo aprensivo deductivo, al intentar descomponer cada uno de los elementos del catálogo de cuentas presente en las bases teóricas, a los fines de ser adaptado a los requerimientos y características de las Pymes.

A partir de lo anterior, a continuación se proponen una serie de lineamientos como un inicio a una metodología de codificación que permita aplicarse en el diseño de un catálogo de cuentas requerido por la entidad de acuerdo con sus necesidades y que permita disponer de la información a los diferentes usuarios, así como detectar cualquier error en la codificación y posterior error en los reportes financieros (Estado de situación financiera o Estado de Resultados).

La propuesta que se desarrolla permitirá a los responsables de manejar la información financiera, tener la capacidad suficiente para diseñar, adecuar, modificar y estructurar el catálogo de cuentas que se requiera en las Pymes, sean de carácter público o privado, con fines o sin fines de lucro, comerciales, de servicios, o manufactureras. Cabe destacar que la diferencia del catálogo de cuentas para una empresa grande radica en el hecho de que la estructura de su catálogo, generalmente usa niveles adicionales que permiten no sólo involucrar el área contable sino que además, debe incluir información de carácter cualitativo, como la ubicación de la matriz y las diferentes subsidiarias, usando para ello un código dentro de la estructura o, en el caso de agencias y sucursales, colocar una codificación para la agencia y una codificación para cada sucursal que permita identificar, por ejemplo, la agencia y su ubicación.

Resultados

l catálogo de cuentas de una entidad está conformado por una estructura la cual se construye con niveles y longitudes. Cada nivel debe construirse con una cantidad de dígitos específicos; cada dígito ocupa un espacio en la memoria del sistema que se usa. Adicionalmente, tanto la estructura del catálogo como cada nivel, debe tener una longitud que se debe definir siguiendo las características particulares de la entidad y sus requerimientos de información. En ta

El catálogo de cuentas de una entidad está conformado por una estructura la cual se construye con niveles y longitudes. Cada nivel debe construirse con una cantidad de dígitos específicos; cada dígito ocupa un espacio en la memoria del sistema que se usa. Adicionalmente, tanto la estructura del catálogo como cada nivel, debe tener una longitud que se debe definir siguiendo las características particulares de la entidad y sus requerimientos de información. En tal sentido, la longitud de la estructura del catálogo de cuentas se obtendrá de la sumatoria de las longitudes de cada uno de los niveles que conformen la estructura.

Para iniciar una metodología de diseño de catálogo de cuentas, se propone su estructuración mediante los siguientes pasos:

a. Definir la estructura que tendrá el catálogo de cuentas.

b. Definir los niveles del catálogo de cuentas.

c. Definir la longitud y los dígitos tanto del catálogo de cuentas como de cada uno de los niveles que lo van a conformar.

d. Describir las características que deben cumplirse a lo largo de la elaboración del catálogo.

a. Estructuración del catálogo de cuentas: estará representada por el formato que se adapte a los requerimientos de la organización. El mismo debe obedecer a las necesidades de información que se pretenda ofrecer a los usuarios y al nivel de detalle con que se quiera trabajar la contabilidad. Dentro de los requerimientos a tomar en consideración, se encuentran por ejemplo, la cantidad de clientes, proveedores, trabajadores, inventarios de mercancía, entre otros, ya que si se quiere mostrar el detalle de cualquiera de estos elementos, se hace necesario colocar una codificación que permita que todos sean incluidos.

Tal es el caso de cualquier Pymes cuando, por ejemplo, maneje 85 clientes y tenga previsto un crecimiento anual del 5% de su cartera crediticia, en el nivel de detalle, habría que colocar la cantidad de dígitos suficientes que permitan cubrir en el futuro este requerimiento; en consecuencia, habría que colocar al menos tres dígitos para cumplir con este requerimiento. La codificación variaría desde 001 a 999. De esta manera, la estructuración no sólo contendrá los 85 clientes con los que cuenta actualmente la entidad sino que además, contendrá lo que en el corto plazo se llegará a tener, más de 100 clientes, y por tanto, se ha tomado en cuenta este requerimiento para el número de dígitos que se requieren para el detalle de las cuentas.

b. Niveles del catálogo de cuentas: Normalmente, las Pymes por sus características de ser una pequeña o mediana empresa, realizan codificaciones sólo para los registros contables, dejando de lado cualquier codificación que implique información acerca de los procesos administrativos. En tal sentido, en este segundo paso, por depender de la especificidad de la información a presentar y de los requerimientos de ese tipo de empresas, se utilizan formatos con cuatro o cinco niveles, los cuales son suficientes para incluir en forma detallada las diferentes secciones, grupos financieros, cuentas control y de detalle con que se estructuran los estados financieros.

c. Longitud, dígitos y niveles que conforman el catálogo de cuentas: Como tercer paso se debe considerar la longitud del catálogo de cuentas, representada por la sumatoria de los dígitos de cada uno de los niveles, dígitos que van a estar directamente relacionados con la información a presentar y con el espacio que van a ocupar en la memoria del ordenador; pero adicionalmente, con los requerimientos necesarios para el registro contable de las Pymes.

Los dígitos son la cantidad de espacios que se van a utilizar tanto en cada nivel, como en la estructura total. También debe tomarse en cuenta que la cantidad de dígitos que se utilicen, en esa misma cuantía, se usará el espacio de almacenamiento de la información en el ordenador.

A continuación, se presentan los modelos de catálogos de cuenta de cuatro y cinco niveles y con los dígitos requeridos en un todo, de acuerdo con las necesidades de información de la entidad. De igual manera, se presentan dos modelos de estructura adaptables a cualquier Pyme y donde se explica en forma detallada, la aplicabilidad de cada uno de ellos. (Gráfico 1)

Gráfico 1
Modelo de la estructura de catálogos de cuentas de cuatro y cinco niveles: Cuatro niveles, seis dígitos
elaboración propia

El primer nivel denota las secciones principales de los estados financieros conformadas por: activo, pasivo, capital, ingresos, costos y gastos. En este primer nivel de la estructura se coloca solo un dígito ya que con el código del cero al nueve. (0-9), se cubren las seis (6) secciones principales.

El segundo nivel, presenta los grupos financieros que componen los elementos que dividen cada una de las secciones principales (Cuadro 1).

El tercer nivel contiene las cuentas control en las cuales se reflejarán los montos globales o totales de las cuentas denominadas principales. El cuadro 2 muestra las cuentas control del activo corriente para un catálogo de cuentas de cuatro o de cinco niveles.

Cuadro 2
Cuentas control. Catálogo de cuentas de 4 niveles

elaboración propia.

El cuarto nivel ubica las cuentas auxiliares y/o de detalle tanto del Estado de Situación Financiera como del Estado de Resultados. Por ejemplo, en el cuadro 3, se describen las cuentas auxiliares correspondientes a la cuenta control efectivo en caja y de cuentas por cobrar comerciales.

Cuadro 3
Cuentas auxiliares y/o de detalle (catálogo de cuentas de 4 niveles)

Elaboración propia.

d. Características necesarias para elaborar el catálogo de cuentas: como último paso para diseñar un catálogo de cuentas, se deben considerar las características o condiciones que permitan mostrar la información de los hechos contables de forma veraz, oportuna y pertinente; estas son: la flexibilidad, la simplicidad y la sistematicidad.

d.1. Flexibilidad: Esta condición asegura que el catálogo de cuentas deba codificarse de manera tal, que puedan incluirse cuentas intercaladas o adicionales entre códigos ya creados, sin necesidad de modificar su estructura. El poder incluir cuentas en el momento en que vayan surgiendo hace posible que el catálogo de cuentas permanezca vigente en el tiempo, al ritmo del desarrollo del incremento de las Pymes. Ahora bien, la flexibilidad no puede obedecer a hechos fortuitos ni a improvisaciones u ocurrencias; ésta debe obedecer a una lógica contable y a un resultado que se espera obtener.

d.2 Simplicidad: Esta característica a lo que se refiere es que para diseñar la estructura del catálogo de cuentas, se debe incluir la menor cantidad de dígitos que sean necesarios; es decir, no más de los requeridos en las Pymes para el registro de los hechos contables. Si un solo dígito cubre las necesidades de información, el nivel correspondiente debe contar sólo con ese dígito.

d.3 Sistematicidad como última consideración: la sistemacidad implica que debe realizarse el mismo procedimiento para obtener los mismos resultados en todas las secciones de la estructura de codificación. Es decir, permite que a lo largo del catálogo se obtengan los mismos resultados en el mismo nivel en el cual se decide que se ubiquen. Por ejemplo, si la gerencia quiere mostrar al lector de los estados financieros hasta cierto nivel de la estructura del catálogo, debe garantizarse que ese nivel contenga a lo largo del catálogo, la misma información en ese nivel. Es decir, si la decisión es la de obtener los valores netos de las partidas en el tercer nivel, tanto en las secciones del activo, como del pasivo, patrimonio, ingresos y gastos, los valores netos deben ser mostrados en ese mismo nivel; vale decir, propiedades, planta y equipos menos las depreciaciones y los deterioros acumulados.

Conclusión

Toda organización necesita sistemas de información que sean eficientes, efectivos y oportunos, fundamentalmente en estos tiempos, donde la velocidad de la información ha sobrepasado los límites de las distancias y los espacios. Por otra parte, la entidad requiere que la información resultante del sistema de información, que en el ciclo de entrada, proceso y la salida se produce, sea lo suficientemente confiable a fin de tomar las decisiones más acertadas y oportunas por parte de la gerencia.

Los sistemas de información contable asumen hoy día ese reto. Para ello, hacen uso, o bien de los diferentes software que se encuentran en el mercado, o por el contrario, elaboran un software particular que se adapte a las necesidades de información de la organización, principalmente a las de las pequeñas y medianas empresas; por cuanto las grandes empresas, además de codificar los procesos contables, también codifican los procesos administrativos e incluyen información cualitativa que consideran de importancia para un lograr un mejor control de sus procesos a gran escala. Tal es el caso de las instituciones financieras que en la codificación incluyen información relacionada, por ejemplo, la ubicación geográfica de la agencia¸

El insumo necesario de entrada de todo sistema de información contable es precisamente el catálogo de cuentas; ya que sin éste, resultaría imposible cualquier registro. En tal sentido, el plantear lineamientos para su elaboración, que permitan cumplir con las normas de presentación y registro, resulta de gran ayuda e importancia. Como resultado, si se aplica el procedimiento tal y como se ha propuesto, el producto final o salida del sistema de información contable a través del reporte de los correspondientes informes financieros (Balance General, Estado de Resultados, entre otros), será sin duda alguna confiable. Además, permitirá tomar decisiones acertadas en cuanto a los resultados que estos estados suministran en cada uno de sus niveles y adicionalmente, la gerencia podrá decidir cuál información quiere mostrar y el grado de resguardo que se quiera tener.

Finalmente, a diferencia de la contabilidad tradicional, donde los resultados en los diferentes grupos contentivos en los estados financieros, se obtienen sumando algebraicamente hacia abajo, en la contabilidad computarizada, estos resultados se obtienen sumando algebraicamente hacia arriba. En ese sentido, el monto correspondiente a la suma algebraica de las cuentas de detalle (último nivel) se reflejará en el penúltimo nivel (cuentas control), y la suma algebraica de las cuentas control dará el resultado total del antepenúltimo nivel (grupos financieros), y finalmente, la sumatoria de los grupos financieros se reflejará en las secciones principales.

Referencias

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Notas